Cualquier gestor de proyecto o persona con un objetivo comienza haciéndose la misma pregunta: “¿Cómo comenzar con un proyecto, con este proyecto?”.
Sin embargo, a menudo una de las partes que consume más tiempo suelen ser las cosas que no se pudieron planificar desde el principio. ¿Podemos contratar a ese proveedor adicional? El presupuesto no se completó. ¿Necesitamos ese proveedor adicional? No evaluamos a fondo los recursos de nuestro equipo interno.
¿La solución? Un plan de inicio de proyecto bien pensado. En este artículo aprenderás los conceptos básicos de la primera fase de un proyecto y cómo el sistema operativo de trabajo monday.com te ayuda a mantener tus proyectos organizados y encaminados.
¿Qué es el inicio de un proyecto?
El inicio del proyecto describe el proceso formal de reconocer la existencia de un proyecto nuevo y delinear los documentos y procedimientos necesarios que sentarán las bases para su ejecución. Este es el primer paso del clásico ciclo de vida del proyecto de cuatro pasos:
Las 4 etapas de la gestión de proyectos
- ETAPA 1: Inicio del proyecto
- ETAPA 2: Planificación del proyecto
- ETAPA 3: Ejecución del proyecto
- ETAPA 4: Cierre del proyecto
Para brindarte más contexto, veamos el inicio del proyecto a través de dos perspectivas diferentes: las actividades de inicio del proyecto y los productos/elementos a entregar del inicio del proyecto. Juntos, forman algo que en ocasiones se denomina lista de verificación del proyecto.
¿Cuáles son las principales actividades y los productos/elementos a entregar del inicio del proyecto?
Todos los proyectos comienzan con una idea, pero ¿qué sucede después? ¿Quiénes están involucrados? Y por supuesto, ¿qué implica cada paso? En esta sección, te contaremos todo sobre el proceso de inicio.
Esta es una lista de verificación básica para el inicio del proyecto:
1. Crear un caso de negocio
Un caso de negocio es un documento que deja claro cómo los objetivos del proyecto están en sintonía con la misión a largo plazo de una empresa, es algo así como una justificación para el uso de recursos técnicos, financieros y humanos para un proyecto en específico.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que debe centrarse en los aspectos comerciales por sobre los técnicos. Esto se debe a que se utilizará para obtener el apoyo de la alta gerencia, responder a cualquier inquietud y, en última instancia, garantizar la aprobación.
2. Realizar un estudio de viabilidad
Una vez que tengas la aprobación de los directivos, debes analizar las probabilidades de que tu proyecto sea exitoso. En un estudio de viabilidad se identificam las limitaciones del proyecto en general y los supuestos del proyecto para poder lograrlo.
Para obtener más información sobre estos términos, lee nuestro blog de limitaciones del proyecto.
3. Escribe un estatuto del proyecto
Un estatuto del proyecto, o un estatuto del equipo, es una declaración preliminar del alcance del trabajo, los objetivos y los participantes de un proyecto determinado.
Incluye la delineación de responsabilidades, identifica las principales partes interesadas, describe los objetivos clave y, lo más importante, define la autoridad del gestor del proyecto.
4. Identificar partes interesadas y crear un registro de partes interesadas
Una parte interesada es cualquier persona que pueda ser influenciada por tu proyecto o que tenga influencia en este; puede ser interna o externa. Lo que es importante recordar aquí es que la comunicación es clave, incluida la forma en que te comunicas y la frecuencia.
Puedes hacerlo utilizando un mapa de partes interesadas o una matriz de evaluación de la participación de las partes interesadas.
5. Reclutar al equipo adecuado y crear una oficina de proyectos
Es hora de reunir a los mejores. Pero más allá de esto, puedes comenzar a asignar roles y responsabilidades de manera flexible para crear un sentido de responsabilidad desde el principio. Esta es el área de especialización de un gestor de proyecto.
Una oficina de proyectos, en ocasiones denominada oficina de gestión de proyectos o PMO, se refiere al equipo o departamento que crea y mantiene la gestión de proyectos para toda la organización. Son la fuente de conocimiento para los procedimientos y las mejores prácticas que garantizan la calidad y la oportunidad de las actuaciones.
También deberían orientar a los equipos hacia un software de gestión de proyectos centralizado, como monday.com.
6. Revisar
A fin de cuentas, la gestión de proyectos todavía está sujeta a errores humanos. Es importante dedicar un tiempo específico a revisar tu plan de inicio, para darle al resto de las etapas del proyecto las mayores posibilidades de éxito.
¿Por qué es importante el inicio del proyecto?
Como mencionamos, la etapa de incio es la fuente de muchas cosas importantes: se identifica el problema, se determina el alcance del proyecto y se crean las bases del proyecto.
Deberás justificar la demanda de tu proyecto ante los tomadores de decisiones clave, reuniendo evidencia de por qué el éxito de tu proyecto sería valioso proporcionando otros documentos, como la declaración de trabajo. En otras palabras, el inicio del proyecto es lo que lleva tu proyecto a la línea de partida.
¿Cuál es la diferencia entre el inicio de proyecto y la planificación de proyecto?
Te contamos los conceptos básicos del inicio de un proyecto: la etapa en la que puedes definir tu proyecto de manera amplia y obtener la aceptación de las partes interesadas. Entonces, ¿cuál es la diferencia con la planificación del proyecto, la segunda fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos?
Si bien los términos parecen intercambiables, la planificación del proyecto se basa en el inicio del proyecto.
Muchos equipos suelen cometer el error de hacer esto primero, lo que puede provocar un doble ciclo de trabajo bastante molesto. La planificación del proyecto es cuando creas objetivos específicos y la hoja de ruta de tu proyecto. Entrarás en detalles más específicos, como la planificación de sprints.
Pero sin las actividades esenciales del paso de inicio, es posible que establezcas objetivos inexactos o te olvides de incluir a las partes interesadas clave y te pierdas comentarios valiosos. La mejor manera de prevenir este tipo de errores es trabajar con marcos probados y la herramienta adecuada. Veamos cómo monday.com es la opción perfecta.
Seis pasos para iniciar un proyecto increíble usando monday.com
1. Identificar y definir requisitos, resultados y criterios de éxito generales relacionados con el negocio
Esta etapa incluye una serie de documentos de confirmación y detalles como información de contacto de los patrocinadores, fechas de finalización previstas, explicaciones de la estrategia y mucho más.
Solución: monday workdocs + plantillas
monday workdocs son documentos de colaboración reinventados. Colabora en tiempo real, integra tus tableros de monday.com y mucho más.
Puedes elegir entre más de 200 plantillas en monday.com. Para el inicio del proyecto, te recomendamos 4 plantillas que todo gerente de proyectos necesita.
2. Definir la justificación comercial y otras necesidades de las partes interesadas para el proyecto.
Las partes interesadas quieren el resultado final del proyecto para comprender su valor: presupuestos, cronogramas, rendimiento esperado y retorno de la inversión. Hacerlo visualmente atractivo es tu mejor opción.
Solución: Vistas
En monday.com, puedes elegir entre más de ocho vistas para crear visualizaciones significativas de tu trabajo más importante. La columna Fórmula recopila automáticamente tus datos, con los cuales luego puedes crear un panel dinámico y personalizado para generar informes y compartir. La vista de línea de tiempo asigna los elementos de tu tablero a fechas fijas.
3. Definir el rol y la autoridad del gestor del proyecto
Una de las funciones principales de un gestor de proyectos es evaluar las habilidades básicas para formar un equipo del proyecto. Pero, ¿cómo pueden gestionar mejor la comunicación y la delegación desde allí de forma centralizada y útil?
Según el PMI, las prácticas ineficientes de la gestión de proyectos dan como resultado un 12% de desperdicio de recursos organizacionales.
Solución: Columna Actualizaciones y personas
monday.com reúne las tareas, los responsables y la comunicación en torno a los proyectos y su inicio en un solo lugar. Las actualizaciones sirven como centros en tiempo real para notas, anuncios y preguntas; también puedes agregar archivos y mucho más.
La columna Personas permite la asignación de elementos a varios miembros del equipo o a miembros individuales. Luego, un gestor de proyectos puede utilizar esto para evaluar cargas de trabajo o incorporarlo en fórmulas de notificaciones automatizadas.
4. Crear el documento del alcance del proyecto
El documento del alcance de tu proyecto podría incluir lo siguiente:
- Relaciones externas propuestas
- Relaciones internas propuestas
- Plan de comunicaciones
- Pautas de gestión de cambios
- Planes de revisión posteriores al proyecto
- Elección de la metodología de gestión de proyectos
En lugar de empezar de cero, comienza a organizar tu documento del alcance para el inicio del proyecto en una plantilla sencilla que se pueda compartir y editar en tiempo real.
5. Obtener la aprobación por escrito de las partes interesadas
Las habilidades de comunicación, persuasión y negociación son cruciales para las interacciones con las partes interesadas. Tus conexiones iniciales para el inicio del proyecto podrían implicar reuniones cara a cara, memorandos de inicio y otras comunicaciones como correos electrónicos o intercambios de documentos. Esto puede frenar el avance de tu proyecto desde la etapa de inicio a la de planificación.
Solución: Automatizaciones e integraciones
Integra tus herramientas de aprobación y administración de documentos favoritas en monday.com para simplificar la forma en que compartes materiales para su aprobación. Usa automatizaciones para generar comunicaciones y acciones desde tu tablero. Por ejemplo, una vez que el estado de un documento de alcance cambia a aprobar, se notifica al gestor del proyecto para que pueda comenzar con los siguientes pasos.
6. Establecer las bases para un plan de proyecto
Si bien estas tareas se desarrollan realmente en la etapa de planificación, puedes comenzar a preparar:
- Una estructura de desglose del trabajo (WBS) detallada
- Plan de gestión de recursos
- Cronogramas
- Presupuesto
- Plan de gestión de calidad
Solución: Vista de WBS y Gantt
monday.com tiene una plantilla WBS y una vista de carga de trabajo para administrar fácilmente la capacidad de los compañeros de equipo. Nuestra vista de Gantt con una función especial de ruta crítica te ayuda a delinear tareas, responsables y dependencias automáticamente a partir de los datos de tu tablero.
Preguntas frecuentes
¿Por qué deberías utilizar un estatuto de proyecto?
El estatuto de proyecto establece el propósito, las metas y los entregables importantes de un proyecto, y ayuda a alinear a todo el equipo. A continuación te explicamos tres razones por las que debes considerar crear un estatuto de proyecto:
- Fomenta una mejor gestión del tiempo.
- Cristaliza los presupuestos: Un estatuto de proyecto ayuda a establecer el presupuesto de tu equipo. Con presupuestos claros, hay menos gastos excesivos y más posibilidades de tener un proyecto exitoso.
- Ayuda con la confianza del equipo.
¿Cuáles son los cuatro requisitos principales para el inicio del proyecto?
- Oportunidad o problema comercial identificado
- Solución definida
- Proyecto formado
- Equipo del proyecto asignado
Optimiza la forma en que inicias tus proyectos
El inicio del proyecto sienta las bases no solo para el éxito general del proyecto, sino también para cada paso del ciclo de vida del proyecto.
La gestión de las acciones, los requisitos y los documentos principales del inicio del proyecto se vuelve mucho más sencillo con un software de gestión del trabajo como monday.com: pruébalo.
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