ソニービズネットワークス社のチームが、monday.com Work OS でより円滑にタスク管理を行えるようになった理由とは？

ソニービズネットワークス株式会社は、「通信でビジネスをワクワクさせる」を経営理念として、法人向けに情報技術やクラウドを活用したさまざまなソリューションを提供している企業です。

主力事業である「NURO Biz（ニューロ・ビズ）」は2013年から提供を開始している法人向け ICT ソリューションサービスです。高速インターネット回線「NURO アクセス」をはじめとして、AWS の導入・構築・運用支援を行う「マネージドクラウド with AWS」、そのほか AI や クラウドといったさまざまなソリューションの提供を通じて、お客様のビジネスやインフラの課題に対して解決策を提案しています。

今回は、マーケティング本部 マーケティング部にて部長職を務める矢崎裕貢（やさき ひろつぐ）さんにお話を伺いました。

矢崎さんが統括するマーケティングチームでは総勢12名のメンバーが活躍しています。しかし、一口にマーケティングといっても個々のメンバーが専門性を持っており、担当しているプロダクトが異なるために案件もいろいろなスパンや内容のものが混在しています。 そのため、「今、誰がどの業務をやっているのか」「誰がリソースとして空いているのか」「それぞれのタスクがきちんと滞りなく進行しているのか」、「明日締め切りだが、全然手がつけられていないタスクがないか」などを可視化するのがなかなか難しい状況でした。

矢崎さんのチームが抱えていた最も大きな課題は、「タスク管理ツールを導入しても、入力フォーマットがひとつしかない」ことでした。 これまでもいろいろなタスク管理ツールを試してきたものの、マーケティング業務のタスクはとにかく種類が豊富です。オフラインで行うもの、オンライン上で施策を打つものなど、内容や性質が多岐にわたるので、すべてをまったく同じ項目を持つ「タスク」として管理することはできませんでした。

「マーケティングに限らず、色々な会社で業務・案件を行っていく中で、決められたフォーマットに全部落とし込んでタスクを管理していくのはなかなか難しいと思います」（矢崎さん）

多くのタスク管理ツールはそのシステムによって入力項目があらかじめ固定されており、それに合わせてタスクの情報を入れていかなければなりません。自由度が少ないため、この案件なら良いが、違う案件になると入力項目がマッチしないということも多くありました。 そのため、タスク管理ツールを導入したとしても使うメンバーと使わないメンバーが存在してしまい、結局情報の所在がバラバラになってしまっていたのです。管理がしづらいだけでなく、メンバー間の情報共有も難しいため、早急に解決策を練る必要がありました。

より使いやすいタスク管理ツールを探していたときに、矢崎さんはウェブ検索で monday.com を発見。同時期に比較検討していたわけではありませんが、これまでいろいろなツールを試しては挫折を繰り返しており、monday.com のユニークな特徴に惹かれて一度使ってみようと思ったのが導入のきっかけだそうです。

「monday.com に魅力を感じた点は2つあります。ひとつは UI がわかりやすいこと。そして、他のツールのように入力項目が固定されておらず、カラムという機能で自由に追加できることです」

monday.com を使い続ける決め手となったのは、操作のわかりやすさとタスク設定の自由度が高いことでした。
まず、UI がわかりやすいので誰でも直観的に操作することができます。矢崎さんも最初は自分自身で使い始めたところ、何の説明もなしにシステムを触ってみるだけで「あ、こうやるんだな」とすぐに使い方を察することができました。

次に、これまでのツールで課題となっていた「タスクの入力項目が固定されていること」も monday.com で解決できました。monday.com ではそれぞれのタスクにカラム（列）を追加して、必要な情報を登録することができます。ユーザーが自分自身で欲しい項目を追加できるほか、カラムにも「テキスト」「日付」「ファイル」「チェックボックス」「優先度」などさまざまなフォーマットが用意されているのが魅力でした。

新しいツールを導入する際にやはり気になるのがデータ移行と社員への周知の問題ですが、monday.com ならいずれもとてもスムーズに進めることができます。 ワークスペースで「データのインポート」を選択するだけで、既存のタスク管理ツールや Excel、Google シートなどから簡単にデータ移行が可能です。

また、ソニービズネットワークス社では社員へのオンボーディングも最小限の時間で完了することができました。チームメンバーを集めて矢崎さん自身が「ボードを作るにはここのボタンを押す」「タスクはここから追加する」など30分程度レクチャーをしたのみで、あとはメンバー自身が自由にタスク管理を進めていくことができたのです。

「他のツールに比べてタスクやプロジェクトが作りやすいので、かなり簡単に移行することができました。また、オンボーディングで簡単な説明を行った後は、メンバー自身が思い思いに、自分たちが必要なタスクに合った形で自走してボードを構築していってくれています」

monday.com の導入後、矢崎さんはまず自分自身のルーティンの業務の登録を行い、基本の操作に慣れてから煩雑なプロジェクトのボードを作成していきました。現在、ソニービズネットワークス社ではマーケティング、インサイドセールス、サービス企画の3部署で monday.com を活用しており、利用者数は20～25名程度まで増加しました。

矢崎さんのマーケティングチームでは、monday.com をコンテンツ関連業務のダブルチェックに活用しています。ひとつは、SNS 投稿前の事前チェック。投稿内容の確認項目を monday.com 上に登録しておいて、作成者本人ともう一人が必ず2名ペアとなりチェックするようにしています。

もうひとつは、メールマガジンの配信内容チェックです。配信事故をなくすために、SNS と同様に monday.com を使って確認項目をリスト化し、配信前にダブルチェックしています。 マーケティング業務では多くの人の目に触れ、ブランドの顔となるコンテンツを作成することが多いため、投稿・配信ミスを未然に防ぐために徹底した体制作りが不可欠です。実際に、業務フローの中に monday.com を組み込むことによって、不慮の事態を回避することができています。

「タスクやリソースの状況を一箇所に集約することによって、遅延や抜け漏れの多くを防ぐことができ、業務が円滑に回るようになりました」

ソニービズネットワークス社では今後、monday.com を現状のタスク管理に加えて、業務のハブとしてあらゆる点で活用していきたいと考えています。 たとえば、monday.com はタスク管理だけではなく情報を蓄積・共有するデータベースとしても活躍します。過去のナレッジを保存したり、Web チームが行った A/B テストの結果を蓄積して後々の振り返りに活用したりと、情報を一箇所に集約しておけば今後入社したメンバーへの情報共有も簡単です。

また、開発エンジニアなど、ひとりではなく複数人でチーム作業を行う他の部署でも monday.com が活躍することでしょう。チームメンバーによるタスク管理はもちろん、誰が今どのくらい空いていて、この業務はどれくらいで完了する見込みなのか、といった業務の現状が一目でわかるのはマネジメント層にとっても有益です。

「monday.com の使い勝手には満足しています。過去に他のツールを使っていた時は、タスクの登録をメンバーに依頼してもなかなか進まないこともあったのですが、monday.com を使い始めてからはチームメンバーが率先してタスクを作成してくれるようになりました。さらに、どうすれば効率よく、抜け漏れなく業務を行えるかを皆が自発的に考えてボードが構築されていくんです。これを見ていると、monday.com を導入して良かったなと思います。

他のツールとは違って自分たちで考えて自由に作ることができるという点で、使えば使うほど monday.com のファンになってもらえるのではないでしょうか。私たちのチームのように、ボードを思いのままにカスタマイズして自走していくことができるので、導入を検討されている企業さんにはぜひその点を体感してみていただきたいです」