훌륭한 프로젝트 매니저가 해야할 프로젝트 관리 5가지

마치 지휘자가 음악가들을 조율하듯이 프로젝트 매니저는 팀을 조율하는 역할을 합니다. 프로젝트 관리의 핵심은 팀원들이 완벽하게 조화를 이루어 모든 프로젝트의 최종 결과가 아름다운 교향곡처럼 느껴지도록 하는 것입니다.

이번 포스팅에서는 2022년에 좋은 프로젝트 매니저와 훌륭한 프로젝트 매니저를 구분 짓는 요소에 대해 알아보고 이를 어떻게 실천할 수 있는지 monday.com의 프로젝트 매니저 인터뷰를 통해 보여드리겠습니다.

이 글은 일종의 ‘프로젝트 매니저 입문서’입니다. 

먼저 기본부터 다시 시작해봅시다.

프로젝트 매니저의 역할은 무엇인가요?

프로젝트 매니저는 프로젝트를 처음부터 끝까지 계획하고, 조직하며, 지휘하는 책임을 맡습니다. 프로젝트가 제시간에 예산 내에서 그리고 목표 범위 안에서 완료되도록 하는 것이 그들의 주요 임무입니다.

효율성을 극대화하고 팀원들이 정렬되고 조직적으로 협업할 수 있도록 대부분의 프로젝트 매니저는 먼데이닷컴 같은 프로젝트 관리 소프트웨어 또는 업무 관리 시스템을 활용합니다.

업무 관리 시스템을 사용하면 어떤 이점이 있을까요? 하나의 통합 플랫폼을 통해 프로젝트 매니저는 모든 프로젝트 정보를 저장하고 이를 각 팀원이 쉽게 접근할 수 있도록 만들 수 있습니다. 또한 소프트웨어 내에서 바로 작업을 진행할 수도 있습니다. 

특히 먼데이닷컴과 같은 사용하기 편리한 업무관리 소프트웨어는 직관적이고 컬러풀한 UX를 제공하여 팀원들이 프로젝트 상태, 할당된 항목, 대화 기록, 리소스 관리 등을 한눈에 파악할 수 있도록 돕습니다.

이제 프로젝트 매니저의 역할을 이해했으니 팀이 목표를 달성하도록 돕기 위해 그들이 일상에서 혹은 정기적으로 해야 할 일을 더 깊이 알아봅시다.

훌륭한 프로젝트 매니저가 정기적으로 해야 할 5가지

1. 팀원들의 역량을 최대한 활용하세요

효율적이고 민첩한 프로젝트 매니저는 뛰어난 리더십과 소프트 스킬을 갖추고 있으며 팀원들이 최고의 성과를 발휘할 수 있도록 돕습니다.
문제 해결 능력, 유연성, 대인관계 스킬, 그리고 커뮤니케이션 능력(이 부분은 뒤에서 다시 다룹니다) 같은 소프트 스킬은 팀원들의 강점과 개선이 필요한 영역을 파악하는 데 큰 도움이 됩니다.

팀원들의 강점과 약점을 이해한 후에는 해당 영역을 강화하거나 프로젝트 중 자연스러운 재능을 최대한 활용할 수 있는 계획을 세울 수 있습니다. 또한 팀원들의 작업량과 역량을 정확히 파악하면 프로젝트 일정을 더 효율적으로 계획할 수 있습니다.

업무 관리 시스템은 팀의 진행 상황을 전체적으로 파악할 수 있게 해주는 동시에 각 팀원의 작업을 세부적으로 볼 수 있는 기능을 제공합니다. 먼데이닷컴에서는 실시간 데이터를 활용해 팀원들의 작업량을 관리할 수 있어 팀의 역량을 최대한 효과적으로 활용할 수 있도록 도와줍니다.

2. 프로젝트 관리를 위한 도구를 활용하세요

기술은 프로젝트 매니저의 성공에 큰 역할을 합니다. 업무 관리 시스템 같은 소프트웨어는 모든 프로젝트 정보를 시각적으로 저장하고 표시하며 데이터를 표시하는 방식을 유연하게 선택할 수 있는 기능을 제공합니다. 먼데이닷컴에서는 간트 차트, 타임라인, 대시보드 등 다양한 뷰를 선택할 수 있습니다.

뿐만 아니라 업무 관리 시스템은 고립된 작업 방식을 없애 효과적인 프로젝트 관리를 가능하게 합니다. 하나의 플랫폼에서 문서를 작성하고 파일을 첨부하며, 실시간 피드백을 제공하고 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다. 더 이상 문서 작성, 엑셀, 파일 저장을 위해 여러 탭을 열 필요가 없습니다. 먼데이닷컴의 업무 관리 시스템에는 온라인 프로젝트 관리에 필요한 모든 것이 손끝에 있습니다.

3. 커뮤니케이션이 성공의 핵심입니다

프로젝트 매니저로서 커뮤니케이션은 필수입니다. 프로젝트를 처음부터 끝까지 원활하게 진행하려면 관련 이해관계자, 클라이언트, 그리고 무엇보다 중요한 팀원들과 지속적이고 건강한 소통이 필요합니다.

성공적인 프로젝트 관리를 위해 팀원들이 아이디어, 제안, 우려 사항, 문제를 공유하도록 장려하세요. 주간 회의나 개별 미팅을 통해 팀원들이 프로젝트 경험에 대해 이야기할 기회를 제공하세요.

먼데이닷컴에서는 아이템 업데이트를 통해 팀원들이 질문이나 의견을 작성하고, 관련 팀원을 태그하여 대화를 열 수 있도록 지원합니다. 또한 상태 라벨을 사용하여 완료된 작업, 진행 중인 작업, 막힌 작업을 명확히 표시할 수 있습니다. 이런 커뮤니케이션 방식을 통해 특정 프로젝트 단계와 작업 담당자를 명확히 이해할 수 있어 혼란을 줄일 수 있습니다.

4. 다른 고성과 프로젝트 매니저로부터 배우세요

네트워크를 활용하거나 다른 부서의 프로젝트 매니저에게 접근해 보세요. 그들의 성공과 실패에서 배우고 다른 접근 방식과 기법을 물어보는 것은 물론 자신의 프로젝트 관리 아이디어도 공유하세요.

조직 내 여러 팀이 업무 관리 시스템을 사용한다면 다른 프로젝트 매니저에게 보드를 공유하고 워크플로우를 설명해 달라고 요청해 보세요. 먼데이닷컴에서는 몇 번의 클릭만으로 보드를 공유하거나 다른 사람이 보드를 볼 수 있도록 초대할 수 있습니다. 구독한 보드에서는 실시간으로 프로젝트 진행 상황을 확인할 수도 있습니다.

5. 현실적이지만 도전적인 결과물을 설정하세요

프로젝트 목표를 설정한 후에는 진행 상황을 추적할 지표를 결정하세요. 프로젝트 관리에서는 이러한 지표를 ‘결과물’이라고 부르며 주로 주요 목표를 향해 나아가는 구체적이고 실질적인 이정표를 의미합니다.

생산적이고 성공적인 프로젝트 매니저가 되기 위해서는 결과물과 완료 시점을 사전에 합의해야 합니다. 이를 통해 필요한 리소스를 미리 계획하고 적절히 배분할 수 있습니다.

일반적인 원칙은 다음과 같습니다:

“프로젝트 매니저는 결과물과 완료 시점을 사전에 합의하여 모든 팀원이 프로젝트 시작  단계에서부터 기대치와 해야 할 작업을 명확히 이해하도록 해야 합니다.”

6. 보너스: 프로젝트 완료 후 평가 시간을 가지세요

프로젝트 완료 후에는 시간을 내어 팀의 성과를 평가하는 것이 중요합니다. 이 단계는 프로젝트 결과를 되돌아보는 것과 산출물을 검토하는 것 두 가지로 나눌 수 있습니다. 전체 팀과 함께 회의를 열어 개선할 수 있었던 점과 성공적인 점을 되짚어보세요. 개별적인 성과와 팀 전체의 성과를 공개적으로 칭찬하며 팀원들이 현재의 성과를 유지하면서도 더 나아지기 위해 노력하도록 독려하세요.

팀이 직면했던 장애물들을 살펴보고 다음 번에는 이런 문제들을 어떻게 예방할 수 있을지에 대한 적극적인 계획을 세우세요. 이러한 평가 시간은 진행 상황을 점검하고 막힌 부분의 해결책을 식별하며 팀원들에게 그들이 회사의 전체 목표에 어떻게 기여했는지 보여줄 수 있는 중요한 기회입니다.

프로젝트의 성공을 향해 나아가기

이번 글에서는 프로젝트 관리에 필요한 기술과 습관을 공유했습니다. 팀원들의 역량을 효과적으로 활용하는 것부터 현실적이고 도전적인 결과물을 설정하는 것까지 프로젝트 매니저는 팀을 목표 지점으로 이끄는 다양한 방법을 갖추고 있습니다.

하지만 2025년에 프로젝트 매니저가 진정한 성공을 이루고 가장 복잡한 프로젝트까지 해결하는 데 도움이 되는 한 가지 중요한 요소는 바로 유연하고 강력한 업무 관리 시스템입니다.