Para muchos de nosotros, las herramientas del trabajo parecen crear distracciones. Pero no hay que culpar solo a la tecnología.
“Distraernos es algo que hacemos, no es algo que nos sucede”, expresó Nir Eyal, autor de Indistractable, durante una charla en la conferencia Mind the Product.
Entonces, ¿cómo podemos evitas las distracciones en el trabajo, el sitio en el que estamos rodeados de herramientas digitales en las que hay potenciales distracciones incorporadas? En la era del trabajo remoto, ¿cómo podemos reducir el nuevo aluvión de distracciones que implica trabajar desde casa?
En este artículo, veremos los cambios tecnológicos y culturales que las empresas deberán abordar para ayudar a sus equipos a no distraerse mientras trabajan desde sus casas.
Todos nos distraemos, pero ¿quién tiene la culpa en verdad?
Cuando nos distraemos, rápidamente culpamos a la tecnología. Tiene sentido, el empleado moderno está desbordado de herramientas y aparatos tecnológicos.
- En una encuesta de Pegasystems Inc. se detectó que el empleado moderno alterna más de 1100 veces entre hasta 35 aplicaciones por día.
- Los empleados informaron que, en promedio, reciben interrupciones 13,9 veces por día con mensajes instantáneos, de correo electrónico y medios sociales, según el informe 2020 State of Work de Workfront.
- En ese mismo informe, los encuestados manifestaron que pasan el 43 % de la semana centrados en las funciones laborales centrales y el resto del tiempo lo usan para responder mensajes, para tareas administrativas y reuniones no esenciales..
Lo que estas cifras demuestran, en realidad, es que las empresas padecen una cultura poco saludable. Las reuniones innecesarias y la mala optimización de procesos tampoco ayudan.
Distraernos es nuestra respuesta a las expectativas culturales que nos sentimos obligados a cumplir cuando usamos tecnología. Cuando escuchamos el sonido de esa notificación, instantáneamente queremos verla porque nuestra cultura laboral nos condiciona a creer que nuestros niveles de compromiso y participación se evalúan por la rapidez con la que respondemos los correos. Esta expectativa de «estar siempre disponibles», obliga a los empleados a priorizar la comunicación constante en lugar de la concentración.
Una cultura labora de gran presión, combinada con herramientas de comunicación siempre activas, desborda a los empleados de distracciones y reduce el ritmo de trabajo. Poder gestionar todo esto en la oficina supone un desafío, pero resistirse a las distracciones del trabajo remoto es aún más difícil.
Las distracciones del trabajo remoto son una amenaza para la salud mental y la calidad del trabajo
En un entorno de trabajo remoto, la cultura del trabajo siempre activo predomina.
En un esfuerzo por garantizar que los empleados sigan rindiendo al máximo nivel posible, el volumen de llamadas telefónicas, reuniones por Zoom, mensajes de Slack y correos electrónicos aumenta. En consecuencia, los equipos terminan pasando la mayor parte del horario laboral leyendo y respondiendo mensajes en lugar de trabajar.
Las consecuencias de esto pueden causar estragos en el rendimiento individual, así como en la salud mental. Toda esta presión puede sumar al estrés relacionado con el trabajo, a la ansiedad, al agotamiento, a la falta de interés, al ausentismo…y la lista sigue.
Supera las distracciones del trabajo remoto con cambios culturales y las herramientas adecuadas
Las personas pueden aprender a superar las distracciones de la tecnología en la vida personal si son más conscientes y modifican sus comportamientos. Pero en el trabajo, los empleados tienen menos control sobre las expectativas culturales que sus superiores les imponen.
«Si bien aprender a controlar las distracciones por nuestra cuenta es importante, ¿qué sucede cuando nuestros trabajos insisten repetidamente en interrumpir nuestros planes? ¿Cómo podemos hacer lo mejor para nuestra profesión, por no hablar de la empresa, cuando se nos distrae constantemente? ¿Es el entorno laboral siempre activo de hoy en día la inevitable nueva norma o hay algo mejor?»
-Nir Eyal, “Indistractable”
Existe algo mejor. Para poder superar las distracciones del trabajo y posibilitar un trabajo concentrado y acelerado se necesita un enfoque doble.
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En primer lugar, los directivos deben comprender que las culturas de trabajo negativas y el exceso de plataformas de comunicación en realidad fomentan la distracción en lugar de la concentración. También deben reconocer la manera en que los estándares para comunicación tienden a tornarse inadmisibles en un entorno de trabajo remoto, y trabajar de modo proactivo para alejarse de esta mentalidad de estar siempre disponibles. Deben poder demostrar que la prioridad es el trabajo de buena calidad, no obtener respuestas instantáneas en Slack o tener la bandeja de entrada vacía.
En segundo lugar,deben poder ser más estratégicos en cuanto a su arsenal digital. En la nueva era del trabajo remoto universal, los equipos necesitarán contar con tecnología de trabajo remoto que esté diseñada para optimizar las comunicaciones, eliminar reuniones innecesarias, mejorar la transparencia y fomentar la colaboración constante. Aquí en monday.com hemos sugerido métodos para videoconferencias eficaces que han permitido mitigar algunas de las distracciones asociadas con esa herramienta, por ejemplo.
Resulta interesante que mientras algunas empresas están creando herramientas que parecen estar diseñadas para fomentar la distracción, otras están desarrollando un nuevo tipo de software que promueve una forma de trabajo completamente nueva. Una de estas herramientas es Work OS, un nuevo tipo de espacio de trabajo digital diseñado para ayudar a los empleados a pasar de «siempre disponibles» a «siempre accesibles».
La herramienta adecuada resolverá ambos desafíos
Uno de los aspectos más interesantes sobre la era digital en la que vivimos es la forma en que estamos acostumbrados a moldear nuestra actitud y comportamiento en función de la tecnología que usamos. Por ejemplo, si no fuera por las herramientas de mensajería instantánea, los smartphones y el correo electrónico, esta cultura de «estar siempre disponible» quizás no existiría.
Esto significa que la otra cara también es cierta: con las herramientas adecuadas, podemos realmente posibilitar un cambio cultural positivo mientras surcamos esta nueva realidad de trabajo remoto.
El uso de un sistema como Work OS automáticamente guía la evolución del «siempre disponible» al «siempre accesible». Los unicornios en este ámbito ganan cada vez más fuerza, como monday.com, Notion y Airtable, a medida que más organizaciones ven la necesidad de contar con mejor colaboración, información compartida más rápidamente y mejor comunicación en el entorno de trabajo remoto.
Con un sistema que sirva como única fuente fiable, los empleados podrán acceder siempre a la información que necesiten desde cualquiera de sus herramientas de forma clara y simple. Esto implica menos cuestiones, menos notificaciones y menos posibilidades de distracciones en el trabajo remoto. Todos necesitamos encontrar una forma de realmente trabajar desde casa, y es esta.
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