비즈니스 예산 및 비용 트래킹을 하기 위해 비용 내역표, 지출 내역표, 예산 관리표 등과 같이 불리우는 엑셀 스프레드시트는 재정을 체계적으로 구조화하고 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 하지만 회계 부서가 별도로 존재하는 큰 규모의 조직이 아니라면 이를 위해 미리 준비된 관리 양식이 없을 수 있습니다.
이 포스팅에서는 먼데이닷컴의 비즈니스 비용 관리 스프레드시트(엑셀 경비표)에 대해 소개하려합니다. 예산과 비용 트래킹 양식의 몇 가지 예시를 살펴보고, 이러한 템플릿이 왜 필요한지 주요 이유도 함께 공유합니다. 더하여 monday.com에서 제공하는 자체 비즈니스 비용 관리 엑셀 스프레드시트를 리뷰하며 이 툴을 통해 어떻게 회사 재정 관리를 간소화하고 부담을 줄이는 데 도움을 줄 수 있는지 설명합니다.
비즈니스 비용 관리를 위한 엑셀 스프레드시트(엑셀 경비표)란?
비즈니스 비용 스프레드시트는 회사의 비용을 트래킹하고 기록하는 표준화된 템플릿을 의미합니다. 이 스프레드시트는 회사 자금이 무엇에, 왜, 누가, 어떻게 사용되었는지를 상세히 보여줍니다. 예를 들어:
- 무엇을 하는데 비용이 사용되었는가?
- 왜 사용되었는가?
- 누가 사용했는가?
- 얼마가 사용되었는가?
- 비용이 어떤 카테고리에 해당하는가?
스프레드시트 중 일부는 특정 비용을 추적하는 데 초점을 맞추고 있으며, 몇몇 부분은 비용 기록에 대한 간단하고 전체적인 개요를 보여줍니다.
예를 들어:
출장 비용 스프레드시트는 숙박, 이동 거리, 식사와 같은 비즈니스 출장 관련 비용을 기록 및 추적합니다.
월별 비용 스프레드시트는 총 월간 지출에 대한 개요를 제공하며 여기에는 비즈니스 매출, 운영 비용, 마케팅 비용 등이 포함됩니다.
비용 스프레드시트에는 다양한 종류가 있지만, 대부분 다음과 같은 공통된 기능을 갖추고 있습니다:
- 각 지출 항목에 대한 로우(row) 리스트
- 날짜, 공급 업체, 비용 종류, 비용 세부 설명, 수량, 단위 가격, 결제 방식, 그 외 필요 메모와 데이터
- 자동 비용 계산 공식
비즈니스 비용 관리를 위해 엑셀 스프레드시트를 사용해야 하는 4가지 이유
Microsoft Excel 스프레드시트로 비즈니스 비용을 관리하면 얻을 수 있는 주요 이점들을 공유합니다.
1. 재무적으로 중요한 결정이 필요할 때 참고 자료로 도움이 된다
비즈니스 비용에 대한 명확한 정보를 가지고 있으면 더 나은 재정적 결정을 내리는데 도움이 됩니다.
간단하게 정리된 엑셀 비용관리표를 통해 비용 정보를 한눈에 파악할 수 있는 것이 중요한 첫 단계입니다.
2. 한곳에서 비용 트래킹을 위한 시각화가 가능하다
만약 영업팀의 한 직원이 자신이 사용한 비용을 식당 냅킨에 메모하거나 HR팀 직원이 사용한 비용을 컴퓨터의 메모장 파일에 기록한다고 가정해본다면, 보고를 위한 문제가 당연히 발생할 것입니다.
엑셀 스프레드시트를 사용하면 비용 트래킹 프로세스를 표준화하여 모든 비용을 한 곳에 저장하고 확인할 수 있습니다.
3. 시간과 비용을 절약할 수 있다
표준화된 스프레드시트를 사용하면 내장된 수식을 통해 합계와 평균을 자동으로 계산할 수 있어 시간을 절약할 수 있습니다.
이를 통해 단순히 숫자를 계산하는 데 시간을 보내는 대신 재정적으로 도달해야 할 목표에 더욱 집중할 수 있습니다.
더하여 보고 절차를 자동화하면 비용도 절약할 수 있습니다.
엑셀 스프레드시트와 강력한 monday.com 업무 관리 소프트웨어를 결합해 빠르고 간단하게 제출 가능한 비용 보고서를 순식간에 작성할 수 있습니다.
이처럼 반복적인 작업을 자동화하면 재정 관리 업무 자체를 간소화할 수 있고 특정 부서, 프로젝트, 업무, 또는 회사 전체의 재정 상태에 대한 가치있는 인사이트를 얻을 수 있습니다.
4. 비정상적이거나 부적합한 비용 지출에 대해 빠르게 발견이 가능하다
비용을 트래킹하면 부정 사용을 쉽게 발견할 수 있습니다.
평소 사무용품에 월 10여만원을 지출하다가 어느 달에는 갑자기 50만원을 지출했다고 가정해봅시다.
스프레드시트를 사용하면 이러한 변화를 쉽게 확인할 수 있습니다.
이러한 부정 사용에 대해 조기에 발견하게되면 승인되지 않은 지출에 대해 즉각적으로 확인하고 조치를 취할 수 있습니다.
엑셀로 관리하는 비즈니스 비용 스프레드시트의 5가지 예시
1. 기본 비즈니스 비용 스프레드시트
굳이 모든 비용 트래킹 스프레드시트가 수십 개의 컬럼, 카테고리, 수식으로 이루어진 복잡한 도구여야 할 필요는 없습니다. 때로는 단순히 비용 지출에 대한 목록만 있으면 충분하며 이러한 경우 기본 비용 스프레드시트가 유용합니다.
이 스프레드시트는 일반적으로 간단한 지출 정보를 포함한 최소한의 기능만을 가지고 있습니다. 아래 데이터들이 그 예시 입니다.
- 구매 날짜
- 결제 방법
- 간략한 설명
- 금액
부서, 직원, 예산이 많지 않은 소규모 기업이나 가족이 운영하는 업체라면 단순화된 비용 트래팅 스프레드시트가 적합할 수 있습니다. 반면, 더 많은 기능과 복잡성을 다룰 필요가 있는 경우에는 더 세부적인 기능이 포함된 스프레드시트가 필요합니다.
2. 매출 및 지출 스프레드시트
또 다른 기본 유형의 스프레드시트는 매출 및 지출 스프레드시트입니다.
이 유형은 매출과 지출을 기반으로 비즈니스의 전체적인 잔고를 확인합니다. 이를 통해 기업 운영과 관련된 모든 재정 상태를 한눈에 파악하고 비용 지출 패턴을 확인할 수 있습니다. 예를 들어, 아래와 같은 케이스에서 유용할 수 있습니다.
- 특정 기간 동안의 기업 수익과 지출의 균형을 확인
- 기업 전반의 재정 흐름 이해 및 개선 방향 도출
3. 출장 비용 스프레드시트
출장 비용 스프레드시트는 외근 및 비즈니스 출장과 관련된 모든 비용을 트래킹하는 데 특화된 도구입니다. 다음과 같은 항목이 포함될 수 있습니다:
- 항공료
- 호텔 비용
- 차량 렌트비
- 식비
- 신용카드 결제 내역
- 출장 중 발생한 기타 지출
이러한 스프레드시트는 종종 미리 추가한 수식을 포함하고 있어 각 항목의 합계와 전체 출장 비용을 자동으로 계산합니다. 이를 통해 출장 비용 보고서를 빠르고 쉽게 작성할 수 있습니다.
활용 예시:
- 각 비용 카테고리별로 총액 계산
- 전체 출장 비용 산출
- 간소화된 출장 비용 관리 및 보고 작성
출장을 자주 가는 직원(예: 영업 사원, 컨설턴트 등)이 있는 회사는 출장 비용 스프레드시트를 사용하면 효율적으로 관련 업무를 처리할 수 있습니다.
4. 월별 비즈니스 비용 스프레드시트 (월별 예산 지출표)
엑셀에서 널리 사용되는 또 다른 비용 트래킹 도구는 월별 비즈니스 비용 스프레드시트입니다. 이 스프레드시트는 한 달간의 지출을 한눈에 볼 수 있도록 요약된 보고서 제공이 가능합니다. 지난달의 지출을 확인하고, 이를 기반으로 이번 달에 예산을 얼마나 책정해야 할지 더 명확하게 판단할 수 있습니다.
주요 기능 및 장점:
- 매달의 지출을 전체적으로 파악할 수 있습니다.
- 월별 예산을 작성하거나 조정할 때 유용합니다.
기본 구성:
- 열(Column): 연도의 각 달을 나타냄
- 행(Row):
- 총 비즈니스 매출과 지출
- 비용 세부 항목 및 비용 카테고리
또 이 스프레드시트는 종종 분기별 수입 및 지출 요약을 포함하므로 분기별 보고서를 작성하는 데도 매우 유용합니다. 다음과 같은 목적으로 활용할 수 있습니다.
- 한 달간의 비즈니스 예산 지출 요약
- 분기별 보고서 생성 및 분석
- 월별 예산 설정 및 조정에 도움
대부분의 기업들은 월별 비용을 트래킹하는 것에서 큰 이점을 얻을 수 있습니다. 특히 스타트업이나 소규모 비즈니스 소유자와 같이 예산이 타이트한 경우 이러한 스프레드시트는 다음 달 지출 계획을 수립하거나 현실적인 예산을 책정하는 데 매우 유용합니다.
5. 연간 비즈니스 비용 스프레드시트 (연간 예산 지출표)
연간 비용 스프레드시트는 월별 비용 스프레드시트와 유사하지만 연간 지출을 요약합니다. 이 보고서는 한 해 동안 돈을 벌고 잃은 시기와 해당 항목을 검토할 수 있는 “연말 회고”를 하는 비즈니스에 특히나 유용할 수 있습니다. 보통 수입(매출)과 지출, 두 가지 주요 섹션으로 구성됩니다.
- 수입(매출): 연간 동안 비즈니스가 벌어들인 모든 수입(매출)을 나열
- 지출: 연간 동안 비즈니스가 사용한 모든 비용을 나열
활용 예시:
- 한 해 동안의 재정 흐름을 한눈에 파악
- 손익 발생 시점 및 원인을 식별
- 차년도 예산 계획 및 전략 수립에 활용
연간 비용 스프레드시트는 회사의 재무 상태를 큰 그림에서 검토할 수 있도록 돕고 장기적인 비즈니스 전략 수립에 필요한 중요 데이터를 제공합니다.
연간 비용 스프레드시트는 모든 규모의 비즈니스에서 유용하게 활용될 수 있습니다. 특히 건설 회사나 소매업처럼 1년 동안 여러 지출이 광범위하게 발생하는 기업에서의 활용도가 뛰어납니다. 또한 추정재무제표와도 연결될 수 있습니다.
비즈니스 비용 템플릿을 최대한 활용하는 10가지 팁
다음은 재무 거래를 보다 정확하게 기록하고 명확하게 관리할 수 있도록 도와주는 팁과 사례를 소개합니다.
- 필요에 맞는 템플릿 선택
비즈니스 비용 보고서 템플릿, 출장 비용 스프레드시트, 연간 비용 스프레드시트 등 특정 요구사항에 맞는 템플릿을 활용하세요.
- 템플릿 맞춤 설정
비용 카테고리, 매출 카테고리, 또는 비즈니스와 관련된 기타 컬럼을 추가하여 템플릿을 수정하세요. 기업의 필요와 상황에 맞게 비용을 트래킹하는 양식 자체를 맞춤화할 수 있습니다.
- 수입(매출)과 지출 모니터링
매출 통합 스프레드시트를 사용하여 실제 예산 비용, 가변 비용, 공제 가능한 비용을 트래킹하세요. 정기적으로 대차대조표를 검토하면 예산 균형을 유지할 수 있습니다.
- 잡비(Miscellaneous) 카테고리 사용 최소화
기타 소모품비를 구체적인 관련 카테고리에 맞춰 분류하세요. 이를 통해 더욱 정확한 지출 관리가 가능합니다.
- 영수증 추적 자동화
영수증 스캐너 앱 또는 먼데이닷컴의 PDF 스캐너 앱을 활용하여 지출 영수증을 카테고리, 날짜 등의 기준으로 정리하고 필터링하세요.
- 내장된 수식 및 자동화 활용
스프레드시트에 포함된 수식을 활용하여 총계, 평균 비용, 실제 비용을 자동으로 계산하세요. monday.com 또는 엑셀과 같은 소프트웨어를 사용하면 정확한 계산과 목록을 기록할 수 있습니다.
- 자동화된 워크플로우 설정
영수증 관리와 같은 비용 처리 작업을 자동화하여 기타 생산적 및 전략적 업무에 더 많은 시간을 투여하세요.
- 템플릿을 정기적으로 업데이트
비즈니스 거래(예: 직원 지출 비용, 임금, 사무실 비용, 예상치 못한 비용, 기타 소모품 비 등)의 실제 데이터를 반영하여 템플릿을 최신 상태로 관리하세요.
- 데이터 시각화로 더 나은 인사이트 도출
파이 차트 및 그래프를 템플릿에 추가하여 지출 패턴에 대한 전체적인 개요를 확인할 수 있습니다. 이러한 시각화는 데이터 분석을 강화하고 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.
- 회계 소프트웨어와 통합
QuickBooks, 더존과 같은 회계 소프트웨어와 비용 트래킹 템플릿을 연결하여 데이터 전송을 원활하게하고 종합적인 회계 실무를 관리하세요.
monday.com의 비즈니스 비용 관리 엑셀 템플릿
비용 트래킹에 있어 monday.com은 효율성 높은 활용 기능들을 지원합니다. 가장 우선적으로 무료로 다운로드 가능한 Excel 템플릿을 통해 더 쉽게 비용을 모니터링할 수 있습니다.
주요 특징:
- 사용 기업 맞춤화 가능한 템플릿으로 글로벌 기업부터 소규모 동네 편의점까지 다양한 비즈니스 요구에 부합하는 양식으로 조정할 수 있습니다.
- Excel과 monday.com 플랫폼의 연동을 통해 템플릿의 편리성과 강력한 업무 관리 소프트웨어 기능을 함께 사용할 수 있습니다.
이 템플릿은 맞춤화된 스프레드시트를 제공할 뿐만 아니라 monday.com의 플랫폼이 제공하는 생산성 향상을 위한 워크플로우 관리 기능을 함께 활용할 수 있어 더 효율적인 비즈니스 비용 관리가 가능합니다.
기업이 비용을 관리하는 데 있어 monday.com의 주요 장점은 아래와 같습니다.
- 어디서나 누구와도 협업 가능
monday.com은 클라우드 기반 업무 관리 소프트웨어로 전 세계 어디에서든 팀원들과 협업할 수 있습니다.
- 향상된 시각화 기능
monday.com은 맞춤형 대시보드를 생성하여 주요 비용 정보를 하나로 통합할 수 있습니다. 활용 가능한 시각화 도구는 다음과 같습니다.
- 그래프
- 차트 (예: 간트 차트)
- 테이블
이러한 시각적 데이터를 활용하면 비즈니스 지출에 대한 더 나은 인사이트를 얻을 수 있습니다.
- 비즈니스 비용 관리를 위한 궁극의 솔루션
먼데이닷컴의 비즈니스 비용 관리 스프레드시트는 재정 기록을 체계적으로 유지할 수 있는 최적의 도구라 말할 수 있습니다.
적합 대상:
- 창업 초기의 비즈니스, 스타트업
- 오랜 역사를 가진 글로벌 기업
효과:
- 비용 지출을 체계적으로 트래킹
- 더 나은 재정적 결정을 내릴 수 있도록 도움 제공
- 업무 시간 절약을 위한 자동화 기능
먼데이닷컴에서는 자동화 기능을 손쉽게 설정할 수 있습니다. 한 번의 클릭으로 비용 관리와 관련된 모든 작업을 처리해줍니다. 예를 들면:
- 문서를 관련 팀원에게 자동으로 전송
- 팀원이 작업을 완료할 때까지 정기적인 알림 전송
- 이메일로 비용 정보를 물어보거나 업데이트를 요청하는 번거로운 확인 업무를 대신 처리
“monday.com은 단순히 비용을 관리하는 도구를 넘어, 비즈니스의 재정적 효율성을 극대화하고 팀 협업을 강화할 수 있는 강력한 플랫폼입니다. 비용에 대한 기록을 정확히 관리하고, 더 나은 결정을 내리며, 시간을 절약하는 솔루션을 찾고 있다면, 먼데이닷컴을 확인해보세요.”
그 외로 활용 가능한 더 많은 템플릿들을 아래에서 더 자세히 확인해보세요.
기타 템플릿
1. 예산 템플릿 (Budget Template)
먼데이닷컴 예산 트래킹 템플릿(Budget Tracking Template)은 재정 관리를 보다 효과적으로 제어할 수 있도록 도와줍니다.
특징:
- 사용자 맞춤화가 가능하며 사용하기 쉬움
- 실제 지출과 예산 금액을 비교하여 재정 상태를 명확히 파악
활용 예시:
- 개인 비용 관리에 구글 시트 버전 템플릿을 사용하여도 적합
2. 비용 추적 템플릿 (Expense Tracker Template)
엑셀 또는 구글 시트에서 비즈니스 비용을 관리하는 대신, 비용 내역 추적 기능을 제공하는 솔루션을 사용해 보세요. monday.com의 팀이 설계한 템플릿은 비용 관리를 쉽고 효율적으로 만드는 데 적합한 솔루션입니다.
장점:
- 재정 관리에 보다 능동적으로 대처할 수 있도록 도움
- 주요 비용 정보를 한곳에 정리하여 프로세스 간소화
추천 이유:
- 간단하고 유연한 비용 보고서 템플릿을 찾고 있다면 베스트입니다.
자동화 기능:
- 결제 알림 경고 등 유용한 기능 포함
비즈니스 비용 트래킹에 대한 엑셀 관련 FAQ
1. 비즈니스 비용을 위한 스프레드시트를 어떻게 만들 수 있나요?
비용 관리용 스프레드시트를 만드는 방법은 다양합니다. 엑셀 같은 프로그램을 사용하거나, 구글 시트와 같은 온라인 앱을 활용할 수 있습니다. 더 쉬운 방법으로는 이미 제작된 템플릿을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, monday.com은 비용 추적용으로 사용하기 쉽고 맞춤화 가능한 무료 템플릿을 제공합니다. 서식 설정이나 수식을 직접 만들 필요 없이, 템플릿을 다운로드하고 바로 사용할 수 있습니다.
2. 엑셀에서 비용 추적 스프레드시트를 어떻게 만들 수 있나요?
엑셀에서 비용 트래킹 스프레드시트를 만드는 방법은 두 가지입니다:
- 직접 스프레드시트를 생성
- 내장 템플릿 활용
엑셀 템플릿은 유용하지만, 업무 관리 소프트웨어와 같은 시스템이 제공하는 전체적인 맞춤화, 추가 기능, 시각화 기능은 제공하지 않을 수 있으므로 효율적인 관리를 위해 여러 방법을 비교해 보는 것이 중요합니다.
3. 엑셀에서 비즈니스 비용을 어떻게 트래킹하나요?
비즈니스 비용을 트래킹하려면 다음 단계를 따르세요. 비즈니스 비용을 체계적으로 관리할 수 있습니다.
- 스프레드시트를 생성합니다.
- 적절한 정보를 채워 넣습니다.
- 중요 열(Column):
- 날짜(Date)
- 설명(Description)
- 카테고리(Category)
- 금액(Amount)
- 추가 열(선택 사항):
- 차량 번호(Vehicle Number): 차량 관련 비용 내역 확인에 유용
