“지금이 금요일 오전 10시라면, 팀의 모든 멤버가 무엇을 하고 있는지 알고 계신가요?”
업무 우선순위를 정하는 것은 성공적인 프로젝트 관리를 위한 뿌리와도 같습니다. 우선순위 설정이 없다면, 팀은 그 자리에서 무엇을 해야 하는지 모른채 대기하거나 목표와 관계없이 그저 해야 할 일을 체크하면서 무엇이든 완수해내려 하지만 결과적으로 달성 가능한 결과물로 이어지지 않을 수 있습니다.
우선순위를 정하는 방법을 배우는 것은 모든 사람들에게 필요한 레슨입니다. 이는 팀이 세부 관리 없이도 올바른 방향으로 나아가게 하며 프로젝트 관리자로서 수행 해야할 업무 범위 내에서 예산에 맞게, 또 정해진 시간에 프로젝트를 완수할 수 있게 됩니다. 이 포스팅에서는 업무 관리를 간소화하기 위해 프로젝트 관리자들이 사용하는 핵심 프레임워크를 공유합니다.
프로젝트의 우선순위를 정하는 것이 중요한 이유
프로젝트에는 수백, 심지어 수천 개의 작업이 포함될 수 있으며 이는 클라이언트의 기한, 가용 자원, 직원 역량에 따라 지켜져야 할 일정 설정이 필요합니다. 이러한 효율적인 시스템을 구축하려면 규율, 명확한 절차, 또 세심한 관리가 요구됩니다.
하지만 우리는 모두 다니엘 카너먼(Daniel Kahneman)이 말하는 **계획 오류(planning fallacy)**에 영향을 받습니다. 이는 우리가 미래의 작업을 완료하는 데 필요한 시간과 자원을 과소평가하는 경향이 있다는 것을 의미합니다. 이는 지나치게 낙관적인 시나리오에 의존하기 때문입니다.
간단히 말해 우리는 미래가 지금처럼 프로젝트 방해 요소들이 많지 않을 것이라고 생각하는 함정에 빠지며, 그로인해 자신을 과도하게 몰아붙이려 합니다.
바로 이 지점에서 작업 우선순위 설정의 중요성이 드러납니다. 우선순위를 설정하지 않으면, 결과물은 마감기한을 지키지 못하게 되고 장기적인 목표는 단순히 목표로 남을 뿐 실현되지 못합니다.
자신을 과도하게 몰아붙이거나 저조한 성과에 만족하는 대신 필수 작업에 우선순위를 두면 결과적으로 눈에 띄는 차이를 만들어낼 수 있습니다.
프로젝트 작업의 우선순위를 정하는 8단계
작업의 우선순위를 정하는 첫 단계는 해야 하는 업무 투두 리스트(To Do List)에서 한 발짝 물러나 더 넓은 범위에서 프로젝트를 분석하는 것입니다.
프로젝트를 넘어 더 넓은 시야에서 전체 그림을 살펴보며 우선순위를 재조정하여 달성하고자 하는 전반적인 전략, 최우선 과제, 장기 목표를 다시 정렬하세요. 새로운 관점에서 출발해 프로젝트의 세부사항으로 이동, 다음 단계를 밟아보세요.
1. 업무 분류 체계(Work Breakdown Structure, WBS) 개발
작업 목록을 우선순위화하는 데 있어 가장 효과적인 방법 중 하나는 모든 작업을 포괄하는 마스터 리스트를 작성하고, 이를 개별 또는 소규모 팀이 쉽게 처리할 수 있는 작은 단위로 나누는 것입니다.
잘 짜여진 업무 분류 체계(WBS)의 요건은 상호 배타적이면서 포괄적이어야 하며, 이는 작업 간 중복이 없음을 의미합니다. 중복되는 업무가 없으면 모든 작업이 다른 작업과 명확히 구분되어 불필요한 모호함이나 중복 업무들을 줄일 수 있습니다.
WBS에는 두 가지 유형이 있습니다:
- 기능 중심 WBS (Functional WBS): 비즈니스의 기능적 측면들을 의미하며 예를 들어 프로젝트 관리, 소프트웨어 엔지니어링, 시스템 엔지니어링을 중심으로 구성됩니다.
- 결과물 중심 WBS (Deliverable WBS): 프로젝트로 인해 생성되는 다양한 결과물에 초점을 맞추며 보다 일관된 체계를 제공합니다.
결과물 중심 WBS는 가장 큰 통제력과 트래킹 가능성을 제공합니다. 즉, 처음부터 끝까지 결과물의 핵심 경로를 따라갈 수 있으며 부서 간 협업이 증가할 수 있습니다. 이 방식에서는 어떤 부서라도 독립적으로 작업하지 않기 때문입니다.
2. 작업 패키지 지정
작업 패키지는 WBS에서 가장 낮은 수준의 세부사항을 의미하며 일반적으로 특정 항목을 수행하는 데 필요한 작업을 나타내기 위해 “동사-명사” 형태로 구조화됩니다.
예를 들어 “요구사항 트래킹 매트릭스 개발” 또는 “정렬 루틴 프로그래밍”과 같은 형태일 수 있습니다. 이러한 구체적인 서술은 비용, 시간, 품질, 범위의 제약을 고려할 때 무엇이 가능한지를 이해하는 데 핵심적인 역할을 합니다.
이 과정을 쉽게 시각화하기 위해 먼데이닷컴 템플릿과 같은 계획 리소스를 사용할 수 있습니다.
3. 필요한 활동 정의
최근 프로젝트 관리 소프트웨어에서는 활동을 종종 “작업(tasks)”이라고 지칭합니다. 작업은 작업 패키지보다 더 세부적인 단계를 의미하며 개인이나 그룹이 수행하는 측정 가능한 단계를 의미합니다.
여기서 측정 가능성은 매우 중요합니다. 프로젝트 관리자는 현재 상태를 주관적으로 판단해야 하기 때문입니다. 일부 측정 방식은 다른 방법보다 더 효과적입니다.
예를 들어 작업 완료도를 퍼센트로 측정하는 것(예: 25% 완료)은 종종 부정확합니다. 특정 작업의 25%나 50%를 객관적으로 측정하기는 어렵기 때문입니다. 더 나은 측정 방식은 특정 성과를 기준으로 하는 것입니다(예: 개요 작성). 이는 완료 여부를 명확히 알 수 있기 때문입니다.
4. 논리적 프레임워크 결정
논리는 작업 우선순위를 설정하는 데 있어 매우 중요한 요소입니다. 논리는 상식에 기반해 작업의 처리 순서를 결정합니다. 논리의 유형은 강한 논리(hard logic), 약한 논리(soft logic), 잘못된 논리(false logic) 세 가지가 있습니다.
가장 적합한 것은 강한 논리(hard logic)입니다. 이는 작업 간에 유효한 연결성이 있는 경우를 의미합니다. 예를 들어 집의 기초를 다지기 전에 벽을 세울 수 없다는 점이 좋은 비유가 될 수 있습니다.
약한 논리(soft logic)는 작업의 요구사항으로 여겨지는 요소를 기준으로 시작/종료 날짜를 참조합니다. 동일한 비유를 따르자면 건설 프로젝트에서 배관 작업이 완료되기 전에는 전기 작업을 시작할 수 없다는 것입니다.
마지막으로, 잘못된 논리(false logic)는 활동의 시작 또는 종료 시점에 대한 잘못된 선입견을 의미합니다.
예를 들어 “차도 콘크리트가 완전히 굳을 때까지 조경 작업을 할 수 없다”고 말하는 경우입니다. 이 논리는 사실이 아닙니다. 두 작업을 동시에 수행할 수 있기 때문에 잘못된 논리입니다.
일정을 수립할 때 사전 처리되어야 하는 업무(작업 의존성)들이 실제로 모두 사실인지, 아니면 잘못된 논리에 기반한 것인지 확인하기 위해 해당 분야 전문가와 검토하는 것이 좋습니다.
5. 작업량 및 리소스 할당
실제로 필요한 작업량을 수치화하여 정확히 반영하는 것은 매우 가치가 높습니다. 필요한 리소스들을 체계적으로 정의하는 것은 어려울 수 있지만 가능하며, 아래와 같이 리소스 유형을 정의하는 것으로 시작해 볼 수 있습니다.
- 프로젝트 경험과 기술적 전문성
- 컴퓨터 같은 하드웨어나 물적 자원
- 소프트웨어나 무형 자산
- 자재 및 하청업체
그런 다음 각 유형에 필요한 작업량을 정의합니다. 정확한 수량이 아니라 작업량의 정도를 정의합니다.
예를 들어 특정 작업에는 기술 전문가의 작업 40시간, 자재 30톤, 또는 테스트 센터 예약이 필요할 수 있습니다. 먼데이닷컴의 People Column과 같은 시스템을 사용하여 한 명 또는 여러 명을 할당하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
6. 일정 설정
해야하는 작업이 얼마나 오래 걸리며 언제 시작해야 할까요? 작업에 40시간이 필요하지만 2일 내에 완료해야 한다면 2주 동안 진행할 수 있는 작업과는 다른 접근 방식을 취해야 합니다(예: 더 많은 인원을 투입).
필요한 자재와 리드 타임(공급 소요 시간)을 파악하면 주문이 언제 이루어져야 하는지, 빠른 배송을 위해 추가 비용이 필요한지를 결정할 수 있습니다.
여기서 주요한 부분은 일정상의 즉각적인 마일스톤에 대한 계획을 세우는 것입니다. 이는 반드시 필요한 마감 기한이나 요구사항은 아니지만 프로젝트를 원활히 진행하기 위한 기대치를 설정하는 과정 중 하나입니다.
또한 일부 작업이 예상보다 더 오래 걸릴 가능성을 고려해 시간을 여유 있게 추정하는 것도 좋은 방법입니다. 예를 들어 특정 작업이 3시간 걸릴 것이라고 생각하지만 이를 처음 시도하는 경우라면 4시간을 할당하는 것이 좋습니다. 이러한 25%의 버퍼는 프로젝트 중간에 우선순위가 바뀌더라도 혼동을 줄일 수 있습니다.
7. 일정 분석
수립한 계획과 일정이 현실적으로 타당한가요? 간단한 검토를 통해 계획이 실행 가능할지 대략적으로 알 수 있어야 합니다. 또한 계약상 의무를 충족할 수 있을지도 고려하는 것이 중요합니다.
“작업량, 업무 의존성, 일정을 도식화한 후에는 무엇을 먼저 완료해야 하는지 명확히 알 수 있습니다. 목표를 달성하기 위해 어떤 작업이 우선적으로 진행되어야 하는지에 대한 명확한 경로를 한눈에 볼 수 있습니다.”
먼데이닷컴으로 작업 우선순위 설정을 손쉽게 관리하세요
작업의 우선순위를 올바르게 설정하는 방법을 배우는 것은 처음에는 어렵게 느껴질 수 있습니다. 하지만 적합한 도구의 도움을 받는다면 이야기는 달라집니다.먼데이닷컴은 다양한 기능을 제공하면서도 사용이 간편한, 많지 않은 유용한 플랫폼 중 하나입니다.
먼데이닷컴에서는 200개 이상의 템플릿을 복사하여 처음부터 워크플로우를 만들 필요 없이 바로 관리를 위한 화면을 구성할수 있습니다. 업무 분류 체계(WBS) 양식을 사용하여 맞춤형 WBS를 생성해 보세요.
작업 우선순위 설정을 배우는 데 있어 프로젝트의 모든 구성 요소를 한눈에 시각적으로 보여주는 심층적인 보드만큼 효과적인 방법은 없습니다. 상태, 타임라인, 비용, 리소스, 중요도, 작업 트래킹 등 모든 요소가 포함되어 있습니다.
WBS 템플릿은 긴급한 작업을 우선적으로 파악하는 데 도움을 주며 준비가 완료되면 작업 트래킹 보기를 생성하여 세부적인 사항들을 함께 확인할 수 있습니다.
먼데이닷컴의 WBS와 작업 우선순위 설정은 수많은 기능중 하나일 뿐입니다. 다음과 같은 뛰어난 기능들도 함께 활용할 수 있습니다:
- 맞춤형 자동화 및 알림으로 우선순위 리스트를 체계적으로 관리
- 40개 이상의 연동을 통해 기존 워크플로우와 도구 활용
- iOS 및 Android 앱으로 어디서나 작업 가능
- 실시간 메시징과 태그로 작업에 대한 협업 및 소통 강화
- 10여개 이상의 데이터 시각화로 전체 프로젝트 포트폴리오 한눈에 파악
- 리소스 관리를 통해 작업량 보고서를 생성하여 업무가 과중된 팀원 파악에 용이
쉽고 간편한 작업 우선순위 설정
앞서 설명드린 것과 같이 작업 우선순위 설정은 매우 중요하며 적합한 업무 관리 소프트웨어를 사용하는 것도 마찬가지로 중요합니다.
적절한 리소스, 자료, 자재, 작업 할당 없이 프로젝트를 진행하는 것은 문제를 야기하기 쉽습니다. 이는 병목 현상, 중복 작업, 비효율적인 일정 관리를 초래할 가능성이 높습니다.
반대로 작업 일정이 체계적이고 유연하다면 놀랍도록 뛰어난 결과를 얻을 수 있습니다. 생산성 향상, 이해관계자들의 만족도 상승, 잘못된 정보 제거 등과 같은 효과를 얻을 수 있습니다. 모든 것이 통제되고 있다는 확신 속에서 명확성과 워라밸 균형을 얻을 수 있습니다.
monday.com이 어떻게 여러분의 팀이 우선순위를 설정하도록 도울 수 있는지 알아보려면 먼데이닷컴 컨설턴트와 상담하거나 무료로 소프트웨어를 체험해 보세요.
