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Playtech 社の PMO 部門が monday.com を
活用して1人あたり週3時間
削減した方法とは?

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Playtech 社のご紹介


エストニアで設立された Playtech 社は、世界最大のオンラインゲームソフトウェアサプライヤーで、業界をリードするオペレーターに最先端の付加価値の高いソリューションを提供しています。

1999年の創業以来、Playtech 社は、最高のゲーム製品とコンテンツの継続的な開発を中心に据えたアプローチをとっており、その成功は、世界60カ国のライセンシーとの強力なパートナーシップの上に築かれています。

同社は、革新の最前線に立ちながら、顧客にとっての技術の壁を取り除くことを目的としています。プロジェクト責任者のヨッシ・シャミールは、Playtech 社の収益エンジンを牽引する旗手のひとつとして、世界中のゲームオペレーターにソリューションを提供しています。
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課題


プロジェクトマネージャーは、プロジェクトマネジメントのトライアングルである「スコープ」「スケジュール」「コスト」という制約条件を常に意識しています。その制約の中で確実にプロジェクトを進め、クライアントの満足を得るためには、非常に効果的なプロジェクトマネジメントが必要なのです。

ヨッシが Playtech 社に入社した11年前、プロジェクトマネージャーは表計算ソフトや電子メール、メモ帳を使って無数のクライアントプロジェクトを管理していました。しかし、そのうちに、より効率的に仕事をするためにプロジェクトマネジメントソフトウェアを選択するようになり、業界はデジタル変革を遂げました。この変化に伴い、クライアントの期待も変化し、より頻繁な更新やより迅速な結果を求めるようになりました。

この数年、ヨッシはプロジェクト部門がこうした要求に応えるために、オールインワンのプロジェクトマネジメントソリューションを導入する時が来たと理解しました。

「コスト削減、時間短縮、効率化の機会を失っていることに気づいたのです。そして、クライアントの期待に応え続けることが、ますます難しくなっていたのです」とヨッシは言います。

解決策

「確立された方法論を実現し、プロジェクトの開始から終了まで、すべてを一箇所で管理できる堅牢なプラットフォームを探し始めたとき、monday.com Work OS に出会いました」とヨッシは言います。

立ち上げ:
プロジェクトを成功させるための段取り

ヨッシたちはプロジェクトに着手する前に、どのようなリソースが必要で、どのような開発が必要かを考え、非常に高いレベルでプロジェクトのスコープを設定します。しかし、各プロジェクトにまつわる会話を常に記録しているわけではありませんでした。

「このような事前の打ち合わせを記録しておく方法がなく、リソースを予約しておきながら、後でプロジェクトが未定義であることが判明することもありました。そのため、どのようにプロジェクトを進めていったのか、明確な記録もなく、困難な状況に陥ることもありました」とヨッシは語ります。

monday.com を使うことで、チームは潜在的なプロジェクトに関する初期の話し合いを最初から明確に記録しておくことができるようになりました。また、これらの議論は、アクティブなプロジェクトとは別のボードに保存されるため、誤ってリソースを予約することもなくなりました。
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スコーピング:
プロジェクト承認プロセスの効率化

チームがプロジェクトをオポチュニティとして認定すると、すぐにこのマネジメント承認ボードに追加され、プロジェクトマネージャーはプロジェクトをスコープアウトし、必要なリソースを理解することができます。

同時に、背後でプロジェクトマネージャーが、各カラムにあらかじめ計算式が設定されたプロジェクト予算ボードでプロジェクトの合計を計算し、ベースラインコストと見積もりコストの計算でヨッシと彼のチームをサポートします。

monday.com では、フォーミュラカラムのサポートにより、プロジェクトマネージャーはこれまでよりもはるかに迅速かつ容易にプロジェクトのコストを計算することができるようになりました。

「コスト計算にはさまざまな要素があり、さまざまなシナリオがあります。例えば、ベースライン(すぐに使えるソリューション)から始めて、必要な追加開発を含めてコストを見積もることもできます。コスト計算が終わると、その合計が経営陣の承認ボードに反映され、第一次承認が行われます」とヨッシ。
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計画:
実行中の全プロジェクトをハイレベルに把握

全てのアクティブなプロジェクトはポートフォリオデータベースに追加され、承認された瞬間にプロジェクトマネージャーはタイムラインを追加し、既知の制約に基づいてリソースが予約されるようにします。

「リソースが予約される前に、マネージャーはリソース計画を再承認する必要があります。承認されると、プロジェクトは「進行中」になり、関連チームとすべてを開始するための社内会議が開かれ、プロジェクトの詳細について全員の認識を合わせ、全ステークホルダーが正しいタイミングで参加できるようにします」とヨッシは言います。
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実行:
既成のテンプレートで即座に対応

ヨッシは monday.com のテンプレートをカスタマイズし、プロジェクトマネージャーは新しいプロジェクトごとにそれを使うようになりました。これにより、プロジェクトは以前よりずっと迅速に開始され、外部の関係者も簡単に追加できるようになりました。

「以前は、社内の人にしか情報を反映できない社内システムを使用していました。そのため、プロジェクトに関するコミュニケーションや調整が非常に困難でした。monday.com では、プロジェクトのテンプレートが用意されており、新しいプロジェクトごとに簡単に複製して調整することができます。さらに、外部のステークホルダーを追加してコラボレーションを行い、どの段階でも進捗状況を確認できるという利点もあります」とヨッシは語ります。
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自分に合った働き方をする

プロジェクトマネージャーは通常、ウォーターフォール方式で作業を行い、開発チームはアジャイル方式で作業を行います。方法論が大きく異なるため、プロジェクトマネージャーと開発者は別々のツールを使って仕事をする傾向があります。課題は、開発が進行している間、他の業務チームや顧客は実行プロセスを見ることができないことです。

「Jira が monday.com に統合されたことで、技術チームが取り組んでいることをリアルタイムで簡単に確認できるようになったのは、実は今回が初めてなんです。この統合により、プロジェクトマネージャーや他の非技術系チームメンバーは、いつでも各開発の進捗状況を把握することができます」とヨッシは語ります。
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コントロール:
リスクや問題を簡単にモニタリング

どのようなプロジェクトでも、スコープ、スケジュール、コストに影響を与える可能性のあるボトルネックを取り除くことが非常に重要です。 「ライセンス取得者が通過しなければならない規制があります。もし問題が発生し、プロジェクトで誰かに警告する必要がある場合、プロジェクトが停滞するようなボトルネックを避けるために、関係者に通知するカスタム通知を設定しました」とヨッシは言います。

また、ヨッシのチームは、コストと時間の計算を表示する強力なボードを設置し、コストが最初に計算したものよりも高くなる可能性があることを簡単に確認できるようにしました。

「プロジェクトにかかる費用を週単位で効率的に管理できるようになったのは、実はこれが初めてです。プロジェクトマネージャーは、自分たちが最初に設定したパラメーターの範囲内で活動しているかどうかをいつでも確認し、それに応じて調整できるようになりました」とヨッシは言います。
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クロージング:
よりスマートな意思決定をより迅速に

monday.com を導入する以前は、チームリーダーは外部リソースの貢献を簡単に管理・追跡する方法がありませんでした。その結果、プロジェクトが終了するまで、実際にはもう必要ないにもかかわらず、無駄にサービスを継続し、その費用を支払っていることがありました。

「プロジェクトが完了しても、ライセンシーや他のサードパーティーのパートが完了するのを待たなければなりません。しかし、だからといって、プロジェクトが始動するまでリソースを保持する必要はありません。monday.com のおかげで、リソースをリリースできるタイミングが自動的に通知されるようになり、多くのコストを削減することができました」とヨッシは言います。

「プロジェクト部門の全員が monday.com Work OS を使うことで、プロジェクトをめぐる社内外のあらゆるステークホルダーとのコミュニケーションと調整が大幅に改善されました。」

ヨッシ・シャミール
プロジェクト責任者、Playtech 社

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