어떤 프로젝트든 위험 요소는 존재합니다. 일부 위험은 사전에 계획할 수 있지만, 일부는 예측하기 어렵습니다. 훌륭한 프로젝트 관리 계획은 이러한 위험을 관리하고 프로젝트를 정상 궤도에 올려놓기 위한 옵션들을 포함합니다. 이 옵션에는 비상 계획(contingency plan)과 대체 계획(fallback plan)이 포함될 수 있습니다. 하지만 이 두 계획은 어떤 차이가 있으며, 위험 관리에 어떻게 활용될 수 있을까요?
먼데이닷컴으로 프로젝트 관리 시작하기대체 계획이란 무엇인가요?
대체 계획(fallback plan)은 프로젝트 팀이 프로젝트 관리 전략의 일환으로 마련해야 하는 백업 계획 중 하나입니다. 이는 비상 계획이 실패하거나 문제를 완전히 완화하지 못할 경우를 대비한 백업으로 사용됩니다.
대체 계획은 비상 계획이 실패했을 때 실행되며, 잔여 위험(residual risks)에 대한 백업 계획입니다.
전반적으로, 비상 계획과 대체 계획은 많은 공통점을 가지고 있습니다.
- 둘 다 위험 대응의 한 형태입니다.
- 둘 다 비상 예비비(contingency reserve)를 사용해 실행됩니다.
- 둘 다 식별된 위험에 대응하는 방법입니다.
그러나 두 계획은 몇 가지 면에서 다르며, 서로를 보완합니다.
“대체 계획(fallback plan)”은 먼데이 프로젝트 관리 용어집의 일부입니다. 전체 용어 및 정의 목록을 확인해 보세요!”
대체 계획 vs. 비상 계획
“비상 상황”은 “발생할 수도 있지만 반드시 일어나는 것은 아닌 사건”으로 정의됩니다. 비상 계획은 발생 가능성이 있는 사건을 다루지만, 그 사건이 반드시 발생하는 것은 아닙니다. 바람직하지 않은 사건이 발생하면 비상 계획이 작동됩니다. 비상 계획은 식별된 위험에 특히 유용하지만, 식별되지 않은 위험에 대해서도 넓게 사용할 수 있습니다.
비상 계획은 식별된 위험을 관리합니다. 대체 계획은 비상 계획이 실패했을 경우를 위한 추가적인 대응 전략입니다.
비상 계획은 위험 사건에 대한 첫 번째 대응입니다. 예를 들어, 당신이 컨택 센터를 운영하며 정전이 발생할까 걱정된다고 가정해 봅시다. 비상 계획은 무정전 전원 장치(UPS)를 사용하여 전원이 복구될 때까지 핵심 시스템을 잠시 작동하게 하는 것일 수 있습니다.
만약 그 시간 안에 전원이 복구되지 않는다면, 대체 계획은 서버를 종료하고 전원이 유지되는 다른 도시에 있는 지점으로 전화를 우회하는 것일 수 있습니다. 이는 통화량이 증가해 응답 지연이 발생할 수 있기 때문에 선호되는 옵션은 아니지만, 전화를 받지 못하는 것보다는 낫습니다.
프로젝트 관리의 어느 단계에서 대체 계획을 수립해야 할까요?
대체 계획은 위험 관리 계획의 일부로, 비상 계획과 함께 수립되어야 합니다. 이는 보통 프로젝트 관리 계획의 두 번째 단계에서 작성됩니다. 이 단계에서는 계획 수립, 위험 식별 및 대응 방안 수립, 자원 할당 등을 중심으로 진행됩니다.
대체 옵션을 프로젝트 계획에 추가하면 보안성이 높아지며, 예기치 못한 상황에 더욱 효과적으로 대응할 수 있습니다. 유용한 전략 중 하나는 위험을 식별하고, 이를 위험 등록부에 기록하며, 위험을 평가한 뒤, 관리 예비비에서 자원을 할당하여 비상 계획과 대체 옵션으로 그 위험을 완화하는 것입니다.
대체 계획은 특히 위험 요소가 많은 크고 복잡한 프로젝트에 유용합니다. 이러한 계획은 비상 대응 전략의 중요한 부분을 구성합니다. 일부 프로젝트에서는 대체 계획 자체가 새로운 위험을 유발할 수도 있습니다. 예를 들어, 야외 행사를 개최할 때 추운 날씨에 대비해 야외 난방기를 설치하고 전선을 배치하는 계획을 세운다면, 그 전선은 걸려 넘어질 위험이 되고, 난방기 주변에 사람이 가까이 가지 않도록 울타리를 설치해야 할 수도 있습니다.
위험에 대한 대응이 새로운 위험을 유발하는 경우, 이를 ‘2차 위험(secondary risk)’이라 하며, 이를 어떻게 완화할지도 고려해야 합니다. 2차 위험은 대체 계획에만 해당되는 것이 아니라 비상 계획에서도 발생할 수 있습니다. 위험 등록부를 작성할 때 새로운 위험을 식별하려고 할 때 모든 가능성을 다 고려하기란 현실적으로 어렵다는 점도 명심해야 합니다.
대체 계획의 장점과 단점
대체 계획을 세우는 것은 마음의 안정을 주며, 추가적인 선택지를 제공합니다. 비상 계획이 실패할 경우에도 대체 계획이 프로젝트 일정을 지키고 핵심 마감일을 맞출 수 있도록 도와줄 수 있습니다. 그러나 대체 계획을 수립할 경우, 해당 가능성을 감안해 일부 자원을 관리 예비비에서 따로 배정해야 합니다.
크거나 복잡한 프로젝트에서는 대체 계획이 큰 의미를 가집니다. PMI-RMP (Project Management Institute – Risk Management Professional)과 같은 자격증을 준비하는 프로젝트 관리자는 프로젝트 위험을 평가하고, 위험을 기회로 전환하는 방법을 학습합니다. 위험을 처리할 수 있는 다양한 옵션을 마련하는 것은 이 과정의 일부입니다.
하지만 프로젝트 규모가 작다면, 이렇게까지 자세한 계획이 필요하지 않을 수도 있으며, 단순히 명확한 위험 등록부만으로도 충분할 수 있습니다. 각 프로젝트 관리자는 자신이 일하는 환경에 맞게 위험 관리 전략을 적용하면 됩니다.
대체 계획 사례: 공급망 차질
대체 계획은 어떤 산업에서도 활용 가능합니다. 제조업체가 공급망 차질을 걱정하는 경우를 예로 들어보겠습니다. 이는 극한 기후, 운송 지연 또는 공급업체 상실 등 다양한 이유로 발생할 수 있습니다.
비상 계획은 두 번째 공급업체로부터 부품을 구매하는 것일 수 있습니다. 하지만 이렇게 하면 다음과 같은 위험이 발생할 수 있습니다.
- 새 공급업체가 더 비싼 가격을 요구할 수 있습니다.
- 새 공급업체의 제품이 생산 과정에 영향을 줄 수 있는 사소한 차이를 가질 수 있습니다.
이러한 위험은 2차 위험이며, 비상 계획이 성공하더라도 고려해야 합니다. 이 외에도 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
- 새 공급업체가 자체 재고 문제로 인해 제품을 제때 납품하지 못할 수 있습니다.
- 처음 문제를 일으킨 운송 지연이 새 공급업체에게도 영향을 줄 수 있습니다.
이런 위험을 완화하기 위해 대체 계획이 필요합니다. 필요한 부품을 제때 확보하지 못해 생산을 지속할 수 없는 경우, 대체 계획은 제품의 사양을 변경해 해당 부품을 사용하지 않거나, 생산을 일시적으로 중단하고 선주문 고객에게 할인 또는 대체 제품을 제공하는 것이 될 수 있습니다.
먼데이닷컴으로 프로젝트 관리 시작하기monday.com으로 대체 계획 배포 및 추적하기
프로젝트에 비상 및 대체 계획을 구축하고, 식별된 위험, 식별되지 않은 위험, 2차 위험 등을 고려하면, 계획은 매우 복잡해질 수 있습니다. 이처럼 방대한 프로젝트 문서를 추적하려면 적절한 도구가 필수입니다.
monday.com은 다양한 프로젝트 관리 추적기와 템플릿을 제공하여 세부적이고 다재다능한 프로젝트 계획을 수립할 수 있도록 돕습니다. 이 템플릿은 일정표부터 위험 등록부까지 포함합니다. 프로젝트의 위험과 비상 계획을 어떻게 세워야 할지 막막하다면, 대시보드에서 템플릿을 불러와 각 필드를 따라가며 위험의 가능성, 영향도, 대응 옵션을 고려해보세요.
위험을 평가한 후에는 비상 및 대체 계획을 수립하고, 프로젝트 관리 대시보드에 이를 기록한 다음, 관련 팀 또는 담당자에게 할당할 수 있습니다. monday.com의 쉬운 통합 기능 덕분에 프로젝트 관리자는 몇 번의 클릭만으로 작업을 외부 도구에 배포하거나, 차트를 생성하거나, 데이터를 내보낼 수 있습니다.
먼데이닷컴으로 프로젝트 관리 시작하기자주 묻는 질문 (FAQs)
대체 계획이란 무엇인가요?
대체 계획은 위험이 발생했을 때 비상 계획이 실패할 경우 실행되는 계획입니다. 대체 계획은 잔여 위험에 대비하여 문제가 발생했을 때 추가적인 방어선 역할을 합니다.
비상 계획과 대체 계획의 차이점은 무엇인가요?
비상 계획과 대체 계획은 프로젝트의 위험 관리 프로세스에서 중요한 역할을 하며, 여러 공통점이 있습니다. 두 계획은 서로 밀접하게 연결되어 있으며, 비상 계획이 실패할 경우 대체 계획이 실행됩니다.
예기치 못한 상황에 대비하세요
위험 관리는 프로젝트 계획을 수립하는 데 있어 가장 어려운 부분 중 하나일 수 있습니다. 비상 및 대체 계획을 식별하고 수립하려면 명확한 사고방식과 체계적인 접근이 필요합니다. monday.com의 WorkOS와 프로젝트 관리 템플릿은 이 과정을 도와주며, 프로젝트를 성공으로 이끄는 길을 열어줍니다.
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