スマートキャンプ株式会社が、monday.com work management を使って業務を自動化し、事業 KPI の改善を達成した秘訣とは？

スマートキャンプ株式会社は、「テクノロジーで社会の非効率を無くす」をミッションとして掲げ、マーケティングや セールスなどのあらゆる面で SaaS 企業の成長支援を行う企業です。SaaS 比較サイト「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」の運営や、IT 製品を提供する企業が一堂に会する「BOXIL EXPO（ボクシル エキスポ）」の開催といった SaaS 導入の検討に役立つプラットフォームを提供しています。

また、インサイドセールスのコンサルティングとアウトソーシングを総合的に支援する「BALES（ベイルズ）」に、セールス業務の管理、効率化を実現するセールスエンゲージメントツール「BALES CLOUD（ベイルズ クラウド）」、BtoB の SaaS 領域に特化したデジタルエージェンシー「ADXL（アドシル）」と、デジタル化の導入から実装後の活用範囲拡大まで、まさに首尾一貫のサポート体制を整えています。

デジタル化にかかわるさまざまなサービスを提供しているスマートキャンプ株式会社ですが、今回は主に「BOXIL EXPO」における monday 製品のご利用状況についてお伺いしました。

お話を伺ったのは、同社の BOXIL カンパニー イベント本部で副本部長を務める山田航平さんです。BOXIL カンパニー イベント本部は、イベント企画、集客、デザイン、CS を担当するメンバーの方々で構成されています。具体的には、企画担当者がイベントの企画や集客、当日の運営のディレクションを行い、デザイン担当者が LP、バナー、イベントに必要な広報物を作成し、CS が出展者と来場者の対応や運営のサポート効率化を行っています。

山田さんは、同部署の目標として、定性面と定量面のゴールを見据えているといいます。定性面では、同社のミッションである「テクノロジーで社会の非効率を無くす」を実現するマッチングを生み出し、出展者と来場者の満足度を高めること。そして定量面では、主に集客に関する事業 KPI を達成することを目指し、日々の管理業務を行っていらっしゃいます。

効率化に向けて一丸となって動いていた BOXIL カンパニー イベント本部が抱えていた課題は、運営面の効率化が進まない、およびスケジュールの管理が困難ということでした。

社内にはメンバーが複数人いるため、コミュニケーションが煩雑になり、さまざまな関係者がそれぞれに業務を進める中でコミュニケーションロスが発生していました。それによって情報の抜けや漏れが発生するためにスケジュールが遅延し、結果的に事業 KPI の集客目標に影響が及んでしまうこともありました。
「外部とのやりとりという意味でも、出展者や来場者の方がたくさんいらっしゃるため、同じような問い合わせをいただいて、同じ準備のお願いを複数人で１通１通やっていたりとか、そういったところが非効率でしたね」（山田さん）

情報が一元管理されていないことによる弊害が大きかったという山田さん。企画が定まり、登壇者の方から写真やカタログを受領し、デザイナーと連携して制作物を作成するという流れにおいても、写真の共有とタスク管理とコミュニケーションが異なるためにやりとりが分断していました。

「主にデザイナーのタスク管理のために使用していたツールなので、デザイナー単体で見たときにはタスク管理ができるという状態だったんですけども、それを他の企画や CS などと連携させるとなると、情報を集約できないとか、Slack で来た別の依頼がタスク管理ツールには載っていないといった課題がありました」（山田さん）

業務効率化ツールを調べるにあたっては、スマートキャンプ株式会社の運営する「BOXIL SaaS」のほか、社内の意見やまとめ記事などを参考にし monday.com の導入を進めました。

「どちらかというと、今まで使っていたものをしっかりと monday.com で運用していけるかというところに重点を置いて決めていきました」（山田さん）

Google フォームを使用することによるセキュリティ上の問題や、顧客に対する案内メールの送信といった非効率が「ワンクリック」で完結する点に注目しました。また、「自由にカスタマイズできる」ところも魅力的だったといいます。

その後、当時の課題を解決するソリューションとして monday.com 導入の提案を受けた山田さんは、他のメンバーが使っていけるかという面も考慮して導入を決断しましたが、部署内では、早い方であれば１週間で使いこなせるようになりました。

「どちらかというと今までやっていたものを monday.com に組み替えていくというような形になっていました。前のツールが使いづらいということはなかったんですけども、そういう意味では、それぞれ直感的に、見やすいというか、ユーザーの学習コストもそんなに高くないツールだと思っているので、メンバーも労せずにキャッチアップができたかなという印象ですね」（山田さん）

monday.com の導入により、それまでは３名で行っていた CS 業務を１名で行えるようになり、他の２名は別の場で活躍できるようになりました。少ない人員で業務を完結できるという効率化が実現したことで、リソースが削減され、事業 KPI にもプラスの影響がもたらされました。

山田さんはその秘訣を、時間とコストをかけて地道に改善を続けていた部分が「使いやすいツールに切り替わった」からだと考えています。

「monday.com に情報が集約される、かつ、それが Slack 連携もできるということで、今までは Slack やミーティングで伝えていたような共有事項も伝えるという作業がなくなったのは大きかったですね。業務フローの中でクリックすれば勝手にそこまで飛べるようになりました」（山田さん）

ボードの構成としては、イベントごとにワークスペースを作成し、出展企業と各プランを管理するためのボードやセッションと登壇者情報を管理するためのボードのほか、Salesforce を連携して「回収状況を可視化」するなどして活用しています。 さらに活用の幅を拡げるため、今後はダッシュボードのグラフ機能を利用し、集客の状況などを可視化していくことも検討されています。

monday.com の導入によりコミュニケーションが変化し、出展者の方とのやりとりもスムーズになっています。

たとえば、出展企業の担当者の方のお名前やメールアドレスを Salesforce に入力すると monday.com に連携される機能を活かし、ステータスが変化すると段階に応じた案内メールをワンクリックで送信する作業を自動化しています。
これまで１通ずつ手作業でメールを送っていたため、工数が増えたり人為的ミスのリスクが高まったりする不安がありましたが、自動化によりそうした課題は解消されました。

また、CS だけでなくデザイン業務においても monday.com 導入の効果が発揮されています。
「デザイナーは多いときで３名いたんですけども、今は産休に入っているメンバーもいて、１名と業務委託の方１人に手伝っていただいている状況です。そんな中でもデザインの業務というところでは、人数が多かった時とそん色なくリリースできているので、monday.com の力かなと思っています」（山田さん）

こうした変化により、スケジュールの遅れを取り戻し、セッションをこれまでよりも早く公開できるようになり、それほど多くの集客費用をかけることなく一定数以上の集客を確保できるようになるという好循環が生まれました。

イベントを遂行する上で、さまざまな人たちが関わり、多種多様なタスクが発生しています。そこで山田さんは、monday.com を活用して人間でなくてもできる業務を効率化し、「コアな価値を創出するため」の企画やデザインを作っていきたいと話します。

「デザインであれば、新しいデザインやより効果のあるデザインをマーケティングと協力して作っていったりだとか、CS であれば出展者と来場者の満足度をより上げるためにはといったり、コアなところに向き合えるようになるというところがこれからもやっていきたい部分だと思っています」（山田さん）

現在は monday.com をイベントの準備フェーズで使用することが多いようですが、リードの獲得を目的に出展している企業様向けに、イベント後のスピーディなリードの提供に活用できそうだと考えています。
さらに、イベント企画から範囲を広げて、出展者に営業しているメンバーにも正確かつ迅速に情報を共有するために monday.com を利用できないかということも検討されており、その可能性はどんどん広がっています。

Slack へのワンクリックでの連携や、今までの業務を一か所で行えるということに対して、メンバーの方々から驚きの声が上がったそうです。業務改善にかかる工数がなくなり、情報管理も一元化できたことで、山田さんにも「満足」とのお声をいただくことができました。

実際に認識している課題とは別に、自分たちでは気付かないところに非効率が隠れており、業務効率化ツールを使用することで明らかになる課題もあります。

「そうした意味では、monday.com の利用を検討してみるのが第一ステップになる可能性もある」 と山田さんは仰っていました。

「僕も初め、３人でやっていたことを１人でなんて本当にできるんですか？と思っていたんですけども、それができたのは monday.com あってのことだったと思います」（山田さん）

スピード感ある対応を求められるデジタル化の推進において、随所で感じるほんの少しのストレスが業績に大きく影響することもあります。

monday.com ならワンクリックで情報を共有し、社内外の方とコミュニケーションを取ることができるため、総合的な業務管理が可能になります。業務効率化にお役立ていただき、スマートキャンプ株式会社のミッション達成の一助となれるよう、これからも私たちがサポートさせていただきます。