トヨタ・コニック・アルファ社のチームが、monday.com Work OS を使って管理コストを大幅に削減し、価値創造に充てる時間を創出できた理由とは？

トヨタ・コニック・アルファ株式会社は、「データで、ありがとうをつくる仕事」をミッションとして、データを活用したデジタルソリューションを提供している企業です。

今回お話を伺った販売店ソリューション部では、全国260社程度の自動車販売会社に対して営業支援・商談支援ツールといった営業活動に資するツールを提供。自動車カタログのデジタル化なども含め、リテール分野の DX（デジタルトランスフォーメーション）を支える事業を多数行っています。 販売店向けの支援ツールも数が増えてきたため、現在ではツールの提供だけでなく、店舗におけるツールの導入や運用といった面でもサポートを実施しています。

今回は、ソリューションサービス局 販売店ソリューション部にて部長職を務める服部 淳（はっとり あつし）さんにお話を伺いました。

monday.com（マンデードットコム）を導入して１年以上が経ちますが、導入以前は社内のタスク管理に Excel ファイルを使用していたそうです。開発を委託しているベンダーごとのファイル、および社員のタスクやバックログをまとめたものなど管理し、ファイルを更新する度に、その旨をチャットツールで担当者へ伝える必要があったそうです。

服部さんのチームが抱えていた課題は、「Excel に求める機能がすでに限界に達してしまい、管理上の負担になってしまっていた」ことでした。

Excel は大量の情報を整理するのに優れたツールですが、情報が増えてくると「Excel のセルひとつにたくさんの情報が入ってしまいとても見づらい」といった悩みがまず出てきます。
Excel を更新したり担当者を割り当てた場合に毎回チャットで連絡しないといけなかったり、添付ファイルがある場合は別紙を見てもらうよう誘導が必要という手間もありました。

さらに、行が増えてくると重くなって動かない…ということも重なり、便利さよりも管理する上での労力が目立つようになってきていました。

「販売会社への出張が多いため、出先で Excel を触りづらいことが多々ありました。外ではいつでもパソコンを開けるわけではありませんから。スマホで頑張ってみてもやはり辛かったですね」（服部さん）
今いくつのタスクが動いていて、残りは何件？といったチームの状況も Excel の表を見ながら集計しなくてはならないため、現状の把握や遅れのフォローアップなどにも手間がかかる状態でした。

「もともとお付き合いのあった日立ソリューションズさんが monday.com の代理店をされており、ご紹介いただいたのがきっかけです。私が業務の管理で困っており、何かいい方法はないかと探していたところ、その声を拾ってくださり最適なタイミングで monday.com の導入をご提案いただきました。 私は何事も一度やってみて、ダメなら後で修正すればよいと考えるタイプなので、他のツールを比較検討する前にまず monday.com を導入してみることを決めました」

服部さんのチームでは monday.com を使い始めて、まずは単純に進捗管理がすごく楽になったなと感じたとか。これまで使っていた Excel に書き込むイメージに近いので運用も簡単で、この手のツールにありがちなクセや使いづらさといったところがあまりないのが良かったそうです。

「もともと、開発やプロジェクト管理に慣れていたメンバーが多かったので新しいツールの導入に関してはそこまで不安はありませんでした。monday.com ははじめてでも使いやすいだけでなく、自動化などの機能が豊富で凝れば凝るほどいろいろなことができて面白いですね。

当時は新しいツールの検証に時間をかけて吟味するというよりは、現状のタスク管理で生じてしまっている手間を何とかして減らすということに注力しており、monday.com の導入に可能性があるならぜひ使ってみたいと思いました。結果としてタスク管理に有用だと感じたので継続的に利用させていただいており、日々助かっています」

データの移行自体は、これまで使っていた Excel のデータをインポートできたことと、ベースとなるボードを代理店側で作成していたこともありスムーズに進みました。

「社内の運用体制をガラッと変えたこともオンボーディングがうまくいった理由のひとつだと思います。私自身が “monday.com に移行するからこれ以降は monday.com しか見ません” という形でチームに周知し、Excel の更新を停止したことでスムーズに業務フローを移行できました。

使い始めて困ったことも特になく、逆にツールを使用する中でダッシュボードに新しい機能を見つけたりして楽しんでいます」

「monday.com を導入して一番助かっているのは、報告資料の作成にかかる時間がかなり短縮できたこと」だと語る服部さん。ほぼゼロになったといっても良いぐらいだそうです。

上層部から「これって今何件ぐらい残っている？」と対応中のタスクについて尋ねられても、monday.com のボードのキャプチャを取るだけですぐに報告できます。

これまでであれば、たとえば報告会が金曜日であれば水～木曜日にはデータを集計して資料に落とし込む必要がありました。準備の都合で、実際に報告する金曜日時点では古いデータしか提示できません。その点、monday.com だと当日のリアルタイムな状況がひと目で分かります。

上長の方々にも「業務の状況はここで見てくださいね」と monday.com のリンクをお渡しすることで、ご自身で見ていただける場合が増えました。

「先ほどの課題の所でもお伝えした通り、スマホアプリがあるのがとても良いですね。出張時にも便利ですし、午前中は在宅勤務でその後会社に来る日なども、移動中に各タスクの状況をアプリでチェックできるので助かっています」

現在では、服部さんが統括されている部門のチームを中心に、社内の複数チームで約90名の方に monday.com をご利用いただいています。

monday.com を活用している業務は以下の通り（抜粋）。 販売店の数やお問い合わせ数といった数字がひと目で把握できるほか、各タスクの担当者が明確に分かるため社内リソースの負荷分散にも役立ちます。

● 社内のタスク管理全般

● 販売店様向けの営業支援ツールの展開管理（どのタイミングでどの店舗に展開するかなど）

● システムに関するお問い合わせの管理（問い合わせ件数、対応数、問い合わせ元の店舗、回答者など）

● アジャイル開発のタイムライン管理

また、monday.com は単にタスクを可視化するだけではなく社内のコミュニケーション＆コラボレーションにも活躍します。服部さんが気に入っているコミュニケーション機能は、各タスクの「アップデート」機能と「Slack 連携」だそうです。

「私一人が統括する範囲が増えたので、コミュニケーションは基本的に monday.com のタスクにあるメッセージ機能（アップデート）で、私宛にメンションをつけて飛ばしてもらうようにしています。以前は他社のチャットツールで連絡を受けていたのですが、後で見ると何の案件か分からないことも…。その点、monday.com だとそれぞれのタスクに特化したメッセージが見られるので分かりやすいです」

また、以前は Slack、他社チャットツール、メールなど確認が必要なコミュニケーションツールが乱立している状況でしたが、現在では monday.com の更新情報をすべて Slack のチャンネルに流すよう自動化を設定し、情報をうまく一箇所にまとめることができています。

自動化は Slack 連携に限らずあらゆる場合に使える便利な機能です。 たとえば、服部さんのチームではタスクのステータスごとにグループを作成し、ステータスが変更されるとタスクが自動でそのグループに入るといった設定も行っています （たとえば、問い合わせタスクのステータスが「受付」から「調査中」に変わるとそのタスクを「調査中」のグループに移動するなど）。

こうすることで、担当者が「今から調査をはじめます」と宣言しなくても、monday.com のボードを見るだけで各タスクの進捗を追うことができます。

今後は monday.com を活用して、管理コストを限りなくゼロにしたいと語る服部さん。プロジェクト管理はもちろん必要な仕事ではありますが、プロダクトやサービスとして提供できるバリューと比べると付加価値はそこまで高くありません。管理はどうしても上の人間が行うということもあり、その分のコストも増えてしまいます。

こうしたツールをうまく使うことで、空いた時間をより付加価値の高いソリューションの提案や開発に割いていきたいと思っているそうです。

「monday.com の機能性には総じて満足しており、社内でも monday.com を利用することがもう自然なことになりました。作業の指示や伝達事項はすべてこのツール内で行っています。

プロジェクト管理ツールの導入を検討されている場合、各ツールの機能差がいろいろとあるので迷われている方が多いと思います。私からのアドバイスとしては “まずは試してみること” でしょうか。 以前の私達のように Excel ですべてを管理していたりすると、なかなか抜けられないと思ってしまいがちです。でも思い切ってやってみると意外にうまくいきました。 最新のツールは自由度が高く、自社やチームのニーズに合わせてカスタマイズできるのでぜひ自分で触って、色々試してみていただきたいですね。

特に、私と同じく報告資料を作る時間を削減したい、なるべく付加価値の高い仕事をしたいと思っていらっしゃる方には monday.com は良いツールだと思います。我々も DX を推進する会社として、これを皮切りに社内から改革を進めていきます」