Así seas el propietario de un negocio que quiere mejorar las operaciones o un gerente de inventario que busca una forma de mantenerse organizado y al día con los pedidos, encontrarás todo en este artículo.

Veremos aspectos fundamentales de la gestión eficaz de inventarios, como los términos habituales, las metodologías comprobadas y los criterios útiles para elegir el sistema adecuado.

Empecemos con una pregunta básica.

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¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventario es la práctica de obtener, almacenar, usar y optimizar los bienes de una organización (es decir, mercaderías, productos, materias primas, etc.) de forma eficiente.

Los inventarios tienen mucha importancia en la cadena de suministros de una organización, ya que afectan directamente la venta y la distribución de los productos.

Por ejemplo, si solo puedes almacenar una cantidad determinada de productos en tu depósito cada mes, es importante estar al tanto de los pedidos entrantes y el suministro saliente. De lo contrario, tus clientes podrían recibir los pedidos con mucho retraso o no recibirlos.

En suma, la gestión de inventarios te ayuda a equilibrar la producción, el flujo de caja y las compras de suministros con la demanda del mercado para maximizar tus recursos.

En general, la gestión de inventario incluye lo siguiente:

  • La evaluación de envíos y proveedores.
  • El monitoreo de los niveles de inventario.
  • La optimización de la seguridad en el depósito.
  • El agregado de códigos de barras en los productos.
  • La recepción y el registro del inventario nuevo.
  • ¡Y mucho más!

Veremos todo esto en más detalle, pero, primero, analicemos los distintos tipos de gestión de inventario y cómo pueden ayudar en cada aspecto de tu proceso de producción.

Los 5 tipos de gestión de inventarios

Podemos clasificar la gestión de inventarios en 5 categorías principales. La diferencia entre ellas está en la etapa de producción a la que apuntan.

Veámoslo en detalle:

  1. Materias primas: elementos usados para producir bienes o materiales y componentes intermedios (p. ej., las empresas de fabricación de papel usan fibras de celulosa que se derivan de la madera).
  2. Trabajo en curso: productos sin terminar o productos que no están listos para la venta (p. ej., productos que necesitan una decoración final o un acabado).
  3. Material de empaque: elementos que se usan para el empaque de los productos (p. ej., las cajas que se usan para los envíos).
  4. Suministros de MRO (mantenimiento, reparación y operaciones): componentes que apoyan el proceso de producción, pero que no necesariamente son parte de este (p. ej., guantes y máscaras de seguridad).
  5. Productos terminados: productos que están listos para la venta.

Recuerda que quizá tu empresa no use todos los tipos de inventario.

Por ejemplo, un negocio de comercio electrónico que no fabrica sus propios bienes no necesitaría incluir los suministros de MRO en el inventario.

Ahora que entiendes los aspectos básicos de la gestión de inventarios, respondamos una pregunta vital.

¿Cuál es la importancia de la gestión de inventarios para cualquier empresa?

Digamos que eres el propietario de una empresa que fabrica distintas partes para automóviles, y un cliente pide 10,000 bolsas de aire. Aceptas el pedido y le das al cliente un plazo de entrega de 1 mes.

Cuando empiezas a fabricar esas bolsas de aire, sin embargo, te das cuenta de que tu inventario de materiales no es suficiente para fabricar todo el pedido.

Entonces, llamas al proveedor para pedir más materiales. Pero hay un problema: tardarán 3 semanas en entregar tu pedido, lo que causará una demora en la producción.

Es bastante incómodo para ti y tu cliente, ya que también causarás una demora en su producción (y una posible pérdida económica).

Podrías haberlo evitado con un poco más de organización y estrategia.

No importa que administres un negocio de comercio electrónico, una tienda local en un pueblo chico o una empresa global de manufacturas, la gestión de inventarios es clave para equilibrar tu producción con la demanda del mercado, reducir los costos y optimizar tu cadena de valor.

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¿Cuál es la diferencia entre la venta minorista y la venta mayorista?

Antes de entrar en las distintas metodologías de gestión de tus inventarios, es clave que hablemos sobre las diferencias entre la venta minorista y la mayorista, ya que tus procesos podrían ser distintos según el enfoque que tomes.

La diferencia principal entre la venta minorista y la mayorista está en el papel que tienen en la cadena de suministros.

La venta mayorista se concentra principalmente en las operaciones entre empresas. Es decir, los vendedores mayoristas venden productos, mercaderías y bienes al por mayor a otros negocios.

En la venta minorista, por otro lado, se apunta a los mercados de consumidores. Es decir, los vendedores minoristas tienen una relación más directa con el usuario final. Ellos compran productos a fabricantes o distribuidores (incluidos los vendedores mayoristas) y los revenden a un precio más alto.

Los siguientes son algunos ejemplos de vendedores mayoristas:

  • Fabricantes: empresas que producen bienes y los venden al por mayor a distribuidores, vendedores minoristas y otros vendedores mayoristas.
  • Agentes: distribuidores intermediarios que suelen trabajar en nombre de los fabricantes.
  • Comerciantes: empresas que compran mercadería en grandes cantidades y la venden a vendedores minoristas más chicos.

Los siguientes son algunos ejemplos de vendedores minoristas:

  • Tiendas de alimentos
  • Tiendas de almacén.
  • Tiendas de especialidad.
  • Tiendas de descuento.
  • Cualquier otro negocio que venda productos a usuarios estándar.

Pero también hay un enfoque híbrido que reúne ambos mundos.

Por ejemplo, SAM’s Club o Costco venden productos al por mayor a negocios locales chicos y a clientes estándar que prefieren comprar en cantidades más grandes.

La forma en la que gestiones tus inventarios dependerá del enfoque de tu negocio principal. La cadena de suministro de un vendedor mayorista es distinta que la de un vendedor minorista.

Entender a quién vendes es clave para definir tu modelo de negocios y, finalmente, cómo gestionar tu inventario.

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3 metodologías de gestión de inventario

Ahora que entiendes la teoría detrás de la gestión de inventario, es hora de ponerla en práctica.

Nos concentraremos en 3 metodologías que te darán control sobre tus inventarios, a la vez que reducirás los costos y aumentarás los ingresos.

Aunque no es una lista taxativa de todos los métodos disponibles, sí abarca algunas de las metodologías más útiles para empezar.

Veámoslo en detalle:

1. Justo a tiempo (JIT)

Justo a tiempo es una de las metodologías de gestión de inventarios más populares y usadas, y por buen motivo.

Con el enfoque de tener muy poco o nada de inventario, también puede ser una de las más rentables, ya que equilibra la satisfacción del cliente con la eficiencia comercial.

Con JIT, lo principal es responder lo siguiente:

  • ¿Qué se necesita?
  • ¿Cuándo se necesita?
  • ¿En qué cantidad se necesita?

Luego, se concentra en encontrar una forma de entregar los bienes requeridos en el menor plazo de entrega posible, sin sacrificar la calidad ni aumentar los costos.

JIT se deriva de la palabra japonesa “Heijunka”, que significa “nivelar” y consta de 3 elementos:

  1. Tiempo takt: define con qué frecuencia deberías producir uno (o varios) componentes de un producto para satisfacer la demanda de los clientes (p. ej., 3 piezas por cada hora trabajada).
  2. Flujo continuo: la práctica de fabricar 1 pieza a la vez para satisfacer el tiempo takt estimado.
  3. Sistema “pull”: el enfoque de brindar solo los requisitos básicos a los clientes.

Por ejemplo, digamos que administras un negocio de comercio electrónico de cosméticos hechos a mano.

Con la implementación del método JIT, empezarás a producir cosméticos nuevos cada vez que ingrese un pedido de compra nuevo en lugar de almacenarlos en un depósito.

Este enfoque te daría suficiente flexibilidad para analizar la demanda de los clientes en tu mercado y evitar posibles pérdidas en la producción.

2. Cantidad económica de pedido (EOQ)

EOQ puede sonar un poco complicado, pero, en realidad, es muy simple.

Para resumir, EOQ es una fórmula que te ayuda a calcular tu nivel ideal de inventario y determinar la cantidad de pedido en función de la demanda previa del mercado, además de otras variables.

Pero antes de entrar en la fórmula, debemos separar sus componentes:

  • Q*: tamaño óptimo del pedido
  • S: costo del pedido (los costos relacionados con el empaquetado, la entrega, el envío y la manipulación)
  • H: costo acarreado (costos relacionados con mantener un producto específico)
  • D: demanda (unidades anuales demandadas)

La fórmula final se verá así:

EOQ

Imagina que eres el propietario de una tienda de vinos y tus cifras son las siguientes:

  • S = $2,000
  • H = $2 por unidad
  • D = 4,000 botellas de vino

Para calcular tu EOQ, debes reemplazar las variables en la fórmula original con tu información. Así:

En este caso, tu cantidad óptima de pedido sería 2,828 botellas de vino.

Recuerda que algunos inventarios podrían requerir el cálculo de distintas variables, como pedidos repetidos, estacionalidad o eventos importantes en el sector.

Aunque el EOQ puede ser útil para obtener la cantidad estimada del pedido, recomendamos que lo respaldes con otros enfoques.

3. Análisis ABC

El análisis ABC se deriva del principio de Pareto, según el cual el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Es útil cuando tienes distintos productos.

Si traducimos esa declaración para la gestión de inventarios, podríamos decir que no todos los productos son iguales. En el análisis ABC, se considera que debes priorizar los productos que se venden más rápido y traen más ingresos.

Para eso, debes clasificar tus productos, materiales y suministros en 3 categorías:

  • A = Más importantes
  • B = De importancia moderada
  • C = Menos importantes

Cuando hayas clasificado tu inventario en función de los segmentos previos, deberás agregar 2 porcentajes a cada categoría:

  • Porcentaje de valor: valor de consumo anual de un elemento dado del inventario
  • Porcentaje de cantidad: cantidad total de productos

Estos valores no están fijos y deberías definirlos según tus valores reales y los objetivos. Por ejemplo:

  • A = el 10% de los elementos dan cuenta del 70% del valor de consumo
  • B = el 20% de los elementos dan cuenta del 20% del valor de consumo
  • C = el 70% de los elementos dan cuenta del 10% del valor de consumo

En base a esta clasificación, puedes identificar tus productos más valiosos y, de esa forma, enfocar tu energía en seguir el nivel de inventario de ese producto (o productos) específico con más frecuencia.

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Para este momento, te imaginarás que la gestión manual de inventarios sería sumamente difícil, por no decir imposible.

Con la ayuda de programas, los gerentes de inventario pueden automatizar algunos de los aspectos más tediosos del trabajo, reducir el riesgo de error y tomar decisiones más inteligentes.

Entonces, ¿cómo se elige el software adecuado?

Con un vistazo rápido en Capterra, una de las redes de reseñas de software más grandes, verás lo desafiante que puede ser tomar una decisión.

Elegir 1 entre 5,224 opciones definitivamente no es fácil.

Para simplificar tu vida, veremos algunas de las funciones más importantes que debes buscar en un buen software de gestión de inventarios.

1. Gestión de inventarios

Es una función obvia, pero fundamental.

El sistema que elijas debe ayudarte a controlar, gestionar y optimizar tus inventarios con facilidad. Esto implica una base de datos para almacenar artículos y la capacidad de seguir sus estados de un vistazo.

Por ejemplo, así es cómo Mad Hatter, una tienda de sombreros, usa monday.com para gestionar su inventario.

En este caso, cada grupo de elementos representa un tipo específico de sombrero (p. ej., fedora y de copa), mientras que las líneas muestran el estilo deseado.

Mad Hatter usa diferentes tipos de columnas para determinadas funciones. Por ejemplo, usó 2 columnas estado para distintos fines.

Una de ellas indica el color del sombrero, mientras que la otra se usa para registrar el estado del elemento (p. ej., en inventario, agotado, pocas unidades, etc.).

También usó las columnas números para mostrar información clave, como las unidades y el precio.

Incluso hay una columna ubicación que muestra dónde está cada artículo en el depósito. Así, los empleados pueden encontrar fácilmente los artículos específicos que necesitan.

Gracias a las funciones personalizables de monday.com, Mad Hatter pudo crear una plataforma que se ajusta a las necesidades de su inventario.

Pero esta es una de muchas funciones que cualquier sistema de control de inventario eficaz debe ofrecer. Avancemos.

2. Automatizaciones

Para mantenerte al tanto de los cambios constantes en los pedidos, la demanda del mercado, los precios y más, las automatizaciones te permiten controlar el inventario y mover tu flujo de trabajo.

Antes de decidirte por un software de inventario específico, asegúrate de que ofrezca automatizaciones del flujo de trabajo flexibles y listas para usar.

En monday.com, por ejemplo, puedes usar automatizaciones personalizables para gestionar casi cualquier flujo de trabajo dentro de la gestión de inventarios. Por ejemplo, si tienes una columna números para seguir el inventario y sabes que debes repetir el pedido cuando estés abajo de 35 unidades, puedes configurar una automatización para enviar un correo electrónico al proveedor cuando la cantidad de unidades sea 34.

Actualmente, puedes hacer las siguientes automatizaciones:

  • Cambios de estado.
  • Tareas recurrentes.
  • Notificaciones y alertas.
  • Etiquetado
  • Creación de elemento.
  • Correo electrónico.
  • ¡Y más!

Mad Hatter usa las automatizaciones de monday.com para mantener su inventario actualizado y envía alertas cada vez que los niveles de un elemento específico son bajos.

Así, la empresa siempre se asegura de que nada se pase por alto.

Para entender por completo las automatizaciones de monday.com, sugerimos que veas este video corto:

3. Generación de informes, paneles y visualizaciones

La única forma de saber si tus procesos funcionan es mediante el análisis. Sin acceso a los datos de inventario correctos, sin embargo, el análisis se vuelve una actividad inútil.

Por eso, cualquier solución de gestión de inventario debe darte funciones de generación de informes avanzadas y paneles de datos.

Eso te permite mantener a tu equipo informado y tomar las decisiones correctas.

Así es como se ve la generación de informes en monday.com.

Desde el inicio, obtienes acceso a más de 21 widgets de panel que te permiten visualizar los datos de la forma que tenga sentido para tu negocio.

Los paneles de monday.com toman datos de tus tableros para que visualices fácilmente cuántos pedidos pendientes tienes, cómo está tu inventario y si estás dentro del presupuesto.

Por ejemplo, Mad Hatter usa el widget de batería de monday.com para tener una vista general rápida del inventario de cada tipo de sombrero y un widget de números para ver la cantidad total de unidades en el inventario.

Y eso es solo el principio.

También usan el widget de gráfico para ver un desglose de los pedidos por tipo de sombrero y un widget de números para ver el total de unidades vendidas.

Si quieres ver un resumen general completo de nuestros widgets de panel, consulta esta guía. 

4. Personalizaciones

Como vimos antes, tu flujo de trabajo podría ser completamente distinto según si gestionas inventario para un vendedor minorista, un fabricante o en un modelo híbrido.  Pero, más allá del tipo de inventario que gestiones, habrá cambios imprevistos y ajustes en tu flujo de trabajo.

En lugar de buscar un sistema que te ofrezca una forma fija de trabajar, usa una plataforma que te permita crear tus propios flujos de trabajo.

monday.com es sumamente flexible y personalizable.

inventario personalizado

Con cientos de “bloques de construcción” que puedes mover a voluntad, puedes diseñar un espacio de trabajo digital que se sienta perfecto para tu equipo.

La interfaz de monday.com tiene la función de arrastrar y soltar integrada, lo que te permite crear flujos de trabajo fácilmente, sin necesidad de capacitaciones ni habilidades de codificación.

5. Integraciones

Por último, busca una plataforma que se integre con las herramientas que ya usas.

Por ejemplo, si usas hojas de cálculo de Excel para seguir los inventarios, asegúrate de que el sistema de gestión de inventario que elijas ofrezca una integración nativa con Excel. Así, podrás importar documentos fácilmente a tu plataforma nueva.

monday.com ofrece más de 40 integraciones nativas que puedes instalar con un clic. Esto incluye herramientas de marketing y CRM, procesadores de pago, plataformas de gestión de proyectos y muchas más.

Incluso te damos modelos de integración para que puedas automatizar las distintas tareas y acciones.

En términos simples, monday.com reúne todas tus herramientas y datos en el mismo lugar para centralizar todo el trabajo de tu equipo.

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Cómo modernizar tu gestión de inventario en 2022

Ahora que entiendes los aspectos básicos detrás de la gestión de inventarios y cómo elegir el sistema correcto, ¿qué sigue?

Ponerlo en práctica, por supuesto.

Si buscas una plataforma que cumpla los criterios que vimos antes, monday.com podría ser la solución ideal para ti.

Veamos el porqué.

¿Qué es monday.com?

monday.com es un sistema operativo de trabajo robusto que te ayuda a crear fácilmente espacios digitales de trabajo personalizados.

Por supuesto que tenemos funciones para la gestión de inventarios, pero hay mucho más. También puedes usar monday.com para la gestión de proyectos, CRM, automatización de marketing, fabricación, construcción y más.

Es uno de los motivos por los que organizaciones como Adobe, Coca-Cola, Discovery Channel (y otras 100,000 más) confían en nosotros para ejecutar todo su trabajo.

La gestión de inventarios en la nube

En términos de gestión de inventarios, monday.com ofrece:

  • Seguimiento de inventario: controla tu inventario con un sistema personalizado y basado en la nube
  • Colaboración en equipo: asigna tareas a compañeros y mide el progreso en un solo lugar
  • Etiquetado: usa etiquetas para organizar tus elementos y encontrarlos más rápido
  • Seguimiento de envíos: controla el estado de tus envíos y evita las demoras
  • Integraciones: integra fácilmente tus herramientas y aplicaciones, y centraliza tu información
  • Automatizaciones: optimiza tus procesos y operaciones comerciales con las automatizaciones
  • Informes: dales sentido a tus datos y preséntalos con distintas vistas

Para ver una lista completa de todas las funciones de monday.com, consulta nuestra página de resumen del producto.

Plantilla de gestión de inventarios

Para simplificar todavía más el proceso, te damos una plantilla de gestión de inventarios prediseñada que puedes usar desde el inicio.

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Empieza a gestionar tu inventario de manera eficiente con monday.com

Mantener tu inventario en buen estado es clave para el éxito de tu organización.

Esperamos que ahora tengas la información necesaria para gestionar y seguir los inventarios de manera más eficiente.

Y si buscas un sistema que te haga más productivo y reduzca el riesgo de error, monday.com podría ser la plataforma que necesitas.

Para empezar, prueba nuestra plantilla de gestión de inventarios completamente personalizable y moderniza tus procesos este año.