株式会社 LIXIL のチームが、
monday work management を使って
タスク管理に対する社内の認識を変革
できた理由とは？

株式会社 LIXIL は、世界中の誰もが描く豊かで快適な住まいの夢を実現するために、先進的な技術と製品を開発、提供する企業です。主にはトイレ、お風呂、キッチンなどの水まわり製品と窓、ドア、インテリア、エクステリアなどの建材製品を得意としています。

ブランドスローガンは「いつもを、幸せに」。住まいの空間を彩る製品とサービスの提供を目指し、日々の暮らしの課題解決に取り組んでいます。

今回は、同社のデジタルクリエイティブ＆デザインリーダーを務めるマイク高橋さんにお話を伺いました。

マイクさんはマーケティング本部の配下にある商品コンテンツマネージメント統括部に所属し、統括部内の主要プロジェクト全般のマネージメントを担当。BtoB 向けマーケティングサービス（プロユーザー向けのサービス）を考案しています。ここでいうプロユーザーとは、代理店や設計事務所、リフォームショップ、工務店などのビジネスを指します。

こちらの部門のミッションは、デジタルサービスの改善・立ち上げを通じてこうしたプロユーザーにアプローチしエンゲージメントを高めることです。 LIXIL 自体はブランドとしての認知度はかなり高いものの、エンドユーザーがたとえば家を建てたり、リフォームを検討する場合には最寄りの工務店やリフォームショップが提供する業者に発注するのが自然な流れです。

ここで、業者リストに入っていなければお客様の方から「そうだ、LIXIL に頼もう」となるのは困難であるため、マイクさんの部署ではここで逆指名を勝ち取れるよう、BtoB サービスを強化してプロユーザーからの信頼を得るために日々さまざまな取り組みを続けています。

LIXIL では会社公式として別のプロジェクト管理ツールを導入していましたが、マイクさん曰く「エンジニア目線で設計されたサービスなので、営業やバックオフィスの人たちを含む全員が使いやすいものではありませんでした」とのこと。あらゆるバックグラウンドの人が利用するには検討が必要でした。

また、SNS の投稿カレンダーや各タスクのスケジューリングなど、カレンダー管理ができなかったことも他ツールの導入を後押しするきっかけとなりました。

「IT や設計開発出身の人なら良いんですが、バックオフィスの人たちが使う場合は Excel（スプレッドシート）が一番慣れているんですよね。monday.com の前に一度、別のツールを試してみたんですがこれまたいろいろできないことが多くて。データのインポートやエクスポートに対応していないツールだったため、アカウントを持っていない社外の人たちと利用するときに困りました」（マイクさん）

LIXIL に入社される以前から monday.com をご存知だったというマイクさん。 上記の通り、社内で新たに導入しようとしたツールの使い勝手が理想的でなかったこともあり、monday.com の利用をご検討いただきました。

「こういったツールを探す際には、グローバルツールであることを前提としています。海外発のものは基本的にアプリなどの連携が（日本の）国産のものよりも秀でていることと、バージョンアップのスピードが桁違いに速いことが理由です。
monday.com は確か、以前に YouTube 広告で見かけたのがきっかけです。ツールのコンセプトを話している広告が表示され、それが記憶に残っていました」

エンジニアだけではなく全員が均等に使えるツール、という点を念頭に置いて、マイクさんは社内で monday.com のトライアルを提案。

monday.com は皆が受け入れてくれるスプレッドシートベースのツールであることと、アカウントがない人にもデータをエクスポートして共有できるために利用のハードルが下がるところがポイントでした。

「monday.com 公式やパートナーによる解説動画があったので、社内で検討する際には助かりました。コンテンツはほとんど英語なので、そこは他の人たちにはネックでしたが（笑）上司にトライアルの OK をもらったので、そこから急ピッチで導入を決めました」

導入が決定した後は、まず社内・社外メンバーを合わせて10名ほどで monday.com の運用を開始しました。スモールスタートだったのでデータの移行もそこまで労力はかからず、良い滑り出しだったそうです。

一緒にお仕事をしているエージェントの人にも評判は上々で、今では社内の予算、請求管理、社内用の SNS 投稿カレンダーをはじめとする業務タスクをすべて monday.com で管理されています。

「monday.com がわかりづらいという意見は今まで聞いたことはないですね。オンボーディングもほぼやっていません。Excel ベースなので見た目は慣れているだろうし、見ておいてねという形でメンバーには声をかけていました。

そうするうちに、気がついたら自分で調べてダッシュボードを作っている人がいたり、オートメーションが勝手に増えていたりして驚きました。自分で調べてできたということはそれだけの情報がすでに用意されていることなので、こちらで別途マニュアルを作る必要もありません。この点はとても楽だと思いました」

monday.com の使い方でマイクさんが工夫したのは、複数のボードでルールやステータスの色、オートメーションの設定などを合わせるということでした。
ひとつのチームにさまざまな業務があり、複数のボードを使用していることと、業務を兼任しているメンバーが多いために、たとえば「ステータスを完了に変えたらラベルは（他の色ではなく）緑になる」など、同じ人がいろいろなボードを見ても混同しないように配慮されています。

スプレッドシートで見やすいこと以外に、女性が多いマイクさんのチームでは monday.com ならではのカラフルなインターフェースが好評です。

「最初は、タスク管理なんて難しくてできなさそうだし、工数が増えるからできればやりたくないな…と思っていたんですが（笑）monday.com のインターフェースはポップでカラフルで、使ってみたいなと思えました」（PJメンバー）

マイクさんご自身も、「他のツールと比べると monday.com の方が色があるし、堅苦しくない感じが出せる」とこの点はしっくりきていることを教えてくださいました。

「最初に見た紹介動画が、ステータスを DONE にするとパッと紙吹雪が散るようなコンセプトで。クリスマスなど、時期に合わせて画面左のメニューのデザインも変わったり、楽しいですよね」（マイクさん）

では、monday.com を導入したことで組織内で何が改善されたでしょうか？その点もお伺いしてみました。

「タスクが全部ひとつになったのはとても良かったですね。また、運用しながらフォーマットを変えていける柔軟性も魅力です。デフォルトのテンプレートでまずはじめて、カラムを足して、オートメーションを足して…と自由にできますし。社内ではもはや最初のテンプレートの原型を留めていないぐらいカスタマイズして活用しています！（笑）あとはやはり、見た目が皆がすでに慣れているスプレッドシート形式であることが大きいですね」

また、monday.com 上でアクティビティが発生するとメールで通知が届くため、放置されているタスクが少なくなったのもひとつの改善点でした。

アクティブユーザーと部分的に利用しているユーザーの差はもちろんありますが、全員がメールをきちんと見ているため対応の遅れはそこまで発生しないそうです。

現在は monday.com と従来のツールを部分的に併用している状態のため、それぞれのツールの良いところを活かしつつもっと monday.com の利用方法を探っていきたいそうです。

「monday.com の機能もたくさんあるので、まだ自分が全部使いこなせていなくて。たとえば、ダッシュボードは最初どの軸でデータを見ればいいのか分かりませんでした。でも、社内の制作チームでは便利に使えている例もあったのでそこは発見でしたね。

他のツールと比較して、monday.com はスプレッドシートみたいに数字の計算が表でできたり、オートメーションが豊富なところが特徴だと思います。

現在、ヘビーユーザーの人とそこまで使っていない人の間で使用頻度に差があるため、将来的には底上げをしていきたいです。また、今後やっていきたいのはドキュメントの活用ですね。今は既存ツールのドキュメント機能を使用していますが、monday workdocs でナレッジベースのようなものを作ってすべて一か所にまとめられると良いと思います」

今回のインタビューでは monday.com のメリットも、使い勝手に対するフィードバックも含めてたくさんの貴重なお話をいただきました。「使い勝手が良いツールにはもっともっと依存できる」とのマイクさんのお言葉通り、今後弊社としてもバージョンアップに努めていきたいと思います。
マイクさん、この度はありがとうございました。