Como a Zippoaumentou seus projetos ativos de desenvolvimento de produtos em 87% usando a monday.com
Conheça a Zippo
Conheça a Zippo
Fundada em 1931, a Zippo é uma das marcas mais reconhecidas
do mundo, famosa por seu clássico isqueiro Zippo.
Nos dias de hoje, a Zippo oferece uma linha completa de produtos projetados para melhorar a experiência ao ar livre, desde isqueiros até roupas masculinas em mais de 200 países em todo o mundo. A Zippo é proprietária da W.R. Case and Sons Cutlery Company e da Ronson U.S.A
A empresa recentemente comemorou 90 anos de negócios em Bradford, Pensilvânia, onde o gerente de produtos sênior Chris Funk está baseado. Sua equipe de desenvolvimento de produtos trabalha com uma dúzia de engenheiros nos pilares dos produtos.
Como muitas outras empresas, as equipes da Zippo fizeram a transição temporária para trabalhar remotamente durante o surto da COVID-19
Nos dias de hoje, a Zippo oferece uma linha completa de produtos projetados para melhorar a experiência ao ar livre, desde isqueiros até roupas masculinas em mais de 200 países em todo o mundo. A Zippo é proprietária da W.R. Case and Sons Cutlery Company e da Ronson U.S.A
A empresa recentemente comemorou 90 anos de negócios em Bradford, Pensilvânia, onde o gerente de produtos sênior Chris Funk está baseado. Sua equipe de desenvolvimento de produtos trabalha com uma dúzia de engenheiros nos pilares dos produtos.
Como muitas outras empresas, as equipes da Zippo fizeram a transição temporária para trabalhar remotamente durante o surto da COVID-19
O desafio
O desafio
A Zippo criou dois termos para descrever seus dois principais
processos de desenvolvimento de produtos: "Oportunidades"
(projetos com 12 meses ou menos) e "Longo alcance" (projetos
que levam mais de um ano).
As oportunidades têm 24 etapas com mudanças mínimas de produto e menor tempo de desenvolvimento, enquanto o longo alcance tem 115 etapas, pois são produtos totalmente novos com tempos de desenvolvimento mais longos.
Seu ciclo de desenvolvimento de produtos passa por um processo de quatro estágios: viabilidade, desenvolvimento, piloto e lançamento.
"Ajudamos com a aquisição de produtos. Trabalhamos com os departamentos de vendas e marketing em relação às suas previsões. Operamos com nossos engenheiros de embalagens para desenvolver os produtos e trazê-los e executá-los nesse processo de quatro estágios", diz Chis.
Costumava levar duas semanas para montar o catálogo de produtos para 20 a 30 projetos ativos. Membros da equipe individuais dentro da divisão de Chris preenchiam várias planilhas de papel com todas as informações pertinentes do produto. Em seguida, algumas pessoas eram designadas como editores e coletavam todas as informações de todos para colocar online em um catálogo digital.
"Nós estamos constantemente cortando, colando e movendo informações em cada célula porque todos estavam fornecendo informações em momentos diferentes. E então tudo era reorganizado com base na prioridade. Era muito trabalho", diz Chris.
Manter o catálogo atualizado era algo que dava muito trabalho. O que foi feito para ser um processo suave e fácil se tornou um processo excessivamente complicado para todos os envolvidos. Era tanto tempo e esforço para reunir o catálogo a cada duas semanas que, no momento em que as entradas eram concluídas e carregadas, elas já estavam desatualizadas.
Chris sabia que tinha que haver uma maneira melhor de fazer isso.
As oportunidades têm 24 etapas com mudanças mínimas de produto e menor tempo de desenvolvimento, enquanto o longo alcance tem 115 etapas, pois são produtos totalmente novos com tempos de desenvolvimento mais longos.
Seu ciclo de desenvolvimento de produtos passa por um processo de quatro estágios: viabilidade, desenvolvimento, piloto e lançamento.
"Ajudamos com a aquisição de produtos. Trabalhamos com os departamentos de vendas e marketing em relação às suas previsões. Operamos com nossos engenheiros de embalagens para desenvolver os produtos e trazê-los e executá-los nesse processo de quatro estágios", diz Chis.
Costumava levar duas semanas para montar o catálogo de produtos para 20 a 30 projetos ativos. Membros da equipe individuais dentro da divisão de Chris preenchiam várias planilhas de papel com todas as informações pertinentes do produto. Em seguida, algumas pessoas eram designadas como editores e coletavam todas as informações de todos para colocar online em um catálogo digital.
"Nós estamos constantemente cortando, colando e movendo informações em cada célula porque todos estavam fornecendo informações em momentos diferentes. E então tudo era reorganizado com base na prioridade. Era muito trabalho", diz Chris.
Manter o catálogo atualizado era algo que dava muito trabalho. O que foi feito para ser um processo suave e fácil se tornou um processo excessivamente complicado para todos os envolvidos. Era tanto tempo e esforço para reunir o catálogo a cada duas semanas que, no momento em que as entradas eram concluídas e carregadas, elas já estavam desatualizadas.
Chris sabia que tinha que haver uma maneira melhor de fazer isso.
A solução
A solução
Por que monday.com?
"Alguns anos atrás, estávamos basicamente 'construindo nossa
casa'. Começávamos a criar novas equipes e processos e
identificar os sistemas e ferramentas certos", diz Chris.
O gerente de Chris, que é o V.P. de sua divisão, descobriu que uma de suas empresas irmãs, a W. R. Case & Sons Cutlery Co, estava usando a monday.com e sugeriu que ele experimentasse a plataforma.
"Quando fiz um teste da monday.com, fiquei muito feliz. Era muito mais fácil e eficiente trabalhar com ela. Inicialmente, adicionamos 10 a 15 usuários em uma conta Profissional e rapidamente expandimos, e agora somos cerca de 125 usuários em uma conta Corporativa."
Embora o departamento de desenvolvimento de produtos seja o usuário mais volumoso da monday.com, o departamento de marketing, engenheiros e alguns membros da equipe de compras e finanças também estão na plataforma. E a adoção da plataforma continua se espalhando em outros departamentos.
O gerente de Chris, que é o V.P. de sua divisão, descobriu que uma de suas empresas irmãs, a W. R. Case & Sons Cutlery Co, estava usando a monday.com e sugeriu que ele experimentasse a plataforma.
"Quando fiz um teste da monday.com, fiquei muito feliz. Era muito mais fácil e eficiente trabalhar com ela. Inicialmente, adicionamos 10 a 15 usuários em uma conta Profissional e rapidamente expandimos, e agora somos cerca de 125 usuários em uma conta Corporativa."
Embora o departamento de desenvolvimento de produtos seja o usuário mais volumoso da monday.com, o departamento de marketing, engenheiros e alguns membros da equipe de compras e finanças também estão na plataforma. E a adoção da plataforma continua se espalhando em outros departamentos.
Navegando pelo ciclo de vida do gerenciamento de
projetos
Chris, juntamente com sua divisão, conseguiu mover todos os seus
projetos ativos de desenvolvimento de produtos para a
monday.com para poder executá-los e gerenciá-los de forma mais
eficaz.
"O processo se tornou muito mais colaborativo. Todos podem arrastar e soltar projetos diferentes e organizá-los com base na prioridade. Também podemos organizar os detalhes de nossos projetos da maneira que queremos com os vários tipos de coluna e fazer atualizações em tempo real", diz Chris.
Chris criou templates dentro da monday.com para cada categoria de projeto, que sua equipe agora modifica para cada novo projeto para que eles possam começar bem.
"O processo se tornou muito mais colaborativo. Todos podem arrastar e soltar projetos diferentes e organizá-los com base na prioridade. Também podemos organizar os detalhes de nossos projetos da maneira que queremos com os vários tipos de coluna e fazer atualizações em tempo real", diz Chris.
Chris criou templates dentro da monday.com para cada categoria de projeto, que sua equipe agora modifica para cada novo projeto para que eles possam começar bem.
Obtendo uma visão panorâmica de todos os
projetos ativos rapidamente
Painéis: Chris e o vice-presidente de sua divisão conseguem obter
um panorama de alto nível de todos os seus projetos ativos em um
só lugar e acompanhar o progresso do projeto, ganhando uma
única fonte de verdade.
Visualização da linha do tempo: todos podem ver onde cada projeto está em seu ciclo de vida de desenvolvimento de produtos e o posicionamento dos projetos em relação aos outros
Visualização da linha do tempo: todos podem ver onde cada projeto está em seu ciclo de vida de desenvolvimento de produtos e o posicionamento dos projetos em relação aos outros
Transição de sucesso para o trabalho remoto
Chris e todos em sua divisão fizeram a transição para trabalhar
remotamente como resultado do surto de coronavírus.
"A transição para o trabalho remoto foi completamente tranquila. A maneira como trabalhamos com a monday.com não precisou mudar. Estávamos em uma posição privilegiada para passar para o trabalho remoto muito rapidamente porque o Work OS pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer hora. Não precisamos perder nem um instante.
E, na verdade, acho que nos tornamos mais produtivos porque descobrimos novos recursos como a carga de trabalho, que não tínhamos usado antes dessa transição", diz Chris.
"A transição para o trabalho remoto foi completamente tranquila. A maneira como trabalhamos com a monday.com não precisou mudar. Estávamos em uma posição privilegiada para passar para o trabalho remoto muito rapidamente porque o Work OS pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer hora. Não precisamos perder nem um instante.
E, na verdade, acho que nos tornamos mais produtivos porque descobrimos novos recursos como a carga de trabalho, que não tínhamos usado antes dessa transição", diz Chris.
Avaliando com precisão a capacidade da carga de
trabalho
Chris criou um painel enquanto trabalhava remotamente para dar a
ele e ao V.P. de sua divisão um panorama de alto nível da carga de
trabalho de todos, visando maximizar a capacidade individual sem
sobrecarregar ninguém durante esse período crítico.
"Posso mostrar ao meu chefe facilmente uma imagem precisa de nossa carga de trabalho. O que estamos trabalhando e quem está fazendo o que para que ele seja capaz de saber exatamente como estamos gastando nosso tempo”, diz Chris.
Widget de carga de trabalho: Chris adicionou o widget de carga de trabalho para ele e seu gerente poderem ver rapidamente quem está sobrecarregado e quem está disponível. O widget também é capaz de fazer atualizações em tempo real e ajustar as durações da tarefa e o esforço necessário em tempo real.
Widget Minha semana: Cada membro da equipe tem sua própria "Minha Semana" refletida no painel principal para que Chris possa mostrar ao V.P. todas as tarefas do projeto em que todos estão trabalhando, o que também é dividido pelo tipo de trabalho que cada um está fazendo.
Painel: em um único painel mestre, a divisão de Chris conta com widgets de alto e baixo nível para analisar o status do projeto e a capacidade da equipe a qualquer momento.
"Posso mostrar ao meu chefe facilmente uma imagem precisa de nossa carga de trabalho. O que estamos trabalhando e quem está fazendo o que para que ele seja capaz de saber exatamente como estamos gastando nosso tempo”, diz Chris.
Widget de carga de trabalho: Chris adicionou o widget de carga de trabalho para ele e seu gerente poderem ver rapidamente quem está sobrecarregado e quem está disponível. O widget também é capaz de fazer atualizações em tempo real e ajustar as durações da tarefa e o esforço necessário em tempo real.
Widget Minha semana: Cada membro da equipe tem sua própria "Minha Semana" refletida no painel principal para que Chris possa mostrar ao V.P. todas as tarefas do projeto em que todos estão trabalhando, o que também é dividido pelo tipo de trabalho que cada um está fazendo.
Painel: em um único painel mestre, a divisão de Chris conta com widgets de alto e baixo nível para analisar o status do projeto e a capacidade da equipe a qualquer momento.
Lançamento de sucesso em novos mercados
Nos últimos oito meses, a Zippo tem se concentrado em expandir
globalmente.
"Nosso quadro 'Aprovações da China' é um dos nossos aplicativos de fluxo de trabalho mais avançados, e estamos a dois ou três cliques de torná-lo 100% automatizado", diz Chris.
Formulários personalizados: Chis criou um formulário de solicitação para enviar aos seus fornecedores chineses com 10 perguntas para aprovar produtos produzidos na China. Depois que o formulário é enviado, 70% do quadro são preenchidos automaticamente com informações do formulário.
Lembretes automáticos: Chris configurou uma receita de automação para lembrar a aqueles que precisam dar aprovação de que há uma solicitação pendente. Ela notifica o proprietário com uma mensagem que diz 'Olá, precisamos da sua aprovação', para que o processo continue avançando rapidamente.
Integração com o Gmail: quando o status do produto muda para aprovado, um e-mail é enviado automaticamente para o contato informando-o para que ele possa começar a processar a documentação, enviá-la aos fornecedores, obter todas as assinaturas e devolver os arquivos para a Zippo.
Coluna de arquivo: em seguida, o contato deles envia os documentos assinados para ser baixados e revisados pela equipe de Chris.
"Nosso quadro 'Aprovações da China' é um dos nossos aplicativos de fluxo de trabalho mais avançados, e estamos a dois ou três cliques de torná-lo 100% automatizado", diz Chris.
Formulários personalizados: Chis criou um formulário de solicitação para enviar aos seus fornecedores chineses com 10 perguntas para aprovar produtos produzidos na China. Depois que o formulário é enviado, 70% do quadro são preenchidos automaticamente com informações do formulário.
Lembretes automáticos: Chris configurou uma receita de automação para lembrar a aqueles que precisam dar aprovação de que há uma solicitação pendente. Ela notifica o proprietário com uma mensagem que diz 'Olá, precisamos da sua aprovação', para que o processo continue avançando rapidamente.
Integração com o Gmail: quando o status do produto muda para aprovado, um e-mail é enviado automaticamente para o contato informando-o para que ele possa começar a processar a documentação, enviá-la aos fornecedores, obter todas as assinaturas e devolver os arquivos para a Zippo.
Coluna de arquivo: em seguida, o contato deles envia os documentos assinados para ser baixados e revisados pela equipe de Chris.
Melhorando a colaboração com fornecedores
globais
Normalmente, os fornecedores enviam e-mails para a pessoa
responsável pela compra na Zippo com linhas de assunto não
descritivas, marcando várias pessoas, o que faz com que seja
realmente confuso para todos os envolvidos.
"Eles estão recebendo uma ligação, ele está recebendo uma ligação, ela está recebendo uma mensagem, ele está recebendo um e-mail. Está tudo bagunçado. Então dissemos, tudo bem, vamos pegar este fornecedor que faz muito por nós e colocá-lo na monday.com para que possamos organizar tudo", diz Chris
Chris trouxe este fornecedor para a monday.com logo antes do Ano Novo Chinês. O fornecedor agora está atualizando a equipe da Zippo diretamente no quadro, e a equipe de Chris agora está se comunicando com seu fornecedor chinês de forma mais direta, eficiente e rápida.
"Eles estão recebendo uma ligação, ele está recebendo uma ligação, ela está recebendo uma mensagem, ele está recebendo um e-mail. Está tudo bagunçado. Então dissemos, tudo bem, vamos pegar este fornecedor que faz muito por nós e colocá-lo na monday.com para que possamos organizar tudo", diz Chris
Chris trouxe este fornecedor para a monday.com logo antes do Ano Novo Chinês. O fornecedor agora está atualizando a equipe da Zippo diretamente no quadro, e a equipe de Chris agora está se comunicando com seu fornecedor chinês de forma mais direta, eficiente e rápida.
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