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Gestión de equipos y oficinas remotas en 3 pasos simples

Gestión de equipos y oficinas remotas en 3 pasos simples

Todos en monday.com

Tener equipos y oficinas remotas en general significa que hay crecimiento, lo que es bueno. Sin embargo, viene con un conjunto único de desafíos. Hicimos un mapa de esos desafíos para ustedes y recibimos los mejores consejos para superarlos de nuestros clientes de mayor crecimiento. 

Cuando Lou Hoffman, la cabeza de Hoffman.com, una empresa global de relaciones públicas, se mudó con su familia para abrir la sucursal del Reino Unido, aprendió en persona cómo se sentía ser esa persona de la oficina extranjera. Leigh Buchanan describe su experiencia en una entrevista con él para Inc.com. “Algo que Hoffman descubrió es que ellos (los empleados en el extranjero) sentían punzadas ocasionales de abandono. Por ejemplo, sabía que cuando los servidores de correos electrónicos se caían, el resultado de las diferencias en las zonas horarias significaba que el personal del equipo global tendría que esperar horas hasta que se restableciera el servicio. Sentado cómodo en Silicon Valley, Hoffman había considerado que esa demora era aceptable. Pero en Londres, sin correos electrónicos por horas mientras esperaba que abriera la oficina en Estados Unidos, cambió de opinión”.

Esta anécdota sincera demuestra que, incluso hoy, gestionar equipos remotos o distribuidos tiene muchos desafíos. El mayor desafío es garantizar que el equipo remoto se mantenga como una parte real de la empresa. Mantener la sincronización en términos de tareas y objetivos es difícil. Al administrar una empresa con equipos en más de un lugar, se intentan evitar constantemente las demoras causadas por la falta de sincronización y potenciadas por las diferencias en las zonas horarias. En función de nuestra experiencia de trabajo con cientos de gerentes y miles de empleados, aquí hay algunas señales tempranas de desafíos para el equipo remoto.

Pruébate a ti mismo: ¿sufro los signos tempranos de gestión de equipos remotos?

  • Señal n.° 1: búsqueda de herramientas nuevas
    ¿Buscas herramientas nuevas de manera constante para que todos estén alineados? Algunos ejemplos son las herramientas de comunicación en vivo, las herramientas de intercambio de conocimiento, las herramientas de colaboración y las herramientas de gestión colaborativa de tareas.
  • Señal n.° 2: redacción de informes de actualización
    ¿Dedicas al menos una hora por día a la redacción de resúmenes para que el equipo remoto esté al tanto? ¿Y a menudo recibes sus comentarios recién a las 24 horas de enviarlos, con preguntas de seguimiento y postergaciones?
  • Señal n.° 3: falta de claridad en la propiedad
    Cuando las tareas se demoran, ¿sabes a quién le debes pedir respuestas o es difícil descifrar quién estaba a cargo de cada cosa?

Si tu respuesta fue afirmativa para al menos una de esas preguntas, podrías tener desafíos en la gestión de tus equipos remotos. Pero no te preocupes, aquí hay algunos consejos geniales para que superes esos desafíos.

Gestión exitosa de equipos remotos en 3 pasos simples

  1. Crea una hoja de ruta para todos

Crea una hoja de ruta única para toda la empresa, en vez de una para marketing, una para investigación y desarrollo, etc. Esta hoja de ruta deberá informarse y estar a disposición de todos en la empresa. De esa forma, todos los equipos en todas las ubicaciones estarán alineados con los mismos objetivos. Mantiene a todos concentrados y genera la sensación de ser parte de un mismo esfuerzo compartido.

  1. Actualiza los temas, no las personas

En vez de crear actualizaciones para las personas, crea actualizaciones sobre temas o proyectos. Esto te ahorrará mucho tiempo. Si pones las actualizaciones en un solo lugar para que todos los equipos pertinentes puedan verlas, ahorrarás mucho tiempo. Poner las actualizaciones en un solo lugar significa que no tendrás que enviar docenas de correos electrónicos y luego buscar las respuestas. En vez de eso, los miembros del equipo pueden revisar las actualizaciones que les interesan e incluso hacer comentarios y conversar en un solo lugar. Actualizar los temas o los proyectos permite que los equipos lleven cualquier tarea de principio a fin con facilidad por todos los departamentos y equipos distintos para que cada uno haga su parte.

  1. Establece una base de conocimientos unificada

Esto hace a la diferencia y es especialmente útil para empresas que incorporan muchos empleados nuevos. Como es probable que ya uses algún tipo de herramienta de intercambio de conocimientos, úsala para asegurarte de que el conocimiento que todos necesitan para terminar su trabajo esté en un solo lugar. Cuando todo el conocimiento pertinente está en un solo lugar, no hay lagunas de información y no se desperdicia tiempo en teleconferencias aclaratorias.

Cómo monday.com ayuda a sus clientes a gestionar equipos remotos con facilidad y cómo puede ayudarte a ti

monday.com tradujo todo lo mencionado en una solución única. En monday.com, cada persona de la empresa puede ver con claridad la hoja de ruta y entender dónde está parada. En monday.com, cada empleado, en cualquier lugar, puede compartir y recibir actualizaciones en los proyectos que son importantes para su trabajo. Compartir actualizaciones crea una base de conocimientos central a la que pueden acceder todos. En monday.com, todos están sincronizados.

  • Una herramienta para intercambio y actualizaciones

monday.com es una plataforma transversal donde todos aportan sus actualizaciones sobre el avance en curso y se suscriben a los temas que les interesan. Esto significa que todos están actualizados sobre lo que necesitan saber, pero no están sobrecargados de información. Nuestros clientes dicen que usar monday.com reduce de manera drástica los correos electrónicos, las teleconferencias y el tiempo dedicado a las actualizaciones. También significa que cuando Jay, el líder del equipo móvil en San Francisco enciende su computadora, en cualquier hora del día o de la noche, todas las especificaciones nuevas están listas y su equipo puede empezar a trabajar de inmediato.

  • Actualizaciones desarrolladas en función de los temas

Dado que la información en monday.com se desarrolla en función de los temas (de tu elección), es fácil llevar las cosas de principio a fin. Una función nueva, por ejemplo, puede ser un tema en el que los distintos departamentos involucrados se activan en la etapa correspondiente y agregan sus actualizaciones de avance para que todos los miembros de los equipos pertinentes puedan verlas.

De esa forma, Sarah, la diseñadora en Londres, recibe una notificación cuando le toca trabajar en la página de inicio nueva, con todo lo que necesita a su disposición en monday.com, incluido el proceso que llevó a cada decisión, así no tendrá que esperar a la mañana de los Estados Unidos para preguntar: “¿Por qué eligieron este logotipo o ese menú superior?”.

  • Facilidad de seguimiento

Cuando un miembro del equipo actualiza su avance en monday.com, siempre puede etiquetar a la siguiente persona que deba incluir sus comentarios, continuar el proceso o aprobar el proyecto. Así, las cosas no quedan traspapeladas y los indicios de retrasos se detectan con rapidez y transparencia completa.

La clave es recordar las prácticas básicas de trabajo que te llevaron de lo pequeño a lo grande, y de lo grande a lo enorme, como la comunicación directa, la transparencia y la colaboración en tiempo real, y encontrar las herramientas y los métodos que te permitan mantenerlas a medida que creces.

Foto por: David Chau

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