병목 현상을 줄이는 프로젝트 관리 방법 알아보기

병목(bottleneck)은 병에서 액체가 위로 나오기 전에 통과하는 좁은 부분을 의미합니다. 또는 교통량이 합류하면서 정체가 발생하는 좁은 도로 구간을 의미합니다.

이 두 가지는 프로젝트 관리와는 관련이 없어 보일 수 있지만, 사실은 프로젝트 관리에서 병목 현상이 어떻게 나타나는지 보여주는 좋은 시각적 비유입니다.

이 글에서는 프로젝트 관리에서의 병목 현상을 정의하고, 실제 사례 몇 가지를 제시합니다. 또한 monday.com이 프로젝트를 더 효율적으로 관리하고, 병목 현상의 위험을 줄이며, 발생 시 빠르게 해결할 수 있도록 어떻게 도와주는지도 알려드립니다.

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프로젝트 관리에서의 병목 효과란 무엇인가요?

병목 현상은 프로젝트에서의 교통 체증과 같습니다. 고속도로의 병목 구간이 교통을 느리게 하여 통근자들이 제시간에 도착하지 못하게 하는 것처럼, 프로젝트에서의 병목 현상은 작업을 지연시키고 마감 기한을 위험에 빠뜨립니다.

병목 현상은 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다:

앞으로의 진행을 완전히 멈추게 하여 프로젝트가 중단
진행 속도를 늦추어 프로젝트 또는 그 일부가 지연
앞으로의 진행을 다른 방향으로 돌려, 프로젝트 팀이 옆으로 또는 뒤로 움직이게 하여 결국 지연이나 중단을 초래

프로젝트 관리에서 병목 현상이 어떻게 나타나는지 제대로 이해하려면, 사례를 살펴보는 것이 가장 좋습니다.

“Bottleneck”은 프로젝트 관리 용어집의 일부입니다. 전체 용어와 정의 목록도 확인해 보세요!

프로젝트 관리에서의 병목 현상 예시

가상의 프로젝트를 생각해봅시다. 이 프로젝트에는 10명의 팀원이 있습니다. 각 팀원은 자신의 기술과 지식에 맞는 작업을 할당받았고, 프로젝트 일정은 다음과 같이 구성됩니다:

세 명이 작업 A를 수행하며, 이 작업이 끝나야 작업 B가 시작될 수 있습니다.
단 한 명만이 작업 B를 할 수 있는 기술을 가지고 있으며, 이 작업이 끝나야 작업 C와 D가 시작될 수 있습니다.
나머지 팀원들은 작업 C와 D로 나뉘어 있습니다.

이제 네 가지 작업 모두 실제 소요 시간이 동일하다고 가정해봅시다 — 각 단계마다 15시간이 필요합니다.

작업 A는 세 명이 각각 5시간씩 일해 5시간 만에 끝낼 수 있습니다. 하지만 작업 B는 한 명만이 할 수 있기 때문에 총 15시간이 걸립니다. 이 동안 다른 모든 팀원은 자신의 작업을 시작하지 못하고 기다려야 합니다. 결국 프로젝트는 진행을 늦추는 병목 구간에 걸린 것입니다.

병목 현상은 보통 지연을 야기하지만, 항상 위 예시처럼 단순하지는 않습니다. 프로젝트 관리에서 병목 현상이 팀의 속도를 어떻게 늦추는지 이해하는 것이 문제를 해결하는 첫걸음입니다.

병목 현상이 생산을 지연시키는 방식

병목 현상이 지연을 초래하는 방법에는 다음과 같은 것들이 있습니다:

생산 속도 저하: 어떤 사람, 기계, 혹은 프로세스가 예상보다 느리게 작동하면, 프로젝트나 생산 전체에 지연이 생길 수 있습니다.
자원/용량 부족: 올바른 도구나 충분한 인력이 없으면 작업 속도가 느려집니다.
혼란스러운 의사소통: 오해, 의사소통 부족, 적절한 지침 미제공 등이 프로세스를 늦추고 병목 관련 지연을 만듭니다.
잘못된 계획: 프로젝트 팀과 프로세스가 제대로 작동하더라도, 리더십이 소요 시간을 잘못 추정하면 병목처럼 보이는 상황이 생기고 프로젝트 완료가 지연됩니다.

프로젝트를 원래 궤도로 되돌리려면, 이러한 병목 효과를 어떻게 극복할지 알아야 합니다.

프로젝트 관리에서 병목 효과를 극복하는 방법

지연을 줄이는 가장 좋은 방법은 병목을 줄이는 것이며, 이는 작업이 느려지거나 쌓이지 않도록 미리 솔루션을 마련하는 것을 의미합니다.

프로젝트 관리자가 병목에 대응할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다:

중복성 확보하기

가능하다면 특정 직원, 공급업체, 기계에만 의존하지 마세요.
예를 들어, 특정 업무를 할 수 있는 직원이 한 명뿐인데 그가 아프면 즉시 병목이 발생합니다. 특정 프로세스를 처리할 수 있는 기계가 한 대뿐이라면, 생산 규모는 해당 기계의 용량에 의해 제한됩니다.

즉, 단일 직원, 공급업체, 혹은 자원에 의존하는 프로세스는 병목 발생 위험이 높습니다.

가능한 곳은 자동화하기

사람은 하루에 일할 수 있는 시간이 한정되어 있고, 피곤해지고, 실수를 하며, 개인적인 이유로 휴가가 필요합니다. 반면 컴퓨터와 기계에는 이런 한계가 없습니다. 따라서 작업을 자동화하면 확장 가능성을 높이고 병목 가능성을 줄일 수 있습니다.

데이터를 활용한 계획 수립하기

자원을 이해하고 과거 프로젝트 일정 데이터를 참고하면, 현실적인 프로젝트 일정을 만들고 피할 수 없는 병목을 감안하여 마일스톤을 설정할 수 있습니다.

모든 병목을 피할 수 있는 것은 아니며, 계획을 잘 세웠다면 프로젝트에 위험을 주지 않는 경우도 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 일정 중 중요한 팀원이 휴가를 간다는 사실을 알았다면, 이를 반영한 프로젝트 일정을 세워 해당 기간의 지연을 감당할 수 있습니다.

즉, 병목을 언제 걱정해야 하고 언제 단순히 프로세스의 일부로 받아들여야 하는지 아는 것이, 이를 해결하는 방법을 아는 것만큼 중요합니다.

병목 현상을 걱정해야 하는 순간

프로젝트 관리자는 다음과 같은 경우 병목 현상을 우려해야 합니다:

병목이 프로젝트 작업을 지연시키고, 마감 기한과 납품 일정을 위험에 빠뜨릴 가능성이 있을 때
병목을 완화할 명확하거나 실행 가능한 해결책이 없을 때
리더십이 병목을 심각하게 여기지 않아, 이를 처리하기 위한 계획에 노력을 기울이지 않을 때

올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 갖추면 병목에 대해 걱정을 덜고, 팀과 함께 이를 예방하거나 해결하는 데 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.

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monday.com으로 병목 현상을 효율적으로 관리하기

monday.com은 프로젝트의 시작부터 끝까지 계획을 쉽게 세울 수 있게 해주며, 병목을 위한 솔루션과 여유를 미리 반영할 수 있습니다.

monday.com의 맞춤형 템플릿은 훌륭한 출발점입니다. 예를 들어, 프로젝트 관리 계획 템플릿을 사용하면, 팀이 프로젝트를 어떻게 접근할 수 있을지 단계별로 파악할 수 있습니다. 협업 보드를 통해 모든 사람이 계획에 피드백을 제공할 수 있어, 팀이 다양한 시나리오를 검토하고 병목 위험을 발견할 수 있습니다. 또한 간트 차트를 만들 수도 있는데, 이는 프로젝트 중 병목으로 이어질 수 있는 의존 관계를 쉽게 확인하게 해줍니다.

또한 monday.com은 자동화, 온보딩 및 오프보딩 협업, 색상 구분, 작업 할당 등을 지원해 프로젝트가 중단되지 않고 원활히 진행되도록 도와줍니다.

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자주 묻는 질문 (FAQ)

병목이란 무엇인가요?

병목은 움직임이 느려지거나 멈출 때 발생합니다. 대부분 사람들이 익숙한 병목 현상의 한 형태는 교통입니다. 고속도로 차선 하나가 폐쇄되면, 두 개 차선의 차량이 하나로 합쳐져야 합니다. 이때 합류 지점에서 차량 속도가 느려지고, 교통 체증이 발생하는데 이것이 바로 병목입니다.

비즈니스에서의 병목이란 무엇인가요?

비즈니스에서 병목은 거의 모든 이유로 작업이 멈추거나 느려질 때 발생합니다. 팀에 들어오는 작업량이 너무 많아 처리하지 못하고 업무가 쌓이면, 그것이 병목입니다. 공장의 기계 하나가 다른 기계보다 느리게 작동한다면, 전체 프로세스의 생산 능력을 떨어뜨리는 병목이 생기는 것입니다.