Lo que alguna vez fue una “opción atractiva” para el equipo se ha convertido en un activo esencial. Hoy en día, los gestores de proyectos son facilitadores esenciales del trabajo en equipo y la rapidez.
Los gestores de proyectos son responsables de definir, planificar y ejecutar las iniciativas estratégicas, y de asegurarse de que todo se mantenga dentro del presupuesto y cumpla tanto con los plazos como con los objetivos. Con líderes exclusivos para cada proyecto, cualquier tipo de iniciativa tiene más probabilidades de tener éxito.
¿Pero por qué asignar toda esta responsabilidad a una sola persona?
Los equipos más exitosos se han dado cuenta de la importancia de asegurar que todos los miembros del equipo posean habilidades de gestión de proyectos para que todos tengan el conocimiento y las herramientas para cumplir con sus responsabilidades. Con este enfoque, la gestión de proyectos se convierte en una competencia básica del equipo.
La clave para que tu equipo pueda destacarse es brindarle un rastreador de proyectos sofisticado que lo ayude a mantenerse encaminado, a colaborar con otros miembros del equipo y a mejorar la rendición de cuentas.
¿Qué es un rastreador de proyectos?
Un rastreador de proyectos es una solución digital que permite llevar una supervisión clara de los proyectos en equipo. Incluye funciones para planificar iniciativas, supervisar los progresos, comunicarse con los miembros del equipo, hacer un seguimiento de los presupuestos, compartir documentos y recursos, y crear gráficos e informes nuevos. Los rastreadores de proyectos avanzados también permiten a los usuarios automatizar las tareas para aumentar la velocidad.
El rastreador de proyectos es la herramienta más imprescindible de los recursos de gestión de proyectos. Los gestores de proyectos dependen de este para optimizar la información, mejorar la colaboración y mantenerse al día sobre los progresos, pero no son los únicos que los utilizan.
Al invitar a todos los participantes del proyecto a utilizar esta herramienta, automáticamente todos tendrán acceso a la información y los recursos necesarios para realizar sus tareas con una eficiencia óptima.
Por ejemplo, si tu proyecto va a migrar a un software de gestión de recursos humanos nuevo, todos los miembros del equipo del proyecto (incluido tu jefe de recursos humanos, especialistas en TI, gerentes de compensaciones, etc.) deberían verificar y actualizar activamente el rastreador del proyecto. Esto garantiza que todos tengan acceso en todo momento a la información que necesitan para cumplir con sus tareas individuales y hacer avanzar el proyecto. También permite una resolución más rápida de los problemas al consolidar la comunicación en un solo lugar.
5 consecuencias de no utilizar un rastreador de proyectos
Uno de los principales beneficios de usar un rastreador de proyectos es que aumenta la velocidad. En el panorama empresarial actual de rápida evolución, todos sabemos lo rápido que cambian las cosas. El éxito del equipo depende de la capacidad que tengan sus miembros para planificar y trabajar rápidamente, responder a cambios inesperados con agilidad y crear soluciones creativas sobre la marcha.
Con una mejor organización y comunicación, los rastreadores de proyectos aseguran que se cuenta con la infraestructura necesaria para aumentar el ritmo de trabajo.
Por otro lado, los equipos que no utilizan un rastreador de proyectos tendrán dificultades para mantenerse encaminados, comunicarse eficientemente y cumplir con los plazos. Se enfrentan a varios desafíos importantes:
Información desorganizada y en silos
Una de las características clave de un rastreador de proyectos es su capacidad para organizar la información y los recursos, independientemente del sistema empresarial del que provenga. Los rastreadores de proyectos aseguran que todos tengan acceso a cualquier información que puedan necesitar en cualquier momento. Sin este tipo de solución, lograr este nivel de acceso a la información es extremadamente difícil.
Hoy en día, los empleados usan docenas de aplicaciones empresariales para hacer su trabajo, crear informes y extraer datos. Sin un lugar centralizado para consolidar toda esta información, es muy difícil garantizar que todos los participantes del proyecto puedan ver información actualizada cuando la necesiten.
Poca colaboración dentro de los equipos y entre ellos
La efectiva colaboración, coordinación y comunicación son cruciales para asegurarse de que todas las partes interesadas se mantengan informadas, así como para mantener la eficiencia general. Los rastreadores de proyectos funcionan como un foro central para que se desarrolle toda esta comunicación.
Cuantas más personas haya en un proyecto, más difícil será trabajar en conjunto sin la ayuda de un rastreador de proyectos. Las lagunas de la comunicación afectarán inevitablemente la comunicación y los miembros del equipo se frustrarán por las ineficiencias.
Demasiadas reuniones
Sin un rastreador de proyectos para albergar información y actualizaciones, los equipos suelen recurrir a reuniones presenciales o en línea para sincronizarse. Si alguna vez has estado en una reunión de actualización de estado, probablemente te has dado cuenta de cuánto tiempo consumen y qué tan efectivas son.
Las reuniones para compartir el progreso, expresar los problemas o hacer preguntas agotan la productividad y perturban el flujo de trabajo, lo cual, a la larga, ralentiza tus proyectos.
Dificultad para cumplir con los plazos
La creación de un cronograma y la definición de hitos es un aspecto importante de la gestión de proyectos. Los rastreadores de proyectos facilitan la planificación y el seguimiento visual de los plazos para asegurarse de que nada se pase por alto. Sin un rastreador, gestionar todos los engranajes del proyecto y asegurarse de que cada miembro del equipo cumpla con sus respectivos plazos es un gran desafío.
Rastreo confuso de los KPI
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son métricas que los gestores de proyecto crean al principio de un proyecto para medir su éxito. Es importante que controles continuamente tus KPI durante todo el proyecto, no solo al final, para asegurarte de que el proyecto progrese en la dirección correcta y de que está en condiciones de cumplir con sus objetivos.
Los rastreadores de proyectos facilitan la supervisión de los KPI, lo cual permite a los usuarios acceder a los datos de cualquier sistema empresarial y crear o, incluso, automatizar informes dentro de la solución. Sin un rastreador, es fácil confundirse o cometer errores al rastrear manualmente toda esta información en sistemas dispares.
Cómo rastrear proyectos para lograr una mayor velocidad y aumentar el éxito
Los equipos que sí utilizan rastreadores de proyectos pueden evitar los problemas que mencionamos anteriormente y al mismo tiempo aprovechar otras ventajas.
Mayor autonomía y responsabilidad individual
Si estimulas a todos los miembros de tu equipo para que aumenten sus responsabilidades de gestión de proyectos y utilizas activamente un rastreador de proyectos, comenzarás a cultivar un cultura de autonomía y rendición de cuentas.
Cada persona tiene no solo un rol específico en el proyecto, sino que también es responsable de mantener actualizado el rastreador del proyecto, compartir información y progresos, hacer y responder preguntas, y participar en la solución de problemas. Eso significa que el gestor exclusivo de tu proyecto tiene menos que asumir y todos los miembros de tu equipo se comprometen más.
La rendición de cuentas es fundamental para el trabajo en equipo.
Cuando la responsabilidad se convierte en un rasgo esencial del equipo, el trabajo en equipo se hace más fácil y rápido, y los resultados mejoran.
Tiempo de ejecución más rápido
Como dijimos, la velocidad es un elemento integral del éxito de los negocios. Los rastreadores de proyectos te ayudan a transformar rápidamente simples ideas en realidad gracias a que te guían en cada etapa del proyecto, mantienen a todas las partes interesadas informadas, mejoran la eficiencia de la colaboración y permiten una rápida resolución de los problemas.
Cuando todos los participantes utilizan el rastreador de proyectos para mantenerse al día, resulta mucho más fácil identificar los cuellos de botella u obstáculos y aprovechar las capacidades del grupo para encontrar la mejor solución. En estos casos, los problemas se resuelven pronto y rápido, y no causan retrasos más adelante.
Proyectos con mejores resultados
La combinación de una mejor colaboración, rendición de cuentas y compromiso se traduce en proyectos con mejores resultados. Los rastreadores de proyectos guían cada faceta de una iniciativa en cada etapa del proceso, de modo que todos los involucrados pueden enfocar su tiempo y energía en producir un trabajo de la mejor calidad posible.
Cómo elegir el software correcto de rastreo de proyectos
Cuando analices las opciones de software de rastreo de proyectos, busca uno que contenga las características más importantes para ti, que sea de uso intuitivo y que no implique la incorporación de un software que consuma mucho tiempo.
Las mejores opciones son las herramientas que puedes integrar fácilmente con lo que ya usas, como monday.com. A diferencia de muchas otras soluciones de rastreo de proyectos, monday.com se integra con todos los sistemas y aplicaciones empresariales, no requiere el trabajo pesado del desarrollador y se adapta fácilmente a los flujos de trabajo existentes de los empleados.
El software que elijas debería facilitar el trabajo de tus empleados, no convertirse en una carga. A menudo, cuando incorporas herramientas nuevas, también agregas confusión y complejidad a las tareas de los empleados. Al elegir un rastreador de proyectos que sea intuitivo y claro, podrás aprovechar más fácilmente sus beneficios de ahorro de tiempo, al mismo tiempo que creas una mejor experiencia para los empleados.
¿Qué significan las categorías en un rastreador de proyectos?
Cada proyecto implica requisitos diferentes, eso significa que las categorías que necesitarás en tu rastreador de proyectos están sujetas a cambios. Con rastreadores de proyectos avanzados como monday.com, todo tu “tablero” de rastreo de proyectos se puede personalizar para asegurarte de que tus usuarios solo vean los campos necesarios.
Por ejemplo, los equipos creativos que usan el rastreador de proyectos de monday.com probablemente crearían las siguientes categorías para guiar el lanzamiento de una campaña publicitaria nueva:
- Tarea
- Prioridad
- Miembro del equipo responsable
- Estado (En progreso, Listo para revisar, En diseño, Ediciones finales, Listo, etc.)
- Notas/Comentarios
- Archivos/Documentos/Imágenes
- Aprobación final
Cada categoría representa un aspecto del proyecto que requiere atención. Permiten dividir los proyectos complejos en partes claras, procesables y manejables, lo cual te permite mantenerte organizado y cumplir con los plazos.
Mejor que un rastreador de Excel
Algunos gestores de proyectos y líderes de equipos utilizan las hojas de cálculo de Microsoft Excel para gestionar y hacer un seguimiento de sus progresos. Si bien puede ser práctico utilizar Excel para proyectos pequeños y sencillos, las iniciativas complejas en las que participan varias partes interesadas, que abarcan períodos de tiempo más prolongados y que exigen una supervisión más rigurosa serán difíciles de gestionar en Excel.
Con Excel, los usuarios tienen que crear todas sus plantillas y darles formato manualmente, lo cual consume mucho tiempo y agrega un trabajo adicional para los gestores de proyectos. Además, si otro usuario borra o cambia algo accidentalmente, se puede perder información importante.
El software de rastreo de proyectos que está diseñado para cumplir esta función específica es mucho más adecuado para los equipos dinámicos. Herramientas como monday.com te permiten personalizar, duplicar y agregar tantas funciones como necesites, sin comprometer la eficiencia, la estética y la claridad.
Da el primer paso con esta plantilla de rastreo de proyectos
Para mejorar tu enfoque de la gestión de proyectos y el éxito del equipo en general se requiere un abordaje proactivo, así como disponer de las herramientas adecuadas. Puedes dar el primer paso con esta plantilla de rastreo de proyectos para descubrir cómo tener el sistema adecuado hace que todo lo demás funcione correctamente.
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