Pour quasiment tous les changements que les organisations, équipes et bureaux ont effectués depuis le début de la pandémie de COVID-19, transition au télétravail ou mise en place de mesures de distanciation sociale au bureau, il n’existe absolument aucun précédent pour savoir comment procéder efficacement.
Première règle : avant même de rouvrir ses portes, votre organisation doit suivre les instructions et restrictions gouvernementales du pays. Le choix du bon moment pour la réouverture des bureaux est laissé à l’appréciation de chaque entreprise, toutefois, avant même de prendre cette décision, un minimum de planification s’impose.
Afin de faciliter la gestion de cette période délicate, nous avons créé neuf modèles qui pourront vous aider à planifier votre transition.
Sondage sur l’état d’esprit des employés
Avant de pouvoir lancer votre plan de retour dans la sérénité, il est essentiel de connaître l’opinion de vos collaborateurs sur ce retour au bureau. Ce sondage anonyme sur l’état d’esprit des employés vous aidera à savoir comment votre équipe perçoit le retour au bureau, quels seraient ses besoins et la manière dont votre organisation peut faciliter cette transition.
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Stratégie de retour au travail COVID 2020
Une fois que vous savez comment votre équipe perçoit ce retour au bureau et comment vous pouvez lui faciliter la tâche, il est temps de définir votre stratégie. Ce modèle de stratégie de retour au travail COVID vous aidera à définir toutes les étapes nécessaires pour la réouverture des locaux, à attribuer des responsabilités et à fixer des délais raisonnables pour que tout se déroule bien.
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Plan de réouverture
Que vous envisagiez d’ouvrir dans une semaine, un mois ou que la date ne soit pas encore arrêtée, ce modèle vous aidera à définir des étapes claires pour la réouverture de vos bureaux. Grâce aux dépendances, vous serez informé dès qu’une tâche est terminée afin de pouvoir passer à l’étape suivante.
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Inscription des employés au bureau dans le cadre de la distanciation sociale
Donnez à vos collaborateurs la possibilité de s’inscrire eux-mêmes pour venir au bureau. Mettez en place une organisation par équipes et comptez automatiquement le nombre de personnes inscrites pour vous assurer qu’il ne dépasse pas le seuil autorisé. En filtrant par jour ou par employé, vous verrez qui sera au bureau quel jour. Cela vous permettra de coordonner les réunions et d’organiser vos horaires de fonctionnement pour un maximum d’efficacité.
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Roulements du personnel
Une fois les portes du bureau rouvertes, il est important de contrôler qui vient et quand afin de veiller à ce qu’il y ait suffisamment d’espace pour respecter les règles de distanciation sociale. Faites en sorte que chaque membre d’équipe sache clairement quand il doit être au bureau. Planifiez par membre d’équipe, service et demandes spécifiques. Grâce aux automatisations, chaque employé recevra son emploi du temps un jour avant le début de la semaine. Les graphiques vous permettront de vérifier en un coup d’œil que votre planning respecte le nombre maximum d’employés autorisé et de procéder rapidement aux ajustements nécessaires.
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Planning hebdomadaire dans le cadre de la distanciation sociale
Le planning hebdomadaire dans le cadre de la distanciation sociale vous offre une autre manière de réguler le flux des employés pour respecter les règles de distanciation sociale. En associant un statut à chaque jour de la semaine et un élément à chaque employé, vous savez en un coup d’œil qui sera présent quel jour. Les « Jours de présence au bureau sur la semaine » seront automatiquement ajustés en fonction du nombre de jours que chaque employé doit planifier pour que votre planning soit équilibré.
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Pauses déjeuner
De retour au bureau, tout le monde sera ravi de se retrouver enfin à l’heure du déjeuner. Ce modèle Pauses déjeuner a été conçu pour que chacun puisse profiter de ce moment de convivialité sans mettre en danger sa santé, en permettant d’organiser clairement et simplement des roulements dans l’espace dédié à ce moment.
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Demandes de fournitures pour le bureau
Pour ce retour au bureau, il peut être nécessaire de commander de nouvelles fournitures, inhabituelles auparavant – désinfectant pour les mains, mouchoirs en papier, masques ou toute autre chose pouvant rassurer vos collaborateurs. Ce modèle de demande de fournitures pour le bureau permet aux membres d’équipe de soumettre des demandes et de suivre leur avancement en toute clarté. De la date de la demande jusqu’à la notification de fin, en passant par l’équipe en charge de l’exécution, vous pouvez gérer toutes les demandes !
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Enquête client
Le retour au travail n’implique pas seulement la préparation de vos locaux et de votre équipe. Pour mieux vivre les prochains mois, vous devez obligatoirement savoir comment se sentent vos clients. Cette enquête client vous permettra de connaître les préférences de vos clients en matière de distanciation sociale, la façon dont ils souhaitent réduire le risque d’affluence, les mesures de sécurité importantes à leurs yeux, ainsi que d’autres points essentiels qui vous aideront à fournir le meilleur service à vos clients.
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Face à cette situation inédite, de nombreuses équipes se sentent quelque peu désemparées. Néanmoins, en prenant soin de notre entourage, en restant attentif aux réglementations en matière de santé et de sécurité et en gardant une communication d’équipe organisée et transparente, nous pouvons tous commencer à reconstruire ensemble.
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