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Como gestionar tus proyectos de TI: la guía para principiantes

Como gestionar tus proyectos de TI: la guía para principiantes

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¡Guau! Acabas de conseguir tu primer encargo como gestor de proyectos de TI.

La gestión de proyectos de TI implica supervisar la implementación y la gestión de hardware y software dentro de una empresa. ¿Pero cómo se ve eso exactamente en acción? 

Veamos los aspectos básicos de la gestión de proyectos de TI, y cómo gestionar más eficientemente las operaciones de TI.

¿Qué hace un gestor de proyectos de TI?

Los gestores de proyectos de TI ayudan a las empresas a alcanzar sus metas y objetivos estratégicos a través de la tecnología. A menudo, saben de TI en profundidad, pero también son creativos y pensadores críticos que pueden resolver problemas, rápidamente. 

Como gestor de proyectos de TI, tendrás que planificar, ejecutar y gestionar proyectos centrados en la tecnología. Esto incluye cosas como la asignación de recursos, la comunicación con los equipos y las partes interesadas, y la entrega de proyectos e implementaciones a tiempo, y dentro del presupuesto. 

También es posible que tengas varias responsabilidades específicas de la industria, como las siguientes:

  • Gestionar las integraciones de software y hardware
  • Medir los resultados y los impactos de las soluciones tecnológicas en uso
  • Proteger contra las vulneraciones de seguridad y los riesgos de datos
  • Supervisar las actualizaciones de la red

¿Pero en qué se diferencia la gestión de proyectos de TI de otros puestos de gestión de proyectos? En la complejidad de las operaciones informáticas.

Los proyectos de TI tienden a ser grandes y a abarcar varios departamentos dentro de una misma organización, por lo que existen desafíos y responsabilidades únicas.

En el panorama profesional actual, impulsado por la tecnología, la gestión de proyectos de TI está estrechamente relacionada con otros departamentos de la organización, y esto puede generar a varios desafíos.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión de proyectos de TI?

A menudo, la tecnología es costosa: McKinsey descubrió que casi la mitad de los proyectos de TI exceden los límites del presupuesto

Debido a esto, deberás investigar, gestionar y proyectar los costos futuros relacionados con tus proyectos de TI.

Entre otros desafíos a los que se enfrentan los gestores de proyectos de TI se incluyen los siguientes:

  • La tecnología en constante cambio hace que los proyectos de TI existentes se vuelvan obsoletos.
  • La falta de comunicación y de visión compartida entre la gerencia de la empresa y TI.
  • Contratiempos inesperados y curvas de aprendizaje agudas a medida que los miembros del equipo aprenden a usar la tecnología nueva.

Además, los proyectos de TI suelen tener más dependencias que otros proyectos dentro de una empresa. Son más complejos y difíciles de rastrear, y un contratiempo podría hacer que todo el proyecto se detenga. 

Ahora, las buenas noticias. Las tasas de éxito han mejorado en los últimos tiempos. El despilfarro de dinero bajó un increíble 20 % a medida que las empresas comenzaron a gestionar los proyectos de TI de manera diferente en relación con otras operaciones comerciales. 

¿Cómo deberían planificarse y ejecutarse los proyectos de TI?

La creación de un plan de gestión de TI sólido no es muy diferente de los planes de otros proyectos. Ambos siguen pasos de planificación similares:

  1. Identificar y conectarse con las partes interesadas, incluidos los clientes y usuarios finales
  2. Determinar los objetivos
  3. Especificar los elementos a entregar y los pasos necesarios para alcanzar tus objetivos de TI
  4. Diseñar un cronograma e identificar las dependencias
  5. Llevar a cabo una evaluación de los riesgos y prever los posibles problemas
  6. Presentar el plan de proyecto a las partes interesadas

Los proyectos de TI se dividen en cinco procesos conocidos como el Ciclo de vida de la gestión de proyectos de TI:

  1. Inicio: Una vez que se deciden los objetivos de TI, se asignan el presupuesto, el alcance y el gestor del proyecto.
  2. Planificación: El gestor del proyecto define los hitos o las responsabilidades. 
  3. Ejecución: Los equipos completan las tareas en función de la metodología determinada.
  4. Monitoreo y control: Elementos como el cronograma, el riesgo y el presupuesto se evalúan y gestionan a través de estructuras de apoyo, como las reuniones y la comunicación entre el equipo. 
  5. Cierre: Se aceptan los elementos a entregar y los equipos analizan las lecciones aprendidas del proyecto. 

Pero, ¿cómo se lleva a cabo realmente el trabajo de gestión de proyectos de TI? Existen tres métodos populares con los que probablemente te encontrarás (pero hay muchos más): 

1. Metodología de la cascada

La metodología de gestión de proyectos de TI más comúnmente utilizada es el enfoque de cascada. Se completa el trabajo de un hito a otro. Este enfoque es lineal, por lo que funciona bien con los diagramas de Gantt, en los que las tareas se asignan en una línea de tiempo. Aunque es genial para proyectos con interdependencias complejas, la cascada no es tan fácil de adaptar ni tan sensible al cambio como el enfoque ágil.

2. Metodología ágil

La metodología ágil se está convirtiendo rápidamente en una de las metodologías de gestión de proyectos más populares. Aunque está arraigada en el desarrollo de software, esta metodología ha despegado en todas las industrias debido a su enfoque en la mejora continua. A diferencia de la metodología de la cascada, en la que los proyectos pueden planificarse anualmente, la metodología ágil se realiza en «sprints» o lotes cortos. 

Una ventaja clave de este enfoque es su adaptabilidad. El trabajo repetitivo equivale a bucles de retroalimentación más cortos, lo cual significa que es más fácil mantener los elementos a entregar alineados con la tecnología convencional o con las preferencias del cliente. Como los proyectos ágiles no suelen planificarse en períodos de tiempo prolongados, muchos gestores de proyectos de TI administran las tareas a través de tableros de Kanban en lugar de un diagrama de Gantt.

2. Metodología híbrida

En la metodología híbrida se utilizan elementos de la metodología de cascada y de la metodología ágil. Los gestores de proyectos de TI suelen utilizar este enfoque como un paso intermedio para las empresas que buscan agilidad, pero también puede utilizarse por sí solo. Se ofrece una combinación de equipos ágiles y proyectos en base a hitos. Las empresas pueden utilizar la planificación a largo plazo para las metas y los objetivos estratégicos, mientras que los proyectos de TI se completan en sprints utilizando el método ágil. 

Cómo configurar tu proyecto de TI para el éxito

No es fácil ser un gestor de proyectos de TI eficaz. Aunque las buenas habilidades de liderazgo y gestión de proyectos son muy importantes, no siempre son suficientes.

“Para nosotros, monday.com es un componente clave en la gestión de nuestro dominio de TI. Facilita mucho la escalabilidad horizontal y vertical al permitirnos crear varios tableros para flujos de trabajo automatizados, nos ayuda a crear una gestión eficiente de los proveedores y nos permite tener un sistema de tickets a medida que ayuda a identificar las tendencias de los negocios y a establecer los KPI”. -Niv Azoulay, gerente de TI de monday.com

También debes contar con una solución de software eficaz que abarque los desafíos únicos de la gestión de proyectos de TI. Esto te facilitará la gestión de recursos y la evaluación de equipos en cada paso del ciclo de vida de los proyectos de TI. 

monday.com está diseñada para facilitar la gestión de los proyectos y optimizar la colaboración dentro de los equipos a través de:

  • Herramientas de comunicación incorporadas para que puedas comunicarte con los equipos, colaboradores externos y las partes interesadas que participan en tus proyectos.
  • Informes avanzados que utilizan datos en tiempo real para ayudarte a supervisar el progreso de tus proyectos de TI.
  • Un innovador sistema operativo de trabajo que actúa como espacio centralizado para la colaboración, el intercambio de documentos y la gestión de tareas.
  • Plantillas personalizables para operaciones de TI para proyectos como actualizaciones de software, implementación de tecnología o pedidos de TI.

Comprueba tú mismo lo efectiva que puede ser monday.com para ayudarte a mejorar tus habilidades de gestión de proyectos de TI.

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