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La guía esencial para la ejecución de proyectos

La guía esencial para la ejecución de proyectos

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Gestionar eficazmente un proyecto es como dirigir una obra de teatro. Hay mucho trabajo «entre bastidores» que conduce a la función propiamente dicha. Los directores deben elegir los actores adecuados, hacer ensayos y trabajar con diseñadores y técnicos.

¿Pero qué sucede si la obra es un fracaso? De repente, toda la planificación y los ensayos anteriores ya no tienen importancia. Los gestores de proyectos se enfrentan al mismo desafío. 

Los gestores de proyectos son planificadores y comunicadores expertos.

Son hábiles en la coordinación de tareas entre equipos, el desarrollo de procesos y el seguimiento de los progresos. Pero si el proyecto no se implementa adecuadamente, todo el trabajo duro que se realizó para llevarlo a cabo ya no tiene valor. 

Por lo general, lograr que la ejecución ocurra según lo planeado es más complicado de lo que muchos piensan.

No dejes que tu arduo trabajo pierda valor. Creamos este manual oficial de ejecución de proyectos para abarcar todo lo que los gestores de proyectos deben saber.

¿Estás listo para llevar tu trabajo, desde la planificación a la ejecución y más allá, al siguiente nivel?

Entender la ejecución en la gestión de proyectos

Para que la ejecución de un proyecto sea exitosa, es necesario comprender todas las fases implicadas en su gestión.

Algunos gestores de proyectos afirman que hay cinco fases distintas, mientras que otros dicen que son solo tres. La cantidad de fases depende del tipo y la complejidad del proyecto.

Para explicarlo, analizaremos cinco fases. Cada una de estas fases tiene un conjunto único de requisitos que ayudan a impulsar el proyecto a través de la ejecución.

  • Fase de iniciación:

En la primera fase, los patrocinadores de proyectos y los gestores de proyectos son los que inician, nombran y definen un proyecto. En algunos casos, las partes interesadas realizan estudios y análisis de viabilidad para comprender la complejidad del proyecto.

  • Fase de planificación:

Los gestores de proyectos determinan el alcance, el costo, los recursos necesarios y el riesgo potencial de los proyectos. También se encargan de definir los hitos, el cronograma, los plazos, y cómo el equipo y las partes interesadas estarán en contacto.

  • Fase de ejecución:

La ejecución consiste en llevar a cabo el plan del proyecto. A esta altura, las entregas se completan y la ejecución técnica está en marcha.

  • Fase de supervisión y control:

Esta fase se desarrolla al mismo tiempo que la ejecución. Aquí evaluarás cómo el producto final cumple los objetivos del plan del proyecto inicial. Usa métricas predefinidas. También medirás los indicadores clave de rendimiento, como el progreso, los gastos y la puntualidad. Si los resultados del proyecto se desvían del plan, utiliza medidas correctivas para volver a encarrilar el proyecto.

  • Fase de cierre:

Mientras que algunos proyectos continuarán como procesos nuevos, otros llegarán a su fin. Los proyectos que terminan deben tener un cierre formal. En esta fase, finalizas el proceso con los contratistas externos y recompensas a los miembros del equipo.

Sin objetivos claros, un plan, recursos y comunicación, es poco probable que la ejecución funcione. Para evitar el fracaso, tómate el tiempo para determinar qué debe completarse en cada fase.

2 tipos de cuellos de botella en la ejecución de proyectos

Los cuellos de botella son problemas que surgen en el curso del proyecto. Retrasan la ejecución, como puede ser la introducción de limitaciones nuevas o la pérdida de un recurso necesario. Los cuellos de botella en la ejecución de los proyectos pueden ser a corto o largo plazo.

  • Cuello de botella a corto plazo:

Puede tratarse de una falla técnica, un percance en la cadena de suministro, la escasez de personal o la ausencia de una parte interesada clave en el proyecto. A menudo, los cuellos de botella a corto plazo son una sorpresa pero se solucionan a medida que mejora la planificación. Estas son algunas formas rápidas de mejorar tus procesos:

    • Eliminar los pasos no esenciales.
    • Usa plataformas de automatización para completar los trabajos manuales que consumen demasiado tiempo.
    • Establece una mejor comunicación para evitar malentendidos y confusiones.
  • Cuellos de botella a largo plazo:

Estos representan una amenaza más grave porque son más difíciles de resolver. La capacidad es el cuello de botella más común a largo plazo. Cuando los empleados que trabajan en proyectos tienen muchas otras tareas que manejar, tienen menos tiempo para concentrarse en las tareas relacionadas con el proyecto. ¿Cómo sucede esto en la vida real? Las empresas que quieran lanzar más funciones, pero no aumenten la cantidad de programadores se enfrentarán a un cuello de botella una vez que los empleados alcancen su capacidad máxima.

Los cuellos de botella no resueltos tienen el potencial de descarrilar todo tu proyecto. La clave para evitarlos es esperarlos.

Cuando te encuentres en la etapa de planificación de tu proyecto, tómate un tiempo para hacer una lluvia de ideas sobre los posibles cuellos de botella a corto y largo plazo. Piensa en qué soluciones serán necesarias para prevenirlos o detenerlos.

 

¿Qué es un desfase en la ejecución y cómo puedo evitarlo?

Un desfase en la ejecución es una desconexión entre lo que se supone que un proyecto debe lograr y sus resultados reales. Un responsable habitual es la falta de entendimiento entre quienes planean el proyecto y quienes lo llevan a cabo. Otro causante puede ser la falta de alineación o de consenso entre los líderes sobre la estrategia en sí. 

Estos son 3 consejos para evitar un desfase en la ejecución de tus iniciativas:

  • Asegúrate de que todas las partes interesadas clave estén de acuerdo con la estrategia y los objetivos principales del proyecto durante la planificación.
  • Crea una infraestructura y un programa para informar sobre el progreso, el uso del presupuesto y los hitos, de modo que no haya sorpresas al final.
  • Abre los ciclos de comentarios directos. Esto permite a los empleados hacer preguntas, expresar sus preocupaciones y recibir apoyo para cumplir con sus obligaciones.

4 consejos para un proceso de ejecución exitoso

Entonces, ¿qué puedes hacer para asegurarte que la ejecución de tu proyecto tenga éxito? Ten en cuenta estos cuatro consejos.

  1.  Crea un plan de ejecución del proyecto

Antes de sumergirte en tu iniciativa, es esencial trazar un plan de ejecución del proyecto que sea claro y detallado. Este plan debe abarcar lo siguiente:

  • Los objetivos del proyecto
  • Principales partes interesadas y participantes
  • Cronograma
  • Presupuesto
  • Alcance
  • Cualquier obstáculo o restricción externa conocida

La creación de tu plan de ejecución del proyecto debería ayudarte a lograr el consenso y la alineación entre los ejecutivos, los jefes de los departamentos y los gestores de proyectos. La mejor manera de evitar un desfase en la ejecución es establecer un acuerdo en relación con los puntos anteriores.

  1. Crea un equipo sólido para el proyecto 

Puedes tener un plan a prueba de balas, pero si no cuentas con los empleados adecuados, será difícil lograr una ejecución exitosa.

Quién formará parte del equipo del proyecto depende del tipo de proyecto y de sus objetivos, pero en cualquier proyecto, lograr un alto nivel de aceptación es clave. Cuando cada miembro del equipo comprende claramente los objetivos del proyecto y cree en su necesidad, es mucho más fácil mantener a los participantes motivados y comprometidos. 

  1. Usa una plataforma de gestión de proyectos

Cuando lideras la ejecución de un proyecto, eres responsable de coordinar muchas partes móviles. Esto podría ser la gestión del cronograma, la recopilación de actualizaciones de estado, y estar al tanto de tus gastos. A menos que uses un sistema formal para supervisar el progreso y brindar comentarios, es difícil hacer un seguimiento de todo.

Las plataformas de gestión de proyectos respaldan el trabajo en equipo y facilitan las ejecuciones exitosas. Facilitan el intercambio de información y recursos, y proporcionan una estructura para informar sobre los progresos y responder a las preguntas. 

Con la capacidad de manejar toda esta información en un solo lugar, puedes gestionar eficientemente el curso de tus proyectos y terminar con la confusión. También promueven la responsabilidad y el compromiso individuales para ayudar a cada participante a hacer su mejor trabajo a tiempo. 

  1. Sé flexible, escucha y convierte los comentarios en acción

Si bien es importante crear un plan de ejecución detallado, los gestores de proyectos deben ser flexibles.

No puedes controlarlo todo y los eventuales cambios en el plan son inevitables.

Tener el hábito de hablar con tu equipo sobre el proyecto y conocer su progreso es una gran manera de mantenerte informado sobre los retos en el campo de batalla y ayudarles a abordarlos. Escucha y toma en serio las perspectivas de tu equipo.

¿Cuál es el rol de un gestor en la ejecución de un proyecto?

Los gestores de proyectos son responsables de guiar el desarrollo y la ejecución de un proyecto. Son los directores que convierten una visión en realidad.

Un gestor de proyectos es responsable del alcance del proyecto. Su trabajo es describir el plan, armar el equipo y reunir los recursos necesarios. También se encarga de supervisar los progresos y el éxito o el fracaso del proyecto. 

La ejecución como parte de un equipo

Si bien los gestores de proyectos asumen el papel principal, la ejecución de los proyectos es un deporte de equipo. A los miembros del equipo del proyecto se los elige para realizar una función específica e importante. La colaboración fluida, la responsabilidad personal, un fuerte sentido del compromiso y la comunicación de todos los miembros del equipo son factores esenciales para el éxito.

4 técnicas de ejecución de proyectos que debes conocer

Existen diferentes metodologías para la ejecución de proyectos que se utilizan para guiar una ejecución exitosa. A continuación, puedes ver algunas de ellas:

  • Scrum:

La metodología scrum se centra en producir rápidamente los elementos a entregar del proyecto. En ella, los miembros del equipo se centran en tareas de alto valor en “sprints” de trabajo diarios y transmiten sus progresos en los controles diarios. 

  • Ejecución ágil de los proyectos:

Con la técnica ágil, los líderes de los proyectos preparan a sus equipos para adaptarse a los cambios o desarrollos del proyecto. No dependen de estrategias o procedimientos rígidos. En cambio, modifican el plan según sea necesario.

  • Kanban:

En el estilo Kanban de gestión de proyectos se incluye el uso de un elemento visual detallado en el que se planifican todo el proyecto y todas sus etapas. Al igual que con el método ágil, los equipos que usan el estilo Kanban se adaptan rápidamente. Con cada cambio que surge, vuelven a planificar el proyecto hasta que termina.

  • DevOps:

Por ahora, DevOps se ha convertido en el estándar para los equipos de desarrollo de software. En este método, los desarrolladores llevan a cabo un intercambio de comentarios, controles de calidad y verificaciones de seguridad. Hacen esto a lo largo del proceso de desarrollo en lugar de hacerlo al final. Esto aumenta la velocidad y reduce la cantidad de correcciones que consumen mucho tiempo y que provocan cuellos de botella. 

Éxito en cada etapa

La presión es alta para los gestores de proyectos. Tienen una serie de responsabilidades que gestionar y personas con las que trabajar. Para tener éxito, debes tener una preparación sólida para poder transformar tu visión en realidad.

¡Esperamos que esta guía te haya brindado información valiosa! Haz que la ejecución de tu próximo proyecto sea aún más fácil con nuestra plantilla de elementos a entregar del proyecto que te prestamos a continuación.

Usa la plantilla de resultados de proyecto

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