Waarom Monday.com zo anders is dan al die andere projectmanagement tools
We zeggen dat we geen projectmanagement tool zijn, maar wat houdt dat eigenlijk in?
Monday.com is waarschijnlijk de meest veelzijdige tool die je kunt vinden. Het is een Zwitsers zakmes voor managers over de hele wereld.
Ja, je kunt monday.com inderdaad gebruiken om al je projecten te managen, maar je kunt het ook gebruiken als CRM systeem, om je reclamecampagnes te beheren, om bugs bij te houden, om klantprojecten te beheren of om videoproducties bij te houden. Er zijn honderden manieren om het te gebruiken en het wordt voor zo ongeveer alles ingezet: van leraren die hun lessen plannen tot engineers die vliegtuigen bouwen.
Wat maakt monday.com nu zo compleet verschillend maakt ten opzichte van andere tools op de markt? Er zijn een paar sleutelfuncties die het product maken tot iets waar mensen niet zonder kunnen en het vervangt veel van de andere tools die gebruikt worden, zoals e-mail, Excel en andere projectmanagement tools.
Ja, je kunt monday.com inderdaad gebruiken om al je projecten te managen, maar je kunt het ook gebruiken als CRM systeem, om je reclamecampagnes te beheren, om bugs bij te houden, om klantprojecten te beheren of om videoproducties bij te houden. Er zijn honderden manieren om het te gebruiken en het wordt voor zo ongeveer alles ingezet: van leraren die hun lessen plannen tot engineers die vliegtuigen bouwen.
Wat maakt monday.com nu zo compleet verschillend maakt ten opzichte van andere tools op de markt? Er zijn een paar sleutelfuncties die het product maken tot iets waar mensen niet zonder kunnen en het vervangt veel van de andere tools die gebruikt worden, zoals e-mail, Excel en andere projectmanagement tools.
Je moet je kunnen richten op processen, niet op taken
Een statisch vinkje dat een taak markeert als “voltooid” of “open” biedt teamleden en managers niet voldoende informatie om te weten waar zij precies staan. Zaken zijn altijd meer complex dan dat.
Wat zou je denken van “één dag vertraging” of “ik wacht op input voordat ik verder kan”? Deze statussen die in het echte leven voorkomen, worden niet vertegenwoordigd in andere projectmanagement tools. Deze zaken worden altijd buiten de daadwerkelijke tool toegelicht in e-mails, vergaderingen of discussieplatforms.
Wij begrijpen dat zaken nooit zo eenvoudig zijn, dus richt monday.com zich op processen. Wij maken het gemakkelijk om informatie aangaande een project of taak op een gestructureerde wijze inzichtelijk te maken zodat het ook weer ingezet kan worden voor toekomstige processen. Dit verbetert alle aspecten van het management en de communicatie. Je kunt werkelijk alles onderbrengen in monday.com en het is transparant voor iedereen binnen het team.
De hoofdgedachte: Bij monday.com denk je aan processen.
Wat zou je denken van “één dag vertraging” of “ik wacht op input voordat ik verder kan”? Deze statussen die in het echte leven voorkomen, worden niet vertegenwoordigd in andere projectmanagement tools. Deze zaken worden altijd buiten de daadwerkelijke tool toegelicht in e-mails, vergaderingen of discussieplatforms.
Wij begrijpen dat zaken nooit zo eenvoudig zijn, dus richt monday.com zich op processen. Wij maken het gemakkelijk om informatie aangaande een project of taak op een gestructureerde wijze inzichtelijk te maken zodat het ook weer ingezet kan worden voor toekomstige processen. Dit verbetert alle aspecten van het management en de communicatie. Je kunt werkelijk alles onderbrengen in monday.com en het is transparant voor iedereen binnen het team.
De hoofdgedachte: Bij monday.com denk je aan processen.
Je hebt iets visueels nodig, in plaats van iets dat op tekst gebaseerd is.
Tekst werkt het beste als je rustig in je stoel zit met een goed boek. Als je kijkt naar een systeem dat op tekst gebaseerd is – en ze zijn allemaal op tekst gebaseerd - dan moet je alles lezen wat je ziet, om te weten wat er aan de hand is. Dit kost tijd en als je erg druk bent, mis je zaken.
Monday.com is volledig visueel ingericht. De gekleurde statussen geven pro-actief signalen af, zodat je in één oogopslag weet hoe het met een proces staat, zonder dat je iets hoeft te lezen. Visuele stimuli zijn enorm krachtig voor teammanagement doeleinden: Het stelt je in staat om processen te definiëren en te communiceren zonder woorden. Als je monday.com op een scherm in je kantoor naar voren haalt, kan iedereen van een afstand al zien hoe het met processen gesteld is. Visuele signalen zijn effectief, staan niet open voor interpretatie en zijn duidelijk voor iedereen.
De hoofdgedachte: Een visueel paneel is meer waard dan duizend woorden.
Monday.com is volledig visueel ingericht. De gekleurde statussen geven pro-actief signalen af, zodat je in één oogopslag weet hoe het met een proces staat, zonder dat je iets hoeft te lezen. Visuele stimuli zijn enorm krachtig voor teammanagement doeleinden: Het stelt je in staat om processen te definiëren en te communiceren zonder woorden. Als je monday.com op een scherm in je kantoor naar voren haalt, kan iedereen van een afstand al zien hoe het met processen gesteld is. Visuele signalen zijn effectief, staan niet open voor interpretatie en zijn duidelijk voor iedereen.
De hoofdgedachte: Een visueel paneel is meer waard dan duizend woorden.
Het is belangrijk met een grid te werken, niet met hiërarchie
In de begindagen van monday.com spraken we met honderden managers en leerden we dat iedereen spreadsheets of grids gebruikt om de top levels te beheren. Mensen denken in grids, niet in hiërarchie. Het is een intuïtieve, platte manier om informatie te organiseren – we doen het allemaal. Daarom hebben we het planbord van monday.com opgezet als grid, en er is weinig tot geen hiërarchie toegepast in ons systeem.
De meeste projectmanagement tools leunen op hiërarchie. Dat is een probleem: Hiërarchieën zijn moeilijk te navigeren en er zijn altijd verschillende manieren om deze op te stellen. Het werkt verwarrend. Wanneer heb je voor het laatst een bestand van jou tussen de folders van iemand anders teruggevonden?
De hoofdgedachte: Mensen denken in grids. Ze zijn een intuïtief, fysiek ontwerp.
De meeste projectmanagement tools leunen op hiërarchie. Dat is een probleem: Hiërarchieën zijn moeilijk te navigeren en er zijn altijd verschillende manieren om deze op te stellen. Het werkt verwarrend. Wanneer heb je voor het laatst een bestand van jou tussen de folders van iemand anders teruggevonden?
De hoofdgedachte: Mensen denken in grids. Ze zijn een intuïtief, fysiek ontwerp.
Je moet je richten op het grote plaatje, niet op taken
Niemand snapt waar een project van drie maanden staat als je kijkt naar de taken waaruit het is opgebouwd. We weten vaak al niet hoe ver we zijn binnen een enkele taak.
Zelfs als iets “klaar” is, is er nog een hoop wat we niet weten, dus stellen we de vragen: “Heb je iedereen op de hoogte gesteld?” of “Heb je het verstuurd?” We doen dit omdat we weten dat al is een lijst van taken afgevinkt, dit nog niet hoeft te betekenen dat een project ook daadwerkelijk is afgerond. Daarom hebben we vergaderingen en ellenlange e-mail wisselingen om er zeker van te zijn dat we onze deadlines halen. Dit betekent dat de tools je niet daadwerkelijk helpen om je werk beter of sneller af te ronden.
De oplossing hiervoor is om een top-down benadering te hanteren: We stellen doelen op, tekenen processen uit en houden bij hoe het er allemaal voor staat. Het is de enige manier om een planning te maken. In monday.com houdt één eenvoudig planbord alle informatie bij. Het is niet meer nodig om navraag te doen of om een check-up te houden tijdens vergaderingen; iedereen weet het gewoon.
De hoofdgedachte: De meeste tools houden lijstjes van taken bij. Het daadwerkelijke managen geschiedt buiten deze tools. Het is belangrijk je bezig te houden met het grote plaatje.
Laten we eerlijk zijn: bijna iedere management tool op de markt is in feite een veredelde takenlijst, die zich focust op projecten en taken. Monday.com richt zich op processen, en dat is waar het echt om draait bij managment en operations.
Zelfs als iets “klaar” is, is er nog een hoop wat we niet weten, dus stellen we de vragen: “Heb je iedereen op de hoogte gesteld?” of “Heb je het verstuurd?” We doen dit omdat we weten dat al is een lijst van taken afgevinkt, dit nog niet hoeft te betekenen dat een project ook daadwerkelijk is afgerond. Daarom hebben we vergaderingen en ellenlange e-mail wisselingen om er zeker van te zijn dat we onze deadlines halen. Dit betekent dat de tools je niet daadwerkelijk helpen om je werk beter of sneller af te ronden.
De oplossing hiervoor is om een top-down benadering te hanteren: We stellen doelen op, tekenen processen uit en houden bij hoe het er allemaal voor staat. Het is de enige manier om een planning te maken. In monday.com houdt één eenvoudig planbord alle informatie bij. Het is niet meer nodig om navraag te doen of om een check-up te houden tijdens vergaderingen; iedereen weet het gewoon.
De hoofdgedachte: De meeste tools houden lijstjes van taken bij. Het daadwerkelijke managen geschiedt buiten deze tools. Het is belangrijk je bezig te houden met het grote plaatje.
Laten we eerlijk zijn: bijna iedere management tool op de markt is in feite een veredelde takenlijst, die zich focust op projecten en taken. Monday.com richt zich op processen, en dat is waar het echt om draait bij managment en operations.
