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Genpact 社のグローバルマーケティング部門が、monday.com を利用してチーム間のコラボレーションを40%向上させた方法とは？

Genpact 社のご紹介

Genpact 社は、主にGlobal Fortune 500企業を対象に、デジタル主導のイノベーションとデジタルに対応したインテリジェント・オペレーションの実現に注力するグローバルプロフェッショナル・サービスファームです。

グローバルに展開する Genpact 社のマーケティング部門は、業界やソリューションなど、さまざまなプログラムに注力しています。同部門では、定義された各プログラムの中で大規模なマーケティングキャンペーンを複数実施しており、米国を拠点とするマーケティング担当 AVP のサラ・ファーが、これらのキャンペーンの企画・構築・活性化チームを率いています。

サラのチームには、グローバルマーケティングキャンペーンマネージャーのガリーナ・ドネアがいて、これらのキャンペーンの市場投入計画プロセスを開発し、チャンネルオーナーと協力して、広告、イベント、メールなどのクロスチャンネル活動の活性化に取り組んでいます。

課題

グローバル展開されたサラのチームは、各キャンペーンの市場投入（Go-To-Market：GTM）計画を共同で策定します。GTM 計画とは、クライアント独自の価値提案を顧客に提供するための戦略的計画です。GTM プランが承認されると、より多くのチームがそのプロセスに参加するため、マーケティング部門全体に浸透し始めます。

課題は、ガリーナや他のキャンペーンマネージャーが、GTM 計画プロセスの管理にスプレッドシートに大きく依存していたことです。そして、それらのスプレッドシートは、個人のデスクトップや電子メール、Microsoft SharePoint のフォルダなど、あらゆる場所に保存されていました。誰がキャンペーンに関する最新の入力バージョンを持っているのか、どこにあるのか、誰にもわからない状態でした。特に、複数の人が異なる時間に情報を入力する場合、これらのキャンペーンを効果的に追跡・管理することはますます困難になっていきました。

サラのチームでは、常時約24件の継続的かつ大規模なマーケティングキャンペーンを実施しています。これらのキャンペーンには、キャンペーンマネージャーとチャンネルオーナーが共同で管理するクロスチャネル・アクティベーションがいくつかあります。

一度に多くのキャンペーンやアクティベーションを実施し、複数のステークホルダーや貢献者が関わっていたため、必要な可視性を実現することはほとんど不可能でした。

「マーケティングキャンペーンの状況や進捗、重要な情報を把握するための唯一の情報源や中心的なリポジトリがなかったのです。キャンペーンやアクティベーションの状況を確認したい場合、多くのメールを調べたり、SharePoint のフォルダーやファイルを見たりして、プロセスのどこにいるのかを把握しなければなりませんでした」とマーケティング担当 AVP のサラ・ファーは語ります。

サラとガリーナは、エンドツーエンドのキャンペーン計画と実行のプロセスを標準化する方法を見つけるときが来たと感じていました。

解決策

なぜ、monday.com なのか？

イギリス・ロンドンを拠点とするガリーナは、Google 検索で monday.com を見つけ、他のあまり理想的とは言えないプラットフォームをいくつか試した後、Work OS プラットフォームの無料トライアルを始めることにしました。

「私たちのチームは、使い勝手がよく、グローバルに分散しているチームにも最適な monday.com がとても気に入りました。ワークフローやプロジェクトプランを構築するために、新しいスキルは必要ありませんでした」と、グローバルマーケティングキャンペーンマネージャーのガリーナ・ドネア。

当初、ガリーナとチームは、キャンペーンマネージャーのためのプロジェクト管理プラットフォームとして monday.com に注目しました。

「monday.com は、当初考えていたよりもはるかに優れた機能を備えていることがすぐにわかりました。マーケティング部門全体からより多くのプロセスを導入し、異なるチームをつなげることで、必要な可視性を得られると理解しました」とガリーナは言います。

キャンペーンやアクティベーションを期限内に正確にトラッキング

多様なキャンペーンとあらゆる規模のアクティベーションが同時に進行しているため、タイムラインの追跡は同社のマーケティング管理チームにとって極めて重要です。

Genpact 社は常に目標とするタイムラインを設定していますが、新たな優先事項が発生したり、特定のチームが過負荷になったりすると、その日付がずれる傾向があります。この部門は、ボトルネックを特定し、キャンペーンの開始やアクティベーションの遅延を予測するための完璧な可視性を持っていなかったのです。

「このキャンペーンを成功させるために、『納期はいつ？』『所要時間はどれくらい？』『それぞれのサブ部門の遅延はないか？』といった質問を受けることがあります。問題は、明確な答えを出すために必要な可視性がなかったことです」とガリーナは振り返ります。

しかし、monday.com を利用することで、キャンペーン管理チームは各キャンペーンにかかる時間をより正確に把握することができるようになりました。

「各チャンネルのアクティベーションプロセスをエンドツーエンドでまとめたワークフローアプリを導入しました。カラムには、達成したい目標期日を記載し、別のカラムには、実際にかかった時間を記載しています。これによって傾向を把握し、遅延の原因となるボトルネックを特定することができます」とガリーナは言います。

また、タイムラインビューやダッシュボードなどの複数のビューオプションを活用し、キャンペーンやアクティベーションのどの部分が優れているかを確認することができます。その週や月の重要な部分を掘り下げて、必要な調整を行うことができるのです。

次のステップ：キャンペーン計画と仕事量管理

マーケティング部門では、チームに負荷をかけずにマーケティングプランやアドホックなリクエストを一貫して提供するためのリソース配分プロジェクトとして、ワークロード（仕事量）機能の導入に取り組んでいます。

「このプロジェクトは、各チームの仕事量を可視化し、リソースを酷使することなく、マーケティングプランをタイムリーに提供できるようにします。また、特定のチームがキャパシティオーバーになったときに、フラグを立てることができるので、積極的に優先順位をつけることができます」とサラ。

単一のワークフローアプリでより複雑なワークフローを実現

サラとガリーナは、プログラム、キャンペーン、アクティベーションの階層を示すサブアイテムを持つ、ハイレベルな GTM キャンペーンカレンダーワークフローアプリを作成しました。

「このカレンダーには、チーム全体のマーケティングプログラム、キャンペーン、アクティベーションが表示されます。このカレンダーは、チーム全体のマーケティングプログラム、キャンペーン、アクティベーションを表示するものです。また、リーダーシップチームは、いつでもマーケティングキャンペーンのハイレベルなスナップショットを得ることができます」とサラは言います。

フォームと自動化レシピの活用で、複雑なデジタル・クリエイティブプロセスを効率化

Genpact 社のメディア広告キャンペーンを計画、調整、実行するデジタルチームは、このプラットフォームをいち早く採用しました。彼らのエンドツーエンドのプロセスは、編集、クリエイティブ、外部エージェントなど複数のステークホルダーが関わる複雑なものです。

チームが意思決定をするために必要な重要な情報を提供するため、プロセスを通じて数回にわたりブリーフィングが提出されます。monday.com が登場する以前は、キャンペーンマネージャーはスプレッドシートのテンプレートを使ってブリーフィングを提出していました。その後、キャンペーンマネージャーは報告書を添付ファイルまたは共有ファイルへのリンクとして電子メールで送信していました。

「キャンペーンマネージャーは、ブリーフィングを提出する際、自分のリクエストがキューの中でどの位置にあるのかを確認することができません。自分のリクエストが一番最初に並んでいてすぐに処理されるのか、それとも自分のリクエストの前に20件のリクエストがあるのか、見ることができないのです。プロセスの可視性はほとんどありませんでした」とサラ。

monday.com のフォームを活用することで、Genpact 社はキャンペーンブリーフィングの提出と承認プロセス、およびクリエイティブブリーフィングの提出プロセスを定型化することに成功しました。新しいフォームが提出されると、リクエストのキューとなるワークフローアプリを通じて、特定のチームメンバーに自動通知が送られます。

このワークフローアプリにより、各チームメンバーは送られてくる新しいリクエストを管理し、キャンペーンマネージャーは各リクエストのステータスと所要時間をさらに可視化することで、主要なステークホルダーと現実的な期待値を設定できるようになりました。

ニーズの変化に応じて柔軟に対応するプラットフォームへの信頼性

Genpact 社は、年間を通じていくつかの大きなイベントを世界各地で開催しており、monday.com でも管理しています。パンデミックが発生したとき、同社が直接参加する予定だったすべてのイベントが突然流動的になってしまったのです。

Genpact 社は、どのイベントがバーチャルで、どのイベントがキャンセルまたは延期になったかを把握するために、すぐにイベントボードを再構築する必要がありました。

「monday.com でこれらのイベントを追跡・管理していたため、完全に見通しが立ち、パンデミックの影響に伴う新しい変化を反映して、イベントカレンダーを簡単に調整・適応することができました。どのイベントがすでに契約済みで、出席のキャンセルや契約の再交渉がどの程度可能なのかを把握することができたのです。当社の CMO は、イベントカレンダーを利用して今後のイベントに関する最新情報を収集し、どのように前進するかという重要な決定を迅速に下すことができました」と、サラは語ります。

2020年のイベント・ウェビナーカレンダーができたことで、Genpact 社は事前にイベントを調べ、状況を細かくチェックし続け、必要に応じて計画や予算を適応・調整することができるようになりました。