Necesitas saber cómo preparar un informe de trabajo o SoW (por sus siglas en inglés) ya que te encargaron esta tarea. Se trata de ese poderoso documento que detalla todo, incluido el objetivo, los recursos, el cronograma, los hitos y los costos de un proyecto. Es el documento de respaldo del contrato y el plan que mantiene el proyecto encaminado.
Y tú debes escribirlo.
Suena un poco abrumador, ¿verdad? No tiene por qué ser así. Si bien se trata de un documento muy detallado, es solo una forma de especificar los hechos en un orden claro y lógico, y puedes aprovechar varios recursos para obtener la información que necesitas. Querrás involucrar a tus partes interesadas, a los expertos en la materia y a la gerencia para que hagan su aporte.
¿Qué incluye un SoW?
La mayoría de los Informes de trabajo siguen un formato estándar e incluyen un conjunto común de contenidos. Deberás decidir qué es lo más importante para incluir en función del alcance de tu proyecto, pero las siguientes son algunas de las categorías más populares que incluyen los SoW y que probablemente quieras tener en cuenta:
Introducción
En ella se indica cuál es el proyecto o el compromiso y qué trabajo se llevará a cabo. Proporciona una breve historia de fondo sobre los problemas que dieron origen a la necesidad de una solución; esto preparará el escenario para la explicación del proyecto y de la solución propuesta. Limita esta sección a tres o cuatro párrafos que incluyan detalles como los siguientes:
– La necesidad del proyecto, incluida una descripción de los eventos que dieron origen a dicha necesidad.
– Una descripción de cómo se relaciona el trabajo con las misiones y prioridades de la empresa.
– Términos y siglas clave que se utilizarán en todo el SoW.
– Cualquier información adicional que sea útil para definir el proyecto.
Propósito y objetivo
Esta declaración explica la razón por la cual se lanza el proyecto. La declaración de propósito debe aclarar los problemas que deben resolverse. Tu objetivo será escribir declaraciones bien definidas de lo que se debe lograr para cumplir con éxito el propósito del proyecto. El siguiente es un ejemplo de una declaración de propósito bien definida:
El propósito de este proyecto es diseñar, construir, probar y lanzar un sistema de gestión de pedidos más integral que brinde detalles de pedidos más específicos y mejore la capacidad que tiene la organización para cumplir con los pedidos en relación con la satisfacción de las solicitudes de los clientes.
Alcance del trabajo
El alcance del trabajo aclara lo que el Informe de trabajo general incluye y lo que no; define las limitaciones del trabajo a realizar dentro del proyecto. El alcance está destinado a explicar la intención del compromiso y no a explicar cómo se llevará a cabo el trabajo. Esta sección también evita la “distorsión del alcance” al servir como referencia cuando se introducen tareas nuevas o se realizan solicitudes. Tu alcance debe incluir lo siguiente:
– Un resumen de las fases, tareas y actividades del proyecto.
– Una descripción de la metodología que se implementará.
– Una descripción de la ubicación física donde se llevará a cabo el trabajo.
– El cronograma del proyecto que incluya la finalización de las fases y las decisiones intermitentes (un mapa del proceso sería una excelente ayuda visual).
– Identificar cualquier trabajo que no llevará a cabo el propio equipo del proyecto (fuera de alcance).
Programa
Aquí se documenta la cantidad de tiempo programado para completar todo el proyecto de principio a fin. Debes determinar e incluir lo siguiente:
– ¿Cuánto tiempo debe tardar cada elemento a entregar en completarse?
– ¿Cuántas horas se asignan por semana, mes o sprint?
Para las personas con perspectiva visual, una instantánea de tu cronograma o un diagrama de Gantt puede ser una excelente manera de complementar el programa.
Elementos a entregar
Estos son los resultados del proyecto y la evidencia de que se cumplieron los requisitos del contrato. Escribe en un lenguaje claro y simple, sé muy específico acerca de cómo deben presentarse los elementos a entregar y brinda instrucciones claras sobre cómo se evaluarán para su aprobación. Asegúrate de cumplir con lo siguiente:
– Vincular los elementos a entregar a otros objetivos y a otros elementos a entregar.
– Diferenciar los elementos a entregar de todo lo relacionado (redacción técnica versus desarrollo de capacitación).
– Describir las pruebas que se emplearán para verificar que cumple con los requisitos.
– Brindar un medio para medir la calidad del elemento a entregar a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
– Describir el proceso de evaluación y aceptación.
Esta es nuestra idea:
– Creación de instrucciones para el usuario final por parte del redactor técnico, el borrador final debe presentarse antes del 12/12/2019 para que coincida con el lanzamiento del producto y el plan de capacitación.
– La revisión técnica de la documentación debe realizarse entre el redactor técnico y la PYME dentro del período de una semana desde la presentación.
– Aprobación de la documentación en función de la determinación de precisión durante la revisión técnica.
– La documentación rechazada debe revisarse y presentarse nuevamente dentro del período de una semana desde la recepción del resultado.
Tareas
Estas son las actividades y los hitos que deben completarse para cumplir con los elementos a entregar más importantes. Describirás el trabajo a realizar y podrás escribirlas como procesos con hitos específicos. Describir las tareas con claridad también es importante para reducir la distorsión del alcance. Deberás incluir lo siguiente:
– Una descripción detallada de cada tarea, con información específica sobre cómo una tarea se relaciona con otra
(es decir, cómo se relacionan las pruebas con el desarrollo).
– Fechas específicas de inicio y finalización.
– Los requisitos de las fechas límites y el cronograma para cada tarea.
– Una estimación de las horas que se necesitarán para completar la tarea.
– Información detallada sobre cada recurso, incluido el personal, el software, el equipamiento y los contratistas.
– Cualquier dependencia interna o externa del proyecto.
– Cada tarea del proyecto debe estar en orden secuencial.
– Una delimitación clara de las responsabilidades de cada miembro del equipo.
Entonces, si tu elemento a entregar es una interfaz de cliente nueva en tu sitio web, una de las tareas puede ser diseñar un formulario de contacto nuevo, con una tarea relacionada para escribir las secuencias de comandos para dicho formulario. Cada una de esas tareas tendrá un recurso específico asignado, un período de tiempo para completarse y criterios para su aprobación. Esa es la información que deberás indicar detalladamente.
Pruebas y cumplimiento
¿El producto o servicio está regulado o requerirá pruebas para cumplir con los umbrales y los estándares de la industria? De ser así, indica el tipo de cumplimiento requerido, de forma simple y clara, como te mostramos a continuación:
– Todas las fases de desarrollo deben someterse a pruebas de aceptación del usuario.
– El sistema debe cumplir con la norma ISO 27001.
– El procesamiento de la información del cliente debe cumplir con PCI.
Costos y pagos
¿Cuáles son los costos asociados con cada componente del proyecto? Detalla la frecuencia de la facturación y los pagos, y la forma en que se emitirán los pagos, incluido cómo se recibirán las facturas, los requisitos para las órdenes de compra y las aprobaciones de los pagos. Los pagos también pueden estar vinculados a los hitos alcanzados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Éxito/resultados esperados
¿Qué determina el éxito del proyecto? ¿Cómo definen tus partes interesadas el éxito del proyecto y qué esperan de los productos o servicios? Reúne sus aportes detallados y defínelo aquí.
Obtener la aprobación
El último paso antes de lanzar el SoW es obtener la aprobación y el visto bueno. No querrás ejecutar un proceso sin tener la autoridad para hacerlo. Obtener la aprobación también garantiza que las partes interesadas tengan las mismas expectativas y comprensión que el equipo del proyecto.
Algunos consejos sobre el lenguaje
Mantén la consistencia de los términos. No confundas al lector usando “vendedor” en el primer párrafo y “proveedor” en el tercero para describir a la misma parte.
Desarrolla las siglas. No supongas qué sabe el lector, asegúrate de escribir el nombre de la expresión la primera vez que la uses, seguido de la sigla entre paréntesis en tu Informe de trabajo (SoW).
Emplea un lenguaje directo para describir las responsabilidades de tus recursos. Palabras como “debe” o “tiene” son completamente diferentes a palabras como “puede” o “tendría”, las cuales son demasiado ambiguas para los fines del SoW.
Claramente, el SoW de proyectos no es una tarea menor, pero es tu mejor herramienta para mantener el control sobre tus tantas responsabilidades en la gestión de proyectos y mantener a tu equipo operando al más alto nivel posible. Te ayudará a establecer expectativas, evitar conflictos y resolver problemas, y ofrecer resultados de primer nivel en todo momento.
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