마지막으로 이메일 워크플로우를 최적화한 게 언제인가요? 현재의 이메일 마케팅 전략이 효과적일 수는 있지만, 더 빠르고 효율적으로 일할 수 있는 방법을 놓치고 있을지도 모릅니다. 그 해답은 바로 이메일 업무자동화입니다.
이 글에서는 이메일 자동화를 활용해 생산성 향상과 캠페인 성과를 동시에 높일 수 있는 다섯 가지 실용적인 방법을 살펴보겠습니다.
이메일 전략에서 자동화가 중요한 이유
Liana Technologies의 2021 이메일 마케팅 현황 보고서에 따르면, 240명의 이메일 마케터 중 77%는 고객과의 지속적인 커뮤니케이션을 유지하는 것이 가장 큰 이메일 마케팅 목표라고 답했으며, 그다음으로 업셀, 크로스셀, 리드 생성(56%)을 꼽았습니다.
이러한 목표는 이메일 자동화를 통해 훨씬 쉽게 달성할 수 있습니다.
그럼에도 불구하고, HubSpot, Litmus, Wistia가 공동 발간한 Not Another State of Marketing Report 2021에 따르면 전 세계 1,500명의 마케터 중 이메일 전략에 자동화를 적용하는 사람은 단 18%에 불과했습니다.
즉, 나머지 82%의 마케터들은 여전히 이메일 마케팅의 여러 부분을 수작업으로 관리하느라 과도한 시간과 비용을 소모하고 있다는 뜻입니다.
이제 충분히 납득이 되셨죠? 이메일 자동화를 통해 시간을 절약하고 성과를 개선할 수 있는 다섯 가지 방법을 구체적으로 살펴보겠습니다.
이메일 자동화로 생산성을 극대화하는 5가지 방법
1. 자동화된 환영 이메일 시리즈
대부분의 마케터들은 이미 신규 구독자를 위한 환영 이메일을 설정해두었을 것입니다. 이는 첫인상을 남기고 제품이나 브랜드를 소개하기에 훌륭한 방법입니다.
하지만 단 한 통의 이메일이 아니라, 환영 이메일 시리즈를 운영하면 새로운 구독자(즉, 잠재 고객)와의 장기적인 관계를 구축할 수 있습니다. 그리고 매번 처음부터 메시지를 새로 작성할 필요도 없습니다.
예를 들어, 교육용 미니 강좌 형태로 구성된 인터랙티브 환영 시리즈를 운영할 수도 있습니다. 콘텐츠가 유익하다면, 하나의 이메일 시리즈만으로 고객을 인식 단계에서 고려 단계까지 자연스럽게 이끌 수 있습니다.
아이디어 예시는 다음과 같습니다:
- 4일 안에 완성하는 효과적인 랜딩 페이지 제작 강좌
- 창의력을 깨우는 10가지 글쓰기 연습
- 30일 안에 실천하는 재정 자유 로드맵
- 2일 안에 배우는 트위터 마케팅 집중 과정
아래는 Marketing Examples의 Harry가 보낸 “Best Of” 시리즈 예시입니다.
시리즈가 얼마나 진행될지, 그리고 이메일이 어떤 주기로 구독자의 Gmail 받은편지함에 도착할지를 명확히 안내하여 기대치를 설정하세요.
예를 들어, Marketing Examples 시리즈의 첫 번째 이메일에서는 “앞으로 5일 동안”이라는 기간이 명시되어 있어, 독자가 전체 일정을 명확히 이해할 수 있습니다.
2. 링크 트리거를 활용한 셀프 세그멘테이션(Self-segmentation)
이메일 마케팅 도구에 링크 트리거 기능이 있다면, 반드시 활용하는 것을 추천합니다.
링크 트리거는 사용자가 이메일 내 링크를 클릭할 때 발생하는 이벤트로, 워크플로우를 자동으로 실행하거나 구독자를 세분화하는 데 매우 유용합니다.
예를 들어, 구독자들이 어떤 뉴스레터 주제에 관심이 있는지 알고 싶다고 가정해봅시다.
이메일에 여러 관심사 주제를 텍스트나 버튼 형태로 추가합니다(아래 예시처럼).
각 버튼이 하나의 링크 트리거가 되며, 누군가가 ‘관심사 A’를 클릭하면 해당 구독자는 자동으로 ‘관심사 A 그룹’으로 분류됩니다. 그다음 해당 주제에 특화된 이메일 워크플로우를 자동으로 시작할 수 있습니다.
이러한 자동 세분화(automatic segmentation) 기능은 엄청난 시간 절약 효과를 줍니다.
별도의 수동 점검, 고객 설문조사, 포커스 그룹 인터뷰 없이도 구독자 정보를 지속적으로 수집할 수 있기 때문입니다.
예를 들어, Typeform의 환영 이메일에서는 링크 트리거 기능을 활용해 새로운 구독자의 보유 기술과 학습 선호 방식을 파악합니다.
3. 이벤트 마케팅을 위한 원클릭 RSVP 기능
이벤트를 개최하고 있나요? MailerLite와 같은 이메일 서비스에서 제공하는 원클릭 RSVP(참석 응답) 기능을 활용하면, 구독자가 단 한 번의 클릭만으로 초대에 응답할 수 있습니다.
참석 여부를 확인하기 위해 독자를 별도의 랜딩 페이지로 이동시키는 대신, 이메일 안에서 바로 클릭하여 RSVP할 수 있습니다.
이 한 단계를 제거하면 구독자의 시간을 절약할 수 있을 뿐 아니라, 응답률도 크게 높아집니다.
아래 예시에서는 이메일 마케팅 소프트웨어 MailerLite가 이 기능을 사용해 온라인 웨비나 초대를 진행한 방식을 확인할 수 있습니다.
4. 자동 재전송 이메일
한 번 뉴스레터를 보냈다고 해서, 그것이 최대한의 효과를 발휘한다고 장담할 수는 없습니다.
뉴스레터를 발송한 시점에 독자가 오프라인일 수도 있고, 나중에 받은편지함을 열었을 때 다른 이메일들에 묻혀버릴 수도 있습니다.
오픈율을 높이는 가장 간단한 방법은? 바로 자동 재전송 캠페인(auto-resend campaign)을 설정하는 것입니다. 이 기능은 첫 번째 이메일을 열지 않은 구독자에게 자동으로 동일한 이메일을 다시 보냅니다. 이때 제목 줄을 변경하거나, 간단한 메모를 추가하거나(혹은 그대로 두거나), 발송 간격을 조정할 수도 있습니다.
아래 예시에서는 MailerLite가 이 기능을 활용한 사례를 보여줍니다. 두 번째 이메일에서는 원본 이메일 위에 간단한 후속 메시지가 삽입되어 있습니다.
5. 이메일 리스트 관리와 재참여 캠페인
구독자가 많을수록 좋을까요? 정답은 반은 맞고 반은 아닙니다.
청중을 늘리는 것은 중요하지만, 구독자 수만큼 구독자의 ‘질’도 중요합니다.
이메일 세그먼트를 활용하면 콘텐츠와 상호작용하지 않은 구독자를 확인할 수 있습니다. 이메일 발송 빈도에 따라 기간을 설정하고, 그 기간 동안 이메일을 열지 않은 사람들을 필터링하세요.
그다음, 이 비활성 구독자 그룹을 대상으로 자동 재참여 캠페인(re-engagement campaign) 워크플로우를 설정합니다. 첫 번째 이메일을 보낸 후, 짧은 시간 내에 “이메일 수신을 유지하려면 지금 확인하세요”라는 후속 이메일을 발송할 수 있습니다.
응답이 없을 경우, 워크플로우가 자동으로 비활성 구독자를 구독 취소(unsubscribe) 처리하도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 이메일 통계는 높게 유지되고, 비용은 낮게 관리할 수 있습니다.
아래 예시에서는 9 Clouds의 재참여 캠페인을 보여줍니다. 버튼을 클릭한 사람은 구독이 유지되지만, 클릭하지 않은 사람은 자동으로 리스트에서 제거됩니다.
monday.com으로 이메일 제작을 최적화하는 방법
이메일 마케팅의 생산성 향상을 한 단계 더 끌어올리고, 이메일 제작 과정을 업무자동화로 최적화하고 싶다면 시작은 아주 간단합니다. 먼저 monday.com 보드를 하나 생성하면 됩니다.
이 섹션에서는 뉴스레터 아이디어 발굴, 콘텐츠 제작, 이메일 디자인 등 다양한 프로세스를 자동화하여 효율적으로 관리하는 방법을 설명합니다.
- 먼저 monday.com의 무료 2주 체험판(신용카드 불필요)에 가입하세요.
- 온보딩 과정에서 템플릿 센터(Template Center)로 이동하게 되며, 직접 새 보드를 만들 수도 있지만 여기서는 이메일 마케팅 템플릿(Email Marketing Template)을 사용하겠습니다.
검색창에 “email”이라고 입력하면 템플릿을 빠르게 찾을 수 있습니다.
이 이메일 마케팅 템플릿에는 두 개의 탭이 포함되어 있으며,
아래 예시처럼 캠페인 아이디어 및 요청 보드에는 이미 네 가지 자동화가 설정되어 있습니다.
보드 상단 오른쪽에 있는 “Automate / 4” 버튼을 클릭하면 자동화 탭을 열 수 있습니다.
이 자동화 기능들은 다음과 같은 작업을 수행합니다:
- 요청이 승인되면, 해당 항목이 “승인됨(approved)” 그룹으로 이동하고 “캠페인 상태(campaign status)” 보드에 새 항목이 자동으로 생성됩니다.
- 요청이 승인되지 않으면, 해당 항목이 “거절됨(declined)” 그룹으로 이동합니다.
- 새로운 요청이 생성될 때마다, 보드의 모든 구독자에게 자동으로 알림이 전송됩니다.
[CTA]
이제 캠페인 상태 보드를 보면, 이미 두 가지 자동화가 추가되어 있는 것을 확인할 수 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다:
- 발송 날짜 하루 전에 캠페인 소유자에게 알림이 전송됩니다.
- 캠페인이 발송되었거나 지연된 경우, 해당 캠페인은 지정된 그룹으로 이동됩니다.
각 보드마다 맞춤형 자동화 레시피를 추가로 만들 수 있습니다. 예를 들어, 업데이트가 발생하면 특정 인원에게 알림을 보내거나, 매달 반복되는 항목을 자동으로 생성하거나, 콘텐츠 담당자에서 디자이너, 그리고 이메일 마케터로 항목을 이동시키는 등의 자동화를 설정할 수 있습니다. 가능한 조합은 무한하며, 이는 완벽한 시간 절약 도구입니다. 또한 수동으로 해야 할 일과 점검해야 할 항목이 줄어들고, 결과물의 품질은 그대로 유지되거나 오히려 향상됩니다.
어떤 자동화를 보드에 추가해야 할지 모르겠다면 걱정하지 않아도 됩니다. monday.com 보드를 사용하며 직접 반복 수행하는 작업이 무엇인지 관찰해 보세요. 대부분의 경우, 그 작업을 자동화할 수 있는 기능이 존재합니다.
자동화: 이메일 마케팅 전반의 시간 절약과 효율성 향상의 핵심 요인
구독자에게 발송하는 이메일 주기와 흐름 설정부터 콘텐츠 요청 및 일정 관리 방식까지, 자동화는 더 부드럽고 체계적인 워크플로우를 만드는 비밀 무기입니다.
강력한 이메일 마케팅 도구를 사용하면 새로운 자동화 시퀀스를 창의적이고 유연하게 시도할 수 있습니다. 여기에 monday.com 같은 강력한 프로젝트 관리 플랫폼을 결합하면, 이메일 마케팅 전체 프로세스를 하나로 통합하여 완벽하게 운영할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
1. 이메일 마케팅에서 업무 자동화는 왜 중요한가요?
이메일 마케팅에서 업무 자동화를 적용하면 반복적인 작업을 줄이고, 발송 일정, 세분화, 리포팅 등을 자동으로 관리할 수 있습니다. 이를 통해 마케터는 콘텐츠 전략과 고객 경험 개선에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.
2. 이메일 자동화가 생산성 향상에 어떻게 도움이 되나요?
자동화는 이메일 작성, 승인, 발송, 후속 메시지 관리 등 여러 단계를 자동 처리하여 작업 속도를 높이고 실수를 최소화합니다. 결과적으로 팀 전체의 생산성 향상과 캠페인 효율 극대화를 동시에 실현할 수 있습니다.
3. monday.com에서 이메일 업무 자동화를 설정하려면 어떻게 하나요?
monday.com 보드에서 이메일 마케팅 템플릿을 선택한 뒤, 자동화 탭(Automate)을 열어 알림, 승인, 반복 발송 등 원하는 규칙을 설정하면 됩니다. 맞춤형 자동화 레시피를 추가하여 뉴스레터 제작, 캠페인 관리, 고객 응답 추적까지 모두 업무 자동화를 설정할 수 있습니다.
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