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Home Office: 10 plantillas para preparar a tu equipo durante el COVID-19

Home Office: 10 plantillas para preparar a tu equipo durante el COVID-19

Todos en monday.com

A medida que más empresas optan por el Home Office, puede resultar difícil saber cómo manejar este terreno inexplorado.

El tener que garantizar que la empresa esté gestionando las cuestiones de salud de manera responsable y, a la vez, poder mantener las metas de la empresa y los calendarios de trabajo al día puede ser una tarea abrumadora, en particular, si hay que configurar todo en cuestión de pocos días.

En el futuro inmediato, todos en monday.com estaremos trabajando desde casa. Para nosotros, esto significa confiar en nuestra plataforma más que nunca, y descubrir de primera mano cuán importantes son la comunicación transparente, la distribución clara de tareas y el trabajo en conjunto para equipos remotos.

También significa que se nos están ocurriendo montones de ideas nuevas sobre cómo hacer que monday.com sea más fácil de usar para el trabajo remoto, ¡lo cual significa que hay integraciones, actualizaciones y funciones nuevas en camino!

Como parte de estos esfuerzos, hemos creado algunas plantillas nuevas para gestionar las comunicaciones específicas sobre el COVID-19 y los flujos de trabajo diario que se han tornado remotos.

 

Plantillas para el trabajo remoto

Actualizaciones de la empresa

Piensa en el tablero “Actualizaciones de la empresa” como una reunión semanal, mensual o trimestral que organiza la empresa para compartir lanzamientos, hitos o celebraciones nuevas. Cada elemento puede etiquetarse con el nombre del equipo (marketing, ventas, I+D), y se pueden agregar actualizaciones para cada uno en la sección de comentarios. El hecho de tener todas las actualizaciones registradas cronológicamente permite a todas las personas de la empresa llevar un registro del progreso específico por equipo, independientemente de dónde se encuentren.

¡Usa la plantilla para seguir las actualizaciones de tu empresa!



Registro de tiempo del equipo

Sin un sistema interno de la oficina para llevar un registro de los empleados que entran y salen, este registro le permite a RR. HH. saber cuándo los empleados comienzan y terminan de trabajar. Cada elemento representa a un empleado, cuando inician sesión en el sistema, el cronómetro comienza a correr y se detiene cuando cierran la sesión. Se puede ver fácilmente un resumen de las horas trabajadas esa semana o se puede filtrar por empleado. Si hay empleados remotos que trabajan por hora, este tablero compartido permitirá una comunicación transparente sobre las horas de trabajo registradas.

¡Usa la plantilla para registrar el tiempo del equipo!



Calendario de la empresa

Organiza fácilmente eventos de la empresa, vacaciones, un happy hour después del trabajo y más con el tablero “Calendario de la empresa”. Usa cada elemento como evento y agrúpalos por tipo de evento. Esto coordinará cada evento por color y por tipo cuando los mires en la vista de calendario. Para los equipos remotos, la programación de happy hours virtuales o de reuniones semanales de toda la empresa puede ser una buena forma de fortalecer la motivación y la cultura. Nota: Aprovecha esto al máximo con la vista de calendario.

¡Usa la plantilla para crear tu calendario!



Tareas diarias del equipo

Esta plantilla les permitirá a ti y a tu equipo alinear las tareas diarias para asegurarse de estar en sintonía. Pueden definir los sprints de trabajo (días, semanas, meses) para mantener el trabajo en contexto. Pueden asignar un propietario a una tarea para asegurarse de que todos sepan quién tiene que hacer cada cosa. Y también pueden mantener todo organizado con estados e indicar el tipo de tarea, así estarán listos para comenzar.

Sugerencia Pro: La vista de cronograma les brindará una idea de cómo se ve la próxima semana de un vistazo.

¡Usa la plantilla para seguir las tareas diarias de tu equipo!



Solicitudes remotas del equipo

El tablero Solicitudes remotas del equipo es la manera perfecta de recibir y organizar solicitudes de TI, operaciones o cualquier otro tipo de solicitud de miembros de equipos remotos. Envía el tablero como un formulario a todos los trabajadores remotos, pídeles que completen sus solicitudes y las respuestas completarán automáticamente el tablero, y se integrarán a la perfección en tu flujo de trabajo. También puedes asignar un grupo a preguntas extraordinarias o a preguntas frecuentes, para que se use como recurso cuando no haya nadie del equipo de TI para consultarle.

¡Usa la plantilla para seguir solicitudes remotas!



Incorporación de empleados nuevos

La incorporación de empleados remotos tiene sus propios desafíos, y es fácil perder el registro del proceso. El tablero Incorporación de empleados nuevos te permitirá garantizar que los empleados nuevos sepan siempre lo que deben estar haciendo y cuando deben hacerlo. Se pueden acordar las expectativas, puedes asignarles un compañero para que los ayude con el proceso y supervisar su progreso, todo desde un tablero compartido. Organiza cada grupo por día para que sepan desde el primer día qué es lo que les espera. Puedes asignar fácilmente un propietario para cada proyecto, de manera que quede en claro con quién deben colaborar, programar plazos para trabajar en los proyectos de incorporación, asignar la complejidad esperada y compartir vínculos a recursos útiles.

¡Usa la plantilla para el proceso de incorporación de empleados nuevos!



Registro para reuniones individuales (directivos)

Esta plantilla pueden usarla los directivos para llevar un registro de sus reuniones individuales con cada miembro del equipo y así, rastrear el progreso y revisar los últimos puntos analizados para prepararse para la reunión siguiente. Este tablero debe guardarse como Privado, y puede usarse para configurar recordatorios para la próxima reunión programada, sincronizar con RR. HH. para encauzar a los nuevo contratados dentro del proceso y asegurarse de que los empleados nuevos se integren en los equipos sin inconvenientes. Este tablero es fundamental para la estrategia de crecimiento de un equipo, para garantizar que los directivos estén haciendo un seguimiento de las mejoras, las metas y el crecimiento de sus empleados.

¡Usa la plantilla para registrar tus juntas!



Plantillas para gestión del COVID-19

Estado de cuarentena de los empleados

La principal prioridad de todas las empresas en tiempos de gran riesgo es mantenerse al tanto del estado de salud de sus empleados. Con el uso de nuestra plantilla Formulario de ingreso, puedes llevar fácilmente un registro de los empleados que pueden estar en riesgo para asegurarte de tomar las mejores decisiones para la salud y seguridad de toda la empresa. Actualiza la información de contacto, el estado de acceso, la fecha de comienzo de la cuarentena y más, para asegurarte de estar siempre al tanto del estado de tus empleados.

Descarga la plantilla para seguir el estado de la cuarentena



Plan de comunicaciones del COVID-19

Dado que todo el tiempo llegan nuevas actualizaciones y restricciones, es importante comunicar la información de manera clara y uniforme en toda la organización. Esta plantilla te permitirá colocar todas las comunicaciones importantes en un solo lugar, para que los empleados puedan saber qué está haciendo la empresa para garantizar su seguridad. Divide el tablero en discusiones internas, pautas comerciales y estrategias de comunicación externa para alinearse y avanzar.

Descarga la plantilla para tu plan de comunicación durante el COVID-19



Evaluación de riesgos del COVID-19

Desde eventos cancelados hasta el reajuste de prioridades, el efecto mariposa del COVID-19 se propaga rápidamente por todas las empresas. Para poder comprender el alcance y el impacto del coronavirus, puedes usar esta plantilla para delinear los riesgos potenciales, el impacto en los ingresos, los plazos y el propietario del proyecto de las iniciativas que se verán afectadas. Para entender cómo reaccionar, primero hay que entender los efectos.

Descarga la plantilla para la evaluación de riesgo del COVID-19



Para casi todos los equipos, las inquietudes cada vez mayores sobre el COVID-19 y el cambio en la rutina diaria por el trabajo remoto implican desafíos únicos e imprevistos. Las plantillas que hemos compartido en esta publicación pueden ayudarlos a ti y a tu equipo a mantener todo en marcha y estar al tanto del bienestar de tu equipo.

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