ワークフロー管理をはじめるための4つのヒント

イテレーションのプランニングが完了しても、すでに多くのタスクに追われているという人は少なくないでしょう。それぞれの作業依頼がその前のものよりも緊急性が高いようであれば、ワークフロー管理を一度見直すべきかもしれません。

ご存知かもしれませんが、あなたのチームが取り組むすべてのプロジェクトには「ワークフロー」があります。

優れたマネージャーは、チームメンバーが道を踏み外さず、スムーズに仕事ができるように仕事の流れを調整し、手配することができます。この記事では、ワークフローおよびワークフロー管理の定義、ワークフロー管理が重要な理由、そしてチームのコラボレーションとプロジェクトのアウトプットを向上させる4つのワークフローのヒントをご紹介します。

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ワークフローの定義

ワークフローとは、基本的に課題やプロジェクトを完了させるために必要なアクションやタスクの集合体を指します。

ワークフローとは、課題やプロジェクトを完了させるために必要となる一連のアクションやタスクのことです。

ワークフローはレシピの材料のようなものだと考えてください。おいしく仕上げるには、レシピ（プロジェクト）に何が入っているのかを知る必要があります。しかし、プロジェクトを完了させるためにタスクリストに頼るばかりではいけません。また、すべてをどのように終わらせるかの指示（計画）も必要です。

ワークフローがレシピの材料だとすれば、ワークフロー管理は指示書のセットです。

ワークフローの管理がうまくいけば、プロジェクトはより良いものになります。

ワークフロー管理とは？

ワークフロー管理は、チームのタスクを整理、文書化、追跡、最適化し、可能な限りスムーズかつ効果的に目指す結果を生み出すことを目的としています。本来、ワークフロー管理では次のような内容を計画し、メンバーに作業を委任します。

やるべき作業の内容
期日
方法
担当者

さて、上記のような細部まで作り込まれたプロジェクトがあるとします。このプロジェクトを、誰も管理せず、どう進めていくかの方法も提供されないまま実施できるでしょうか？やっつけ仕事はできるかもしれませんが、かなり難易度が高いことでしょう。

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ワークフロー管理はなぜ重要？

前述したように、組織的なシステムがなくても仕事自体はできます。しかし、ワークフロー管理のような組織的なアプローチにより、チームの作業はより効率的になり、モチベーションも上がります。チームで一致団結して目標に向かうことができるというメリットもあります。

上記のリストにあるような重要な検討事項をいくつか文書化することで、チーム作業の明確さと精度も向上します。同時に、何を、どのように、誰が完成させる必要があるのかを関係者全員に共有できます。

また、ワークフローを管理することで、チーム内にオーナーシップ、透明性、説明責任を持たせることができます。いつ、何を、どのようにすればいいのかがわかれば、メンバーはすぐに行動に移し、必要なことを実行できます。ワークフロー管理でチームに必要なものすべてを提供して仕事を委任すれば、管理者はマイクロマネジメントを行う必要がありません。

また、プロセスが破綻したり、改善が必要になったりした場合も、チームリーダーは文書化されたワークフロー管理戦略を簡単に参照し、すぐに調整・最適化することができます。

ワークフローがなぜ重要なのかはご理解いただけましたか？ここからは、ワークフローを管理するための秘訣をお伝えします。

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今すぐ使えるワークフロー管理の4つのヒントとコツ

さて、ワークフロー管理の次のステップに進む準備ができたところで、効率的な管理のためのヒントをいくつかお伝えします。

1.すべてを文書化する

ワークフローをコントロールするには、まずタスクやプロジェクトを文書化し、すべての To-Do を記録することから始めます。ワークフローを文書化する際に、まず最も重要なのは、次のような具体的な内容を組み込むことです。

プロジェクト / タスクの担当者は？タスクオーナーは複数いるのか？オーナー間で考慮すべきボトルネックや依存関係はないか？
厳しい納期設定やイテレーションは必要か？

ワークフローのドキュメントをさらに充実させれば、ベストプラクティス、便利なテンプレートやリソースなど、タスクに関する情報を追加し、チームの作業完了に役立てることができます。企業によっては、以下のようなワークフロー管理システムを使用してワークフローを文書化している場合もありますが、これについては後ほど詳しく説明します。

すべてのワークフローを文書化したら、チーム全員が定期的にアクセスできるようにします。こうしておけば、メンバーがワークフローの一部を完了する際に重要な情報を参照することができます。

2.依存関係を考慮する

チームと一緒にワークフローの文書化を始めたら、タスクとそれを遂行するチームメンバーの関係や依存関係を検討し始めるとよいでしょう。

ワークフローには、順序を気にせず（あるいは少なくともいくつかの段階を経て）完了できる一連のタスクが含まれることがあります。また、すべてを特定の順序で実施し、あるステップから次のステップに「運ぶ」必要があるアセットも存在します。

これを「依存関係」といいます。つまり、ワークフローのある段階は、他の段階が終了するまで「開始」できず、同時に作業することもできないのです。また、このような依存関係がある場合、スケジュールやリソースの活動に影響を与えるため注意が必要です。たとえば、依存関係を書き出すと次のようになります。

3.定期的に見直しと調整を行う

新しいプロジェクトの受注、規模の拡大・縮小、新しいツールの使用開始など、状況に応じてチームの働き方はさまざまな形で変化します。

つまり、手順や計画、メンバーの変更に応じて、ワークフローも更新しなければなりません。細部にわたってドキュメントを微調整し、編集する必要はありませんが、あまりに古くなりすぎて、チームメンバーがドキュメントをガイドとして使えなくなるのは困ります。

四半期ごとにワークフローの監査を行い、現在のワークフローと必要な更新、変更、最適化についてチームと話し合うことで良い目標を定めることができます。

4.作業を繰り返す

ワークフローを最適化したら、それに従ってどんどん仕事を進めましょう！チームメンバー、タスク、プロジェクト、依存関係などを追加しながら、仕事をスムーズに管理できるようになるまでこのプロセスを何度も繰り返していきます。最終的には、ワークフローを調整して実行することが自然になり、チームはより少ないリソースでより多くの成果を上げることができるようになります。

さて、ここまでワークフロー管理のメリットをご紹介してきましたが、複数のプロジェクトを同時に進行する企業にとって、ある施策で失敗しないようにするためのもうひとつのソリューションがあります。

【おまけ】ワークフロー管理システムの活用方法

ワークフローを上手に管理すれば、さまざまな可能性が開けてきます。しかし、成果を上げ、リソースを最大限に活用し、チームを満足させるためには、まず使用するワークフロー管理システムを検討することが重要です。

ワークフロー管理システムとは、ビジネスプロセスを合理化し、最大限の効率化を図るためのソフトウェアです。仕事を円滑に進めるためには、メモ帳などの方法ではなく、アジャイルワークフローマネジメントシステムに移行することが一番です。

このようなソフトウェアの選択肢はたくさんあります。そこで、強力なワークフロー管理ソフトウェアを構成するいくつかの要素を挙げて、ニーズに合ったものを選んでいただくためのヒントをご紹介します。以下をご覧ください（順不同）。

ワークフロー自動化：タスクの完了をチームメンバー全員に通知するなどの煩雑な作業を自動化できれば、時間を無駄にする必要はありません。ワークフロー管理ソフトウェアは、自動化を実現するだけでなく、さまざまなニーズに合わせて新しいワークフローを完全にカスタマイズすることで、作業全体をこれまでにないほど効率化します。

たとえば、人事部は採用プロセスにおけるメールを自動化することで、入社希望者の審査により多くの時間を割くことができます。マーケティングコンテンツライターも、作品を提出して承認を依頼したり、編集の準備ができたことをエディターに知らせるために自動化機能を使用することができます。エディターは自分の作業が終わると、自動化を使って、さらに編集が必要なのか、準備完了なのかをライターに知らせることができます。

コラボレーション & コミュニケーションチャンネル：ワークフロー管理ソフトウェアを活用すれば、チームはリアルタイムでコラボレーションとコミュニケーションを行うことができます。これがあるかないかで、複数のプロジェクトが進行している成長中のチームにとって大きな違いが生まれます。ワークフロー管理ソフトウェアを使用すれば、延々と続くメールのやり取りや絶え間ない Zoom 会議に頼ることなく、コミュニケーションを簡素化し、全員の認識を常に合わせることができます。

高機能のワークフロー管理ソフトは Slack などのチャットアプリと連携できるため、Slack 上で新規案件の作成や既存案件のアップデートなどを残すことが可能です。これにより、重要な会話をアクションアイテムに変換し、プラットフォーム間での混乱や行き違いを減らすことができます。

さらに、ワークフロー管理ソフトウェアではプロジェクトのタスク自体に同僚をタグ付けすることができるため、より多くのコンテキストを提供し、余分な会議を行う必要性を払拭します。

多様な表示オプション：ワークフローやプロセスを To-Do リストで視覚化したい場合があるかもしれません。また、ガントチャートの方が理にかなっている場合もあるでしょう。ワークフロー管理ソフトを活用すれば、ユーザーは自分のスタイルに合ったビューを使用できます。最も堅牢なワークフロー管理システムでは、チームが複数のビューを同時に使用し、その場で変更することができます。

たとえば、マーケティングチームが営業部門と連携して競合他社に対応する資料を作成する場合、共有ワークスペースを設けて進捗状況を確認することができます。マーケティングチームは、どのライターがどの資料を取っているかを示すかんばんボードと、進捗状況を評価するための棒グラフを使用するとよいでしょう。

セールスチームの場合、どの競合に焦点を当てるかを追跡する表、既存の資料と競合のメモのリスト、チームのメンバーがマーケティングチームと共同で資料を作成したかどうかなどの情報があれば便利かもしれません。同じボード上で、両チームはすべてのビューにアクセスでき、プロジェクトの全体像を把握するために複数のビューを同時に使用することも可能です。

さて、上記のような大規模なプロジェクトを、重要な文書、タスク管理、担当者の割り当て、プロジェクトビューの表示といった便利な機能なしでうまく管理できるでしょうか？こういった機能を一箇所で使うことができれば、スムーズに仕事が進みますよね？