아이젠하워 매트릭스 템플릿: 프로젝트 관리 업무 우선순위 정리

현대 업무는 빠르게 움직이며, 경쟁하는 우선순위를 관리해야 하는 압박은 그 어느 때보다 큽니다. 많은 팀이 정말 중요한 일에 집중하기보다 급한 일에 반응하며 하루를 보냅니다. 아이젠하워 매트릭스는 긴 할 일 목록을 명확하고 실행 가능한 계획으로 바꾸는 데 도움을 줍니다.

이 프레임워크의 강점은 단순함에 있습니다. 작업을 4개의 명확한 사분면으로 분류해 집중할 일, 위임할 일, 예약할 일, 삭제할 일을 결정할 수 있습니다. 바쁜 일정에 균형을 주고 복잡한 업무에 명확성을 부여하며, 본능이 아닌 의도적인 결정을 가능하게 합니다.

실용적 예시와 커스터마이징 가능한 템플릿을 통해 개인 및 팀 워크플로에 아이젠하워 매트릭스를 적용하는 방법을 배웁니다. 목표는 일상 행동을 장기 결과와 연결하는 지속 가능한 시스템을 만드는 것입니다.

핵심 요약

• 영향도 중심 집중: 아이젠하워 매트릭스로 긴급성과 중요도에 따라 업무를 정리해 의미 있는 일에 집중하게 합니다.
• 성과를 위한 시간 보호: 2사분면(중요하지만 긴급하지 않은 업무)을 위한 정기적 시간 블록 확보로 장기 성과를 창출합니다.
• 우선순위와 실행의 연결: 먼데이 워크매니지먼트를 통해 정적 템플릿을 목표, 보드, 마감일, 담당자와 연결된 실행 시스템으로 전환합니다.
• 거짓 긴급성 점검: 급해 보이지만 필수는 아닌 업무 식별하여 24시간 지연 시의 영향을 검토합니다.
• 매트릭스 정기 개선: 빠른 환경에서는 일일, 안정적인 환경에서는 주간 리뷰를 통해 4사분면 업무를 제거하여 핵심 업무에 집중하게합니다.

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아이젠하워 매트릭스 템플릿이란?

아이젠하워 매트릭스 템플릿은 긴급성과 중요성으로 작업을 분류하는 재사용 가능한 2×2 그리드입니다. 즉시 주의가 필요한 일과 기다릴 수 있는 일, 위임할 일, 삭제할 일을 빠르게 결정할 수 있습니다.

드와이트 D. 아이젠하워 대통령이 막대한 업무를 처리하기 위해 개발한 방법입니다. 오늘날 이 프레임워크는 흩어진 작업 목록을 시간 관리 매트릭스로 변환해 집중된 실행 계획을 만듭니다.

4개 사분면 설명

각 사분면은 다른 유형의 작업을 나타내며 특정 접근 방식이 필요합니다. 이 분류를 이해하면 시간 배분에 대한 더 빠르고 현명한 결정을 내릴 수 있습니다.

• 1사분면 (즉시 실행): 긴급하고 중요한 작업 — 즉시 행동 필요
• 2사분면 (예약): 중요하지만 긴급하지 않은 작업 — 장기 성공 구축
• 3사분면 (위임): 긴급하지만 중요하지 않은 작업 — 다른 사람이 처리 가능
• 4사분면 (삭제): 긴급하지도 중요하지도 않은 활동 — 시간 낭비

1사분면은 서버 다운이나 고객 긴급 상황처럼 즉시 처리해야 할 화재입니다. 즉시 문제를 해결한 후 2사분면으로 이동해 다음 분기 계획이나 팀 역량 개발 같은 전략적 작업에 집중합니다.

반대로 3사분면은 급한 것처럼 보이지만 의미 있는 진전을 만들지 않는 방해입니다. 마지막으로 4사분면은 끝없는 이메일이나 불필요한 세부 조정처럼 진정한 시간 낭비입니다.

긴급 vs 중요한 작업 이해

긴급한 일은 지금 당장 주의를 요구하는 일을 뜻합니다. 중요한 일은 목표 달성에 실제로 영향을 미치는 일입니다. 많은 사람들은 시간 관리 방법을 찾는 과정에서 이 두 개념을 혼동하고, 그 결과 계속 불을 끄듯 대응하느라 전략적 업무는 뒤로 밀리곤 합니다.

예를 들어 울리는 전화는 당장 대응이 필요해 보이지만, 팀의 분기 리뷰를 준비하는 일은 더 오래가는 성과를 만들어냅니다. 고객 불만에 즉시 대응하는 것과, 애초에 그 불만을 만들었던 프로세스를 개선하는 것의 차이도 마찬가지입니다.

무엇이 긴급한 일이고 무엇이 진짜 중요한 일인지 구분하기 시작하면, 끊임없는 반응 모드에서 벗어나 의도적이고 가치가 높은 업무로 전환하기가 훨씬 쉬워집니다. 

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사람과 팀마다 우선순위를 정하는 방식은 다릅니다. 어떤 이들은 종이와 펜으로 집중하는 방식을 선호하고, 또 어떤 이들은 실시간으로 업데이트되는 디지털 도구에 의존합니다. 중요한 것은 지금의 업무 방식에 자연스럽게 맞는 형식을 찾는 것입니다. 그래야 우선순위 설정이 또 하나의 할 일이 아니라 직관적인 과정이 됩니다.

아래 템플릿은 다양한 선호도와 워크플로우에 맞게 유연한 선택지를 제공합니다. 집중해서 계획을 세울 수 있는 출력용 레이아웃부터, 팀의 프로젝트와 바로 연결되는 디지털 버전까지 필요에 따라 활용할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스 PDF 템플릿

PDF 템플릿은 기기와 환경이 달라져도 일관성을 유지할 수 있게 해줍니다. 디지털로 바로 작성할 수도 있고, 출력해 손글씨로 계획을 세울 수도 있어 주간 계획 세션이나 회의 중 참고용 자료로 활용하기에 적합합니다.

또한 PDF는 팀이나 매니저와 우선순위를 공유할 때도 전문적인 인상을 줍니다. 작성이 끝난 파일을 저장해두면 시간이 지나면서 집중 영역이 어떻게 변화했는지 추적할 수 있고, 이는 향후 의사결정을 돕는 유용한 기록이자 참고용 결정 매트릭스가 됩니다.

인쇄용 아이젠하워 매트릭스 워크시트

종이 워크시트는 뇌의 서로 다른 영역을 활성화합니다. 연구에 따르면 손으로 직접 쓰는 행위는 기억과 감각 처리와 관련된 뇌 영역의 전기적 활동을 더 높여, 정보를 더 깊이 처리하고 우선순위를 오래 기억하는 데 도움이 됩니다. 형광펜으로 표시하거나 화살표를 그리거나 메모를 남기는 방식도 클릭과 타이핑보다 훨씬 자연스럽게 느껴집니다.

이런 워크시트는 팀 계획 세션에서도 특히 효과적입니다. 회의 테이블에 모여 각자 한 장씩 배부한 뒤, 서로의 매트릭스를 비교하며 공통 우선순위를 맞출 수 있습니다. 화면을 바라보기만 하는 것보다, 직접 쓰고 만지는 경험이 더 높은 몰입을 만들어냅니다. 팀의 역량을 함께 정리해야 한다면, 계획 과정에서 리소스 매트릭스를 함께 활용하는 것도 도움이 됩니다.

디지털 아이젠하워 박스 템플릿

디지털 템플릿은 우선순위가 바뀔 때마다 유연하게 조정하기 쉽습니다. 즉시 업데이트할 수 있고, 팀 간에 공유할 수 있으며, 기존에 사용하는 도구와도 연동되어 현재 목표에 맞게 집중 영역을 정확하게 유지할 수 있습니다.

먼데이 워크매니지먼트 같은 플랫폼은 이러한 방식을 한 단계 더 발전시켜, 우선순위 설정을 실행으로 바로 연결해 줍니다. 프로젝트와 함께 계속 진화하는 살아 있는 워크플로 템플릿을 통해 계획에서 실행까지 자연스럽게 이어지도록 돕습니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 작업 연결: 아이젠하워 매트릭스의 항목을 실제 프로젝트 보드, 타임라인, 담당자와 연결
• 자동 업데이트: 우선순위가 변경되면 알림, 상태 변경, 리마인더를 자동으로 트리거해 정렬 상태 유지
• 공유 대시보드: 진행 상황을 시각화해 팀원 모두가 무엇이 가장 중요한지 한눈에 이해

이러한 구조는 단순한 우선순위 도구를 넘어, 업무를 체계적이고 투명하게 관리하며 항상 높은 영향도의 목표에 집중할 수 있는 연결된 업무 공간으로 만들어줍니다.

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아이젠하워 매트릭스 템플릿 활용 방법

아이젠하워 매트릭스를 효과적으로 활용하려면 칸을 채우는 것만으로는 부족합니다. 시간과 에너지를 전략적으로 바라볼 수 있는 반복 가능한 프로세스가 필요합니다. 아래 단계를 따라 진행해보세요.

1단계: 모든 할 일 한 번에 쏟아내기

먼저 머릿속에 있는 모든 일을 종이나 화면 위에 옮깁니다. 현재 진행 중인 프로젝트, 책임 업무, 계속 신경 쓰이는 사소한 일까지 모두 포함하세요.
업무와 직접 관련된 일뿐 아니라, 근무 시간에 영향을 주는 개인 일정이나 스트레스를 유발하는 요소도 함께 적습니다.

15분 타이머를 설정해 충분히 떠올릴 수 있도록 하세요. 이 단계에서는 선별하거나 판단하지 말고, 떠오르는 대로 모두 기록하는 것이 중요합니다. 이렇게 정리된 목록이 이후 우선순위 설정의 재료가 됩니다.

2단계: 긴급성과 중요도 평가하기

이제 각 항목을 차분하게 평가합니다.

긴급성을 판단할 때는 다음 질문을 던져보세요.

• 마감일은 언제인가요? 오늘이나 내일까지라면 긴급합니다.
• 누가 기다리고 있나요? 외부 이해관계자가 있을수록 긴급성이 높습니다.
• 미루면 어떤 일이 생기나요? 실제 불이익이 있다면 진짜 긴급한 일입니다.

중요도는 아래 기준으로 살펴봅니다.

• 목표와의 연관성: 핵심 목표 달성에 직접 기여하나요?
• 장기적 영향: 6개월 후에도 의미가 있을까요?
• 가치 창출: 실질적인 결과를 만들어내나요?

부정적인 결과 가능성을 함께 고려해야 한다면, 리스크 매트릭스를 활용해 판단을 보완할 수도 있습니다.

3단계: 사분면으로 작업 분류

앞서 평가한 내용을 바탕으로 각 업무를 알맞은 사분면에 배치합니다. 명확한 업무부터 시작하세요. 실제 위기 상황은 1사분면, 명백한 시간 낭비는 4사분면에 들어갑니다.

애매한 업무는 조금 더 고민이 필요합니다. 의사결정 템플릿을 활용하면 분류 과정이 수월해질 수 있습니다. 동료의 “급한 요청”이 사실은 그 사람의 계획 부족에서 비롯된 일이라면, 위임 대상인 3사분면일 수 있습니다. 익숙해서 중요해 보이던 일도 실제로는 4사분면의 바쁜 일에 불과할 수 있습니다.

4단계: 우선순위에 따른 실행

각 사분면에 맞는 방식으로 행동합니다.

• 1사분면: 즉시 처리하되, 앞으로 같은 위기가 반복되지 않도록 계획을 개선합니다.
• 2사분면: 실제 성과가 만들어지는 영역입니다. 이 업무를 위해 전용 시간 블록을 확보하세요.
• 3사분면: 적절한 사람에게 위임하고, 명확한 지침과 마감일을 함께 전달합니다.
• 4사분면: 과감히 제거합니다. 목록에서 지우고 그 시간을 되찾으세요.

핵심은 시간을 점점 더 2사분면으로 이동시키는 것입니다. 이는 가장 강력한 시간 관리 전략 중 하나입니다.
먼데이 워크매니지먼트 같은 직관적인 플랫폼을 사용하면 전략 기획, 관계 관리, 역량 개발을 위한 시간을 반복 일정으로 보호할 수 있어, 많은 1사분면 위기를 사전에 예방할 수 있습니다.

디지털 vs 인쇄용 아이젠하워 매트릭스 템플릿

사용하는 형식에 따라 우선순위 설정의 효과도 달라질 수 있습니다. 어떤 팀은 협업과 실시간 업데이트가 쉬운 디지털 환경에서 더 잘 작동하는 반면, 어떤 팀은 화면에서 벗어나 종이에 직접 계획을 세울 때 더 명확함을 느낍니다. 결국 올바른 선택은 우선순위를 어떻게 사고하고, 공유하며, 변화에 어떻게 대응하는지를 기준으로 달라집니다.

아래 표에서는 디지털 아이젠하워 매트릭스 템플릿과 출력용 템플릿의 주요 차이점을 정리해, 팀의 업무 방식과 워크플로우에 가장 잘 맞는 형식을 선택하는 데 도움을 줍니다.

아이젠하워 매트릭스 템플릿의 5가지 장점

우선순위 템플릿을 꾸준히 사용하면 효과가 누적됩니다. 처음에는 업무 관리를 더 체계적으로 만드는 수준에서 시작하지만, 시간이 지나면 전략적 사고가 강화되고 팀 성과도 함께 개선됩니다.

1. 결정 피로 줄이기

결정을 내릴 때마다 정신적 에너지가 소모됩니다. 예를 들어 한 연구에서는 외과의사가 근무 초반보다 근무 후반에 수술을 잡을 가능성이 33% 낮았다는 결과가 있습니다. 프레임워크가 없으면 같은 선택을 두고 계속 고민하느라 인지 자원을 낭비하게 됩니다.

우선순위 설정이 체계화되면, 뇌는 실행과 문제 해결에 더 집중할 수 있습니다. 프레임워크가 판단 기준을 명확히 해주기 때문에 결정을 다시 의심하는 일이 줄어듭니다.

2. 영향도 높은 업무에 집중하기

대부분은 1사분면과 3사분면을 오가며 반응적으로 하루를 보내곤 합니다. 매트릭스는 이런 패턴을 시각적으로 보여줘, 중요한 전략 업무에 얼마나 적은 시간이 쓰이는지 외면하기 어렵게 만듭니다.

이런 인식은 자연스럽게 집중 방향을 바꿉니다. 실제 성과를 만드는 2사분면 활동에 시간을 확보하게 되죠. 특히 자신의 일이 성과에 어떻게 기여하는지 이해하는 직원은 동기부여를 느낄 가능성이 2배 높다는 점에서 중요합니다. 먼데이 워크매니지먼트트를 사용하면 우선순위 리스트에서 바로 캘린더 시간 블록을 잡아 2사분면 시간을 보호할 수도 있습니다.

3. 위임을 더 효과적으로 하기

3사분면을 분명히 구분하면 위임에 대한 죄책감이 줄어듭니다. 해야 하는 일이긴 하지만, 반드시 내 전문성이 필요한 업무는 아니기 때문입니다. 프레임워크는 “넘겨도 되는 일”을 명확히 보여줍니다.

또한 분류가 명확하면 위임의 이유를 설명하기도 쉬워집니다. 전체 우선순위 맥락을 공유하면, 왜 특정 업무가 누구에게 배정되는지 팀도 더 잘 이해합니다.

4. 업무 과부하 방지하기

새로운 요청을 받을 때, 그 가치나 우선순위를 따지지 않고 “일단 수락”하는 경우가 많습니다. 매트릭스는 새로운 약속을 기존 우선순위와 비교해 보게 만들고, 특히 4사분면 제거를 통해 근무 시간을 늘리지 않고도 여유를 만들어줍니다. 가치 없는 활동을 줄이면 ‘원래 없던 시간’이 생기는 경험을 하게 됩니다.

5. 팀 우선순위 정렬

공통 프레임워크는 공통 언어를 만듭니다. 모두가 같은 방식으로 우선순위를 정하면, 업무량과 자원에 대한 대화가 훨씬 생산적으로 바뀝니다.

먼데이 워크매니지먼트를 쓰는 팀은 매트릭스를 투명하게 공유할 수 있어, 자원 배분을 둘러싼 갈등을 줄이고 매니저가 업무량을 더 균형 있게 조정하는 데 도움이 됩니다. 특히 리더십의 인식(조직이 공동 책임을 잘 만든다고 보는 비율 92%)과 실무자의 인식(76%) 사이에 차이가 있는 상황에서 이런 가시성은 더욱 중요합니다.

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아이젠하워 매트릭스를 제대로 활용하는 방법

아이젠하워 매트릭스를 꾸준히 사용하면 할 일 목록을 정리하는 수준을 넘어, 일을 바라보는 사고방식 자체가 달라집니다. 반복적인 우선순위 설정은 더 나은 업무 습관을 만들고, 스트레스를 줄이며, 협업을 강화합니다. 단순히 업무를 분류하는 프레임워크로 시작하지만, 시간이 지나면 집중력, 의사결정, 팀 정렬을 개선하는 구조적인 사고 방식으로 발전합니다.

아래는 매트릭스를 지속적으로 활용했을 때, 일상적인 업무가 어떻게 의미 있고 영향력 있는 성과로 전환되는지를 보여주는 핵심 포인트입니다.

1. 모든 일이 긴급하게 느껴질 때

빠르게 움직이는 환경에서는 모든 요청이 당장 처리해야 할 일처럼 느껴지기 쉽습니다. 이런 상태가 반복되면 1사분면에 업무가 과도하게 쌓이고, 2사분면의 전략적 업무를 위한 시간은 사라집니다.

통제력을 되찾기 위해 아래 질문을 활용해보세요.

• 긴급성 재검토: 24시간 뒤에 대응해도 실제로 어떤 문제가 생기는지 스스로에게 묻기
• 의도 파악: 많은 ‘급한 요청’은 실제 필요보다 빠른 마무리를 원하는 심리에서 나오는 경우가 많음
• 내일 테스트: 하루 미뤄도 큰 영향이 없다면, 그 일은 진짜 긴급한 업무가 아님

거짓된 긴급성을 인식하면, 장기적인 성과를 만드는 업무를 위한 시간을 지킬 수 있습니다.

2. 2사분면을 놓치는 경우

중요하지만 긴급하지 않은 업무는 스스로 주의를 요구하지 않습니다. 다음 분기 전략을 세우거나 역량 개발에 투자하라는 알림은 누구도 보내주지 않기 때문에, 2사분면은 가장 쉽게 밀려나는 영역입니다.

일관성을 유지하려면:

• 전략 시간 예약: 2사분면 업무를 취소 불가한 미팅처럼 캘린더에 고정
• 책임 구조 만들기: 먼데이 워크매니지먼트 같은 플랫폼으로 장기 과제를 위한 반복 시간 블록을 자동화하고 진행 상황 추적
• 캘린더 보호: 주간 계획을 세울 때, 반응형 업무보다 먼저 2사분면 시간을 확보

2사분면에 공간을 만든다는 것은, 하루하루를 버티는 것이 아니라 의도적으로 성과를 쌓아간다는 의미입니다.

3. 고정된 업무 배치

프로젝트가 진행되고 새로운 정보가 생기면 우선순위는 자연스럽게 바뀝니다. 하지만 많은 사람들은 매트릭스를 한 번 만들고 나서 업데이트하지 않습니다. 이렇게 되면 매트릭스는 빠르게 현실과 동떨어진 도구가 됩니다.

이를 방지하려면 정기적인 검토가 필요합니다.
역동적인 역할이라면 매일, 비교적 안정적인 업무라면 매주 매트릭스를 점검하세요.
리뷰할 때는 “어제의 우선순위가 오늘도 여전히 타당한가?”를 기준으로 다시 배치해보는 것이 중요합니다.

아이젠하워 매트릭스는 한 번 완성하는 도구가 아니라, 상황에 맞게 계속 다듬어야 효과를 발휘하는 살아 있는 프레임워크입니다.

먼데이 워크매니지먼트로 동적인 아이젠하워 매트릭스 만들기

정적인 매트릭스는 하루 우선순위를 정리하는 데는 도움이 되지만, 업무가 변할 때 함께 따라가지는 못합니다. 먼데이 워크매니지먼트는 아이젠하워 프레임워크를 실시간으로 업데이트되는 유연하고 지능적인 시스템으로 바꿔, 단발성 스냅샷이 아니라 프로젝트 진행, 마감일 변화, 팀 협업 흐름에 맞춰 우선순위 뷰를 지속적으로 진화시키게 해줍니다.

아래 기능들은 먼데이 워크매니지먼트가 전통적인 매트릭스를 팀 전체의 의사결정, 자동 우선순위 정렬, 공동 책임을 지원하는 연결된 업무 공간으로 확장하는 방식을 보여줍니다.

시각적 보드 템플릿

전통적인 매트릭스는 네 개의 칸으로 끝납니다. 먼데이 워크매니지먼트에서는 우선순위가 바뀔 때 작업이 사분면 사이를 이동하는 인터랙티브 보드를 만들 수 있습니다. 색상 구분, 상태 업데이트, 진행률 바를 통해 매트릭스가 ‘살아 있는’ 형태로 작동합니다.

또한 보기 방식을 즉시 전환할 수 있습니다. 클래식 그리드뿐 아니라 타임라인, 칸반 등으로도 확인할 수 있어, 사고 방식이나 업무 맥락이 달라도 우선순위 프레임워크를 유지한 채 활용할 수 있습니다.

작업 우선순위 자동화

업무를 수동으로 분류하는 데는 생각보다 많은 시간과 집중력이 들어갑니다. 먼데이 워크매니지먼트는 자동화와 AI로 아이젠하워 매트릭스를 최소한의 노력으로 정확하게 최신 상태로 유지할 수 있게 합니다.

• 지능형 추천: AI가 마감일, 의존성, 이전 패턴을 분석해 각 작업에 적합한 사분면을 제안
• 스마트 자동화 규칙: 마감이 가까워지면 작업을 자동으로 ‘긴급’으로 이동시키고, 완료된 항목은 ‘완료’로 전환
• 지속적인 정확성: 자동 업데이트로 수동 관리 없이도 현재 우선순위를 반영

이런 기능은 인지 부담을 줄이고, 분류보다 실행에 집중하게 합니다.

강력한 AI 기능

먼데이 워크매니지먼트의 AI 어시스턴트는 반복 업무를 자동화하고 인사이트를 제공해, 우선순위 관리 방식을 바꿉니다. 자연어로 업무량 관련 질문을 하거나, 복잡한 프로젝트를 요약하고, 매트릭스 전반에서 작업 배분을 더 낫게 만드는 제안을 받을 수 있습니다.

AI는 팀의 업무 패턴을 학습해 각 사분면에 진짜로 들어가야 할 작업을 더 정확히 찾아주며, “급해 보이는 일”에 편향되기 쉬운 판단을 보정하는 데도 도움이 됩니다. 결과적으로 결정에 대한 재검토 부담 없이 우선순위 정확도를 높일 수 있습니다.

200개 이상의 통합(Integrations)

아이젠하워 매트릭스는 팀이 이미 쓰고 있는 도구들과 연결될 때 가장 효과적입니다. 먼데이 워크매니지먼트는 200개 이상의 플랫폼과 연동되어, 워크플로우 전반에서 우선순위가 일관되게 유지되도록 합니다.

• 매끄러운 연결: Jira, Google Calendar, Slack 등과 매트릭스 연동
• 자동 동기화: 한 시스템에서 변경된 작업이 다른 곳에도 반영되어 정렬 상태 유지
• 중복 작업 제거: 데이터 입력을 줄이고 정보 정확도 확보
• 통합 가시성: 한 작업 공간에서 중요한 우선순위를 단일 기준으로 관리

이 통합은 매트릭스를 조직 전체의 실시간 진행 상황을 반영하는 연결형 허브로 만듭니다.

팀 협업 기능

개인 차원의 우선순위 관리는 한계가 있습니다. 생산성은 결국 팀이 목표를 공유하고 같은 방향으로 움직일 때 올라갑니다. 먼데이 워크매니지먼트는 여러 팀원이 실시간으로 업데이트되는 연결된 매트릭스를 함께 운영할 수 있게 합니다.

댓글 스레드, 파일 첨부, 활동 로그를 통해 우선순위 결정의 맥락을 남길 수 있고, 우선순위가 바뀌면 자동 알림으로 모두가 즉시 초점을 조정합니다. 오래된 우선순위 리스트나 서로 다른 지시로 움직이는 문제를 줄일 수 있습니다.

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