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¿Ocupado, pero no productivo? Recupera tu día con una mejor gestión del tiempo

¿Ocupado, pero no productivo? Recupera tu día con una mejor gestión del tiempo

Todos en monday.com

Comienzas tu día de trabajo revisando tu correo electrónico. Tienes 50 mensajes sin leer en la bandeja de entrada y otros cuantos más en Slack. Antes de que puedas terminar de leer y responder, tienes que correr a tu primera reunión. Finalmente, tienes la taza de café que has estado esperando, pero el día comienza a pasar rápidamente. 

Más reuniones, más correos electrónicos y, aparentemente, un sinfín de incendios que apagar. Por supuesto, además de eso, tienes trabajo de verdad que hacer y plazos que cumplir.

A las 5 p. m., a pesar de todo el ajetreo y las corridas, tu lista de cosas por hacer sigue teniendo tareas pendientes.

¿Te sientes identificado?

Para muchos empleados y líderes, el día de trabajo es como un sprint interminable. Sienten que están ocupados todo el tiempo, pero no son tan productivos como quisieran. Esto es el resultado de una mala gestión del tiempo, pero hay una forma de superarlo. 

La gestión del tiempo afecta tanto a los empleados como a los líderes

Este fenómeno de actividad improductiva, o lo que Harvard Business Review denomina “inacción activa”, es uno de los efectos secundarios más perjudiciales de la mala gestión del tiempo. 

La inacción activa sucede cuando sientes como si estuvieras atendiendo asuntos urgentes e importantes, pero en realidad solo estás desperdiciando tiempo y esfuerzo. En el lugar de trabajo moderno, esto es demasiado común. 

Hay algunos factores principales que contribuyen a la inacción activa:

Presión para trabajar rápido:

El ritmo de los negocios se acelera. Para muchas empresas, la velocidad es esencial para mantener la competitividad, atender a los clientes y reaccionar a los cambios del mercado. Pero esto ejerce una enorme presión sobre los empleados. El aumento de las cargas de trabajo, los plazos simultáneos y una cultura que pone la urgencia en todo el trabajo se convierte rápidamente en actividades improductivas, estrés y agotamiento. 

Deseo de mostrar compromiso:

Muchos líderes y empleados creen que aquellos que parecen estar más ocupados también trabajan más duro y están más comprometidos. Esto hace que los empleados por voluntad propia trabajen más horas, se encarguen de más proyectos y participen en más reuniones, aunque todo ese trabajo no sea posible de manejar o necesario. Los nuevos gerentes comúnmente caen en este patrón de comportamiento, y es muy común entre los empleados que quieren demostrar sus habilidades y lograr ascensos. 

Cultura tóxica:

Si tu liderazgo y cultura recompensan los malos hábitos como la actividad improductiva por sobre la verdadera productividad y la gestión eficaz del tiempo, podrías estar creando una atmósfera que fomente la inacción activa. 

Soluciones digitales inadecuadas:

Hoy en día, la comunicación, la colaboración y el trabajo se desarrollan en línea. Esto significa que la gestión del trabajo, así como el tiempo dedicado a cada tarea, también debería tener lugar en una solución digital, una que se haya creado para integrarse fácilmente con todos los sistemas, e idealmente una que permita la automatización. Al automatizar las tareas rutinarias, tus empleados tendrán más tiempo para dedicarlo a trabajos complejos, con menos estrés.

¿Qué es la gestión del tiempo y por qué es importante?

Entonces, ¿cómo pasar de la inacción activa a ser un mejor administrador de tu propio tiempo? Antes de profundizar en todos los consejos y métodos importantes que debes conocer, vamos a aclarar exactamente lo que queremos decir con “gestión del tiempo”.

La gestión del tiempo es tener la habilidad de planificar y controlar cómo pasas las horas de tu día para que puedas alcanzar tus metas. La gestión efectiva del tiempo implica establecer metas y prioridades claras. Esto te ayuda a identificar qué tareas son esenciales y cuáles no.

La gente gestiona su tiempo en todos los aspectos de la vida: trabajo, hogar, vida social, proyectos secundarios y pasatiempos. En este artículo nos centraremos en la importancia de la gestión del tiempo en el trabajo.

En nuestras aceleradas vidas del trabajo digital, parece que el tiempo se nos va de las manos. La gestión del tiempo nos permite aprovechar el día y sacar el máximo provecho de cada hora. Nos permite ser más productivos y eficientes sin quedarnos hasta tarde en línea.

¿Cómo afecta la gestión del tiempo tu vida?

La forma en que gestionamos nuestro tiempo tiene un profundo impacto en nuestra vida cotidiana. Si comparamos a alguien que planifica cada minuto de su día con alguien que nunca anota nada y simplemente espera recordar todas sus tareas y plazos, estos dos individuos tendrán experiencias diarias muy diferentes.

La forma en que gestionamos nuestro tiempo afecta:

  • Lo que queremos hacer contra lo que realmente logramos hacer
  • La manera en que priorizamos lo que es realmente importante
  • La manera en que hacemos planes
  • La eficacia con la que avanzamos en los objetivos a largo plazo 
  • La manera en que acomodamos los descansos y el tiempo libre en nuestros días
  • Nuestros niveles de estrés y, por consiguiente, nuestro bienestar general

Nuestra máxima para la gestión del tiempo: concéntrate en el qué, no en el cómo

La gestión del tiempo afecta a todo lo que hacemos. Esto puede parecer abrumador al principio y puede hacer que muchos de nosotros empecemos a planificar todo, pero este no es el enfoque correcto.

Aunque existen muchas técnicas diferentes para gestionar el tiempo, pocas incluyen desesperarse sobre cómo pasaremos cada segundo en el trabajo.  

En cambio, te sugerimos que sigas esta regla que rige la gestión del tiempo:

Por ejemplo, en lugar de decir “voy a usar cuatro horas para crear este documento de presentación”, di “voy a tener la mitad del documento listo para el final del día”.

Esto te ayudará a cambiar el enfoque del tiempo que pasa, que a menudo conduce a esos sentimientos de estrés y, en cambio, te concentrarás en el progreso y la ejecución.

Adoptarlo requiere un cambio de mentalidad, pero una vez que comienzas a utilizar este principio estás un paso más cerca de recuperar tu día e impulsar la productividad.

3 características de la gestión eficaz del tiempo

Existen tres rasgos principales de un administrador de tiempo efectivo:

  1. Responsable: ¿te haces cargo de tus responsabilidades?
  2. Motivado: ¿eres proactivo y estás motivado para usar tu tiempo de manera inteligente?
  3. Realista: ¿Son viables tus objetivos y plazos?

Los empleados y líderes que caen en el hábito de la inacción activa suelen estar muy motivados y se hacen cargo de sus responsabilidades. Por eso están dispuestos a trabajar tan duro, incluso en situaciones de mucho estrés. 

Pero les falta el tercer rasgo esencial: no son realistas.

No es realista intentar tener todo hecho a una velocidad récord y con la más alta calidad. Incluso el trabajador más dedicado y cualificado no es Superman. Por eso necesitamos ir más despacio, establecer metas y priorizar.

8 habilidades de la gestión del tiempo para desarrollar

Sabemos que nuestro enfoque de la gestión del tiempo debe incluir ser responsable, realista y estar motivado. Pero, ¿qué habilidades son necesarias para poner en práctica la gestión del tiempo?

Las siguientes son ocho habilidades esenciales de la gestión del tiempo que hay que desarrollar.

1) Definición de objetivos

El primer paso de la gestión del tiempo es definir claramente lo que quieres lograr. No importa si se te asigna un proyecto individual o una iniciativa grupal, deberás establecer cuál será el resultado ideal antes de poder entender cuánto tiempo te tomará.

2) Priorización

Tener la capacidad de priorizar tu trabajo es quizás la habilidad más esencial para gestionar el tiempo. Esto implica identificar qué tareas son esenciales y deben hacerse primero, y cuáles son menos importantes y pueden dejarse para más tarde o delegarse. La priorización ayuda a crear cronogramas e hitos para avanzar en un proyecto.

3) Organización

Ser organizado ayuda a asegurarte de que conoces todas tus responsabilidades y de que nada se te pase por alto. Implica organizar los recursos y la información, hacer un seguimiento de tu progreso, mantener una comunicación consistente con los demás involucrados y estar al tanto de tus próximos plazos.

4) Persistencia

La persistencia es una habilidad importante, pero a menudo se ignora en la gestión del tiempo. Es especialmente importante para los proyectos a largo plazo, en los que la motivación suele disminuir después del lanzamiento inicial. Si eres persistente y dedicado con tus tareas, será más fácil completarlas a tiempo.

5) Atención

Las distracciones nos rodean y contribuyen en gran medida a la acción inactiva. A menos que te concentres en tus objetivos específicos, encontrarás miles de otras cosas para empezar a hacer, correos electrónicos que responder, incendios que apagar y otros modos de procrastinación. El efecto combinado de estas distracciones es una gran pérdida de tiempo.

6) Flexibilidad

Estar concentrado, ser persistente y resistente a las distracciones es esencial para la gestión efectiva del tiempo, pero también es importante ser flexible. En ocasiones, se producen cambios o surgen cuestiones que nos obligan a modificar nuestros plazos y prioridades. Es importante reconocer cuándo es necesario ajustar nuestros planes y no estresarse por el cambio.

7) Delegación

Dividir el trabajo entre tu equipo o delegar proyectos a otros es esencial para la gestión del tiempo. Como dijimos, ninguno de nosotros es Superman, por lo que no podemos ser responsables de todo y completarlo a tiempo. Aprender a delegar ciertas responsabilidades a otros puede ayudarnos a avanzar en los proyectos y a la vez reducir la carga individual.

8) Comunicación

La comunicación clara y consistente es necesaria para mantenerte encaminado, especialmente dentro del equipo. La comunicación ayuda a que todos estén en sintonía sobre el progreso, los obstáculos y el trabajo que se avecina.

¿Qué es un objetivo SMART?

Como hemos mencionado anteriormente, establecer objetivos es una habilidad fundamental para la gestión del tiempo, y se ha convertido en una importante área de interés para los expertos en la gestión del tiempo y en habilidades de organización.

El método SMART es un método que se usa para establecer objetivos y que ha sido diseñado para ayudar a los empleados y líderes a transformar sus metas en objetivos claros y viables. El concepto de objetivos SMART se atribuye a menudo a los gurús de la gestión Peter Drucker y Robert S. Rubin. Para que un objetivo se considere SMART, debe incluir las siguientes características:

Specific (específico): ¿El objetivo es claro y significativo?

Measurable (medible): ¿Cómo puedes cuantificar el éxito?

Achievable (viable): ¿Es realista y se puede alcanzar?

Relevant (relevante): ¿Cumple con un fin importante?

Time bound (plazo determinado): ¿Puedes crear un cronograma para fomentar el progreso?

El uso de la lista de verificación de objetivos SMART te ayuda a aclarar tus ideas y a utilizar tu tiempo, recursos y energía de manera inteligente para asegurar el mejor resultado.

6 consejos para mejorar la gestión del tiempo

Si alguna vez has caído en la trampa de la productividad de la inacción activa, te brindamos seis consejos de gestión que puedes comenzar a usar hoy mismo.  

  1. Aclara tus objetivos principales (te recomendamos usar la lista de verificación de objetivos SMART) y prioriza las tareas involucradas.

Es difícil lograr el éxito si tus objetivos no son claros o si son irrelevantes. Al establecer tus objetivos, ten en cuenta lo que esperas lograr y cuándo.

  1. Concéntrate en lo que quieres lograr, no en el tiempo que tienes que dedicar a cada tarea.

Después de que aclares tus objetivos generales y definas qué resultado deseas conseguir, determina lo que quieres lograr al final de cada sesión de trabajo. Esto te ayudará a crear hitos durante el proceso y a progresar más rápido.

  1. Antes de sumergirte en tu trabajo, piensa en lo que cada proyecto implicará y crea un cronograma.

Comprender qué recursos necesitarás y cuánto tiempo llevará cada componente del proyecto es esencial para usar tu tiempo inteligentemente. La creación de un cronograma que esboce los hitos y plazos te permitirá prepararte adecuadamente.

  1. Desarrolla una cultura que se centre en la rendición de cuentas, pero que recompense el progreso y el éxito que se pueda medir, en lugar de las actividades improductivas.

La presión y las expectativas culturales que fomentan la inacción activa deben desaparecer. Identifica las actitudes y experiencias que han contribuido a este tipo de cultura tóxica y toma medidas para crear una cultura que valore la calidad y el progreso.

  1. Usa una plantilla de gestión del tiempo para ayudar a crear cimientos que se puedan replicar

Una planilla de gestión del tiempo, o de gestión de tareas en equipo, puede ser una valiosa herramienta para los individuos y equipos que deben volver a empezar. Al utilizar una plantilla que puedas replicar para cada proyecto o iniciativa, se puede crear una sensación de estandarización en torno al trabajo que incluye el mejor uso del tiempo. 

  1. Usa un sistema de gestión del tiempo para simplificar el seguimiento del progreso y la optimización de la comunicación.

Los sistemas de gestión del tiempo, como un sistema operativo de trabajo, permiten a los miembros del equipo planificar fácilmente los proyectos, crear cronogramas, actualizar el progreso y comunicarse sin esfuerzo adicional y dedicándole poco tiempo a ello. Permiten tener una mejor gestión del tiempo gracias a que automatizan el trabajo improductivo y facilitan la organización. 

Un sistema operativo de trabajo para una mejor gestión del tiempo

En la era digital, un enfoque de la gestión del tiempo que se incorpora con el resto de nuestro ecosistema digital es esencial para crear una experiencia fluida para el empleado. Por eso un sistema operativo de trabajo se ha convertido en una herramienta esencial.

Un sistema operativo de trabajo es el centro neurálgico de tu equipo. Es un sistema centralizado que se integra con todas las aplicaciones y sistemas que ya usas, al mismo tiempo que proporciona una plataforma intuitiva y eficiente para la gestión del trabajo. En ella, puedes enumerar todas tus tareas y responsabilidades, agregar comentarios, etiquetar a otros, publicar actualizaciones de estado, hacer preguntas y hacer un seguimiento de los KPI. 

Las plataformas de los sistemas operativos de trabajo como monday.com están diseñadas para ayudar a los usuarios a mejorar su gestión del tiempo al facilitar la definición de los objetivos, la delegación del trabajo, la capacidad de estar al día con los plazos y la comunicación. 

Para la marca global Zippo, monday.com les permitió una gestión de proyectos mucho más fácil y eficiente, lo cual a su vez se tradujo en ciclos de proyectos más rápidos. A partir de la implementación de monday.com, Zippo pudo aumentar su volumen de proyectos abiertos en un 87 %. También ahorró el equivalente a 36 semanas en la actualización de su catálogo de productos. 

Una mejor gestión del tiempo es la clave de tu éxito

La gestión del tiempo,  o la falta de este, juega un papel fundamental en el éxito o el fracaso de cualquier trabajo. Sin una estructura o principios adecuados que guíen el uso de nuestro tiempo en el trabajo, es demasiado fácil caer en malos hábitos. El trabajo improductivo se convierte en la norma, mientras que los proyectos importantes se retrasan o se desvían.

Si sigues los consejos y sugerencias de este artículo, puedes aumentar la velocidad y la calidad de tu trabajo, incluso en los proyectos más complejos. 

¿Quieres empezar a desarrollar un mejor enfoque de la gestión del tiempo?

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