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¿Las videoconferencias están agotando nuestra productividad?

¿Las videoconferencias están agotando nuestra productividad?

Si así fuera, ¿tienes posibilidades de hacer algo?

Todos en monday.com

Zoom: la herramienta que ha comenzado a marcar los días para muchos de los que trabajamos desde casa hoy. Tu mañana comienza con una sincronización diaria y, luego, comienza otra reunión de Zoom. Y luego otra. Y luego otra.

Antes de que te puedas dar cuenta, afuera está oscuro, y el plan de trabajo que tenías en la mañana se ha mantenido intacto y se acumularon las prioridades más urgentes.

¡Y no te olvides del equilibrio entre la vida laboral y la personal!

Combina el aumento de las cargas de trabajo, el esfuerzo por pasar más tiempo con la familia y el mantenimiento del hogar que se ha convertido en tu oficina, y el estrés está a la vuelta de la esquina.

Es fácil culpar a nuestra tan usada aplicación de videoconferencia. Pero con nuestros días cada vez más largos, nuestros calendarios más completos y sin perspectiva de que termine, ha llegado el momento de cuestionar la verdadera fuente de nuestra batalla por la productividad.

¿Por qué usamos Zoom todo el tiempo realmente?

Es probable que recuerdes cómo se veía tu agenda hace apenas un mes y te jures a ti mismo que solías tener al menos 15 minutos entre reuniones para tomar un café.

Muchos de los que tenemos la suerte de trabajar durante estos tiempos hemos sentido que nuestras organizaciones nos presionan para avanzar y recuperar la estabilidad. Desafortunadamente, esto a menudo se materializa en demasiadas reuniones de sincronización. A través de videoconferencias. Una después de la otra.

Pero, ¿por qué nuestras agendas están de repente tan saturadas? ¿Qué estamos buscando realmente? Se me ocurrieron tres razones decididamente menos tecnológicas.

En busca de la alineación 

Habiendo perdido la cadencia a la que nos hemos acostumbrado en la oficina, es fácil preocuparse por el estado de un proyecto del que eres el responsable o por un cliente que crees que ha pasado desapercibido.

Con el afán de simular el “paso por tu escritorio para hacerte una pregunta rápida”, las inofensivas llamadas de 15 minutos en Zoom solo para coordinar se están volviendo habituales.

Perseguir esas actualizaciones de estado a través de estas sincronizaciones puede sacar lo mejor de ti y de tu equipo muy rápido.

Llenando vacíos

Ya no tenemos la comodidad de un espacio compartido para consolidar todas las decisiones tomadas, el conocimiento acumulado y el progreso realizado.

Si no tienes un espacio de trabajo digital compartido común con una fuente centralizada de información, tú y tu equipo pasan mucho tiempo persiguiendo datos. Esto se debe a que nuestras herramientas, ya sean CRM, ERP u otra, lamentablemente, permanecen desconectadas unas de otras, y muchas veces, de los miembros de nuestro equipo.

Por lo tanto, realizamos más llamadas de videoconferencia como una forma de llenar esos vacíos de información.

Al pasar los primeros 10 minutos de una llamada para ponernos al día, compartiendo datos y reconciliando las brechas informativas, las reuniones se tratan menos acerca de avanzar y más acerca de actualizaciones repetitivas.

Y cuando son seguidas, es aún peor.

Estabilidad que tranquiliza

No es ningún secreto: estamos viviendo tiempos caóticos.

Para compensar esta distancia inusual, muchos programan reuniones solo para crear una sensación de estabilidad.

La gente quiere saber que su trabajo se está viendo, que su empresa u organización está haciendo lo mejor que puede y también quiere sentirse parte de algo más grande.

Tenemos un problema de herramientas y plataforma

Para planes de gran escala y para generar ideas, nada puede reemplazar una buena reunión estratégica.

Pero si estás en una reunión para compartir datos, colaborar en elementos de trabajo específicos o simplemente para “hacer una pregunta rápida”, tienes un problema de herramientas o plataforma, no un problema de videoconferencia.

Cuando pasas demasiado tiempo en Zoom con llamadas consecutivas por las razones enumeradas anteriormente (en busca de alineación, estabilidad o para llenar vacíos), simplemente no tienes la tecnología para adaptarte a la forma en que los equipos remotos necesitan trabajar hoy en día.

Cuando trabajas desde casa, es fundamental contar con las herramientas y plataformas que necesitas para realizar tu trabajo. Si tus herramientas simplemente están creando más trabajo y haciendo que uses más Zoom, obtendrás la primera indicación de tu problema de Zoom.

Cómo hacer que Zoom no agote tu productividad

Entonces, ¿cómo detenemos el ciclo interminable de recibir una notificación del calendario después de la otra? Tenemos que definir cuándo y por qué usar Zoom.

Cuándo usar Zoom: la transparencia va en ambos sentidos 

A medida que nos acostumbremos lentamente a las reglas del trabajo desde casa y nos demos cuenta de que las cosas se están haciendo igual, que los proyectos siguen avanzando y que el cielo aún no se ha caído, se creará un ritmo diario normal.

Agendas transparentes. Trabajar desde casa ha borrado los límites entre los niños y los compañeros de trabajo, la oficina y la sala de estar, y el tiempo personal y el tiempo de trabajo.

Aquí en monday.com, hemos alentado a las personas a dedicar en sus agendas un “tiempo en familia”, y respetamos esos límites. Establecer esas expectativas anticipadamente nos ha ayudado a evitar problemas de productividad debido a las videoconferencias.

Por qué usar Zoom: aplican los mismos principios

Algunas videoconferencias tienen que hacerse; en algunos casos, no hay forma de reemplazar el tipo de creatividad y energía que aportará una reunión con otros. Pero dada nuestra nueva realidad del trabajo desde casa, hemos superado eso.

Por lo tanto, antes de programar otra reunión en Zoom sin pensarlo, considera realizar estas verificaciones rápidas:

SÍ a ZOOM: Sincronización general, reuniones de progreso semanales, reuniones en las que necesitas progresar como grupo, proyectos de equipo que requieren colaboración que no cubren las herramientas.

NO a ZOOM: Intercambio de datos, actualizaciones y sincronización de estados, colaboración para editar documentos o realizar ediciones de trabajo de diseño, “una pregunta rápida”, reuniones durante horarios bloqueados.

Exijamos más de nuestras herramientas y plataformas

El trabajo desde casa nos ha dejado claro a muchos que tenemos un problema con las herramientas.

Nuestras herramientas deben ayudarnos a unir los silos de información mediante la integración de muchas fuentes diferentes de datos; deben ayudarnos a rastrear el progreso y a completar el trabajo; y deben ser fáciles de usar y actualizar, para cualquier proyecto, proceso o flujo de trabajo.

Para cada organización que trabaja hoy de forma remota, es hora de analizar de manera crítica las herramientas que estamos utilizando y preguntarnos lo siguiente:

  • ¿Son nuestras herramientas lo suficientemente flexibles? ¿Podemos adaptarlas a cada flujo de trabajo, proceso o proyecto?
  • ¿Podemos integrar nuestras fuentes de datos para tener un espacio común para la toma de decisiones basada en datos?
  • ¿Nuestras herramientas nos ahorran tiempo (y llamadas de Zoom)?
  • ¿Podemos colaborar eficazmente con nuestras herramientas?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es no, entonces es hora de comenzar a exigirles más a tus herramientas y plataformas.

Perspectivas

No sabemos cuánto durará esto, pero lo que sí sabemos es que cuando finalmente regresemos a nuestras oficinas, los flujos de trabajo no serán los mismos de siempre.

Los hábitos y las estructuras que se construyen durante este tiempo tienen el potencial de definir la cultura y los procesos de tu empresa para los próximos años.

Entonces, usa Zoom responsablemente.

 

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