Trabajo remoto: tu guía para crear equipos virtuales sólidos

¿Qué es el trabajo remoto?

El trabajo remoto, anteriormente denominado teletrabajo, es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar. Esto puede significar trabajar desde casa o viajar y trabajar en lugares que no sean oficinas físicas, y puede referirse a diferentes tipos de empleo: algunos empleados son trabajadores remotos a tiempo completo, mientras que otros tienen la flexibilidad de trabajar de forma remota si así lo desean.

El trabajo remoto se popularizó en la década de 1990, según el artículo de McKinsey “Preparándose para una nueva era de trabajo”, con el objetivo de retener a las madres trabajadoras que preferían no ir hasta la oficina. En la actualidad, el trabajo remoto ha aumentado su popularidad debido a los avances tecnológicos que amplían el conjunto de trabajos que respaldan el trabajo remoto, las expectativas cambiantes para los trabajadores milenials y la rentabilidad que implica operar con trabajadores remotos. Las tecnologías que permiten el trabajo remoto han tenido un papel importante en acelerar su escalada, como la videoconferencia que permite a las personas tener reuniones cara a cara en todo el mundo o las plataformas de sistemas operativos de trabajo que permiten a organizaciones enteras ver flujos de trabajo, proyectos y comunicaciones entre sus miembros.

Política de trabajo remoto

El trabajo remoto tiene diferentes significados según la industria, el puesto y la empresa. Por esa razón, muchas empresas deciden implementar una política de trabajo remoto para establecer pautas y expectativas para los trabajadores que no van a la oficina. Cada política de trabajo remoto debe adaptarse a la posición y las necesidades de la empresa, pero algunos puntos importantes incluyen los siguientes:

• Acuerdos laborales
  Establece expectativas con tus empleados con respecto a cómo funcionan sus trabajos remotos.  Define la flexibilidad anual aceptada del trabajo remoto asignada a los trabajadores que tradicionalmente están en la oficina. Los trabajadores remotos a tiempo completo deben proporcionar toda la información necesaria, como la dirección desde la que trabajarán, si se espera que visiten la oficina, y las responsabilidades generales del trabajador remoto.
• Recomendaciones laborales
  Puede ser útil esbozar recomendaciones positivas sobre el entorno de trabajo para garantizar que tu empleado remoto sea productivo y opere en un entorno positivo. Los siguientes son algunos ejemplos:

• • Trabajar en un área de trabajo tranquila con pocas distracciones.
  • Asegurarse de que la conexión a Internet pueda soportar tus necesidades laborales.
  • Informar a tu equipo cuándo planeas tomar descansos para que sepan cuándo es el mejor momento para contactarte.
  • Si trabajas con un equipo internacional, es importante asegurarte de que tus horas coincidan con la del resto del equipo.
• Cumplimiento de las políticas de la empresa
  Si tu empresa tiene políticas sobre asuntos como asistencia, confidencialidad, seguridad, código de conducta u otros, es importante asegurarse de que los trabajadores remotos estén alineados con sus equipos virtuales y estén actualizados sobre las políticas de la empresa.
• Remuneración, beneficios y equipamiento
  Si vas a incorporar a un trabajador remoto a tiempo completo, debes considerar una remuneración para su espacio de trabajo en el hogar para asegurarte de que tenga una buena conexión a Internet, un escritorio, una silla y cualquier otro material que pueda necesitar para alcanzar los objetivos.

¿Qué son los equipos virtuales? 

Un equipo virtual es un equipo disperso que puede estar diseminado en diferentes ubicaciones geográficas, lo que hace que se comuniquen en gran medida a través de plataformas virtuales: videoconferencias, plataformas de sistemas operativos de trabajo, mensajería instantánea, entre otras. Los equipos virtuales están aumentando en popularidad. Harvard Business Review citó que de los 1700 trabajadores capacitados que se encuestaron, el 79 % informó trabajar siempre o con frecuencia en equipos dispersos. A medida que aumenta la popularidad de los equipos distribuidos y virtuales, se han desarrollado muchos tipos de equipos virtuales.

Cinco tipos de equipos virtuales que debes conocer

En función del objetivo, el ciclo de vida y los miembros del equipo, el tipo de equipo virtual que sea relevante para ti y tus objetivos puede variar. Puedes encontrar los cinco tipos más comunes de equipos virtuales a continuación.

1. Equipos en red

Los equipos en red son una fuerza laboral formada por diferentes puestos que se unen en virtud de un objetivo común. La participación puede ser fluida; los miembros se van una vez que realizan su contribución y se vuelven a unir cuando es necesario. Este tipo de equipo virtual es común en empresas de consultoría y tecnología.

Un ejemplo de un equipo en red podría ser un grupo de consultoría encargado de la transformación digital de un minorista. El grupo reúne un equipo compuesto por miembros cuya experiencia individual (hábitos de consumo, tecnología minorista, comercio electrónico, etc.) los lleve a lograr el objetivo.

2. Equipos paralelos

Los equipos paralelos se forman dentro de una organización con el objetivo de resolver problemas. Estos equipos son comunes en industrias como la investigación y el desarrollo o la innovación. Un objetivo de formar equipos paralelos es eliminar el pensamiento grupal y desarrollar soluciones creativas para problemas urgentes.

Un ejemplo de equipos paralelos se pudo ver en Intel en 2000, a quien los competidores estaban superando. Contaban con dos equipos de desarrollo que tenían diferentes desafíos y una superposición de capacidades. Intel combinó los dos equipos y desarrolló los procesadores Core Duo y Core 2 Duo que actualmente dominan el mercado de microprocesadores.

2. Equipos de desarrollo de productos

Los equipos de desarrollo de productos se reúnen virtualmente, a menudo desde todas parte del mundo, para compartir su experiencia en virtud del objetivo compartido de crear un producto o proyecto nuevo. El tamaño del equipo y la vida útil dependen del alcance del proyecto.

Un ejemplo de un equipo de desarrollo de productos es reunir expertos de los Estados Unidos, Canadá y Japón para que se junten durante un año para desarrollar un motor nuevo.

3. Equipos de servicios

Los equipos de servicios están conformados por miembros internacionales que abarcan diferentes zonas horarias. Estos equipos son comunes en el servicio al cliente; cuando un representante termina su turno en Asia, otro comienza su turno en los Estados Unidos.

4. Equipos de acción

Los equipos de acción se crean para manejar una situación específica y se disuelven una vez que la situación finaliza. La vida útil de los equipos de acción suele ser corta y están destinados a manejar problemas inmediatos.

Un ejemplo de un equipo de acción podría ser un equipo de meteorólogos que se reúne al enterarse de una gran tormenta. Los miembros del equipo se distribuyen en el campo y la persona responsable de la meteorología en el estudio de televisión usa información de radar para decirles dónde pueden formarse los tornados y dirigir al equipo de campo hacia esos lugares. Luego esta persona analiza los datos que el equipo de campo envía y comparte esa información con los espectadores.

¿En qué consiste el trabajo remoto?

Montar un área de trabajo en casa presenta desafíos únicos que difieren de los desafíos que enfrentan los empleados en un entorno de oficina clásico. Construir tu área de trabajo remota para que se ajuste a tus necesidades y establecer límites entre el hogar y la vida laboral es importante para el éxito de cualquier trabajador remoto. Al considerar tu área de trabajo en casa, la separación es clave. Asegurarte de tener un ambiente que se parezca al ambiente laboral y que esté separado de la vida familiar o del hogar te permitirá concentrarte y evitar el agotamiento. Al construir esa área específica para el trabajo, debes tener en cuenta la comodidad física y la salud; asegúrate de invertir en un escritorio y una silla que satisfagan tus necesidades. Si es necesario, comunícate con el departamento de TI y Operaciones de tu empresa para asegurarte de que tu conexión a Internet y otros elementos esenciales estén en su lugar para que tengas éxito.

Consejos para el trabajo remoto

Estos son algunos ejemplos para desarrollar un trabajo remoto saludable a partir de los hábitos en el hogar:

• Separa el área de trabajo del espacio personal. Esto se puede hacer colocando un escritorio y una silla de trabajo agradables para poder mantener la concentración.
• Encuentra un compañero para trabajar juntos. Tener a alguien trabajando a tu lado puede ayudarte a seguir siendo responsable y a estar motivado.
• Crea una agenda diaria. Planificar tu día y crear metas y plazos personales te ayudará a estructurar tus días y semanas.
• Define hábitos comunicacionales. Definir con tu equipo qué plataformas utilizarán para qué tipo de trabajo los ayudará a mantenerse alineados.

¿Qué desafíos enfrentan los equipos virtuales?

Cuando gestionas un equipo virtual puede haber muchas ventajas y desventajas, pero especialmente al comienzo de tu transición al trabajo remoto, es importante identificar y superar algunos desafíos clave.

Comunicación
Al igual que con cualquier equipo, gestionar un equipo virtual tiene desafíos que tus miembros y gerentes deberán superar. Los problemas comunes que enfrentan los equipos virtuales a menudo tienen que ver con superar la falta de comunicación. Muchos equipos dependen de reuniones en persona para generar ideas creativas, resolver problemas y tomar decisiones importantes. Desarrollar el mismo nivel de comunicación virtualmente a menudo puede ser un obstáculo que los equipos remotos deben superar.

Productividad
Junto con la comunicación imperfecta viene un desafío con la productividad. Sin el ajetreo y el bullicio de una oficina, puede ser difícil tener el mismo impulso que tus compañeros en la oficina. Algunas formas de garantizar que los empleados remotos sigan contribuyendo a su equipo virtual tanto como lo harían si estuvieran en una oficina es asignar una responsabilidad clara. Definir las responsabilidades y los responsables de los proyectos puede ayudar a mantener a los empleados remotos involucrados.

Transparencia
Cuando los empleados trabajan de forma independiente, es posible que se creen silos de información. Quieres mantener a todos al tanto de los anuncios, las últimas versiones de los documentos y las actualizaciones importantes, pero según el tamaño de la empresa, realizar las reuniones necesarias para mantener a todos informados podría tomar todo el día. Es necesario tener un sistema operativo de trabajo que actúe como una fuente única de veracidad a la que puedan acceder todos los empleados, que contenga documentos, anuncios, comunicaciones y más, para garantizar que la transparencia y el conocimiento compartido no se pierdan con la distancia.

¿Cuáles son las ventajas de tener un equipo virtual?

Dependiendo de la industria, los beneficios de los equipos virtuales pueden ser enormes. Muchos equipos informan una mayor productividad con sus trabajadores remotos; un estudio que realizó Harvard Business Review indicó un aumento del 4,4 % en la productividad después de la transición de sus Oficiales de Patentes y Comercio de EE. UU. a trabajar desde casa, una mejora que representó hasta $1300 millones de valor anual agregado a la economía estadounidense.

Operar equipos virtuales también permite una mayor flexibilidad para los trabajadores remotos, lo que les permite priorizar las necesidades personales, que a menudo son más difíciles de atender cuando van a una oficina a diario. Según lo informado por la revista Inc., el 46 % de los empleados dice que tener opciones de trabajo flexibles que respalden el equilibrio entre la vida laboral y la personal es importante para ellos. El tiempo que podría usarse para ir al trabajo, tiempo que no beneficia ni al empleador ni al empleado, también puede ser un recurso útil para la empresa, que permitiría tener más tiempo para trabajar en proyectos importantes y cumplir plazos en un entorno menos estresante.

Gestión de equipos remotos

La comunicación en equipos virtuales

La regla número uno al definir cuánto se comunicarán tú y tu equipo remoto es: mejor exagerar que subestimar. Sin la capacidad de pasar por el escritorio de tus colegas y hacer una pregunta rápida, o tener una gran idea mientras toman un café, planificar reuniones y abrir los canales de comunicación a diario, incluso cuando no crees tener nada que compartir, te garantizará que no pierdas el valor colaborativo y las ideas de tu equipo solo por no estar físicamente juntos. Estas reuniones pueden ser semanales con varios equipos, o diarias solo con el líder de tu equipo; deberás definir qué funciona mejor de acuerdo con tus necesidades.

Una vez que hayas decidido cuánto necesitas comunicarte, las herramientas que elijas para la comunicación pueden tener una gran influencia en tu flujo de trabajo. Para la mayoría de los equipos virtuales, estas son algunas de las herramientas imprescindibles:

1. Una herramienta de videoconferencia para reuniones, y para fortalecer la cultura y la conexión dentro de la empresa.
2. Una herramienta de mensajería instantánea para preguntas, respuestas y colaboraciones inmediatas.
3. Una plataforma de sistema operativo de trabajo para centralizar todas las comunicaciones en un solo lugar.

Gestión de personal remoto

Al gestionar un equipo virtual, muchos de los mismos valores centrales son importantes: entendimiento, escucha y capacitación de tus empleados. Sin embargo, las formas en que se manifiestan pueden ser únicas cuando se trata con un equipo distribuido.

• Adaptar las expectativas para los trabajadores remotos

Trabajar desde casa significa que tus empleados tienen más flexibilidad para atender otros aspectos de sus vidas. Para algunos, eso podría significar que no estarán disponibles por las mañanas, ya que eligieron participar en un programa de ejercicios, y que trabajarán más tarde por las tardes. Para otros, podría significar una menor disponibilidad fuera de las horas de trabajo típicas debido a que sus hijos están en casa. Comprender las necesidades y horarios de cada uno de tus empleados remotos y poder adaptarte a sus necesidades dará como resultado un equilibrio entre la vida laboral y la personal más saludable y una mayor satisfacción en el trabajo.

• Hacer espacio para la vinculación virtual del equipo

Fomentar las relaciones y generar confianza en los equipos virtuales es igualmente importante para los equipos remotos que para los empleados en una oficina, pero debe haber un esfuerzo más deliberado. Tener reuniones de rutina con tu equipo te ayudará a mantenerte alineado, pero también es importante programar para tener un momento más informal. El desarrollo de relaciones personales creará lazos de trabajo más sólidos y empleados más satisfechos.

• Crear una agenda para reuniones y crecimiento 

Como comentamos, la planificación de las reuniones diarias o semanales es importante para asegurarte de que tu equipo esté siempre informado y actualizado sobre los proyectos e iniciativas de todos los miembros del equipo. Es igualmente importante que los trabajadores remotos sientan que tienen espacio para el crecimiento profesional y el movimiento vertical dentro de la empresa. Programa reuniones periódicas con tu equipo para conocer sus objetivos, crear una estrategia para su crecimiento y asegurarte de que siempre estén motivados para avanzar profesionalmente.

Equipos virtuales exitosos

¿Qué hace que un equipo virtual sea exitoso? La respuesta será diferente para cada gerente y empleado, pero hay algunos equipos virtuales líderes que se pueden utilizar como una buena referencia. Los equipos virtuales efectivos comparten las siguientes características:

• Comunicación minuciosa tanto entre empleados y gerentes, como a nivel del equipo.
• La pila tecnológica adecuada para poder comunicarse, colaborar y gestionar proyectos desde cualquier lugar.
• Expectativas claras con una forma de asignar responsabilidad para proyectos y tareas.
• Una cultura de equipo y un vínculo consolidado a través de actividades y momentos compartidos para celebrar los logros.

Actividades para el fortalecimiento del equipo en equipos virtuales

Crear confianza en los equipos virtuales es más desafiante que en los equipos tradicionales dentro de la oficina. El aumento de la distancia física significa que se necesita un mayor esfuerzo deliberado para armar un equipo virtual efectivo. Estas son algunas maneras fáciles de crear conexiones sólidas en tus equipos virtuales:

1. Organiza un happy hour desde casa, programa una videollamada para reunir a todos en un entorno informal.
2. ¡Planea un pizza party remoto! Programa la entrega pizzas a todos los miembros de tu equipo al mismo tiempo para que puedan disfrutar juntos.
3. Programa un tiempo para verse en persona. Elige un lugar que sea conveniente para todos y planifica un momento una vez al año para estar juntos; crear vínculos en persona ayudará a fortalecer tu equipo virtual.

Herramientas para equipos virtuales

Zoom
Zoom, una plataforma de videoconferencia, te permite replicar los avances inesperados y los momentos de colaboración que pueden ocurrir cuando te encuentras en una reunión para resolver problemas.

Slack
Slack, una plataforma de mensajería, te permite tener un diálogo instantáneo con las personas de tu equipo; es ideal para esos comentarios y preguntas breves que no deberían tomar más de segundos.

monday.com
monday.com es un sistema operativo de trabajo en el que los equipos crean aplicaciones de flujos de trabajo en minutos que les permiten ejecutar sus procesos, proyectos y trabajo diario con facilidad.

G Suite
G suite les permite a ti y a tu equipo distribuido trabajar a partir de un único documento, e involucra a todos para que siempre puedas estar seguro de que estás viendo la versión más actualizada.

Consulta nuestra lista completa de herramientas para el trabajo remoto aquí

Gestionar un equipo virtual requiere un conjunto único de objetivos y prácticas, pero con las herramientas, expectativas y estructura adecuadas, cualquier equipo puede prosperar mientras trabaja en un equipo distribuido.