Conociendo a IDS
ids es una empresa mexicana de consultoría en tecnologías de la información con más 42 años de experiencia, que cataliza la transformación en las compañías que enfrentan día a día el reto de la digitalización. Desde 1982, IDS es una de las diez empresas mexicanas de TI más grandes en el país, con presencia en Ciudad de México, Querétaro, Monterrey, Guadalajara, Canadá, Estados Unidos y Costa Rica.
En ids se vive la transformación digital todos los días. Es una empresa basada en una cultura Lean & Agile, la cual busca flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios, aprovechando los mismos para proporcionar una ventaja competitiva.
Más de 2,600 colaboradores forman parte de ids, cada uno con necesidades específicas que requieren atención eficiente y personalizada. Para brindarles un mejor servicio y asegurar que puedan realizar sus peticiones desde cualquier lugar del mundo, ids implementó monday.com, una plataforma integral que ha revolucionado su manera de operar.
Los desafíos
Gestión de la información
Antes de la implementación de monday.com, la gestión de la información se realizaba principalmente a través de hojas de cálculo y correos electrónicos. Los directivos recibían reportes generados manualmente, lo que implicaba extraer datos de bases de datos y compilarlos en dashboards. Esta metodología manual no solo era lenta y laboriosa, sino que también retardaba la toma de decisiones, aumentaba el riesgo de pérdida de información y errores humanos, y dificultaba el seguimiento y la trazabilidad de la información. Además, era complicado saber si se estaba consultando la información más actualizada.
Proceso de onboarding
El proceso de onboarding era otro punto crítico. La comunicación entre las áreas involucradas – reclutamiento, infraestructura y soporte – también se realizaba a través de correos electrónicos y hojas de cálculo, lo que resultaba en correos electrónicos no atendidos o archivados sin el debido seguimiento, y retrasos en la preparación del equipo de trabajo para los nuevos consultores. La falta de visibilidad y los retrasos impactaban negativamente la experiencia del cliente y la productividad de los consultores desde el primer día.
Servicios de soporte
Ids contaba con herramientas que soportaban las actividades principales de su cadena de valor, pero la falta de un sistema central para gestionar 16 servicios de soporte generaba cuellos de botella y dificultaba la trazabilidad de las solicitudes. Esto resultaba en una respuesta ineficiente a las necesidades de los colaboradores, lo cual afectaba directamente su capacidad para desempeñar sus tareas de manera efectiva.
La solución: una plataforma integral
Con la implementación de monday.com, logramos centralizar todos los servicios en una única interfaz accesible para todos nuestros colaboradores. monday.com permite a más de 2,600 colaboradores utilizar formularios sin necesidad de licencias adicionales, brindando visibilidad y trazabilidad a todas las áreas involucradas en los procesos.
Beneficios y mejoras clave
1. Visibilidad en tiempo real
Los directivos ahora tienen acceso a información en tiempo real a través de un dashboard conectado directamente a la plataforma. Esto elimina la necesidad de generar manualmente los dashboards y permite tomar decisiones basadas en datos actualizados y precisos.
2. Eficiencia en la gestión de servicios de soporte
Hemos implementado 16 servicios de soporte que anteriormente se manejaban a través de Excel y correos electrónicos. Centralizar estos servicios en la plataforma ha eliminado los cuellos de botella y mejorado la trazabilidad de las solicitudes. Cualquier usuario puede visualizar el estado de sus solicitudes y recibir atención más rápida y eficiente.
3. Mejora del proceso de onboarding
monday.com conecta las tres áreas clave involucradas en el onboarding: reclutamiento, infraestructura y el equipo de soporte. Esto garantiza que el consultor reciba su equipo y tenga acceso a las herramientas necesarias desde el primer día, eliminando retrasos y mejorando la experiencia tanto para el consultor como para el cliente.
Impacto y resultados
Aumento de la satisfacción del cliente
La implementación de monday.com ha mejorado la satisfacción del cliente al garantizar que los consultores estén listos para trabajar desde el primer día. Esto ha reducido los retrasos y aumentado la confianza de los clientes en nuestros servicios.
Mejora de la productividad
Al eliminar las ineficiencias en la gestión de información y el proceso de onboarding, hemos aumentado la productividad de nuestros consultores. Ahora pueden concentrarse en sus tareas desde el primer día, sin interrupciones ni retrasos.
Calidad de vida de los consultores
La nueva plataforma ha mejorado la calidad de vida de nuestros consultores al proporcionar una herramienta eficiente para gestionar sus solicitudes y necesidades. Esto ha reducido el estrés asociado con la falta de respuesta y ha permitido a los consultores trabajar de manera más efectiva y satisfactoria.
Conclusión
La implementación de monday.com ha sido un cambio transformador que ha mejorado significativamente nuestra eficiencia operativa y la satisfacción de nuestros clientes y colaboradores. Al centralizar nuestros servicios y mejorar la visibilidad y trazabilidad de los procesos, hemos logrado superar los desafíos anteriores y establecer una base sólida para el crecimiento y éxito futuro.
Este caso de éxito demuestra cómo la tecnología puede ser un aliado poderoso en la mejora de procesos y en la creación de un entorno de trabajo más eficiente y satisfactorio para todos. En ids, continuaremos innovando y buscando nuevas formas de mejorar nuestros servicios y la calidad de vida de nuestros colaboradores.
