Cloudinary 社が急成長したことで、より強力な運用基盤が必要になりました。その結果、複数のワークマネジメントプラットフォームでサイロが形成され、情報源が競合し、ビジネス全体の重要な活動の包括的かつハイレベルな視点を維持することに課題が発生していることに同社は気付きました。

オペレーション＆プロジェクト部門のディレクターであるトム・ズリヘンは、「会社が50人だったころは、誰もが自分のやっていることを理解していました」と語ります。「400人を超えると、より大規模なプロジェクトやイニシアティブが同時に発生するため、異なる機能、チーム、地域、タイムゾーンの間で整合性を保つことが難しくなるのです」。

Cloudinary 社はこの課題を解決するために、トムをオペレーション＆プロジェクト部門のディレクターとして採用し、プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）を設立しました。標準化されたプロセスとワークフローを開発することで、こうした組織のサイロ化を解消し、効率性を高めることが期待されたのです。

PMO を設立する際、トムにとって最大の問題は、これらの異なる部門やワークフローをつなぐ一元的なプラットフォームを持っていないことでした。

「例えば、Jira は開発者にとっては素晴らしいツールです。しかし、開発チームの一員でない者にとっては、使い勝手も悪く、視覚的にも魅力的なプラットフォームではないため、威圧感を与えてしまうことがあります。そして、これは他の多くの部署においても同様の状況が見られました。」

PMO を成功させるためには、これらのツールや部門を一カ所でつなぐことができる統一的なプラットフォームが必要だと、トムは考えていたのです。

「また、Salesforce、Jira、G Suite など、今後も利用する予定のツールとの連携も重要な課題でした」とトムは語っています。

なぜ monday.com なのか

「Asana、Smartsheet、ClickUp を検討した後、ついに monday.com に行き着きました」とトム。「monday.com を選んだ決め手のひとつは、導入のしやすさでした。人事担当者であれ、マーケティング担当者であれ、誰でも簡単にこのプラットフォームを導入できることを確認したかったのです」。

さらに、Airtable や Trello といった既存のツールの多くを統合することができる monday.com の機能は、今後の進出を決定する上で非常に重要でした。

「monday.com はかんばんからフォームまで、さまざまなビューを備えているので、特定のツールを複製することができます」とトムは言います。「例えば、以前は Trello を使っていましたが、monday.com を導入してからは Trello を使う必要がなくなりました。」

monday.com の全社横断的な大規模展開において、移行期間中の効率性を維持するためには、プロフェッショナルサービスが欠かせませんでした。トムは、400人以上の従業員を抱える会社全体を単一のプラットフォームに移行することが目標だったため、PMO と協力して Cloudinary 社の仕組みを再構築してくれる monday.com の専門家を雇いたいと考えていました。

「プロのサービスを利用したおかげで、最高に効率的な作業ができました。戦略的作業に1時間だけ時間を割き、システム構築は専門家に任せるというやり方です。自分の時間とリソースを割く必要がないのであれば、この作業をアウトソーシングするのは理にかなっていると思います。」とトムは回想します。

主に活用されたサービスとしては、

導入に関するコンサルテーション：トムとプロサービスチームは、どのようにCloudinary 社の従業員を取り込むのがベストなのかを議論しました。その結果、monday. com の導入には、プラットフォームを全社に同時に展開することが最適であるとの結論に達しました。

プロセスマッピング：Cloudinary の意見を聞きながら、プロサービスチームは会社のコアプロセスとワークフローをマッピングし、すべてのステップとステークホルダーを考慮しました。そうして得た情報をもとに、彼らは仕事のやり方を再構築するための課題と機会を理解したのです。

ボードとダッシュボードの構築：Cloudinary 社は、プロサービスチームの能力と専門知識を活用して、基盤となるボードとダッシュボードを構築し、すぐに利用できるようにしました。

他プラットフォームからのデータ移行：Cloudinary 社は、プロサービスチームがすべての履歴データを monday.com に移行したことで、冗長なツールを迅速に片付けることができました。