목표 관리에 유용한 5 Whys 기법 템플릿

예상치 못한 문제가 발생하는 것은 모든 프로젝트 관리자에게 골칫거리입니다. 하지만 이를 해결하고 목표 관리를 체계화하는 것은 또 다른 이야기입니다. 5 Whys 기법은 이러한 초기 문제를 출발점으로 삼아 근본 원인까지 신속하게 도달할 수 있도록 도와줍니다. 순전히 추측에 의존하기보다는, 5 Whys 기법은 어떤 일이 잘못되었는지에 대해 논리적인 이유에 초점을 맞추어 더 빠르게 해결책을 찾을 수 있도록 팀 전체를 집중시켜 줍니다. 

이 가이드에서는 5 Whys 기법이 무엇인지, 그리고 문제의 근본 원인을 파악하기 위해 5 Whys 템플릿을 어떻게 사용하는지 알아봅니다. 또한 monday.com의 유연한 Work OS가 어떻게 프로젝트 문제를 문서화하고 템플릿을 통해 해결 경로를 추적할 수 있도록 돕는지도 확인할 수 있습니다. 

5 Whys 템플릿이란?

먼저 5 Whys가 무엇인지 살펴보며, 왜 문제 해결에 5 Whys 템플릿이 필요한지 이해해보겠습니다. 

프로젝트에 예상치 못한 문제가 발생했을 때, 무엇이 잘못되었는지, 어떻게 고칠 수 있을지, 그리고 어떻게 하면 같은 문제가 다시 발생하지 않게 할 수 있을지 이해하는 것은 쉬운 일이 아닙니다.
5 Whys 원칙은 이러한 문제에 사용할 수 있는 프로세스로, 진짜 근본 원인을 파악하여 효과적인 해결책을 도출할 수 있도록 도와줍니다. 

문제에서 시작하세요. 무엇이 잘못되었나요? 왜 그렇게 되었나요? 여기서부터 ‘왜?’라는 질문을 반복하며 근본 원인을 파악해 나갑니다. 그리고 일반적으로 ‘왜’를 다섯 번쯤 묻게 되면 문제의 근원을 찾아낼 수 있습니다. 이 가이드 후반부에서는 예시를 통해 더 자세히 설명하겠습니다. 

문제는 아주 단순할 수도 있고, 매우 복잡할 수도 있으므로, 근본 원인에 도달하기까지 꼭 다섯 번의 ‘왜’만 필요한 것은 아닐 수 있습니다.

5 Whys 템플릿은 문제가 발생하는 각 이유를 식별하도록 도와주며, 논리적인 사고를 유지하면서 근본 원인에 도달할 수 있도록 도와줍니다.
이는 근본 원인 분석(Root Cause Analysis)을 위한 유용한 가이드라인 역할을 합니다.
다음으로, 왜 템플릿이 유용한지를 알아보겠습니다. 

왜 5 Whys 템플릿을 사용해야 할까요?

5 Whys 템플릿은 문제를 추측으로만 접근하는 대신, 프로세스에서 정확히 어떤 부분이 문제인지 식별할 수 있도록 도와줍니다. 이로 인해 동일한 문제가 향후 반복되지 않도록 방지할 수 있습니다. 

잘 설계된 템플릿은 명확한 문제를 정의하고, 이에 대한 해결책을 찾도록 유도합니다.
예를 들어, 문제를 단순히 “인터넷 연결이 안 좋다”고 말하는 대신, “업무 시간 동안 ISP가 다운로드 및 업로드 속도를 제한하고 있다”와 같이 측정 가능한 형태로 상황할 수 있게 도와줍니다. 

측정 가능한 문제에서 시작해야 5 Whys 기법를 통해 명확하고 실행 가능한 해결책을 도출할 수 있습니다. 문제가 왜 발생했는지를 파악하는 과정에서는 비논리적인 추론이나 관련 없는 가정들로 주의가 산만해지기 쉬운데, 템플릿은 당신과 팀이 정확한 이슈에 집중할 수 있도록 도와주며 불필요한 방향으로 새는 것을 막아줍니다. 

요약하자면, 템플릿은 정확한 방향성을 유지하게 해주며, 목표 관리와 연계된 근본 원인에 더 빠르게 도달할 수 있게 합니다. 실제 사례를 통해 살펴보면, 5 Whys 템플릿이 가능성 있는 근본 원인을 체계적으로 정리하고, 가장 적절한 조치 방향을 결정하는 데 얼마나 효과적인지를 알 수 있습니다. 

5 whys 템플릿의 예시는 어떤 것이 있나요?

5 whys 템플릿은 비즈니스에서 발생하는 모든 문제에 적용할 수 있습니다. 어떻게 작동하는지 감을 잡을 수 있도록 완전히 다른 두 가지 문제에 대한 예시를 소개합니다. 

과하게 구워진 컵케이크 

문제 상황: 어제 근무 중 많은 고객들이 환불을 요청할 정도로 불만족했습니다. 

왜? 고객이 구매한 컵케이크가 퍽퍽하고 약간 탔습니다. 

왜? 컵케이크가 오븐에 너무 오래 있었기 때문입니다. 

왜? 제빵사가 알람이 울렸을 때 컵케이크를 꺼내지 않았습니다. 

왜? 제빵사가 인원이 부족해 과중한 업무를 떠안고 있었습니다. 

왜? 제과점에 인원이 부족할 때를 대비한 계획이 마련되어 있지 않았습니다. 

근본 원인: 제빵사가 아플 때 업무량을 조절할 수 있는 계획이 존재하지 않습니다. 

유출된 고객 정보 

문제 상황: 해커가 민감한 고객 정보를 탈취했습니다. 

왜? 사이버 공격이 발생했습니다. 

왜? 한 직원이 악성 링크를 클릭했습니다. 

왜? 그것이 피싱 이메일이라는 것을 인식하지 못했습니다. 

왜? 우리 조직의 사이버 보안 교육이 최신이 아니었습니다. 

근본 원인: 최신 보안 교육이 정기적으로 이루어지지 않았습니다. 

겉으로 보기에는 하나의 문제에 여러 원인이 있는 것처럼 보일 수 있지만, 5 whys 기법을 사용하면 가장 논리적인 근본 원인에 초점을 맞출 수 있습니다. 이러한 템플릿을 고수하면 문제의 출처에 대한 산만하고 도움이 되지 않는 제안을 줄일 수 있습니다. 

5 whys 템플릿의 중요성을 충분히 이해했다면, 이제 monday.com  워크 운영 시스템(Work OS) 문제 해결을 어떻게 도와줄 수 있는지 알아보겠습니다. 

monday.com의 5 whys 템플릿

먼데이의 워크 운영 시스템(Work OS)는 팀과 모든 부서를 한자리에 모아 목표 관리와 문제 해결을 동시에 달성할 수 있도록 도와줍니다. 프로젝트를 효과적으로 관리하고 발생한 문제에 대한 해결책을 마련하려면 팀원 간의 커뮤니케이션이 반드시 필요하며, monday.com은 프로젝트에 대한 댓글, 팀원 태그 지정, 특정 작업에 대한 리마인더 설정 등 스마트한 협업 도구를 제공합니다. 

먼데이의 ‘근본 원인 분석(5 whys)’ 템플릿은 팀이 과거와 현재의 모든 문제를 식별하고 우선순위를 지정할 수 있게 해줍니다. 이 템플릿을 사용하려면, 단순히 구체적인 문제와 그 문제가 처음 발생한 시점을 적으면 됩니다. 그다음, 다섯 번의 ‘왜?’를 더해 근본 원인을 도출할 수 있습니다. 

여기서 끝이 아닙니다. 문제를 해결하기 위한 팀의 다음 단계를 결정하도록 안내하고, 해당 문제를 완전히 해결하기 위해 실행해야 할 구체적인 프로세스를 자세히 적을 수 있는 공간도 제공합니다. 먼데이닷컴의 Work OS는 유연하게 구성되어 있어 템플릿을 비즈니스 요구에 맞게 추가, 삭제, 수정할 수 있습니다. 먼데이닷컴은 문제 해결이 전체 퍼즐의 한 조각일 뿐이라는 것을 알고 있으며, 이 템플릿이 프로젝트 관리 전반에서 어떤 역할을 하는지도 함께 소개합니다. 

monday.com의 연관 템플릿

여러 템플릿을 결합하면 문제 해결 작업을 프로세스 분석이나 팀 시간 관리와 같은 더 넓은 프로젝트 관리 작업과 연계할 수 있습니다. 다음은 문제 해결 전략에 적용할 수 있는 monday.com의 템플릿들입니다. 

DMAIC 분석 템플릿 

근본 원인 분석은 프로세스를 개선하기 위한 더 큰 전략의 일부입니다. 대표적인 전략 중 하나가 DMAIC입니다. DMAIC는 정의(Define), 측정(Measure), 분석(Analyze), 개선(Improve), 관리(Control)를 의미합니다. 이 방법론은 과거, 현재, 미래의 성과를 모니터링하고, 문제를 식별하며, 그 결과를 실행에 옮길 수 있는 다양한 단계를 포함합니다. DMAIC 분석 템플릿은 이러한 가치 있는 데이터와 실행 가능한 작업을 하나로 통합하여, 팀이 모든 정보를 한눈에 볼 수 있도록 도와줍니다. 우선순위, 마감일, 책임자에 따라 작업을 추적할 수 있습니다. 

어골도(Fishbone Diagram) 

어골도, 또는 인과관계도(Cause and Effect Diagram)는 5 whys와 유사하며, 문제 해결 과정을 보완하는 훌륭한 도구입니다. 시각적인 보드로 문제, 원인, 결과를 팀과 함께 정리해 나갈 수 있습니다. monday.com의 Canvas 템플릿을 활용하면, 공유 가능한 협업 보드를 만들고 monday.com 대시보드와 쉽게 연동할 수 있습니다. 

팁: 문제 또는 결과를 어골도의 ‘입’ 부분에 입력하고, 각 ‘뼈대’에는 제조, 시간 관리, 인력 문제 등 가능한 원인 범주를 지정하세요. 그 영역마다 ‘왜?’를 던지며 더 깊이 원인을 파악해보세요. 

워크 캘린더 

프로세스를 원활하게 유지하려면 팀원들이 가장 중요한 작업을 중심으로 하루 일정을 계획할 수 있어야 합니다. 워크 캘린더 템플릿은 팀이 시간을 효율적으로 활용할 수 있도록 도와줍니다. 해당 템플릿은 Google Calendar와 동기화되며, 마감일 알림을 대시보드와 이메일로 자동 전송합니다. 유연한 보기 옵션, 사용자 지정 열 및 상태 필드를 통해 프로젝트 상태를 효율적으로 관리할 수 있어 생산성 향상에 유용합니다. 

강력한 프로젝트 관리 플랫폼을 활용하면 팀원 모두가 문제 해결뿐 아니라 목표 관리까지 통합적으로 실현할 수 있습니다. 아직도 5 whys가 문제 해결에서 어떤 역할을 하는지 궁금하시다면, 아래의 자주 묻는 질문(FAQ)도 참고해보세요. 

자주 묻는 질문들(FAQs)

근본 원인 분석에서 말하는 ‘5 Whys’란 무엇인가요? 

5 Whys 기법은 측정 가능한 문제를 식별하고, “왜 그런 일이 발생했는가?”라는 질문을 시작으로 계속해서 ‘왜’를 반복하여 최종적으로 논리적인 근본 원인에 도달하도록 유도하는 기법입니다. 문제의 복잡성에 따라 ‘왜’를 다섯 번보다 적게 혹은 더 많이 질문할 수도 있지만, 5 Whys는 근본 원인 분석의 탄탄한 출발점으로 널리 사용됩니다. 

5 Whys 분석을 사용하는 목적은 무엇인가요? 

5 Whys 분석은 추측을 제거하고 문제의 발생 원인에 대한 논리적 이유에 집중할 수 있게 해줍니다. 문제 영역에 전문성을 갖춘 팀원들과 협업함으로써, 팀은 문제의 진짜 근본 원인을 파악하는데 집중할 수 있고, 그 결과 솔루션이 적절하며 향후 동일한 문제가 다시 발생하지 않도록 예방할 수 있습니다. 

monday.com과 함께 5 Whys 분석으로 문제를 효율적으로 해결하세요 

근본 원인 분석은 문제를 추측이 아닌 논리적 관점에서 바라보는 데 기반이 되는 탄탄한 출발점입니다. monday.com의 템플릿은 측정 가능한 문제에서 출발하여 근본 원인에 도달할 수 있도록 도와줍니다. 그다음, 직관적인 Work OS와 5 Whys 템플릿을 활용해 팀과 협업하여 다음 단계를 정의하고, 동일한 문제가 반복되지 않도록 예방할 수 있습니다.