No gestionar los presupuestos de forma eficaz puede hacerte perder tiempo y recursos, e incluso dinero, en el largo plazo. Afortunadamente, con un formato de presupuesto puedes hacer el seguimiento, supervisar y controlar tus gastos. Solo debes saber cuándo y cómo usarlo para aprovecharlo al máximo.
Ya sea que uses una plantilla de presupuesto en Google Sheets o que personalices una plantilla existente en una plataforma de gestión del trabajo, saber cómo usar una plantilla para presupuesto de forma eficaz puede hacer la diferencia.
En este artículo, te contaremos los pros y los contras de usar un formato de presupuesto y compartiremos algunas plantillas de presupuesto que creamos para Google Sheets.
¿Qué es un formato de presupuesto para Google Sheets?
Una plantilla de presupuesto te da una imagen clara de tu situación financiera. Muestra todos los detalles del presupuesto, el saldo actual, cuánto dinero ingresa al negocio y cómo lo estás gastando. Aunque puedes crear tu propio planificador de presupuesto, el uso de una plantilla, como una para Google Sheets, te permite ahorrar tiempo y garantizar que incluyas toda la información necesaria.
En general, una plantilla para presupuesto incluye la siguiente información:
- Todos los costos variables o fijos, desde alquileres y suscripciones a SaaS hasta tarjetas de crédito corporativas.
- Tu flujo de caja.
- Tus ingresos.
- Tus ganancias.
- Los costos por única vez.
- Tus pérdidas.
Hacer el seguimiento de la información financiera te permite tomar decisiones informadas sobre el presupuesto y los gastos. Sabes cuánto dinero tienes en tu cuenta bancaria, cuánto dinero ingresará y en qué debes gastarlo.
Con el tiempo, podrás hacer el seguimiento de las tendencias en tus finanzas y pronosticar gastos futuros.
¿Por qué usar un formato de presupuesto para Google Sheets?
Veamos algunos de los beneficios clave de usar un formato de presupuesto para Google Sheets:
- Visualiza todo el presupuesto en un solo lugar. No tendrás que cambiar de una plataforma a otra porque todos los gastos, los costos corrientes y el presupuesto asignado se guardan en el mismo lugar.
- Haz el seguimiento de los gastos de forma eficaz. Mantente al tanto de tus gastos y asegúrate de que nada se pase por alto. Si usas una plataforma digital como Google Sheets, puedes acceder a esta información desde cualquier parte y en cualquier momento. Si algo no se ve bien, puedes tomar medidas preventivas rápidamente.
- Resalta datos importantes. Usar una plantilla para presupuesto en línea te permite destacar la información más importante. Esto es especialmente importante si otras personas aparte de ti también tendrán acceso al presupuesto.
- Comparte actualizaciones del presupuesto con partes interesadas clave. Si hay partes interesadas clave que necesitan ver tus presupuestos, un presupuesto digital es una excelente manera de compartir esa información. Y si usas una plataforma colaborativa como monday.com, puedes compartir el presupuesto con usuarios externos y controlar su nivel de acceso. Por ejemplo, puedes limitar el acceso para que solo vean y comenten. Pueden hacer observaciones directamente en monday.com, lo que te permite colaborar con ellos de forma rápida y eficiente, sin riesgo de que editen los datos.
¿Cuáles son algunos ejemplos de formatos de presupuesto para Google Sheets?
Los presupuestos vienen de diferentes formas y tamaños según el caso de uso. Exploremos algunos ejemplos de plantillas para presupuesto para darte una idea de cómo puedes usarlas.
Formatos de presupuesto predeterminados en Google Sheets
Google Sheets tiene algunas opciones simples de plantillas para presupuesto, como una plantilla de presupuesto anual, una plantilla de presupuesto mensual y un informe de gastos. Pero ninguna de las opciones predeterminadas es ideal para uso comercial.
¿Por qué? Porque están mayormente diseñadas para uso personal. Si quieres crear una plantilla de presupuesto para uso comercial, necesitarás algo más detallado. Para simplificarte la vida, creamos algunas plantillas gratis para Google Sheets que son más prácticas para negocios como el tuyo.
Plantilla de presupuesto anual
Con una plantilla de presupuesto comercial anual, tendrás una vista general de todos los gastos durante el año. Verás las cifras del presupuesto anual en un solo lugar, incluidos los gastos, los ingresos y las ganancias.
Incluye un desglose de los gastos con códigos de colores según categorías como marketing, alquiler de oficinas y nómina, entre otras.
Por la cantidad de información que contiene, es genial para tener una vista panorámica. Pero si quieres algo más fácil de digerir, considera usar una plantilla de presupuesto mensual.
Plantilla de presupuesto mensual
Para las finanzas personales, la plantilla de presupuesto mensual de Google Sheets no es una mala opción. Detalla tus gastos mensuales, tus ingresos mensuales, tus ahorros y tu saldo inicial/final.
Pero si quieres algo que puedas usar con fines comerciales, quizás necesites una plantilla con más detalles. Ahí es donde podemos ayudarte.
Una buena plantilla para presupuesto mensual te permite hacer el seguimiento de los gastos mensuales del negocio. Puedes ver todos los costos salientes y los ingresos que vendrán, además de clasificar los gastos e identificarlos por colores para hacer el seguimiento y asegurarte de no gastar de más.
Plantilla de seguimiento del presupuesto
Una plantilla de seguimiento del presupuesto te ayuda a supervisar mejor tus finanzas. Te muestra cuánto estás gastando en relación con el presupuesto y te simplifica el control de los gastos.
Según la plantilla que uses, puedes desglosar el presupuesto en los diferentes departamentos. Por ejemplo, puedes comparar todos los gastos operativos con el presupuesto para Operaciones.
Esto te da un conocimiento más profundo de en qué estás gastando y cómo puedes asignar tus recursos de la mejor manera en todo el negocio.
Plantilla de presupuesto de marketing
Haz el seguimiento de tus costos de marketing y la asignación del presupuesto con una plantilla de presupuesto de marketing. Con esta plantilla, puedes alinear tus esfuerzos de marketing con los objetivos de gastos trimestrales y anuales.
Y si usas la plantilla de presupuesto de marketing de monday.com, puedes integrarla con plataformas de anuncios como Facebook Ads para hacer el seguimiento de tus gastos en tiempo real y ver al instante si estás arriba o abajo del presupuesto. Como resultado, puedes tomar decisiones rápidas e informadas sobre tus esfuerzos de marketing para maximizar los recursos y reducir los gastos excesivos.
Plantilla de ingresos y gastos
Mantente al tanto de los pagos entrantes y salientes de tu negocio con una plantilla de ingresos y gastos. Con esta plantilla, puedes gestionar mejor tu flujo de caja y ser proactivo con tus finanzas.
El formato de presupuesto de monday.com para Google Sheets
Cuando hablamos de gestionar tu presupuesto con monday.com, estás en buenas manos. Nuestra plataforma se integra con Google Sheets mediante Zapier o nuestro software de código bajo, para que puedas usar una plantilla de presupuesto en monday.com.
Además de eso, obtendrás muchos beneficios al usar nuestra plantilla personalizable.
Nuestra plantilla de presupuesto intuitiva te permite hacer el seguimiento de los gastos, resaltar los datos importantes y analizar tus hábitos de gastos.
También puedes personalizar fácilmente la plantilla según las necesidades únicas de tu negocio. Agrega columnas y etiquetas personalizadas, crea automatizaciones personalizadas, asigna pagos a una categoría de presupuesto específica e incluso integra plataformas externas para hacer el seguimiento de los costos en tiempo real.
Como sistema operativo de trabajo, monday.com les permite a los equipos gestionar todo su flujo de trabajo, no solo el presupuesto. Optimiza no solo los gastos de tu empresa, sino también tus procesos y hábitos. Empieza a colaborar con tu equipo de la manera más eficiente posible y maximiza la productividad de tu empresa.
Echemos un vistazo a los beneficios de usar la plantilla para presupuesto de monday.com en mayor detalle:
- Es fácil de usar. No necesitas experiencia en contabilidad para gestionar tu presupuesto con monday.com. Nuestra interfaz intuitiva y amigable evita que los equipos se queden detenidos. Solo tienes que seleccionar nuestra plantilla prediseñada, ingresar tu información financiera y empezar a gestionar tu presupuesto.
- Visualiza información financiera clave. Crea paneles personalizados para ver toda la información financiera clave en un solo lugar. Agrega widgets, gráficos, tablas y lo que sea que necesites para visualizar tus gastos planificados y reales.
- Recibe notificaciones. Las automatizaciones personalizadas te permiten configurar alertas para que sepas cuándo vence un pago, si está vencido o si estás gastando de más.
- Haz el seguimiento de los gastos en tiempo real. Ya sea que trabajes desde tu casa, en la calle o en la oficina, accede a tu rendimiento de gastos en tiempo real y desde cualquier lugar.
Trucos y sugerencias para una ejecución exitosa del proceso presupuestario
Gestionar los presupuestos con eficacia es más fácil de decir que de hacer. Para gestionar tu presupuesto proactivamente y hacer el seguimiento de los gastos, echa un vistazo a estas prácticas recomendadas.
Prioriza tus gastos
Poder priorizar dónde asignar el presupuesto y los recursos asegura que tu proyecto se ejecute sin problemas y con la mayor eficiencia posible. Para priorizar tus gastos con eficacia, haz una lista del flujo de caja saliente. Destaca los pagos esenciales y calcula el monto total. Cuando sepas los pagos esenciales y cuánto costarán, puedes priorizar esos costos.
Hay cosas que no son negociables. Debes tener en cuenta estos pagos antes de gastar en otras áreas. Si usas la plantilla de monday.com, puedes marcar estos pagos en la plantilla para identificarlos fácilmente.
Automatiza partes del proceso
La automatización te ayuda a optimizar el proceso completo de gestión del presupuesto. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:
- Establece recordatorios de vencimientos. Con las automatizaciones, puedes crear recordatorios de los pagos antes de los vencimientos.
- Crea dependencias. Asigna automáticamente tareas y plazos con dependencias automatizadas.
- Optimiza tareas recurrentes o repetitivas. Las automatizaciones reducen la necesidad de completar tareas administrativas repetitivas.
En última instancia, todas estas automatizaciones te permiten ahorrar tiempo valioso. En general, dedicarás menos tiempo a verificar vencimientos y hacer pagos, y dedicarás más tiempo a gestionar tu presupuesto proactivamente.
Usa una plataforma de gestión del trabajo para acceder a tus gastos en tiempo real
Obtén acceso a tus gastos en tiempo real con una plataforma de gestión del trabajo como monday.com.
Preguntas frecuentes sobre los formatos de presupuesto para Google Sheets
Aquí, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre los formatos de presupuesto para Google Sheets para aclarar tus dudas.
¿Qué es un plan de presupuesto?
Un plan de presupuesto, a veces llamado plan de gastos, detalla cómo se gastará el presupuesto. Te ayuda a saber si hay presupuesto para hacer lo que necesitas hacer y cómo deberías gastar el presupuesto para alcanzar tus objetivos.
También te permite saber si no tienes los fondos suficientes para completar determinadas tareas. Como resultado, puedes reevaluar tus gastos para no llegar a tener gastos excesivos.
¿Hay una plantilla para presupuesto disponible en Google Sheets?
Sí, hay una plantilla de presupuesto anual diseñada como para uso personal. También hay una plantilla de presupuesto mensual y una plantilla de informe de gastos que vienen incluidas de forma predeterminada. Si quieres crear un presupuesto integral para tu negocio, puedes usar nuestras plantillas personalizadas.
Las plantillas pueden ajustarse, pero no son tan interactivas ni fáciles de usar como las plantillas de la plataforma de gestión del trabajo de monday.com.
¿Cómo hago una hoja de cálculo de presupuesto?
Cómo hacer una hoja de cálculo de presupuesto varía para cada negocio y no hay una fórmula establecida. Sin embargo, la mayoría de las hojas de cálculo de presupuesto incluyen la siguiente información:
- Ingresos.
- Gastos.
- Ganancias.
- Pérdidas.
- Todos los costos salientes, como alquileres, facturas, salarios, membresías.
Si quieres usar Google Sheets, puedes elegir una de las plantillas prediseñadas. Si prefieres usar una plantilla de presupuesto interactiva, echa un vistazo a monday.com.
Empezar ahora