monday.com è probabilmente lo strumento più versatile che incontrerete — un vero coltellino svizzero per i manager di tutto il mondo.

È davvero così: potete usare monday.com per gestire tutti i vostri progetti, ma anche utilizzarlo come CRM, per gestire le vostre campagne pubblicitarie, tenere traccia dei bug, gestire i progetti dei clienti e tenere traccia delle produzioni video. Esistono probabilmente diverse centinaia di modi per utilizzarlo ed abbiamo incontrato team che lo usano davvero per tutto: dagli insegnanti che programmano le proprie lezioni agli ingegneri che progettano aeroplani.

Vorrei mettere in luce quello che rende monday.com così enormemente diverso dagli altri strumenti sul mercato. Esistono alcune differenze fondamentali che lo rendono qualcosa di cui le persone non possono fare a meno e che sostituisce molti altri strumenti che sono abituate ad utilizzare, come l’email, Excel e gli altri strumenti di project management.

Una semplice spunta per marcare un task come “completato” o “non completato” non fornisce informazioni sufficienti a membri del team e manager per comprendere come stanno davvero le cose. Le cose sono sempre molto più complesse di così.

Che dire di “ritardato di un giorno”? Che dire di “in attesa dell’input di qualcun altro per procedere”? Questi stati derivano da problemi reali e non sono inclusi in alcuno strumento di project management; vengono invece sempre comunicati all’esterno dello strumento via email, in riunioni e colloqui.

Sappiamo bene che le cose non sono mai così semplici, quindi monday.com si focalizza sui processi. Abbiamo però reso semplice convogliare le informazioni relative ad un progetto o un’attività in modo strutturato e facilmente replicabile per i futuri processi. Ciò migliora tutti gli aspetti del management e della comunicazione. Potete fare qualsiasi cosa con monday.com, e sarà transparente per tutti i membri del team.

In breve: con monday.com state pensando ai processi.

Il testo è più adatto quando leggete un buon libro. Quando invece utilizzate sistemi basati su testo — e questi sono interamente basati su testo — dovete leggere tutto ciò che vedete per capire che cosa succede. Questo richiede tempo e, quanto siete oberati, rischiate di trascurare qualcosa.

monday.com è completamente visuale. Gli stati colorati sono immediati e vi permettono di conoscere lo stato delle attività a colpo d’occhio, senza il bisogno di leggere alcunché. Le informazioni visuali sono sorprendentemente potenti per la gestione di un team: vi permettono di definire processi e comunicare senza parole.

Quando monday.com è visualizzato sul vostro schermo in ufficio, le persone possono vedere come stanno le cose anche da distante. Le informazioni visuali sono efficaci, non interpretabili e chiare per tutti.

In breve: una board vale più di mille parole.

Intervistando centinaia di manager all’inizio dello sviluppo di monday.com abbiamo imparato che tutti utilizzano fogli di calcolo o tabelle per la gestione ad alto livello. Le persone pensano per tabelle, non secondo una gerarchia. È un modo semplice e intuitivo per organizzare le informazioni — lo utilizziamo tutti. Questo è il motivo per cui abbiamo progettato le board di monday.com come una tabella ed è presente pochissima gerarchia nel nostro sistema (date un’occhiata a come la pensiamo a proposito di subtask e diagrammi di Gantt: scoprirete che non ne siamo grandi sostenitori).

La maggior parte degli strumenti di project management si basa pesantemente sulla gerarchia. È un problema: le gerarchie sono molto difficili da navigare ed esistono sempre differenti modi per costruirle. Sono caotiche. Ricordate l’ultima volta in cui vi è capitato di trovare un file tra le cartelle del computer di qualcun altro?

In breve: gli esseri umani pensano per tabelle; sono un design naturale e intuitivo.

Nessuno può comprendere l’avanzamento di un progetto di tre mesi dallo stato delle singole attività di cui è composto. Spesso non sappiamo nemmeno a che punto sono le attività all’interno di un singolo task.

Anche quando qualcosa è “completato”, c’è ancora molto che non sappiano, quindi chiediamo “L’avete comunicato a tutti?” oppure “L’avete inviato?”. Lo facciamo sapendo che anche se una serie di attività sono state completate, il progetto non è necessariamente concluso. Quindi organizziamo riunioni e creiamo complessi thread di email per assicurarci di rispettare le scadenze. Ciò significa che gli strumenti non vi stanno davvero aiutando a completare il lavoro in modo veloce ed efficace.

La soluzione è scegliere un approccio top-down: definire un obiettivo, mappare un processo e tenere traccia dello stato delle cose. È l’unico modo per pianificare. In monday.com una semplice board contiene tutta l’informazione. Non è necessario chiedere alle persone o confrontarsi durante le riunioni: ciascuno viene mantenuto al corrente della situazione.

In breve: la maggior parte degli strumenti elenca il lavoro, mentre la vera gestione viene svolta al di fuori di tali strumenti. Dovete focalizzarvi sul quadro d’insieme.

Ammettiamolo: la quasi totalità degli strumenti di management sul mercato non fa altro che elencare il lavoro, focalizzandosi su progetti e attività. Al contrario monday.com si focalizza sui processi, che costituiscono il cuore del management e della produzione.