Tienes Slack. Tienes correo electrónico. Tienes reuniones en Zoom, FaceTime y WhatsApp. En la actualidad, la tecnología nos ofrece un nivel de conectividad sin precedentes. Sin embargo, para los equipos virtuales, la desconexión física implica desafíos grandes.
En muchos equipos virtuales, tener fallas en la comunicación, tareas incongruentes, procesos de trabajo superpuestos y falta de transparencia es lo normal. Por eso, entregar trabajos de alta calidad es casi imposible.
La clave del éxito para los equipos virtuales no es agregar otra conferencia telefónica semanal. Es ayudar a prevenir estos desafíos por completo mediante el desarrollo de los siguientes rasgos:
- Responsabilidad
- Colaboración
- Participación
Es fácil de memorizar: RCP.
En esta publicación, veremos por qué estos rasgos son esenciales para los equipos virtuales y cómo cultivarlos con un sistema operativo de trabajo. Pero primero, hablemos sobre los desafíos que enfrentan los equipos virtuales.
Los sistemas de trabajo evolucionados generan obstáculos nuevos
Si bien las jerarquías de liderazgo tradicionales están casi intactas, las estructuras organizacionales evolucionaron de formaciones descendentes a sistemas más descentralizados y distribuidos.
La necesidad de acelerar el ritmo de trabajo y abordar con más efectiva las necesidades del cliente es el motor detrás de este cambio. A diferencia de las estructuras tradicionales, los sistemas distribuidos tienen menos niveles de liderazgo.
En cambio, tienen equipos más pequeños y orientados para permitir una mejor toma de decisiones, más agilidad y aportes individuales. Por ejemplo, a medida que las start-up crecen, muchas adoptan sistemas distribuidos para facilitar la ejecución rápida y los aportes individuales.
Los sistemas distribuidos también hacen posible que individuos, equipos y departamentos completos operen de forma remota.
Pero el advenimiento de esta nueva era de trabajo conlleva sus propios desafíos: falta de coordinación, tareas redundantes, herramientas superpuestas, procesos ineficientes, fallas en la comunicación y silos de información.
Nadie lo sufre más que los equipos virtuales, donde la falta de proximidad física intensifica estos obstáculos.
Cómo superar los inevitables desafíos de los equipos virtuales
Cuando los equipos se distribuyen por todo el país o el mundo, ¿cómo pueden mantener alineados los procesos y las tareas? ¿Cómo pueden gestionar una comunicación efectiva entre diferentes continentes y zonas horarias? ¿Cómo pueden evitar que los silos físicos empeoren los silos de información?
Un liderazgo sólido, la comunicación y el talento siempre serán importantes. Pero para prosperar en el entorno de trabajo acelerado de hoy en día, los equipos virtuales deben tener estos rasgos principales:
Responsabilidad
Cuando los empleados son responsables de sus funciones, deberes y elementos a entregar, estarán más motivados para entregar trabajos de la más alta calidad. En los equipos virtuales, donde una mayor autonomía es común, tener un fuerte sentido de la responsabilidad es clave para obtener un alto rendimiento.
Colaboración
La colaboración es la esencia del trabajo moderno. A medida que las organizaciones agregan herramientas nuevas a su arsenal digital de manera continua, el trabajo en equipo, la coordinación y el intercambio de información se han vuelto más importantes. Para los equipos virtuales, la colaboración forja lazos cruciales y ayuda a las partes interesadas dispares a mantenerse alineadas con los objetivos y las iniciativas.
Participación
Según Gallup, los empleados altamente involucrados tienen mejores resultados comerciales que aquellos que no lo están. En entornos de trabajo de ritmo acelerado, la participación es un requisito previo para la velocidad, el trabajo en equipo y la ejecución.
La participación también genera sentimientos de positividad y ayuda a los equipos a estar más unidos. Para los equipos virtuales, una cultura de cohesión y apoyo mutuo puede tener un impacto positivo relevante en la calidad del trabajo.Cómo unir los equipos virtuales con el resto de la organización
¿Cómo pueden las organizaciones ayudar a sus equipos virtuales a cultivar estos rasgos y asumir los desafíos del entorno de trabajo disperso y acelerado de hoy en día?
La solución es tener un sistema que sirva como una fuente única de veracidad. Al compartir un sistema de trabajo central, las organizaciones pueden mejorar la coordinación, el trabajo en equipo y la eficiencia.
Un Sistema operativo de trabajo (Work OS) opera como centro neurálgico en un sistema distribuido de trabajo.
Un sistema operativo de trabajo es una plataforma de software basada en la nube donde los usuarios pueden crear aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas que gestionan todos los equipos y las funciones en la organización. Cuando los equipos virtuales pueden ver, planificar, ejecutar y rastrear procesos y proyectos fácilmente con otros en toda la organización, están más alineados y pueden trabajar más rápido para alcanzar sus objetivos.
Work OS: la plataforma que incorpora responsabilidad, participación y colaboración
El uso de un sistema operativo de trabajo aumentará automáticamente la responsabilidad, la participación y la colaboración en los equipos virtuales. Así es cómo:
- Alberga e integra sistemas de información clave (p. ej., CRM, ERP, plataformas de análisis, etc.), para que todos los miembros del equipo tengan acceso a los datos relevantes del sistema. Unir los silos de datos y simplificar el intercambio de información es fundamental para la colaboración y la participación.
- Ayuda a todos a mantenerse en sintonía en relación con los objetivos, los KPI, los proyectos y quién es responsable de qué. Con más visibilidad de los datos del equipo, las tareas actuales y las actualizaciones de estados, cada miembro del equipo será más responsable de su parte de manera natural.
- Permite una comunicación optimizada, lo que facilita la colaboración y el intercambio de actualizaciones de estados.
- Te permite crear aplicaciones y automatizar flujos de trabajo para crear procesos más eficientes y satisfacer necesidades no satisfechas.
- Con una coordinación mejorada, los equipos virtuales pueden identificar procesos redundantes e iniciativas superpuestas que desperdician tanto tiempo como recursos. También pueden gestionar fácilmente proyectos conjuntos que cumplan objetivos comunes.
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Prepárate para el futuro del trabajo
En 2019, el 30 % de los empleados de EE. UU. trabajaba de forma remota a tiempo completo, según el informe anual del Estado del trabajo remoto de Owl Labs. El 7 % trabaja de forma remota al menos tres veces por semana. Y, a medida que más y más equipos se pasen al trabajo remoto, esos números crecerán de manera exponencial.
Los sistemas distribuidos de trabajo tanto dentro como fuera de las paredes de la oficina llegaron para quedarse. Para tener éxito, los equipos virtuales necesitan herramientas que los ayuden a aumentar la velocidad y la agilidad.
Con un sistema operativo de trabajo, la responsabilidad, la colaboración y la participación se integran intuitivamente, y todo lo demás encaja.
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