プロジェクト計画は、プロジェクトを順調に進めるために不可欠です。計画書にはプロジェクトの目的を明記し、スコープ、構成、リソース、目標、成果物、スケジュールを定めます。
しっかりとした計画がなければ、プロジェクトは遅れ、予算オーバーになりがちです。
本ガイドでは、プロジェクト計画の書き方を6つのステップに分けて解説し、すぐに実行に移すために役立つ5つの monday.com のテンプレートをご紹介します。ではまずはじめに、プロジェクト計画とそのさまざまな構成要素について学んでいきましょう。
プロジェクト計画とは？
プロジェクト計画とは企業やチームが作成する公式の文書で、プロジェクト全体の目標や目的、特定のタスク、理想とする結果などをまとめたものです。
プロジェクトの目的を定めるだけでなく、以下のようなプロジェクトに関連する資料や成果物を含める必要があります：
- 主要なマイルストーンのタイムラインとガントチャート：開始日と終了日、目標とする顧客の獲得数、イベントやアプリの立ち上げ日程などを定めます。
- コミュニケーション計画：進捗状況、成果、潜在的な問題について、常に全員と情報を共有します。
- WBS（ワーク・ブレークダウン・ストラクチャ—、作業分解図）：特に、複数のチームメンバーが異なるタスクや同時進行のタスクに取り組んでいる場合は、プロジェクトプランナー（同時並行で進む複数のプロジェクトを一元管理するためのフォーマット）もあると良いでしょう。
- プロジェクト完了に必要なリソース：プロジェクト管理ツール、資金、フリーランサーの手配など、必要なことを洗い出します。
プロジェクト計画は、プロジェクトのライフサイクルを通じてアクティビティとリソースを定義し、整理し、優先順位をつけ、割り当てるための中心的なハブとしての役割を果たします。
プロジェクト計画の立て方
プロジェクト計画の策定（プロジェクトプランニング）は、プロジェクト管理ライフサイクルのフェーズ2に該当します：
- フェーズ1：プロジェクトの開始 – ビジネスニーズまたは問題、潜在的ソリューションを特定します。
- フェーズ2：プロジェクトプランニング – 特定のタスク、責任の割り当て、プロジェクトのスケジュールを作成します。
- フェーズ3：プロジェクトの実行 – リソースと連携し、スケジュールと予算を監視し、ステークホルダーへの報告を行います。
- フェーズ4：プロジェクト完了 – プロジェクト完了後に結果を見直します。
プロジェクトプランニングのフェーズでは、開始フェーズで作成したプロジェクト概要をもとに詳細なプロジェクト計画を作成します。この段階では主に、以下のようなことを行います：
- 予算の設定
- プロジェクトのスケジュールまたはタイムラインの定義
- WBS の作成
- 必要なリソースの洗い出しと可用性の確保
- 潜在的な問題の評価、その解決シナリオの計画
- プロジェクト目標、役割、期日、責任、プロジェクトのマイルストーン定義
プロジェクト計画の要素
ここからは、プロジェクト計画と、プロジェクトプランニングに含まれる他の要素との違いをご説明します。
プロジェクト計画 VS 作業計画
この2つは似ていますが、作業計画はプロジェクト計画ほど包括的ではありません。作業計画はプロジェクトチームがより小さな目標を達成するための支援に重点を置くのに対し、プロジェクト計画はプロジェクト全体の目標と目的を大まかに表したものです。
プロジェクト計画 VS プロジェクト憲章
プロジェクト憲章とは、プロジェクトの概要を示すものです。プロジェクトの存在を表明し、プロジェクトマネージャーに作業開始の権限を与える正式な短い文書で、憲章には、プロジェクトの目標、目的、リソース要件が記述されます。プロジェクト計画の前のプロジェクト開始フェーズで作成し、主要なステークホルダーに提示してプロジェクトの承認を得ます。
プロジェクト計画 VS プロジェクトスコープ
プロジェクト計画の一部として、プロジェクトの規模と境界を明確に定義する「プロジェクトスコープ」というものがあります。これを文書化するために、スコープ記述書（ステートメント）、作業分解図（WBS）、WBS ディクショナリーの3つが役立ちます。プロジェクトスコープは、プロジェクトの進捗を監視し、実績と計画を比較し、スコープ外の作業発生を回避するための参照ポイントとして活用できます。
プロジェクト計画 VS WBS
WBS とは、プロジェクトを完了するために必要なタスクを階層的にまとめたものです。大きな目標や複雑な目標を管理しやすいタスクに分解し、プロジェクト計画を実行できるようにします。WBSは、プロジェクトの範囲をフェーズ、サブプロジェクト、成果物、ワークパッケージに分解し、最終的な成果物納品に向けてのゴールを示します。
プロジェクト計画 VS アジャイル型プロジェクト
アジャイル型プロジェクトは、従来のプロジェクト計画とは真逆の手法です。従来のプロジェクト（ウォーターフォール型開発とも呼ばれる）が段階的な計画プロセスを用いるのに対し、アジャイル型プロジェクトは段階的かつ反復的なアプローチを用いてプロジェクトを進めます。アジャイル型プロジェクトはソフトウェア開発でよく用いられますが、分野を問わず活用することができます。
プロジェクト計画が重要な理由とは？
すべてのプロジェクトの3分の1以上が、「スコープクリープ（プロジェクトの要件が増加してしまうこと）」を経験すると言われています。その際、チームは当初の計画よりも多くの作業を行うことになります。このような事態の多くは、プロジェクト計画の中で予期せぬ作業の遅れや状況の変化を考慮すれば回避することができます。また、プロジェクト計画があれば、いつ問題が発生したかを簡単に特定することができ、将来のプロジェクトに備えることができます。
45％のプロジェクトが期限内に完了せず、38％のプロジェクトが予算オーバーしているというデータも発表されています。
プロジェクト計画はこのような問題を早期に特定し、支出超過や納期の遅れを回避したりするのに役立ちます。プロジェクト計画を策定することで、プロジェクトのワークフローや進捗に混乱や遅れが生じる余地がなくなるのです。
6つのステップでプロジェクト計画を作成する方法
プロジェクト計画に厳密なルールはありません。ここでは、monday.com チームがおすすめするプロジェクト計画の6つのステップについてご説明します。
1. エグゼクティブサマリーを作成する
エグゼクティブサマリーはプロジェクト計画の冒頭に記載する短い文章のことで、プロジェクトプランの重要なポイントを要約したものです。プロジェクト計画の目的を再確認し、計画の主要なポイントを強調し、プロジェクトの結果、結論、推奨事項を記述します。
プロジェクトプランの冒頭に記載するとはいえ、プランの他の部分から要点を抜き出すことになるため、実際に作成するのは最後の段階になります。
以下のように簡単な概要を1ページ以内にまとめて説明します：
- プロジェクトの目的と目標
- 選択したプロジェクトの方法論とフレームワーク
- 最終的な成果物と納品基準
- 主なスコープリスクと対策
- マイルストーンのサマリー
- プロジェクトのタイムラインとスケジュールに基づくリスクの概要
- リソースと支出の見積もり
エグゼクティブサマリーでプロジェクトの大枠をまとめて説明することで、プロジェクトの仕組みに積極的に関わっていない主要なステークホルダーにも内容をより分かりやすく伝えることができます。また、プロジェクトマネージャーはエグゼクティブサマリーを参照し、プロジェクトの主要な目標、スコープ、期待値、制限事項などをすばやく確認することができます。プロジェクトの3分の1近くが当初の目標を達成できないという現実を念頭に置き、定期的にプロジェクト計画を見直して軌道に乗せていくことが重要です。
2. プロジェクトのスコープを明確化する
プロジェクトに着手したはいいものの、やることが膨れ上がってくるのは避けたいものです。プロジェクトスコープを明確にすることで、プロジェクトの開始と終了に境界線を引き、また成果物についての期待や、リクエストを誰が承認するか、プロジェクト全体で何が承認に値するかなどを設定することができます。
また、この作業には期待に応えることに関連する潜在的なリスクをざっくりと洗い出し、それらを軽減するための対応策を提示することも含まれます。それぞれのリスクを追跡する責任者も、あわせて正確に特定しておきましょう。
このステップを踏むことで、スコープクリープ、つまりプロジェクトのライフサイクルの中で、プロジェクトの要件が増加するという事態を防ぐことができます。組織から「プロジェクトの34％がスコープクリープを経験している」という不満が上がることもありますが、ほとんど、または常に毎回スコープ記述書を作成する努力をしている組織は52％に過ぎません。
3. プロジェクトの構造を設計する
プロジェクトを導くために使用できるフレームワークはいくつか存在しますが、これはワークフローの組み立てや、成果物の作成・割り当ての方法にも関わってきます。
例えば、ウォーターフォールフレームワークを使用している場合、事前にすべてを計画し、開発の各段階を順次進め、専門のタスクオーナーが決められた時間に仕事を実行します。
プロジェクト構造内に依存関係を作りすぎると、成功に悪影響を及ぼす可能性があるため注意してください。そのため、チームが自律的に作業して成果物をタイムリーに完成できるような方法を模索する必要があります。秩序を維持するだけでなく、ボトルネックを防ぐために必要な承認者の数を考慮するのも良いでしょう。
プロジェクトをより質の高い成功に導くためには、何よりも、チームの知識共有の時間を設定することが重要です。共同作業が進めやすい環境づくりに向けて、採用したいコミュニケーション構造をメモしておきましょう。
4. 利用可能なプロジェクトリソースを確認する
次に、このプロジェクトに利用できるリソースを明確にします。
- チーム
- 時間
- 予算
- テクノロジー
- 物理的リソース
この段階で重要なのは、リソース管理を担当する人やプロジェクトマネージャーが「このプロジェクトを進めるために何が必要なのか」を正確に判断する必要があるということです。さもなければ、間違った材料でケーキを焼くのと同じ状態になってしまいます。
例えば、チームに適した高度なスキルを持つ人材がいれば、プロジェクトは30％成功しやすくなります。しかし、3分の1の人は、自分のチームがプロジェクトに適したスキルをすべて持っているとは考えておらず、これが失敗の原因となります。
チームメンバーの数も重要です。仕事の量と人員の比率が悪ければ、効率も質も低下します。期待に応えるためにリソースを効果的に割り当てたければ、リソースの制限について現実的に考える必要があります。
具体的には、人手不足であればタイムスケールを調整したり、より専門的な機材が必要であれば予算を増やしたりといった対応が考えられます。
5. プロジェクトのタイムラインを綿密に計画する
プロジェクト計画にタイムフレームを導入している組織は成功する可能性が高くなります。それにもかかわらず、52％のプロジェクトは常にベースラインスケジュールを設定しているわけではありません。そのためか、45％の組織が、期限内にプロジェクトを成功させることはほとんどない、あるいは全くないと答えています。
プロジェクトプランにはプロジェクトスケジュールのセクションを追加しておくと良いでしょう。この部分でいつ納品するのか、どのようにプロジェクトのタイムラインを守るのか、という期待値を設定します。
6. プロジェクトの変更点を管理する
プロジェクトを回している最中に発生する課題トップ3に入るのが「変更管理」です。変更管理計画をしっかりと立てていないと、チームは予定外の変更が発生したときに何をすべきか分からなくなります。動的な変更管理計画を立てて、予期せぬ変更が発生した場合に従うべき手順と連絡先などを要約しておくと良いでしょう。
重要なのは、変更管理ツールを導入することです。monday work management は、計画からモニタリング、レポート、リソース管理まで、プロジェクトのライフサイクルのあらゆる部分を管理できる柔軟性を備えています。豊富に揃ったテンプレートをご覧いただき、ぜひチームに合うフォーマットを見つけてください。
理想的なプロジェクト計画作成に役立つ monday.com のテンプレート5選
monday.com はプロジェクト計画の各セクションを可視化するのに役立つテンプレートを豊富に取り揃えているため、簡単に使い始めることができます。以下では、プロジェクトプランニングを進めるのに役立つプロジェクト計画テンプレートを5つご紹介します。
1. プロジェクト計画テンプレート
最もベーシックなのがプロジェクト計画テンプレートです。
monday.com のテンプレートを使用すると、期間を設定してサブプロジェクトを構成し、各フェーズに責任者を割り当てることができます。それぞれの要素を色分けして分かりやすく可視化できるのもポイントです。
各プロジェクトに優先順位をつけ、さらに、いつまでに成果物ができるかを示すタイムラインを表示できます。
2. リソース管理テンプレート
リソース管理を行うことで、チームはタスク、プロジェクト、プロセスを効率的に実行し、大規模な共通目標を達成することができます。
リソースを個人に割り当てたり、タイムスケールを付けたりすることで、スタッフがどのフェーズでどのリソースを担当するかを把握できます。場所を追加すれば、チームがある段階から次の段階へ移行する際に、リソースをどこで引き渡せばよいかを簡単に確認することができます。なお、これらの情報はモバイルアプリでも確認できます。
仕事量ビューを使用してチームの時間を積極的に管理し、チーム内の各ユーザーの仕事量とスキルの概要を把握します。
3. プロジェクトコスト管理テンプレート
一か所ですべてのコストを確認することができると、予算計画がはるかに簡単になります。
monday.com のプロジェクトコスト管理テンプレートを活用して、これらのデータを視覚化してみましょう。
各サブプロジェクトを追加し、予想コストを計画し、合計を各部門に割り当てます。この文書は、必要な予算を見積もり、承認されたプロジェクト予算を記録するために役立てることができます。その後、ダッシュボードやレポートを使用して、情報をカラフルに見やすく表示することも可能です。
4. プロジェクトタイムラインテンプレート
プロジェクトタイムラインテンプレートは、スケジュール管理に最適です。
このダッシュボードは、かんばんフレームワークで作業している場合にはあまりそぐわないかもしれませんが、ウォーターフォールやスクラムのフレームワークで作業している場合には理想的な形式となっています。
ウォーターフォール型のプロジェクトの場合はマイルストーンを追加し、タイムラインを添付し、各マイルストーンのタスクを完了するために設定された作業日数を割り当てます。
各フェーズのチームリーダーをタグ付けすることで、プロジェクトマネージャーは、誰がどのマイルストーンに責任を持つのかを把握できます。
プロジェクト実行中、チームはステータスバーを使って進捗を追跡することができます。また、各アイテムをクリックして各マイルストーンにアップデートを追加し、チーム間の共同作業を促進することもできます。
スクラム型のプロジェクトの場合、スプリントごとにダッシュボードを整理し、具体的なタスクが決まるたびに追加していくことができます。
5. プログラムリスク登録テンプレート
プログラムリスク登録テンプレートを使うと、全プロジェクトスコープとスケジュールリスクを可視化することができます。
色分けされたステータスバーを使って、プロジェクトスコープとスケジュールのリスクステータス、リスクの確率と影響を示します。
リスクを分類し、リスクオーナーを追加し、緩和策を提案することもできます。そうすることで、これらのリスクが実際の不具合に発展し始めた場合に、他のプロジェクトチームのメンバーが何をすべきか確認できるようになるのです。
適切なツールでプロジェクト管理計画を最適化
プロジェクト計画は、チームで成功を掴むための核となる存在です。
非常に細かく、複雑なものではありますが、プロジェクト計画の作成・管理はそこまで難しいものではありません。monday.com にあらかじめ用意されたテンプレートを使えば、プランの各セクションを細分化しながらすべてをリアルタイムで監視することができます。
monday work management ならプロジェクトプランニングに関わるすべての資料を一元管理し、プロジェクトを限りなくスムーズに進めることができます。ぜひ一度お試しください。
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