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Tu guía de inicio rápido para la estructura de desglose de trabajo

Tu guía de inicio rápido para la estructura de desglose de trabajo

Estructura de desglose de trabajo

Todos en monday.com

La Estructura de desglose de trabajo (EDT) es un sistema de organización para la gestión de proyectos. Es un método específico para desglosar objetivos grandes o complicados en objetivos que se puedan manejar.

La EDT es para gerentes de proyectos que desean planificar, programar y presupuestar para cada componente de su proyecto de manera completa pero no demasiado detallada, fácil de rastrear y de seguir durante la duración del proyecto, y hace que sea sencillo comunicar sus progresos y necesidades.

Estructura de desglose de trabajo (Work Breakdown Structure)

Si deseas aprender todo lo que hay que saber sobre la EDT, el Project Management Institute (PMI) tiene horas, días y semanas de información para ti. Puedes comenzar con el casi libro oficial de EDT que cuesta sesenta y tres dólares y, para ser completamente honestos, es un poco denso. Por ejemplo, compara la definición anterior con la definición del libro a continuación.

“Una EDT es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los elementos a entregar necesarios”.

¿El libro es más detallado, descriptivo y preciso que este artículo? Sí.

¿El libro es una lectura rápida que se puede implementar de inmediato para ese proyecto que tienes que gestionar en este momento? No, para nada.

En ocasiones, es mejor comenzar con la guía de inicio rápido en lugar de hacerlo con el manual de usuario completo. Para eso es este artículo.

Si necesitas una introducción rápida a la EDT antes de sumergirte en una literatura más intensa, si estás buscando desesperadamente una forma de poner en orden tu caos o te encuentras en un punto intermedio, este artículo te ayudará a comprender qué es la EDT, por qué deberías usarla y cómo hacerlo.

Un ejemplo simple de la estructura de desglose de trabajo

Los gerentes de proyectos en casi cualquier campo pueden usar la EDT para lograr sus objetivos, pero para los fines de este artículo, usaremos un ejemplo universal.

La mudanza.

La mayoría de los que estamos leyendo este artículo nos hemos mudado de un hogar a otro. Es estresante. Hay muchos tipos diferentes de tareas que hay que realizar para lograr una mudanza exitosa, y una vez que termina, debes haber dejado por completo un lugar y estar completamente instalado en otro. Cuando se enumeran las tareas que se deben completar para pasar de un alquiler a otro, la lista es larga y abrumadora:

  • Conseguir un lugar nuevo para vivir.
  • Presentar una solicitud y una tasa.
  • Pagar un depósito.
  • Firmar un alquiler.
  • Notificar a tu arrendador que te mudarás.
  • Organizar una fiesta de despedida.
  • Transferir tu seguro de inquilino.
  • Dar de alta los servicios en tu nuevo hogar.
  • Dar de baja los servicios en tu hogar actual.
  • Cambiar tu dirección de correo y remitir tu correo.
  • Asegurar un medio de transporte para mudar tus pertenencias.
  • Empacar todo, desarmar los muebles.
  • Obligar a tus amigos para que te ayuden a mover todas tus pertenencias a un camión de mudanzas.
  • Reparar paredes, pintar y limpiar.
  • Entregar tus llaves viejas.
  • Recoger tus llaves nuevas.
  • Poner todo en tu casa nueva.
  • Desempacar.

Quizás estés pensando: “Espera, ¡hay mucho más!” o “Algunas de esas tareas tienen varias partes” y estás en lo cierto. Esta lista de verificación es larga, está desorganizada y no cubre todo lo que tiene que pasar, ni siquiera se acerca.

Escribir todas y cada una de las tareas en una lista de verificación es una forma concisa de asegurarse de que no quede nada por hacer. Sin embargo, una lista por sí sola no tendrá en cuenta la dependencia entre tareas, cuánto trabajo y recursos se necesitan para cada tarea y, en consecuencia, no da una idea clara de la totalidad del proyecto.

Una EDT es una forma de resolver estos problemas. Repasaremos una por una las mejores prácticas para crear una EDT en la gestión de proyectos, desglosados por la forma en que cada uno organiza mejor su proyecto.

La gestión de proyectos EDT tiene que ver con la jerarquía

Vuelve a pensar en la lista de verificación de la mudanza. Algunas de estas tareas dependen de otras, lo cual significa que no se pueden completar hasta que otras tareas se hayan completado primero. Por ejemplo, es probable que cargues tus muebles en el camión de mudanza antes de entregar las llaves, por lo tanto, entregar las llaves depende de haber vaciado el departamento.

Estas dependencias comenzarán a dar forma a una jerarquía de tareas. Sin embargo, las dependencias no son el único factor a tener en cuenta.

Supongamos que debes escribir tu lista de verificación de la mudanza de acuerdo con el orden de las dependencias. Cargar el camión de mudanza vendría antes de entregar las llaves, pero ¿cuándo debes dar de alta los servicios públicos en el departamento nuevo? ¿Eso vendría antes o después de entregar las llaves? ¿O qué tal simultáneamente?

Una EDT organizará el trabajo en una jerarquía de dos a cuatro niveles considerando ambas dependencias entre tareas y partes simultáneas.

Los elementos de primer nivel son los objetivos mayores, y dentro de cada objetivo mayor, se agrupa un segundo nivel de tareas dependientes. Esta jerarquía puede continuar tanto como sea necesario.

En el ejemplo de la mudanza, el primer nivel de tareas podría ser el siguiente:

    1. Asegurar un departamento nuevo.
    2. Mudar las pertenencias.
    3. Cerrar el departamento viejo.

Debajo de cada uno de estos elementos del primer nivel, podemos organizar sus tareas dependientes.

    1. Asegurar un departamento nuevo.
      1. Pagar el depósito.
      2. Firmar el alquiler.
          1. Presentar la solicitud y los documentos relacionados.
      3. Dar de alta los servicios.
        1. Comenzar a remitir el correo.
        2. Llamar a la empresa de electricidad
    2. Mudar las pertenencias.
    3. Cerrar el departamento viejo.

    Así es como comienzas a crear una EDT, pero no es el final de la EDT. Todavía hay algunos factores esenciales que hacen que este sistema funcione.

    Enumera los elementos a entregar y no acciones

    Si estás familiarizado con la EDT, es posible que hayas notado un error en la jerarquía anterior: cada elemento se enumeró con verbos.
    Es común pensar en las listas de tareas como acciones, “hacer esto” y “hacer lo otro”.

    La EDT es diferente. En lugar de imponer un método o proceso, una EDT se describe en elementos a entregar. Mira cómo esto cambia nuestra lista.

    1. Asegurar un departamento nuevo.1. Departamento nuevo asegurado.
    2. Mudar las pertenencias.2. Pertenencias mudadas
    3. Cerrar el departamento viejo.3. Departamento viejo cerrado.

     

    Un elemento a entregar es cualquier producto, servicio o logro de objetivos específicos o el cumplimiento de metas. Es la razón por la que haces algo, no la forma en que lo haces.

    Al enumerar los elementos a entregar en lugar de las acciones, obtienes más flexibilidad en el proceso de cómo se realiza cada tarea. En un entorno tradicional de gestión de proyectos, esto permite que tu equipo sea más ágil y te libera de la microgestión. Como gerente del proyecto, es más importante mudar los muebles que planificar exactamente cómo se cargan en el camión. Esto significa que los amigos que te ayudarán a mudarte podrán decidir cómo hacer un tetris con tus pertenencias, y tú tendrás más tiempo para gestionar el panorama general.

    En ocasiones, es posible que desees incluir notas sobre cómo concretar cada elemento a entregar. Cuando se necesiten notas, inclúyelas en lo que se llama un “paquete de trabajo” adjunto al elemento a entregar correspondiente. El paquete de trabajo debe estar fácilmente disponible en un archivo adjunto, enlace o página complementaria, pero no necesariamente visible cuando consultas tu EDT.

    Para el elemento a entregar de cargar el camión, el paquete de trabajo puede incluir notas sobre lo que es frágil, las instrucciones para conducir hacia tu departamento nuevo y el código para abrir la puerta.

    Una EDT debe totalizar el 100 % de tu presupuesto y recursos

    Cuando comienzas a organizar tu lista de tareas de acuerdo con la jerarquía de los elementos a entregar, asegúrate de que cada elemento sea mutuamente exclusivo. No debe haber superposición entre un elemento a entregar y otro.

    Estos límites evitan el trabajo duplicado y permiten asignar recursos de manera sencilla.
    Durante el proceso de planificación, es probable que sepas cuántas personas hay en tu equipo, cuál es tu presupuesto, etc. Estos recursos se dividen entre los elementos a entregar mutuamente excluyentes y, en conjunto, deben ser iguales al 100 %.

    1. Departamento nuevo asegurado.20 % Tiempo y esfuerzo$1000
    2.Pertenencias mudadas70 % Tiempo y esfuerzo$300
    3.Departamento viejo cerrado.10 % Tiempo y esfuerzo$150

    La división de recursos debe reflejar la jerarquía, por lo que cada nivel se completa al 100 % con los elementos a entregar que se encuentran dentro de dicho nivel. Observa cómo el segundo nivel en la jerarquía suma el 100 % de los recursos asignados a “Pertenencias mudadas”.

    1. Departamento nuevo asegurado20% Tiempo y esfuerzo$1000
    2. Pertenencias mudadas 70% Tiempo y esfuerzo$300
      2.a. Departamento viejo desalojado  35% Tiempo y esfuerzo  $50
      2.b. Camión empacado  30% Tiempo y esfuerzo  $175
      2.c. Camión desempacado  30% Tiempo y esfuerzo  $25
      2.d. Agradecerle a los amigos  5% Tiempo y esfuerzo  $50
    3. Departamento viejo cerrado10% Tiempo y esfuerzo$150

    Por último, una buena EDT es visual

    Hasta ahora, hemos tomado una lista de verificación estándar y la hemos convertido en una sofisticada jerarquía de elementos a entregar. Pero todavía hay un paso más que puede hacer que tu vida como gerente de proyectos sea muy simple.

    Haz que tu EDT sea visual.

    Antes de entrar en los detalles sobre cómo hacerlo, tómate un momento para considerar la importancia de las imágenes en la comunicación. Es mucho más fácil entender la información cuando se representa en una imagen que en palabras.

    Volviendo a nuestro ejemplo de la mudanza, supongamos que has comprado todos los materiales y las herramientas que necesitas para reparar algunos agujeros de clavos que quedaron en tus paredes. Las instrucciones escritas seguramente te brindarán los detalles que necesitas, pero algunas imágenes que muestren cómo reparar la pared serán mucho más intuitivas y fáciles de entender.

    Si deseas lograr esta misma facilidad de comunicación en la gestión de proyectos, toma la sofisticada jerarquía de los elementos a entregar y hazla visual. Coloca cada elemento a entregar mutuamente excluyente en un cuadro, ubica los cuadros a medida que se relacionan en la jerarquía, conecta las variables dependientes y aplica un esquema de código de colores que llame la atención en los lugares donde se necesita atención.

    Una EDT es visual para facilitar tu gestión del proyecto, así como la comunicación del equipo.

    Imagínate mirando la distribución de los elementos a entregar para mudarte a tu departamento nuevo con un esquema de colores simple que muestra que los elementos terminados están en verdes, los elementos pendientes están en amarillo, los elementos para los que necesitas ayuda están en rojo y los elementos con los que aún no has comenzado están en gris.

    1. Departamento nuevo asegurado20% Tiempo y esfuerzo$1000
    2. Pertenencias mudadas.70% Tiempo y esfuerzo$300
    3. Departamento viejo desalojado 10% Tiempo y esfuerzo$150
      3.a. Paredes arregladas  10% Tiempo y esfuerzo  $10
      3.b. Paredes pintadas  40% Tiempo y esfuerzo  $100
      3.c. Departamento limpio  45% Tiempo y esfuerzo  $40
      3.d. Llaves del departamento viejo devueltas  5% Tiempo y esfuerzo  $0

     

    Es probable que ocurran dificultades inesperadas, pero con una EDT, inmediatamente queda claro qué elemento a entregar está retrasando el proyecto. En este caso, tal vez la pintura era del color incorrecto y necesitas cambiarla por la correcta. Al marcar el elemento a entregar en rojo, tú y tu equipo pueden ver que la limpieza del departamento y la entrega de las llaves pueden retrasarse.

    Compara esto con nuestra desorganizada lista de verificación original y podrás ver que el valor de la EDT se concentra en el hecho de que es visual. Esto, respaldado con una estructura jerárquica, descrita en elementos a entregar, con el 100 % del proyecto contabilizado, la convierte en una de las mejores formas para planificar y administrar cualquier proyecto complejo.

    Con esto deberías tener suficiente información para diseñar tu EDT. ¡Felicitaciones, ya estás listo para comenzar!

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