1965年に設立された Datacom グループは、アジア太平洋地域を代表する情報技術サービス企業で、政府機関から大企業まで、さまざまなクライアントにサービスを提供しています。同社は、オペレーション、サイバーセキュリティ、クラウド、デジタルプラットフォーム、ペイロール、エンタープライズなどのITシステムおよびプロセスの設計、構築、運用を行っています。

Datacom 社は急成長中の企業で、2018年8月現在、「CMD」（コミュニケーション、マーケティング、デジタルチーム）と呼ばれるマーケティング部門を持つまでに成長しました。チームはニュージーランド、オーストラリア、フィリピンに分散しており、現在は全員がリモートで仕事をしています。

マーケティング担当ゼネラルマネージャーのデヴィッド・ヘイワードとマーケティングマネージャーのザンテ・スミットは、CMDの一員で、同社がこの部門を立ち上げた後すぐに入社しました。デイビッドとザンテは、オーストラレーシアをはじめとするさまざまなクライアントのマーケティングキャンペーンを管理しています。

デイビッド、ザンテ、そして CMD チームの他のメンバーは、プロジェクトにおけるコラボレーションに非効率なツールを使っており、チームが大きくなるにつれ、ますます困難になっていました。

「マーケティング、デジタル、コミュニケーションの3つをひとつの傘下に置いています。各チームはそれぞれ異なる役割を担っていますが、重複していることも少なくありません。これまで使っていたツールでは、各チームが取り組んでいることを可視化することができず、ご想像のとおり、意図せず同じ人を同時期におさえてしまっていました」とザンテは言います。

ザンテは、CMD の全活動を完全に可視化し、キャンペーンの計画と追跡をより簡単かつ効率的に行える、より良いソリューションを見つけようと考えました。

なぜ、monday.com なのか？

CMD チームに最適なツールを選ぶにあたって、Datacom は monday.com、Trello と Asana を最終選考に残しました。その結果、チームは monday.com Work OS を導入することにしました。その理由は、視覚的に魅力的で、直感的に操作でき、チームの既存のツールと簡単に統合できるというものでした。

「導入にあたって重要なポイントのひとつは、チームがすでに使用しているツールと簡単に統合できることでした。monday.com では最初からすべてを簡単に接続できました。さらに、作業の進行状況を楽しく表現するために使える色と Llama Farm がとても気に入りました」とザンテさんは語ります。

Datacom には多くのチームがあり、各チームの働き方は異なります。そしてチーム内のメンバーはそれぞれ仕事の仕方が違うので、 CMD チームにとって各メンバーが特定のニーズや好みに合わせて調整できる柔軟な Work OS を見つけることが重要でした。

新型コロナウイルス感染症拡大が世界中で起こったとき、チームは既存のプロセスにギャップがあり、以前は機能していたものがこの新しい常態には適していないことに気付き始めました。Microsoft Teams で話し合われていることと monday.com で管理されていることの間には、多少のずれがあったのです。

在宅勤務への移行により、チームは話し合いの内容とキャンペーンで実際に起こっていることを一致させるためにプロセスを改善する方法を検討し始めました。そのあとすぐに monday.com が Teams との統合を発表し、チームのプロセス間のギャップをなくすことができるようになったのです。

「monday.com を Microsoft Teams に統合したことで得たメリットは、リンクした monday.com ボードでプロジェクトの内容を把握して直接会話できるようになったため、より効率的に作業できるようになったことです。この統合で気に入っているもう1つの点は、違うツールに切り替えることなく1か所でプロジェクトを管理して追跡できることです」とザンテさんは言います。

CMD チームは複数の地域に分散しており、全員が異なる事業分野に取り組んでいます。チームが実行中のキャンペーンと今後の予定を確認するにはカレンダーが必要であることを最初からザンテさんは理解していたので、Microsoft Teams から直接アクセスできる「CMD アクティビティ」カレンダービューを設定しました。

「活動の内容とオーナーや、どの段階にあるかやキャンペーン名、テーマ、事業内容を確認できるようになっており、さらに重要なことは、取り組んでいるキャンペーンのターゲットオーディエンスを確認できるようになったことです。そのため重複がなくなり、視聴者にスパム行為が行われなくなりました」とザンテさんは言います。

「同僚のがかなり良いキャンペーンと市場を担当している場合、同僚のキャンペーンを完全に可視化できるようになったので、自分のキャンペーンを始める前にそれに合わせることが簡単にでき、同僚のものを利用できるようになったのです」とデビッドさんは言います。

今では、月曜日の朝定例の「WIP」(進行中の作業) の通話中に、チームは monday.com の CMD アクティビティビューを表示して、取り組んでいる作業すべてを1時間の通話の代わりに15分で確認できるようになりました。

ザンテさんは現在4つの異なるサービスの Go-To-Market の立ち上げを構築しており、これは Datacom が同社のビジネス分野の一つで発表しようとしているものです。ザンテさんは8人のステークホルダーが関与する4つのサービスに同時に取り組んでおり、それぞれの可動部分をすべて追跡する必要があります。

「monday.com がなかったら Go-To-Market の立ち上げには2倍の作業と2倍の時間が必要だったでしょう。何かが期日に近づいたり、リスクがある可能性があるとすぐに通知されるため、プロセスがかなりスムーズになりました。

ザンテさんはワークロードビューを Teams に追加して、Datacom の全員が CMD チームのキャパシティをいつでも確認できるようにしました。

「Teams で monday.com のワークロードビューが見れるおかげで自分たちのキャパシティを伝えるのが簡単になり、ビジネス全体で期待値を管理しやすくなりました。誰でもすぐにビューを開いて赤い円を確認できます。これはキャパシティが限界に達していることを意味し、青い円はもう少し対応できることを示しており、期待値の管理に役立っています」とザンテさんは言います。