Es posible que hayas guardado tus cargadores y vuelto a casa para establecerte allí durante el futuro cercano, y no estás solo. Quizás ya trabajas desde casa la mayoría de los días o eres parte de la migración reciente al trabajo remoto.
El trabajo remoto significa que tu equipo puede estar distribuido, pero tu productividad no tiene por qué estarlo. Cambiar a una política de trabajo desde casa significa que tú y tu equipo definirán una rutina nueva del espacio de trabajo. Gestiono un equipo de Éxito del cliente en monday.com que siempre ha funcionado de forma remota, y tengo un resumen de nuestras mejores prácticas y de qué necesitas si quieres preparar a tu equipo para el éxito.
¿Cómo puedes planificar para lograr el éxito?
Un poco de planificación anticipada, incluso cuando no tienes mucho tiempo, será una gran ayuda para todos a largo plazo. Puedes dividir la planificación en dos categorías: comunicaciones y operaciones. Ambos son ingredientes importantes que contribuyen al éxito de un equipo remoto porque superan dos desafíos clave del trabajo remoto: 1) mantener a todos alineados, incluso cuando no están físicamente presentes; 2) asegurarse de que todos tengan las herramientas y la configuración necesarias para realizar el trabajo.
Encuentra las herramientas digitales adecuadas para tus necesidades comunicacionales
Esta puede ser la primera vez que tú o tu equipo cambien a herramientas digitales como su forma principal de comunicación. Hay muchas herramientas que permitirán el funcionamiento de tu flujos de trabajo y definir qué herramientas están destinadas a cada tipo de comunicación te ahorrará tiempo e inconvenientes a largo plazo.
Los equipos remotos exitosos se comunican de manera efectiva y frecuente. Rara vez habrá dudas o malentendidos entre los miembros de tu equipo con el buen uso de una comunicación clara (a menudo, escrita), herramientas facilitadoras y canales abiertos para abordar preguntas persistentes. Debido a la dependencia de las herramientas de comunicación para colaborar, los miembros remotos del equipo son excelentes comunicadores y valoran este importante hábito.
Aquí te muestro cómo comenzar con tus comunicaciones internas:
- Crea un espacio de comunicación y define tu cadencia para las actualizaciones. Por ejemplo, nuestro equipo usa Slack para preguntas y respuestas rápidas con los miembros del equipo y la comunicación más informal (también conocida como mandar memes). Usamos monday.com para planificar nuestros proyectos, asignar responsabilidades y comunicarnos en contexto. Usamos Zoom para reuniones más largas que tradicionalmente serían en persona.
- Define cómo y dónde se hará el seguimiento del trabajo.Dado que todos están dispersos, es más importante que nunca definir las expectativas, los objetivos y los plazos. Todos los miembros del equipo deben estar seguros sobre el trabajo en curso y saber dónde buscar las novedades sobre los proyectos.
- Define el protocolo para conversaciones en plataformas digitales.Trabajar desde casa a menudo significa que tú y tu equipo deben esforzarse para definir los límites. Esto podría significar desactivar las notificaciones después de determinada hora, silenciar todas las plataformas durante las llamadas o lo que tu equipo considere necesario. Establecer límites en los que todo el equipo esté de acuerdo evita el agotamiento y garantiza un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal.
- Sé comunicativo de más con cuándo/cómo/qué esperar.Cuando terminas una llamada con tus compañeros de equipo, es mucho más difícil continuar con las preguntas de seguimiento como si estuvieras sentado junto a ellos, así que asegúrate de tener claro quién está haciendo qué y cuándo. Sugiero terminar cada llamada con un resumen y elementos de acción para garantizar que todos sepan de qué son responsables.
- Establece plazos y expectativas.Para los líderes de equipo, definir el alcance del trabajo durante los próximos ciclos o períodos y programar el tiempo suficiente para controlar los avances y reevaluar las prioridades en los intervalos los ayudará a mantenerse al día con los objetivos a largo plazo. Crear hábitos que funcionen para ti, como actualizaciones diarias por videoconferencia o revisiones semanales, puede ayudar a mantenerte proactivo.
Prepara a tu equipo para el éxito operacional
A nivel operacional, tienes dos tareas principales:
- Una lista de las cosas físicas que tu equipo necesitará mientras trabaja desde casa.
La lista debe incluir una visión organizacional seguida de cualquier cantidad de elementos. Tu visión servirá para guiar el trayecto de transición y definir la forma en que funcionará tu equipo como un equipo remoto exitoso. Puede ser tan simple como algunas preguntas y respuestas enumeradas que describen el día a día de tu equipo como un equipo distribuido con el objetivo de ilustrar la dinámica nueva de tu grupo. Describe las funciones de lo que hará tu equipo sin tantos detalles sobre el “cómo”.
La lista de elementos puede incluir cualquier cantidad de elementos funcionales e intangibles. Evalúa lo que tu equipo podría necesitar para operar con éxito. ¿Necesitan una silla de escritorio o hardware adicional? ¿Una mejora de la conexión de banda ancha? Piensa en todo lo que tu equipo tenga en la oficina que les permita hacer su trabajo y asegúrate de que lo tengan en su espacio remoto nuevo.
- Define qué información va a qué herramienta y otorga el acceso correspondiente.
Definir qué herramientas se utilizarán para albergar cada tipo de comunicación e información hará que encontrar lo que busques sea mucho más simple. Otorgar el acceso correcto a cada miembro del equipo evitará cuellos de botella debido al acceso limitado y la saturación de información causada por un exceso de acceso gratuito.
¿En qué consiste el éxito remoto continuo?
En tus primeros días de trabajo remoto, analiza qué áreas de la comunicación pueden mejorarse y modifica tu visión organizacional para corregirlas. Aquí es donde usar las herramientas facilitadoras es clave. La gestión del tiempo también será una habilidad que se perfeccionará con el trabajo remoto, especialmente en los esfuerzos de colaboración.
Aprovecha al máximo las plataformas digitales para mantenerte involucrado, conectado y sincronizado con tu equipo. Los gerentes no deben adoptar una “visión” única de lo que será el trabajo remoto exitoso, sino que deben describir las prácticas y las funciones centrales de su visión y el “cómo” será el resultado de la iteración y la discusión sobre lo que funciona en su equipo.
Algunos de los pros y los contras de trabajar de forma remota pueden surgir el primer día y otros, el día 100, ¡y es perfectamente normal modificar tu espacio de trabajo durante el proceso! Te alentamos a experimentar y ver qué funciona mejor para ti y tu equipo. Tener una comunicación abierta con tu equipo, trabajar en conjunto para definir las expectativas desde el comienzo y aceptar mejoras continuas en tu agenda de trabajo remoto serán la clave para ti y tu equipo en pos del éxito remoto continuo.
Para obtener información más detallada sobre cómo crear tus mejores flujos de trabajo en monday.com, consulta nuestro artículo sobre la simplificación del trabajo remoto o escríbenos a support@monday.com y con gusto te ayudaremos 🙂
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