株式会社日立ソリューションズのチームが、monday.com work management を使って業務を自動化し、確実な受注管理を実現できた理由とは？

株式会社日立ソリューションズは、持続可能な社会への貢献をめざして、SX（サステナビリティ・トランスフォーメーション）に取り組んでおり、デジタル化や DX 推進に伴い生じる課題を解決するため、幅広い業種を対象にソリューションを提供しています。各種ソリューションの導入から導入後のアフターケアまできめ細かく対応する、ワンストップのサービスが特徴です。具体的には、デジタルマーケティングやサイバーセキュリティ、ペーパーレス化などを実現するためのソフトウェアなどを多数取り扱っており、業務管理ソリューションの１つとして monday.com の製品も取り扱っています。

今回お話を伺ったのは、同社のハイパーオートメーションビジネス部第１グループ主任の樋渡大輔さんです。

樋渡さんが所属するハイパーオートメーションビジネス部は、RPA や iPaaS を組み合わせた自動化システムの構築や開発支援を主な業務とし、第１グループに所属する樋渡さんのチームでは「プリセールス」、「カスタマーサクセス」、「オーダー管理」の3つの役割を担っています。

部が拡大するにつれて人員が増え、現在は立ち上げ当初とは異なるメンバー構成になっているという同部署。ライセンスをサブスクリプション形式で販売するストック型ビジネスであり、お客さまの成長支援が求められる一方、継続的な支援のためには契約情報やお客さま情報を社内で共有する仕組みが必要になっていました。

また、契約後のサポート対応のためにも受注情報の共有が必要でしたが、当初は Excel などの複数ソフトウェア上での管理だったため、各ソフトウェア上の情報の整合性を取り、情報を入力するという手間が発生している点も悩みの種だったといいます。

事業目標を達成するためには、見込の売上を確認したり、優先的にアプローチすべき案件を判断したりする必要があります。さらに、優先的に対応すべきタスクを見逃すことのないよう、樋渡さんは、各チームの担当者のタスクを管理する重要性を認識していました。

ところが、特定のツールがない状態でこうした情報を管理するのは難しいということを実感していたと言います。

「案件管理表と受発注管理表をエクセルで管理していましたが、それぞれ別のファイルで更新していて、プリセールスとオーダー業務の担当者が異なるため、情報が属人化してしまい、チーム内で情報共有のコミュニケーションが煩雑になることが増えました。また、オーダー業務では一部の作業をRPAで自動化することにも取り組みました。」（樋渡さん）

スムーズなミッション達成のためにさまざまな工夫を取り入れ、自動化は実現したものの、情報の共有と見える化という課題は残っていました。たとえば、管理者に必要な情報をダッシュボードで確認できるようにし、ある従業員が扱っている情報を他の従業員も閲覧できるようにするなど、RPA では解決できない部分もあります。

また、見積もり作業やオーダー業務では対応の遅延が大きく影響するため、どのプロセスまで完了しているかを確認できる「プロセスの見える化」を重視していたといいます。

さらに、チーム内のコミュニケーションについて、樋渡さんは「コミュニケーションの頻度が無駄に多い」と感じていました。それは、タスクの進捗状況を担当者が管理者に報告する形を取っていたため、担当者の報告ベースで状況を把握しなければならなかったからです。こうした方法では、実際にあるべきプロセスの中でどの程度業務が進行しているのかを全体的に理解するために管理者から担当者に逐一確認を取る必要があり、それが煩雑なやり取りにつながっていたと考えられます。

前述のとおり、日立ソリューションズは monday.com 製品の販売代理店でもあります。取り扱いを始めていただいた当時、社内利用ができるということを耳にし、業務の課題解決に役立つと考えて導入に踏み切っていただきました。

同部では SaaS の利用が拡大しており、monday.com 以外にも、お客さまからZendeskに問い合わせが入ると Teams 上で事業部メンバーに自動通知するといった形でさまざまなツールを活用しています。

「ツールの数が多くなれば多くなるほど、そのツールの操作方法を覚える負担が大きくなります。ユーザーインターフェースを統一してデータを連携することは非常に重要だと考えます。」（樋渡さん）

こうした状況で、最初に monday.com を導入したのはオーダー業務に関わる部分でした。まずは monday.com の SE と共に各業務のあるべきプロセスを明確に定義し、扱っている情報を洗い出すことを経て、要件定義をしながら導入を進めました。

実際に導入してみて、ボードで見積りの進捗や発注などを管理することで、情報を二重入力する手間が省けるようになりました。ミラーリングや自動計算といった機能を活用することで、当初課題としていた整合性の部分も解消されました。

「関数を使うことで、カラムに自動計算を埋め込めるし、複数のボード間でミラー機能を使って情報を参照できるところが非常に便利な機能だと感じました。」（樋渡さん）

サブスクリプションの更新期限を管理する際にも monday.com が活躍しています。契約更新前に新しいアイテムを追加し、担当者に期限が近づいていることを通知して、お客さまのフォローにつなげるという流れを自動化することで、遅滞なくお客さまの成長を支援できるようになりました。

monday.com 導入による効果をどの程度実感しているかについて社内でアンケート調査を行ったところ、受発注の担当者からは「タスク管理や業務工程が約30％改善した」、管理者からは「ボードを使って進捗状況が見えるようになった」という声が寄せられました。

「担当者からすると、情報の入力作業、報告作業が簡単になった。オーダー業務では契約更新を確認する業務がありますが、契約更新日が近づくとタスクをmonday.comに自動で追加できるので、作業担当者にとっては、タスクの管理が楽になって漏れがなくなったという声を聞きます。担当者の精神的負担が低減した効果があったと思います。」（樋渡さん）

monday.com はお客さまサポートにも活躍しています。同チームではサポートチケットがクローズした時点でボードにチケットのリンクや問合せのタイトルを書き込み、AI を活用して自動で FAQ 記事のドラフトを作成するといった場面で monday.com をご活用いただいています。また、FAQ 記事のストックや作成の進捗状況もダッシュボードで一元管理しているため、管理者目線からも確認しやすい態勢が整っています。

ボードでは主に案件や受発注業務の進捗を管理していますが、特にリード案件のチャネルを分類したり、受注につながったリード案件を集計したりして、マーケティングの効果が表れやすい施策を判断するといった場面でも応用しています。

また、ダッシュボードには必要な情報が要約されるため、管理職が直接情報を確認し、不明点を担当者に質問することが可能になり、効率的なサイクルが実現しています。

「引き合いの経緯を分類して、数値化するというところは今までできていなかったので、評価されていると思います。プロダクトごとに見えるようになったのは、monday.com を導入してから良くなった点だと思います」（樋渡さん）

明確な目標を立てられるようになれば、より確実な計画の遂行が可能になり、ビジネスの効率も高まります。

monday.com 導入により情報の見える化と業務プロセスの自動化という課題は解決できましたが、樋渡さんは、今後ビジネスを拡大していくためにプロジェクト管理ツールを通じて得られる情報をさらに活用する余地があると感じています。

「もっともっと自動化を進めていくべきだと思いますし、チームのメンバーにmonday.com の使い方をしっかりと習熟させたいです。各担当者目線で自発的に、こういう課題を解決した方がいいとか、monday.com を使ってこんなことをやりたいとか、課題発見と改善のサイクルをチーム全員で回していけるのが一番いい形だと思っています」（樋渡さん）

導入には小さな壁がありましたが、プラスの効果も多く実感していらっしゃるということで、現在、チーム全体として「monday.com が無くては業務が回らない」存在になるほど浸透しているという嬉しいお言葉をいただきました。

monday.com の導入には、データの構造や業務プロセスを設計する部分が大切であることから、樋渡さんは「monday.com の有識者を入れて、As-Is と To-Be を描いてから導入した方が効果は大きくなる」と話します。現状を洗い出し、目標とする業務の形を正確に把握すれば、導入の成果も確認しやすくなるというメリットがあります。

「ただ、それは一部の機能であって、業務の自動化や情報の見える化を活用しないと、客観的に見ても導入効果が分からないと思います。monday.com を利用して業務の自動化を実現し、効果が実感できるようになれば、社内の評価を得られると思います」（樋渡さん）

樋渡さんからは、ハイパーオートメーションビジネス部のビジネスモデルにおいて monday.com をさらに役立てるために、ボードのバックアップ機能や商談の時系列表示などがあると嬉しいというご意見もいただきました。

お客さまとの接点ポイントで monday.com の製品をご活用いただくことは多いのですが、これほどまでに自動化を実現している事例はほとんどありません。お話を伺う中で、オートメーションを専門とする部署ならではの利用方法だと感じるとともに、私たちも、運用によってはまだ活用範囲を広げられるという新しい視点を得ることができました。

樋渡さん、お話をお聞かせいただきありがとうございました。