En monday.com, igual que para muchas personas y organizaciones, nuestra rutina ha dado un giro de 180º en las últimas semanas. Aunque tenemos la suerte de decir que la salud de nuestro negocio no se ha deteriorado, tuvimos que hacer ajustes drásticos en los procesos comerciales, algunos de los cuales tardaron meses o años en refinarse.
A diferencia de otros departamentos, como ventas, asociaciones o éxito del cliente, que están acostumbrados a comunicarse de forma remota, el talento de nuestro equipo de Recursos Humanos (RR. HH.) radica en el conocimiento personal, y reunirse en persona es parte de eso.
Nuestro equipo de RR. HH. tuvo que renovar todo el proceso con rapidez. Cambiamos nuestros flujos de trabajo y las herramientas en las que confiábamos, y tuvimos que hacerlo todo de forma remota. Y no somos los únicos. Fue una transición difícil, y las empresas no deberían tener que reinventar la rueda para aprender a gestionar el trabajo de RR. HH. desde casa.
A continuación, describimos los desafíos que enfrentamos, lo que aprendimos y algunas prácticas recomendadas que pueden ahorrarle a tu equipo muchas pruebas y errores.
Adaptación al trabajo de RR. HH. desde casa, desde entrevistas virtuales hasta incorporaciones remotas
Conciencia: correr la voz
A medida que se amplía el radio de industrias afectadas por el coronavirus, millones de personas en todo el mundo tienen que reevaluar su empleo. Es difícil saber cómo hacer frente a estas circunstancias para los que buscan trabajo, los que seleccionan personal y las empresas.
Desde el principio, decidimos que este cambio de toda la empresa al trabajo remoto no afectaría ninguno de nuestros objetivos comerciales. Con el acuerdo de todos a nivel interno, tuvimos que expresar esa misma determinación y estabilidad hacia afuera. Para lograr ello, el equipo de RR. HH.:
- Se comunicó con todas las empresas de contratación de personal con las que trabajábamos para reiterar el mensaje de que sí, todavía contratamos, y más que nunca. Intentamos comprender la estrategia de cada empresa de contratación de personal y nos sentamos (en una llamada, por supuesto) para refinar sus mensajes y adaptarlos a los tiempos que corren.
- Lanzó campañas internas y externas centradas en nuestros esfuerzos continuos de contratación de personal. Se lanzó una campaña en redes sociales en línea sobre el trabajo remoto:
También se lanzó una campaña interna para que los empleados actuales usen nuestro programa de recomendaciones con amigos que buscan un desafío nuevo.
- Cambió los mensajes de las entrevistas para abordar los desafíos que enfrentan los postulantes. No se puede negar que hoy todo es diferente de lo que era hace 2 meses. El equipo de RR. HH. trabajó en conjunto para asegurarse de abordar esto con todos los postulantes y que se sintieran cómodos.
Entrevistas de forma remota: perspectivas tranquilizadoras y ajuste de procesos
Cualquier entrevista es una relación bidireccional. En monday.com, queremos entender si un entrevistado podría ser feliz y tener éxito aquí, pero, por otro lado, el entrevistado tiene sus propias preocupaciones, prioridades y objetivos que también debemos reconocer.
En este momento, eso parece más cierto que nunca. Los equipos de RR. HH. deben ser conscientes de que este es un momento de incertidumbre sin precedentes.
¿Nuestra recomendación? Siéntate con tu equipo y comprende cuáles son las fortalezas del mercado de tu empresa, y transmítelas a los postulantes. Para nuestro equipo, mostrar los recursos proactivos que construimos en torno al trabajo remoto, describir cómo apoyamos a nuestra comunidad ahora y explicar que nuestra base amplia de clientes nos fortalece contra las volatilidades de la industria ayudó a que los postulantes se sintieran cómodos.
Esto es lo que enviamos a los postulantes nuevos:
Elementos indispensables de una entrevista virtual
Construir una pila tecnológica que tenga sentido para los puestos que quieres cubrir puede ser un gran avance para hacer que el proceso sea más fluido y lo más cercano posible a una experiencia en persona. Los puntos principales para tener en cuenta son los siguientes:
- Colaboración sencilla
Al permitir que el entrevistador y el entrevistado accedan al trabajo desde la misma plataforma al mismo tiempo, se simula una entrevista en persona tanto como sea posible. Para nosotros, G Suite, como Google Docs, ha sido un verdadero héroe.
- Actualizaciones y acceso en tiempo real
Mantener un flujo natural es esencial para captar las señales del entrevistado y hacer que se sienta cómodo. Para esto, asegúrate de que tu equipo de RR. HH. tenga acceso adecuado a Internet y de que le comunique claramente al postulante que también necesitará acceso estable a Internet.
- Interfaz intuitiva
Para muchos, el comienzo de la entrevista podría ser la primera vez que el postulante interactúa con la herramienta que utilizas. Por esa razón, es crucial que la interfaz del usuario sea fácil de usar y no intimidante. El objetivo no es perder los primeros 15 minutos de una entrevista de una hora aprendiendo a usar la plataforma.
- Disponibilidad continua
Nuestro departamento de RR. HH. armó salas de Zoom para cada entrevista remota y permaneció en la “sala” todo el tiempo que el postulante trabajó en su tarea. Así, siempre están disponibles para responder cualquier pregunta rápida.
- Entrevistadores capacitados
Si quieres que el entrevistado se sienta cómodo, el entrevistador primero debe sentirse seguro con los métodos y las herramientas nuevas. Cuando creamos el proceso nuevo, nos pareció esencial tener una sesión de capacitación exhaustiva con todos los entrevistadores para asegurarnos de que estuvieran capacitados, cómodos e informados sobre las herramientas y los procesos nuevos.
- Un espacio para los comentarios
El factor más importante para crear y refinar procesos nuevos es recopilar comentarios honestos e implementar tantos cambios sugeridos como sea posible. Abrimos canales individuales de Slack para cada fase del proceso de entrevista para que todos tuvieran un lugar donde obtener consejos, hacer comentarios y hablar sobre lo que funcionó para ellos y lo que no.
Cerrar el trato: no termina allí
Uno de los aspectos más importantes de un proceso de entrevista son los factores que no se pueden planificar: tener una idea del ambiente de la oficina, ver cómo los compañeros de trabajo interactúan entre sí y un millón de pequeñas señales que le dicen al postulante si se imagina trabajando en la empresa o no. Nuestro equipo sabe que, para muchos postulantes, ver la oficina es un gran punto de inflexión que los atrae. Para recrear ese paso crucial del proceso, estamos trabajando en los recorridos virtuales por la oficina para transmitir la sensación de unión de la oficina tanto como sea posible mientras se trabaja de forma remota.
Sentarte con tu equipo y comprender qué paso en el proceso de la entrevista tiene más valor y cómo transmitir ese valor mientras se trabaja de forma remota puede marcar una gran diferencia en el proceso del postulante.
Incorporación remota
El cierre del trato está lejos de ser el final de la historia. Asegurarse de que un miembro nuevo se sienta parte del equipo desde el primer día es tan importante, si no más importante, mientras se trabaja y se selecciona personal de forma remota. Nuestro equipo de RR. HH., junto con TI y Operaciones, se aseguró de que cada incorporación tuviera los elementos esenciales necesarios para comenzar a lo grande.
Desde archivos de videos de cada sitio externo, presentaciones de nuestros cofundadores y contenido de liderazgo de ventas, producto y más, el contenido de incorporación organizado y de fácil acceso ha sido la clave para un proceso de incorporación remoto fluido.
Continuar con nuestro programa de compañeros mientras trabajamos a distancia también marcó la diferencia. Asignar un miembro nuevo a un veterano del equipo de monday.com para que sea compañero de almuerzo, recurso de preguntas y respuestas, y sistema de apoyo integral les da a los miembros nuevos un punto de contacto garantizado en esas primeras semanas de incertidumbre.
Apoyo a los empleados
Con toda la emoción que genera incorporar miembros nuevos al equipo, no puedes olvidarte del increíble equipo que ya has creado. Apoyar a los empleados y a su comunidad en un momento de incertidumbre es fundamental. Los empleados recordarán y apreciarán por mucho tiempo la transparencia con respecto al estado de la empresa, una política de comprensión sobre las diferentes capacidades laborales y el apoyo para hacer que un cambio como este sea más cómodo.
Estas son algunas iniciativas que puedes implementar para amortiguar la transición:
- Entregar escritorios a los empleados para que tengan un ambiente de trabajo más cómodo.
- Levantar el ánimo de los empleados y apoyar a los proveedores locales mediante el envío de paquetes de atención para empleados con artículos para sus hijos, para ayudarlos a mantenerse activos o simplemente como muestra de agradecimiento.
- Asignar el presupuesto no utilizado, como el correspondiente a viáticos, a las comunidades más afectadas de tu zona.
- Asociarse con empresas de contratación de personal para ayudar a los amigos de los empleados a encontrar trabajo.
Invertir en RR. HH. siempre vale la pena
No tenemos que decirte que un equipo sólido de RR. HH. es esencial para cualquier empresa exitosa. También es uno de los puestos más difíciles para desarrollar de forma remota. Sin embargo, reunirte con tu equipo para identificar aquellos elementos de tu proceso de contratación y de tu empresa que los hacen únicos, y la transición de esos valores para trabajar de forma remota, puede ser inmensamente gratificante.
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