お客様の声：M Booth 社

monday.com を導入後、M Booth 社がどのように成果物を49%増大させたのか？

M Booth 社のご紹介

M Booth 社は、数々の賞を受賞しているグローバルなデジタルコミュニケーションエージェンシーです。世界32の市場で、企業、消費者、食品、ライフスタイルなど、さまざまなクライアントにサービスを提供しています。

M Booth 社は、当初は昔ながらの PR 会社としてスタートしましたが、ここ数年は、デジタルとクリエイティブのサービス拡大に注力しています。かつては2人のデザイナーだったのが、今ではビデオグラファー、フォトグラファー、アニメーター、コピーライター、プロジェクトマネージャー、クリエイティブディレクター、アートディレクター、そしてさらに多くのデザイナーを含む30人のクリエイティブ部門に成長しています。

プロジェクトマネジメントディレクターのライアン・クイックとプロジェクトマネージャーのカイル・マキューエンの両名は、クリエイティブ部門と連携する各部門の仲立ちとして、クリエイティブサイドで仕事をしています。

課題

ライアンが M Booth 社に入社した当初、彼のチームは Basecamp を使用していました。当初は小規模で結束の固かったチームでしたが、本格的な部門へと規模を拡大するにつれ、プロジェクトマネージャーとして、増え続けるプロジェクトのすべての動きを把握することが困難になってきました。

「すべての仕事が Basecamp に提出されていたので、そこからすべてをコピーしてスプレッドシートに貼り付け、一箇所ですべてを確認できるようにする必要がありました。そうして初めて、チーム内で仕事を分担することができるのです。一番面倒な作業でした」とライアンは言います。

「スプレッドシートを更新した後、Basecamp を更新し忘れると、すべてが同期されなくなるため、コピー＆ペーストによるエラーが多発していました。」とカイルは言います。

解決策

なぜ monday.com なのか？

カイルがチームに加わって間もなく、ライアンは別のソフトウエアを検討し始めました。すべてのプロジェクトを大まかに把握し、誰が何に取り組んでいるかを一目で理解する方法がなかったからです。

Trello や Asana など、いくつかのプラットフォームを検討した結果、当時のプロジェクトコーディネーターの1人が monday.com の担当者と連絡を取っていて、その人が推薦してくれたことが分かったそうです。

ライアンとカイルは、monday.com を試してみて、すぐに魅力を感じたそうです。

「最初に気づいたのは、インターフェイスが実に視覚的でカスタマイズしやすいということでした。カイルは率先して、会社の意思決定者に、なぜ monday.com を仕事用の OS として採用すべきかをプレゼンしました。彼らは、私たちがこのプラットフォームに込めた思いをすぐに理解し、ゴーサインを出してくれたのです」とライアンは言います。

デザインリクエストの効率化

デザインチームには、エージェンシー全体で30人以上のデジタル戦略担当者から、毎月400～500件の大小さまざまな依頼が舞い込みます。時には、PR サイドから招待状やパンフレットなどのデザイン依頼が来ることもあるそうです。

「Google のクライアントは20社ほどありますが、Basecamp は本当に断片的で、Google のクライアントからのリクエストをまとめて見ることができませんでした」とカイルは言います。

M Booth 社のテンプレートを取得

このプロセスを合理化するために、カイルはすべてのリクエストを一箇所に集めるマスタープロセスを作り、すべてのリクエストとそれを提出するクライアントと戦略担当者を簡単に把握することができるようにしました。

プロジェクトマネージャーは、適切なデザイナーを割り当て、発注から納品までの依頼の進捗を簡単に確認できるようになりました。

バーンアウトを回避しつつ、生産性を最大化する

カイルは、プロジェクト内の各アクションアイテムを完了するために必要な全体的な工数を見積もるためのポイントシステムを作成しました。そのポイントシステムをダッシュボードに反映させ、担当するデザイナーの能力をよりよく可視化し、社内の他の部署にも同じ可視性を提供するようにしました。

「1週間で約270ポイントがおおよそのキャパシティとなります。そのため、何か仕事を受注する能力があるかと聞かれたとき、詳細を説明しなくても、その能力があるかどうかがわかるので、デザイナーをやきもきさせることがありません。また、このデータをもとに、デザイナーを増員するタイミングを判断しています」とカイルは言います。

カイルとライアンは、アドホックに依頼が来てデザイナーのキャパシティが足りないときに、自分のチームの誰かが代わりに仕事を引き受けられないか、仕事量機能を使って確認しています。

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手作業で繰り返される作業の自動化

「以前は、戦略チームにメッセージを送り、完了したことを伝えるのに多くの時間を費やしていました。週に何百もの仕事をこなすので、小さな仕事でも完了を知らせるだけで多くの手作業が必要でした。これでは、まるで秘書のようで、プロジェクトマネージャーのようではありません」とカイルは言います。

今では、monday.com の自動化機能を使って、自分の才能と専門性が必要なプロジェクトマネジメント業務に集中することができるようになったのです。

正確なコスト見積り

monday.com を導入する前は、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの様々な段階を完了するために必要な時間を「推測」し、それに応じてコストを予測していました。現在では、monday.com のボード上で直接時間管理を行うことで、プロジェクトのコストを正確かつ効果的に予測することができるようになりました。

「類似したプロジェクトの時間追跡データをサブアイテムレベルまで振り返り、そのデータを基に見積もりを作成できるため、プロジェクトの時間とコストの見積もりはどんどん良くなっています」とカイルは言います。

見積もりアイテムをアクションに変える

「見積書を monday.com に移行し、各ステップをサブアイテムとしてリストアップするようにしました。また、何かが承認されると、デザイナーリクエストボードに自動的にアイテムが作成され、デザイナーが着手することができるように自動化もしました。また、実行する前に、さまざまなアイテムについて会話するのにとても便利です」とカイルは言います。