La gestión de proyectos es clave para una entrega exitosa. Si deseas mantener tu proyecto encamindo, es fundamental monitorear de cerca las tareas, plazos y objetivos establecidos.
En este artículo, te explicaremos qué es el control de proyectos, las características esenciales de una herramienta de control y cómo puedes utilizar nuestra plantilla para rastrear el progreso, mantener a al equipo del proyecto alineado y mejorar el rendimiento del proyecto.
¿Listo para empezar a hacer el seguimiento de tu proyecto? Prueba hoy mismo nuestra plantilla gratuita de seguimiento de proyectos en monday.com.
Breve historia de la gestión y el control de proyectos
El origen del sistema de control de proyectos moderno se puede rastrear hasta mediados del siglo XX, aunque la gestión de proyectos experimentó un avance significativo entre finales del siglo XVIII y mediados del XIX, impulsado por los grandes cambios de la Revolución Industrial.
Haciendo un repaso histórico, en el ámbito de la ingeniería civil, hasta 1900 los proyectos eran gestionados por arquitectos, ingenieros y maestros de obra.
Ejemplos de este tipo de gestión incluyen a figuras como Vitruvio en el siglo I a.C., Christopher Wren en el siglo XVIII, y Thomas Telford e Isambard Kingdom Brunel en el siglo XIX.
Sin embargo, fue en la década de 1950, en pleno siglo XX, cuando las empresas comenzaron a aplicar de manera sistemática nuevas herramientas de gestión de proyectos en los proyectos más complejos de la época.
La gestión de proyectos se expandió a varias áreas, como la obra civil, la ingeniería y la defensa. Dos figuras claves en el surgimiento de esta nueva forma de gestión fueron Henry Gantt y Henri Fayol. Henry Gantt es ampliamente reconocido en el ámbito de la planificación y el control de proyectos, especialmente por el diagrama que lleva su nombre.
Por su parte, Henri Fayol desarrolló las cinco funciones de gestión, que son fundamentales en el cuerpo de conocimiento sobre gestión de proyectos y programas.
Gracias a estos dos pioneros de la planificación y el control de proyectos, nacieron herramientas que hoy en día son esenciales en la gestión de proyectos, como la estructura de desglose de trabajo (WBS) y la asignación de recursos.
A lo largo del siglo XX, también se crearon dos modelos matemáticos clave para la gestión del tiempo y el proceso de control de proyectos: el método de la ruta crítica y la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT).
¿Qué es el control de proyectos?
El control de proyectos es el proceso de monitorear y registrar el progreso a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Cumple una doble función: mantiene tus proyectos en el camino correcto y asegura que todos los involucrados estén al tanto del estado de los distintos componentes del proyecto, como tareas, plazos, recursos y presupuesto.
Con el control de proyectos, puedes:
- Monitorear la gestión de plazos y objetivos del proyecto, y abordar rápidamente cuellos de botella y retrasos.
- Rastrear los gastos y recursos del proyecto, para evitar gastos excesivos o sobrecargar a los miembros del equipo del proyecto.
- Medir tu progreso hacia los objetivos y metas del proyecto.
- Asegurarte de contar siempre con las personas y materiales adecuados cuando se necesiten.
- Reducir la exposición al riesgo, identificando posibles problemas antes de que ocurran.
En general, para hacer un seguimiento de un proyecto, necesitarás una herramienta de gestión de proyectos, como monday.com.
Dependiendo del alcance del proyecto, también podrías necesitar utilizar técnicas específicas, como los diagramas de Gantt, indicadores clave de rendimiento (KPI) o reuniones de seguimiento regulares con los interesados y miembros del equipo.
Estas herramientas ayudan a garantizar que tu proyecto se mantenga en el camino correcto para cumplir con los objetivos acordados desde el inicio y, al mismo tiempo, se alinee con los objetivos generales de tu empresa.
¿Qué es una herramienta de control de proyectos?
Una herramienta de control de proyectos sirve para monitorear todos los aspectos de tus proyectos, como el progreso, las tareas y los recursos.
Esencialmente, es una herramienta central que reúne toda la información de tu proyecto en un solo lugar, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
Puedes crear una herramienta para el control del proyecto en una hoja de cálculo, con una aplicación de software especializado o incluso usando post-its en una pizarra.
Sin embargo, las herramientas adecuadas para el seguimiento del proyecto incluyen opciones para la colaboración, un tablero visual y una manera de integrar la información de tu proyecto con otras herramientas que estés utilizando para trabajar en él.
¿Por qué es importante controlar el progreso del proyecto?
Controlar el progreso del proyecto ayuda a todo tu equipo a concentrarse en lo que realmente importa, mantenerse dentro de los plazos y gestionar el presupuesto de forma efectiva.
Monitorear el progreso en todas las fases del proyecto permite que los equipos mantengan el control adecuado sobre las tareas, la gestión de recursos y plazos de entregas, incluso en proyectos complejos.
Con el seguimiento del progreso, los equipos pueden:
- Mantenerse al tanto de los plazos y entregables para evitar retrasos.
- Controlar el presupuesto del producto para evitar gastos excesivos.
- Detectar cuellos de botella a tiempo y ajustar los planes para evitar más contratiempos.
- Colaborar de manera eficiente en proyectos de equipo con toda la información disponible en una sola plataforma como monday work management.
El seguimiento del progreso proporciona a los gerentes de proyecto una visión clara de cómo va el proyecto. Esta visibilidad mejorada les permite la optimización de recursos, la asignación de tareas de manera eficaz y la capacidad de mantener actualizadas a las personas involucradas.
También ayuda a mantener alineados a los equipos, reduce las ineficiencias y promueve el éxito en proyectos complejos.
La mejor forma de empezar a hacer el seguimiento es definir objetivos claros, crear un plan de proyecto y adoptar herramientas de gestión que organicen y centralicen todos los detalles del proyecto.
monday work management ayuda a los equipos a organizar cada fase de su trabajo en una sola plataforma, dándoles la confianza para obtener resultados y mejorar el rendimiento del proyecto.
Las 5 mejores herramientas para el control de proyectos
Las herramientas de control de proyectos son plataformas de software basadas en la nube o en la web que permiten a los equipos e individuos ejecutar el plan de proyecto, hacer un seguimiento del progreso y tener una visibilidad completa para mejorar la colaboración en equipo.
Algunos ejemplos que pueden ayudarte a hacer el seguimiento de tus iniciativas incluyen:
monday.com
Ideal para: Equipos de cualquier tamaño
Características principales:
Gestión de recursos y seguimiento del tiempo
Más de 27 vistas visuales de trabajo
Integración con más de 200 aplicaciones de terceros
Automatizaciones y herramientas de inteligencia artificial
Precios:
Plan gratuito disponible.
Planes a partir de $9/usuario/mes
Consulta los planes de monday.com.
2. Asana
Ideal para: Flujos de trabajo centrados en tareas
Características principales:
- Seguimiento de tareas con múltiples vistas
- Integración con otras herramientas
- Dependencias de tareas y automatizaciones
Precios:
Plan gratuito disponible
Planes desde $10.99/usuario/mes
3. Smartsheet
Ideal para: Hojas de cálculo dinámicas
Características principales:
- Vistas en cuadrícula, calendario y de trabajo
- Automatización de cálculos entre hojas
- Funciones avanzadas de informes
- Exportación de hojas de cálculo
Precios:
Plan gratuito disponible
Planes desde $10/usuario/mes
4. Trello
Ideal para: Equipos pequeños que prefieren un enfoque visual
Características principales:
- Tableros estilo Kanban con listas y tarjetas
- Listas de verificación y configuración de fechas de entrega
- Comentarios y etiquetado de compañeros de equipo
Precios:
Plan gratuito disponible
Planes desde $5 por usuario/mes
5. Wrike
Ideal para: Gestión de flujos de trabajo
Características principales:
- Gestión de documentos
- Más de 400 integraciones con otras apps
- Flujos de trabajo personalizables
Precios:
Plan gratuito disponible
Planes desde $10 por usuario/mes
Principales funciones de una herramienta de gestión de proyectos
Por muy buena que sea una herramienta para el seguimiento de proyectos, no te servirá de mucho si no partes de una estructura clara para aprovecharla. Para sacarle el máximo partido y que te ayude a mejorar la calidad del proyecto, es clave que cuente con ciertas capacidades esenciales.
Estas son las funciones que deberías buscar si quieres una opción robusta:
- Crear un esquema del proyecto
- Establecer entregables, fechas límite y hitos del proyecto claros
- Definir metas realistas, claras y medibles, junto con los criterios para evaluarlas
- Agendar reuniones periódicas con el equipo y los stakeholders
- Tener visibilidad completa sobre todos los aspectos del proyecto
Seguro te estarás preguntando: “¿Existe una herramienta que pueda hacer todo esto?”
La respuesta es sí, y a continuación te mostramos cómo funciona todo esto en monday.com y cómo te puede ayudar a los gestores de proyectos a mejorar el rendimiento del proyecto.
1. Automatización de flujos de trabajo
Automatizar tareas es una de las formas más efectivas de aumentar la eficiencia del equipo, ya que evita tener que hacer cosas repetitivas como mover tareas en el flujo de trabajo o avisarle a alguien cuando algo ya está hecho.
Las automatizaciones te permiten crear tus propios flujos de trabajo. En algunas plataformas, como monday.com, puedes arrancar con plantillas prediseñadas o armar tu propio sistema desde cero según las necesidades del equipo.
En monday.com, configurar automatizaciones es fácil. Acá va un adelanto:
2. App móvil
Una herramienta para el seguimiento de proyectos tiene que ayudarte a ser más productivo, y no hay nada menos productivo que una plataforma que no funcione bien desde el teléfono móvil.
Aunque monday.com es mucho más que una app de administración de proyectos, puedes acceder a tareas y comunicarte con tu equipo desde cualquier lugar y dispositivo.
Esto es clave para quienes trabajan de forma remota o en equipos distribuidos, porque permite seguir el avance del proyecto, asignar tareas al instante y mejorar la eficiencia del equipo.
Con monday.com work management, los equipos pueden gestionar proyectos de principio a fin, controlar fechas de entrega y personalizar cualquier flujo de trabajo para optimizar cada tarea, proyecto o proceso.
3. Integraciones con herramientas externas
Buscar una herramienta centralizada para el seguimiento de proyectos no significa que tengas que dejar de usar tus aplicaciones favoritas.
Lo ideal es que el software de gestión que elijas se integre sin problemas con el resto de tu stack tecnológico. monday.com lo hace posible: se conecta fácilmente con todas tus herramientas de uso diario para que puedas tener todo el trabajo de tu equipo en un solo lugar.
¿Necesitas algo más personalizado? Con nuestro entorno de desarrollo low-code, puedes crear apps y soluciones a medida según lo que tu equipo necesite.
Si usas Microsoft Teams o Microsoft 365 para tus proyectos, vas a estar contento de saber que monday.com ofrece integración directa, con funcionalidades de gestión de proyectos y flujos de trabajo integradas de forma nativa.
3 estrategias clave para el control de proyectos
1. Control a nivel individual
Asegurar la responsabilidad individual es clave para que las tareas no se desvíen y cada quien sepa qué tiene que hacer.
- Asigna tareas específicas con fechas claras de entrega y organízalas en una estructura simple con un enfoque visual por prioridades.
- Usa campos personalizados para mostrar información clave como tipo de tarea, plazos de entrega o responsables.
- Mantén actualizados los estados de cada tarea para que la comunicación sea fluida y transparente.
2. Seguimiento a nivel de proyecto
Cuando los gestores de proyectos gestionan un solo proyecto, el foco tiene que estar en los hitos clave y cómo se distribuyen los recursos.
- Usa diagramas de Gantt o vistas de línea de tiempo para tener una perspectiva general, detectar dependencias o anticiparte a demoras.
- Centraliza las actualizaciones en informes de estado del proyecto para alinear a todas las partes interesadas.
- Haz seguimiento de todos los aspectos del proyecto con monday work management para que nada se te escape.
3. Seguimiento de múltiples proyectos
Si manejas varios proyectos al mismo tiempo, necesitas una visión unificada para tomar decisiones con confianza.
- Usa herramientas de gestión de portafolios para centralizar el seguimiento e identificar patrones entre proyectos.
- Organiza los proyectos según prioridades estratégicas, usando herramientas que permitan desglosarlos de forma dinámica.
- monday work management ofrece tableros con una vista consolidada de todos tus proyectos, dándote una perspectiva 360° del avance de tu organización y una forma ágil de decidir con datos de proyecto claros.
Cómo hacer un control efectivo del progreso
Hacer un seguimiento del progreso va más allá de los cronogramas y las actualizaciones de tareas. Usa estas estrategias prácticas para abordar los desafíos comunes y mantener el impulso:
1. Identifica riesgos potenciales anticipadamente
Monitorea proactivamente los riesgos potenciales que podrían descarrilar tu proyecto. Busca patrones, como retrasos repetidos en áreas específicas de tareas, y utiliza herramientas predictivas para identificar posibles cuellos de botella. Las funciones de seguimiento de riesgos potenciales en monday work management te ayudan a adelantarte a estos desafíos.
2. Estandariza la elaboración de informes de progreso
La consistencia es clave cuando se realiza un seguimiento del progreso entre equipos de proyecto. Desarrolla un formato estandarizado para las actualizaciones de progreso que incluya hitos, bloqueos y próximos pasos. Esto asegura que todos hablen el mismo idioma y evita malentendidos.
3. Crea vistas basadas en roles
Dale a cada miembro del equipo una vista personalizada de sus responsabilidades, mientras que el gerente de proyecto puede ver el panorama general. Las opciones de vista flexible en monday work management te permiten crear paneles basados en roles, facilitando el enfoque en los detalles relevantes.
4. Documenta las lecciones aprendidas
A medida que avanza el proyecto, tómate el tiempo para registrar los éxitos y los contratiempos. Documentar las lecciones aprendidas mejora el seguimiento de los proyectos actuales y proporciona valiosos conocimientos para la planificación futura. Mantén la documentación del proyecto fácilmente accesibles en tableros compartidos o documentos dentro de monday work management.
5. Usa los hitos para celebrar el progreso
Reconoce los logros celebrando los hitos, tanto grandes como pequeños. Reconocer los esfuerzos del equipo ayuda a mantener la moral y motiva a todos a seguir adelante. Las funciones de hitos en monday work management hacen que sea sencillo resaltar y compartir estos logros.
Cómo controlar el progreso de tu proyecto con monday.com
¿Estás listo para retomar el control de los plazos de tus proyectos? Te mostraremos cómo puedes hacer un mejor seguimiento del progreso de todo el ciclo de vida del proyecto con nuestra plataforma.
Aquí están las características clave que encontrarás en nuestra plantilla de seguimiento de proyectos:
1. Planifica tu camino crítico
Ve más allá de una plantilla básica de gráfico de Gantt con nuestra Vista de Gantt y las funciones de ruta crítica para ver qué tareas deben completarse para llevar tu proyecto desde el inicio hasta el éxito. Mantente al tanto de los plazos y establece dependencias en tus proyectos para asegurarte de que todo se haga a tiempo.
2. Importa desde Excel
Convierte rápidamente hojas de cálculo rígidas en tableros inteligentes que puedes ver en más de 8 vistas. Colabora con tu equipo en tiempo real con datos de proyecto precisos. Aún puedes exportar nuestro rastreador de proyectos a Excel
3. Crea paneles de control
Crea rápidamente paneles de control personalizados para la gestión de proyectos usando los datos necesarios de tu tablero para hacer un seguimiento del progreso, eliminando la necesidad de plantillas separadas. Usa los datos de tu columna de Fórmulas para calcular automáticamente la información más importante.
4. Personaliza el estado y las automatizaciones
Haz que sea fácil para todos priorizar su trabajo y actualizar el estado del proyecto. A diferencia de una plantilla estática de gestión de proyectos en Excel, utiliza automatizaciones y códigos de colores personalizados, así como estados de texto, para mantener a todo el equipo alineado.
Transforma la manera en que sigues los proyectos
Ya sea que quieras mejorar la comunicación del equipo o mejorar el rendimiento del proyecto, una herramienta de seguimiento de proyectos con procesos de control es la mejor manera de reunir toda la información vital y la colaboración en un solo lugar.
Las mejores plataformas de seguimiento de proyectos no solo aumentan la productividad, sino que también te ayudan a mantener el alcance y el presupuesto del proyecto mediante automatizaciones, integraciones con tus herramientas actuales y la flexibilidad de trabajar desde dispositivos móviles.
Descubre por qué miles de equipos eligen monday.com como su arma secreta para el seguimiento de proyectos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante controlar el progreso de un proyecto?
Seguir el progreso permite a los equipos mantenerse organizados y enfocados. Sin un seguimiento, los proyectos corren el riesgo de atrasarse debido a una mala comunicación, tareas clave retrasadas o plazos críticos no cumplidos. Hacer un seguimiento ayuda a evitar demoras innecesarias, gestionar el presupuesto del proyecto y asegura que los recursos se asignen de manera efectiva para los proyectos actuales y proyectos futuros.
¿Quién es responsable de controlar el progreso de un proyecto?
Los gerentes de proyecto suelen liderar el seguimiento, pero todo el equipo tiene un papel importante. Cada miembro contribuye actualizando el progreso de sus tareas individuales y comunicando los desafíos. Asignar responsabilidades, monitorear actualizaciones y colaborar de manera efectiva en proyectos ilimitados es fácil con monday work management.
¿Cuál es un ejemplo de control del progreso en un proyecto?
Usar un diagrama de Gantt es una forma común de controlar el progreso de un proyecto. Por ejemplo, un diagrama de Gantt puede mostrar las dependencias entre tareas y ayudar a visualizar la línea de tiempo de las tareas clave. Esto asegura que se cumplan los plazos y se eviten cuellos de botella. monday work management ofrece múltiples vistas, incluidos los diagramas de Gantt, para seguir el estado de las tareas y los hitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
¿Cuáles son los beneficios de controlar el progreso de un proyecto?
El control de proyectos ayuda a los equipos a mantenerse organizados, cumplir con los plazos y gestionar los presupuestos de manera efectiva. Proporciona claridad al mostrar el progreso real de las tareas y los hitos del proyecto, lo que permite a los equipos ajustar los planes según sea necesario. Además, simplifica el proceso de integración de nuevos miembros, dándoles una visión clara de sus responsabilidades y de cómo su trabajo encaja en el panorama general. Las herramientas de seguimiento también ayudan a mejorar el rendimiento del equipo, gestionar los recursos y los costos, manteniendo el proyecto alineado con sus objetivos para lograr un proyecto exitoso.
¿Cuáles son las 5 etapas de un proyecto?
Las 5 fases clave de un proyecto son:
Inicio: En esta fase se define el proyecto, se identifican los objetivos y los requisitos, y se obtiene la aprobación para comenzar. Se establece el alcance, el presupuesto y el equipo de trabajo.
Planificación: Aquí se crea el plan de proyecto, donde se detallan los pasos necesarios para alcanzar los objetivos. Se desarrollan cronogramas, se asignan tareas y recursos, y se identifican posibles riesgos. Es una de las fases clave para asegurar el éxito del proyecto.
Ejecución: Es cuando el proyecto comienza a tomar forma. El equipo trabaja en las tareas definidas en la planificación, se coordina la ejecución de las actividades del proyecto y se supervisa el progreso de acuerdo con los plazos establecidos.
Monitoreo y control: Durante esta etapa se realizan los procesos de control del proyecto, que son un seguimiento constante del avance del proyecto, se ejecutan los procesos de control, se comparan los resultados con los objetivos establecidos y se hacen ajustes si es necesario. Se gestionan los problemas y riesgos que surgen.
Cierre: Una vez que se completan todas las tareas y se cumplen los objetivos, el proyecto se cierra formalmente. Se entregan los resultados finales, se hace una evaluación del proyecto y se documentan los aprendizajes para futuros proyectos.
¿Qué es un cronograma de un proyecto?
Un cronograma de actividades de proyecto es una herramienta que organiza las tareas, plazos y hitos clave de un proyecto. Ayuda a planificar cuándo debe iniciarse y completarse cada tarea, qué tareas dependen de otras, y quién está encargado de ellas. Su objetivo es asegurar que el proyecto se complete a tiempo y de manera ordenada.
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