三井情報株式会社の営業チームが
monday work management で
人員を増やさず約2倍の業務に対応
できるようになった理由とは？

三井情報株式会社は『ナレッジでつなぐ、未来をつくる』をパーパスに掲げ、ICT を基軸とした事業を 展開し、2030 Vision「未来社会の当たり前をつくる」の実現に向け、お客様と共に社会課題の解決や新たな価値の創出に取り組んでいます。

今回は営業第二グループ 共創営業本部にて本部長を務める陸田貴秀さん、同 本部 パートナー営業部 第三営業室 室長の稲橋佳織さん、SaaS更新チームリーダーの小松華蓮さん、黒山栞さんにお話を伺いました。

共創営業本部では約80名のメンバーが活躍しており、クラウドサービスを中心とした事業が年率20％の成長を遂げるなど、順調に拡大を続けています。しかしその一方で、パートナー企業との契約更新業務量も増加し、営業担当者が本来注力すべき顧客対応の時間が圧迫されるという課題が顕在化していました。

「契約管理や営業事務作業が増えることで、お客様と向き合う時間が減ってしまうことが課題でした」（陸田さん）

営業本部には、海外メーカーとの協業を担うマーケット推進部と、国内パートナー企業と連携するパートナー営業部の2つの部門があります。特に後者では、クラウドサービスの契約更新業務が日々の業務の大部分を占めており、メールや電話、Excel台帳での管理といったいわゆる“レガシーな手段”での対応が続いていました。

「ICTベンダーである私たちが、メールと電話で契約更新を管理しているというのは、正直恥ずかしいお話ですけれど、業務量が増えるほど、確認漏れや対応遅れといったリスクも高まっていました」（陸田さん）

「複数の連絡ツールでやり取りしていたため、商談の進捗状況や依頼内容が分かりづらく、各メンバーへの確認が頻発していました」（稲橋さん）

このような状況では、営業担当者の負荷が増すだけでなく、パートナー企業との信頼関係にも影響を及ぼしかねない。そこで、業務の抜本的な見直しと、ITツールによる業務改革を早急に進める必要を感じていました。

2度の開発を経て、3度目のチャレンジとしてmonday.comを導入するに至ったその経緯をお聞きしました。

はじめのチャレンジでは、基幹システムのアドオンを検討したものの、コストが見合わず、構築に非常に時間がかかるということで断念しました。2度目のチャレンジでは、ノーコードが特長ということで導入したものの、実際の業務フローに合わせるには要件定義、開発、検証プロセスが必要となってしまうことが分かり、さらには海外のベンダーに依頼していたため非常に時間がかかってしまいました。これでは日々変わっていく業務フローに変更や修正が追いつかないということで運用が難しいと判断し、構築はしたもののリリースを断念しました。

「基幹システムのアドオンを検討したり、別のSaaSソリューションを構築までして、検証でやはり難しいと断念した時期に、monday.comさんも日本で展開を始めた時期で、ご紹介を受けたというところから始まりました。」（稲橋さん）

営業部の管理職であり、システム開発経験はなかったという稲橋さんでしたが、現場の課題感から自ら構築に着手されたのだそうです。無料トライアルからスタートし、ほとんどひとりで構築と検証を重ね、約1ヶ月程度で最初のプロトタイプが出来てしまったとのことでした。

「monday.comは、非エンジニアでも“本当にノーコード”で構築できるツールでした。サクサクと作れてしまったというところが非常に驚きであり、期待にすごく変わりました」（稲橋さん）

プロトタイプを完成させたあとは、社内メンバーへのデモやパートナー企業様への説明会を重ね、着手からおよそ半年で営業本部内での本格導入を実現しました。

導入後は、契約更新の確認や契約手続きをmonday.com上で行うことで、誰が何をいつまでに対応するかが明確になり、業務の進行がスムーズになりました。また、契約状況をパートナー企業とリアルタイムに共有できる環境を構築したことでコラボレーションが円滑化し、よりスピーディーなコミュニケーションが可能に。業績拡大とともに約2倍にもなった業務量にも人員を増やすことなく対応が可能になりました。

「monday.comがなければ、今も多くの人員を抱えなければならなかったですし、それによって人材育成やコスト面でも課題が続いていたと思います」（稲橋さん）

解約期限や発注期限、メーカーに発注する期限と、様々な期限を非常に意識しなければならない業務になるため、monday.comのアラート機能を活用し、期限を追いかける手間を省力化しながら、管理をより厳格化できています。 煩雑になっていたパートナー企業とのやりとりも一元化することで、社内の連携もスムーズに行えるようになったといいます。

「見積書の送付やステータス変更がボタン一つでできるようになり、業務効率が大幅に向上しました」（黒山さん）

monday.com導入後は、やり取りがチャット形式でボード上に集約され、チーム全体でリアルタイムに情報を共有できるようになり、無駄なメール検索や台帳入力の手間が大幅に削減され、生産性が飛躍的に向上しました。特に効果が大きかったのが、パートナー企業への「更新通知」の自動化です。

「以前は300件ほどの通知を手作業で送っていて、2〜3日かかっていました。それが今では自動で送れるようになり、その時間がまるごと削減されました」（小松さん）