Más de 1600 palabras sobre los diagramas de Gantt

Actividades.
Tiempo.

Un diagramas de Gantt en sus términos más simples. 

Más específicamente, un diagrama de Gantt es un gráfico de barras en el que se ilustran el calendario de un proyecto, las actividades (o tareas o eventos) en un periodo específico.

Los diagramas de Gantt modernos tienden a tener dependencias que muestran cómo cada tarea está relacionada con las demás y pueden incluir varios miembros del equipo, segmentos de tipo de proyecto codificados por colores, calendarios integrados y más.

Pero, ¿cómo hizo el diagrama de Gantt para tener un nombre propio y ganarse su fama?

¿Cuál es el origen del diagrama de Gantt?

En 1896, un hombre llamado Karol Adamiecki inventó una forma nueva de mostrar visualmente procesos interdependientes. A este tipo de diagrama visual de gestión de proyectos lo llamó «harmonogram» o «harmonograf», un precursor de lo que ahora se conoce ampliamente como el diagrama de Gantt.

Entonces, ¿por qué no lo llamamos el diagrama de Adamiecki?

Desafortunadamente para Adamiecki, su trabajo original no obtuvo mucho reconocimiento internacional porque lo publicó en polaco y ruso, y no inglés. Cuando publicó un informe más detallado y extenso en 1931, el diagrama de Henry Gantt ya había estado circulando durante algunas décadas.

Lo sentimos, Karol.

Adelante, Henry Laurence Gantt.

El Sr. Gantt fue un ingeniero mecánico capacitado que obtuvo un máster en ingeniería a finales de 1800. A principios de 1901, diseñó un gráfico de barras, también conocido como «harmonogram», para ilustrar el calendario de un proyecto. Originalmente hecho a mano (no había computadoras ni Internet a principios del siglo XX), cada vez que el proyecto cambiaba había que recrear el gráfico a mano, un proceso por demás lento e ineficiente . 

El gráfico de barras de Henry Gantt se conoce ahora como el diagrama de Gantt.

Estados Unidos usó el diagrama de Gantt durante la Primera Guerra Mundial, pero no se convirtió en la corriente principal de los procesos comerciales hasta que las computadoras personales se hicieron más comunes en la década de 1980. La proliferación de Internet en los noventa dio lugar a nuevos avances con los diagrama de Gantt y, para finales del milenio, el diagrama de Gantt era uno de los instrumentos de gestión de proyectos más utilizados en el mercado.

¿Cómo se usan los diagramas de Gantt en la actualidad?

Se acabaron los días de los diagramas de Gantt hechos a mano. Ya no es necesario recrear un diagrama de Gantt nuevo cada vez que hay un pequeño cambio.

En cambio, con una herramienta de gestión de proyectos las empresas pueden rastrear de forma rápida y eficiente el progreso del proyecto de un equipo.

Con los modernos diagramas de Gantt los usuarios pueden crear tableros, agregar tareas, asignar miembros del equipo y visualizar fácilmente el progreso de todo el proyecto. 

Los poderosos diagramas de Gantt tienen automatizaciones integradas que notifican a los usuarios cuando las tareas están listas para pasar a la siguiente fase e incluyen alertas cuando un proyecto está estancado.

Sería difícil encontrar una empresa del siglo XXI que no implemente algún tipo de diagrama de Gantt a diario para gestionar proyectos. Los diagramas de Gantt sirven de base para los directores de proyectos y sus equipos, ya sea en educación, marketing y hasta tecnología de la información. 

Analicemos los componentes de los diagramas de Gantt modernos.

¿Cuáles son los componentes clave de un diagrama de Gantt?

Si bien no hay dos diagramas de Gantt que se parezcan, todos tienen la misma base: un eje X y un eje Y.

A partir de esa base, el diagrama de Gantt puede volverse más sofisticado y más poderoso. Desglosemos algunos de los componentes esenciales:

• Tiempo: La duración de cada tarea se muestra a menudo en días, semanas o meses, pero también puede representarse en minutos u horas. El día o la hora actual suele estar resaltado.
• Tareas: Hay actividades (o tareas) individuales que requieren de varias etapas para completarse. Cada tarea puede ser independiente, pero también puede ser parte de un segmento de tareas más grande, como grupos y subgrupos.
• Propietario: Esto representa a la persona responsable de la tarea, el cual puede ser una persona o un equipo entero.
• Estado: Cada tarea se mueve a través de varias etapas hasta que se completa. El estado representa en qué etapa se encuentra cada tarea actualmente. Los estados más usuales pueden incluir “siguiente” “planificada”, “detenida,” “pasos a seguir”, “hito”, etc. 
• Hitos: Esta es la fecha en la que el proyecto debe estar completo, es decir, fecha de finalización. Cada hito puede incluir “pequeños hitos” a lo largo del proceso.
• Dependencias: Muchas tareas no pueden comenzar hasta que otra tarea se complete. 

*En monday.com no somos fanáticos de los cuellos de botella. A decir verdad, ¿quién puede serlo? Con las dependencias se tienden a crear cuellos de botella; y tener que esperar a que otras personas terminen su trabajo significa que tú no puedes avanzar. Para evitar las dependencias y que los equipos puedan avanzar, los alentamos a que trabajen en paralelo siempre que sea posible.

¿Debería usar los diagramas de Gantt?

¡Sí! ¡No! ¡Quizás!

Depende.

Te preguntarás la razón de tanta indecisión. Bueno, como dijimos en este artículo, no siempre hemos sido fanáticos de los diagramas de Gantt. Nos llevó algún tiempo, y la inclusión de una línea de tiempo, pasarnos al equipo de los fanáticos del diagrama de Gantt.

Por eso entendemos que los diagramas de Gantt no son la solución para todos en cualquier situación. 

Las siguientes son algunas ventajas (y algunas desventajas): 

Ventajas de los diagramas de Gantt

• Representación visual, simple y directa de proyectos.
• Visión clara del progreso del proyecto en tiempo real.
• Todo el equipo puede estar en sintonía.
• Capacidad de anticipar (y celebrar) fácilmente la finalización de los objetivos mientras se identifican los “puntos conflictivos” y se los aborda antes de que los proyectos se detengan.
• Comprensión sobre cómo se conectan las tareas
• Limitar las plataformas múltiples para las comunicaciones de los proyectos. 

Desventajas del diagrama de Gantt

• Puede ser complicado entender toda la complejidad de un proyecto.
• Sin automatización incorporada la gestión puede ser difícil.
• Los proyectos más grandes pueden volverse indomables rápidamente, con mucho desplazamiento vertical y horizontal.
• Dependencias. Consulta nuestra opinión en la sección anterior.

En general, creemos que las ventajas superan las desventajas, y que el software de diagramas de Gantt adecuado debería hacerte la vida más fácil, pero sin dudas hay que considerar todas las opciones antes de involucrarse por completo.

¿Existen alternativas a los diagramas de Gantt?

Si bien el diagrama de Gantt es la regla de oro del software de gestión de proyectos, ciertamente hay otras soluciones que las empresas prefieren. Ten en cuenta que todos los ejemplos a continuación tienen algunos componentes similares al tradicional diagrama de Gantt.

PERT

Si bien la Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT) es también una idea visual de un proyecto, se representa más como un diagrama de red. En lugar de barras y fechas, un diagrama PERT utiliza líneas para conectar nodos, a menudo representados por círculos y rectángulos. Por lo general, este tipo de diagrama se utiliza más para proyectos de mayor escala que requieren un plan de alto nivel. Su objetivo se centra más en las dependencias que en el tiempo para completarlas.

Kanban

Los tableros Kanban están compuestos de 3, y a veces 4, columnas: Por hacer, En proceso, Hecho. Las tarjetas (tareas) se encuentran debajo del encabezado de cada columna. Una de las principales ventajas de un tablero Kanban es su simplicidad. Sin embargo, esto también puede ser un inconveniente. Los tableros Kanban son buenos para mostrar el estado de las tareas.

Nota: Notarás que este tablero Kanban de monday.com tiene más columnas (y algo diferentes) que las columnas “Por hacer”, “En proceso”, “Hecho” que mencionamos anteriormente. Nuestros tableros son totalmente personalizables. ¡Crea tus propios tableros!

Cronogramas

Las líneas de tiempo suelen estar compuestas por una sola línea y se usan para tener un panorama general de proyectos más sencillos de alto nivel. Las líneas de tiempo pueden mostrar fechas y eventos, pero se desmoronan cuando se empiezan a agregar dependencias más complejas. 

Nota: Las líneas de tiempo pueden ser parte de un diagrama de Gantt más completo: muy flexible, intuitivo y centrado en la gente.

Listas de tareas

Una lista de tareas pendientes es la más simple de las herramientas de software para proyectos. Agrega tareas. Márcalas como completas cuando termines. Si bien “marcar con un tilde” puede ser muy motivador, una lista de tareas básicas carece del verdadero poder de un detallado diagrama de Gantt. 

¿Cómo encajan la EDT y la metodología ágil con los diagramas de Gantt?

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es un método específico de dividir las metas grandes o complicadas en objetivos que se puedan manejar. La EDT no tiene en cuenta el tiempo de realización. Para más detalles, mira nuestra guía de inicio rápida y sencilla.

A menudo, la EDT es la base para crear un diagrama de Gantt sólido. Se describen las tareas y subtareas que deben completarse, pero no se muestra cuándo comenzará y terminará cada tarea. 

Comienza con una representación jerárquica de las tareas y sus dependencias (EDT) y dispón en capas los componentes del diagrama de Gantt, como el tiempo, la propiedad, el estado, los hitos, etc.

La gestión de proyectos ágil o metodología Agile es una metodología de gestión de proyectos que comprende breves sprints o iteraciones (de 1 a 3 semanas), en las que un equipo se concentra en un pequeño conjunto de elementos que deben completarse durante ese período de tiempo.

Puedes incorporar fácilmente el proceso ágil en cualquier diagrama de Gantt. De hecho, hemos compartido los 11 pasos para implementar la gestión de proyectos ágil en tu flujo de trabajo.

Hay tantas plantillas y software del diagrama de Gantt para elegir. ¿Cómo me decido?

Busca en Google “plantillas de diagramas de Gantt” y obtendrás unos 2 940 000 resultados.

Busca en Google “software de diagrama de Gantt” y obtendrás más de 10 millones de resultados. 

Claramente, no faltan artículos sobre plantillas y software del diagrama de Gantt. No hay que buscar mucho para encontrar una plantilla del diagrama de Gantt y soluciones gratis (o pagas).

Si quisieras, podrías incluso saltarte las plantillas y el software, y crear un rápido diagrama de Gantt en las hojas de cálculo de Google o Excel. 

Pero no todas las soluciones de software y las plantillas del diagrama de Gantt son iguales.

Los básicos son, bueno, básicos. Independientes. Tienen funcionalidad limitada. No incluyen automatización. No hay dependencias. Pero, en algunos casos, hay demasiadas dependencias. No hay comunicación y colaboración interna.

Las soluciones y plantillas del diagrama de Gantt más sofisticadas resuelven la mayoría de los conocidos “problemas del diagrama de Gantt”.

• Diferentes vistas del diagrama: cambian la forma de ver los datos.
• Automatizaciones e integraciones personalizables: notifican a todos sobre el progreso.
• Filtro y orden de datos o búsqueda con la barra de herramientas: elimina la necesidad de desplazarle por la pantalla.
• Eliminación de dependencias: visualiza en qué están trabajando tus compañeros de equipo y agreguen tareas conjuntamente.

Y si estás buscando una solución de Gantt con la que puedas gestionar proyectos de todos los tamaños, en todos los sectores… el software de Gantt con vistas de calendario procesables que puedan utilizar equipos de todos los tamaños, con paquetes de plantillas fáciles de usar que ayuden a gestionar proyectos de una forma visualmente atractiva… Bueno, echa un vistazo a lo que monday.com te ofrece a continuación.