Como a SUNO United Creators aumentou em 94% a eficiência nas entregas, economizando mais tempo para focar em criatividade
Conheça a SUNO United Creators
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Fundada em 2017, a SUNO United Creators faz parte de uma nova geração de agências que reformulam o cenário de marketing e publicidade no Brasil. Eles vão além da publicidade “apenas” para fornecer estratégias de comunicação multidisciplinares que mesclam, por exemplo, marketing digital, desempenho, design, e eventos para algumas das marcas globais e locais mais conhecidas.
A criatividade e expertise da agência são reconhecidas não só pelos clientes, mas também pelo mercado. A SUNO foi nomeada “Agência Mais Eficaz do Ano” no Effie Awards Brasil 2020 e ganhou prata no Festival Cannes Lions em 2021.
A criatividade e expertise da agência são reconhecidas não só pelos clientes, mas também pelo mercado. A SUNO foi nomeada “Agência Mais Eficaz do Ano” no Effie Awards Brasil 2020 e ganhou prata no Festival Cannes Lions em 2021.
O desafio
O desafio
A SUNO quis otimizar a dedicação das equipas de forma a criar tempo para promover o que é o core do negócio: a criatividade. “Quando você otimiza o tempo, abre mais espaço para as pessoas pensarem”, diz Daniel Gabriolli, diretor de operações gerais da SUNO.
Naquela época, a operação dependia muito de planilhas para desenvolver todos os tipos de entregas para cada cliente - campanhas de mídia, imagens gráficas ou até mesmo um evento. Isso significava infinitas linhas de informações para acompanhar briefings criativos, alocação de equipe e prazos. Mas o trabalho foi feito.
A equipe identificou duas grandes desvantagens nessa maneira de trabalhar. Primeiro, a planilha não permitia colaboração em tempo real. Apenas uma pessoa poderia acessar o arquivo de cada vez. E apesar de ser preciso para controle em nível gerencial, o formato não contribuiu para o fluxo criativo. Cada novo projeto tinha que ser inserido em mais uma ferramenta para que o trabalho começasse a ser executado.
Para a SUNO, o convite veio de um cliente, um dos três maiores bancos privados do Brasil. Eles queriam saber: as tarefas estão sendo entregues no prazo? Como o trabalho está evoluindo para cumprir os prazos - as entregas estão atrasadas, adiantadas? Essas respostas não poderiam ser dadas pela planilha.
Naquela época, a operação dependia muito de planilhas para desenvolver todos os tipos de entregas para cada cliente - campanhas de mídia, imagens gráficas ou até mesmo um evento. Isso significava infinitas linhas de informações para acompanhar briefings criativos, alocação de equipe e prazos. Mas o trabalho foi feito.
A equipe identificou duas grandes desvantagens nessa maneira de trabalhar. Primeiro, a planilha não permitia colaboração em tempo real. Apenas uma pessoa poderia acessar o arquivo de cada vez. E apesar de ser preciso para controle em nível gerencial, o formato não contribuiu para o fluxo criativo. Cada novo projeto tinha que ser inserido em mais uma ferramenta para que o trabalho começasse a ser executado.
Para a SUNO, o convite veio de um cliente, um dos três maiores bancos privados do Brasil. Eles queriam saber: as tarefas estão sendo entregues no prazo? Como o trabalho está evoluindo para cumprir os prazos - as entregas estão atrasadas, adiantadas? Essas respostas não poderiam ser dadas pela planilha.
A solução
A solução
A SUNO estava interessada em uma plataforma que pudesse contribuir para o fluxo de trabalho criativo da agência, ao mesmo tempo em que fornecesse aos níveis executivo e gerencial informações vitais para a sustentabilidade do negócio, como capacidade, alocação de recursos, habilidades e eficiência. Havia quatro atributos principais que a solução que eles procuravam deveria ter:
Customização: A plataforma deve permitir que a SUNO siga sua própria cultura e processos, ajudando a empresa a alavancar sua essência criativa, ao invés de limitá-los a um formato específico de painel ou metodologia de trabalho. Como explica Gabriolli, “a ideia por trás disso era construir o novo processo de dentro para fora, não impor uma cultura de cima para baixo. Quando a criatividade é o negócio, os processos podem ser prejudiciais se não forem bem projetados.”
Controle: Com um alto volume de projetos para entregar todos os dias, visibilidade total e controle de gestão rigoroso são uma obrigação.
Escalabilidade: Desde a sua fundação, a SUNO vem se crescendo em clientes e funcionários, além de abrir novas unidades de negócios dentro da agência. A plataforma deve se desenvolver em um ritmo ainda mais acelerado, em sintonia com o próprio crescimento da empresa.
Flexibilidade Cada projeto com o qual trabalham tem uma característica única por trás dele: um cliente diferente, equipe, acordo de nível de serviço (SLA), conjunto de habilidades necessárias. Acomodar isso e ajudar a empresa a alocar todos os recursos de acordo foi importante para a agência.
Durante a pesquisa, monday.com apareceu como uma referência de uma pessoa da equipe. Eles logo iniciaram um teste para saber se a plataforma atenderia a todos os requisitos. Houve uma atenção especial a um desafio específico do negócio: o cálculo de prazos.
A SUNO desenvolveu sua própria fórmula para isso. A matemática considera fatores como tamanho e complexidade do projeto, e quando o cliente fez a solicitação - pode adicionar um tempo extra para a entrega dependendo se a solicitação chegou antes ou depois das 16h. Para eles, era crucial que a plataforma pudesse calcular o prazo automaticamente assim que a equipe inserisse essas informações. Funcionou.
Customização: A plataforma deve permitir que a SUNO siga sua própria cultura e processos, ajudando a empresa a alavancar sua essência criativa, ao invés de limitá-los a um formato específico de painel ou metodologia de trabalho. Como explica Gabriolli, “a ideia por trás disso era construir o novo processo de dentro para fora, não impor uma cultura de cima para baixo. Quando a criatividade é o negócio, os processos podem ser prejudiciais se não forem bem projetados.”
Controle: Com um alto volume de projetos para entregar todos os dias, visibilidade total e controle de gestão rigoroso são uma obrigação.
Escalabilidade: Desde a sua fundação, a SUNO vem se crescendo em clientes e funcionários, além de abrir novas unidades de negócios dentro da agência. A plataforma deve se desenvolver em um ritmo ainda mais acelerado, em sintonia com o próprio crescimento da empresa.
Flexibilidade Cada projeto com o qual trabalham tem uma característica única por trás dele: um cliente diferente, equipe, acordo de nível de serviço (SLA), conjunto de habilidades necessárias. Acomodar isso e ajudar a empresa a alocar todos os recursos de acordo foi importante para a agência.
Durante a pesquisa, monday.com apareceu como uma referência de uma pessoa da equipe. Eles logo iniciaram um teste para saber se a plataforma atenderia a todos os requisitos. Houve uma atenção especial a um desafio específico do negócio: o cálculo de prazos.
A SUNO desenvolveu sua própria fórmula para isso. A matemática considera fatores como tamanho e complexidade do projeto, e quando o cliente fez a solicitação - pode adicionar um tempo extra para a entrega dependendo se a solicitação chegou antes ou depois das 16h. Para eles, era crucial que a plataforma pudesse calcular o prazo automaticamente assim que a equipe inserisse essas informações. Funcionou.
A adoção da plataforma e o impacto na cultura da empresa
“Adotar uma nova plataforma não era inicialmente uma decisão no nível da empresa”, explica Daniel D'Abril, diretor de Operações e Projetos da SUNO e colega de Gabriolli. Começou como um piloto para este cliente bancário específico em outubro de 2019.
“Começamos aos poucos a testar a plataforma, mas também para a SUNO se adaptar a essa nova cultura de trabalho. Antes disso, não tínhamos um espaço de trabalho online comum. Tudo começou com a monday.com e foi crescendo cada vez mais”, diz D'Abril.
Além de ajudar a alavancar essa nova cultura, a liderança também percebeu o valor que a plataforma agregava à eficiência e saúde financeira da empresa. Agora, toda a agência - front ou back office - está integrada na monday.com, totalizando 235 acessos.
Como afirma D’Abril, “agora 100% da empresa trabalha com a monday.com. Passo a passo, estamos automatizando todos os processos dentro da agência e usamos a plataforma para centralizar todas as informações”
“Começamos aos poucos a testar a plataforma, mas também para a SUNO se adaptar a essa nova cultura de trabalho. Antes disso, não tínhamos um espaço de trabalho online comum. Tudo começou com a monday.com e foi crescendo cada vez mais”, diz D'Abril.
Além de ajudar a alavancar essa nova cultura, a liderança também percebeu o valor que a plataforma agregava à eficiência e saúde financeira da empresa. Agora, toda a agência - front ou back office - está integrada na monday.com, totalizando 235 acessos.
Como afirma D’Abril, “agora 100% da empresa trabalha com a monday.com. Passo a passo, estamos automatizando todos os processos dentro da agência e usamos a plataforma para centralizar todas as informações”
Criatividade com precisão e eficiência
Os painéis são construídos de acordo com cada cliente, mas algumas informações importantes são padrão, ninguém pode editá-las: dados da solicitação, prazo, tamanho e complexidade do trabalho. Esses são os fundamentos para orientar os próximos passos que levarão à aprovação do projeto pelo cliente.
Há também uma coluna chamada "versão", que vai de "v0" - significando que o trabalho foi aprovado inicialmente -, até "v10", indicando o número de vezes que teve que voltar para a equipe criativa. Conforme explica o diretor de Operações Gabriolli, o tempo e os recursos gastos em refazeres podem representar um problema para uma agência. Portanto, o principal KPI para eles medirem o sucesso é a eficiência das entregas.
Ao adotar a monday.com, a SUNO projetou uma estrutura para o fluxo criativo com base na entrada correta de informações, para que se torne fácil, gerenciável e sem atritos para os clientes. Enquanto isso, o conselho executivo é capaz não apenas de acompanhar a eficiência, mas, mais importante, aprender onde estão as lacunas - ou o briefing criativo não foi tão claro quanto deveria ou eles não alocaram um membro da equipe com as habilidades certas para esse projeto, por exemplo.
De um total de 51.000 entregáveis executados pela SUNO em 2020, 94% foram concluídos em “v02”, ou após apenas uma rodada de ajustes – número que poderia chegar a cinco antes de terem essa visibilidade e controle.
“Este é o resultado de uma nova forma de pensar para nossa equipe, gestores e clientes – e também para enfrentar a ineficiência”, diz Gabriolli. “Se resumirmos a forma como trabalhamos hoje, atingimos um nível de eficiência operacional que abre espaço para a criatividade e para melhorar a qualidade do nosso trabalho.”
Há também uma coluna chamada "versão", que vai de "v0" - significando que o trabalho foi aprovado inicialmente -, até "v10", indicando o número de vezes que teve que voltar para a equipe criativa. Conforme explica o diretor de Operações Gabriolli, o tempo e os recursos gastos em refazeres podem representar um problema para uma agência. Portanto, o principal KPI para eles medirem o sucesso é a eficiência das entregas.
Ao adotar a monday.com, a SUNO projetou uma estrutura para o fluxo criativo com base na entrada correta de informações, para que se torne fácil, gerenciável e sem atritos para os clientes. Enquanto isso, o conselho executivo é capaz não apenas de acompanhar a eficiência, mas, mais importante, aprender onde estão as lacunas - ou o briefing criativo não foi tão claro quanto deveria ou eles não alocaram um membro da equipe com as habilidades certas para esse projeto, por exemplo.
De um total de 51.000 entregáveis executados pela SUNO em 2020, 94% foram concluídos em “v02”, ou após apenas uma rodada de ajustes – número que poderia chegar a cinco antes de terem essa visibilidade e controle.
“Este é o resultado de uma nova forma de pensar para nossa equipe, gestores e clientes – e também para enfrentar a ineficiência”, diz Gabriolli. “Se resumirmos a forma como trabalhamos hoje, atingimos um nível de eficiência operacional que abre espaço para a criatividade e para melhorar a qualidade do nosso trabalho.”
Automações para facilitar os fluxos de trabalho com a equipe e clientes
Há muitos projetos acontecendo todos os dias, e por isso a SUNO utiliza automações para economizar tempo. Existem quadros com até 60 automações. No topo do ranking está a função de "autocompletar" para a inclusão de dados na plataforma seguindo a taxonomia estabelecida pela agência.
“Se queremos medir os resultados, a entrada de dados é fundamental”, comenta Gabriolli. “Projetamos um processo para garantir que as informações sejam inseridas corretamente, de maneira padrão e comparável.”
Outra automação simples, mas útil, que a equipe usa é ajudar seus clientes a acompanhar as entregas - e o que pode estar travado. Cada tarefa marcada como "em aprovação" é copiada automaticamente para outro quadro para um controle melhor e mais organizado das entregas.
“Se queremos medir os resultados, a entrada de dados é fundamental”, comenta Gabriolli. “Projetamos um processo para garantir que as informações sejam inseridas corretamente, de maneira padrão e comparável.”
Outra automação simples, mas útil, que a equipe usa é ajudar seus clientes a acompanhar as entregas - e o que pode estar travado. Cada tarefa marcada como "em aprovação" é copiada automaticamente para outro quadro para um controle melhor e mais organizado das entregas.
Relatórios precisos para a tomada de decisão executiva
Tomar boas decisões pode levar a um negócio saudável e competitivo. Mas, como explica Gabriolli, buscar eficiência operacional é algo novo no setor de marketing e publicidade.
Antes de usar a plataforma, os relatórios gerados por cada equipe não eram semelhantes - portanto, não podiam ser comparados. Agora, as informações são precisas e unificadas, permitindo que a agência saiba quanto de receita uma conta trouxe para a empresa, se a execução está ocorrendo conforme o planejado, encontrando assim o caminho para crescer.
“Relatórios precisam ter usabilidade”, diz Gabriolli. “Eles podem nos mostrar como é a capacidade de cada departamento e como estamos distribuindo; qual é a complexidade do trabalho, para saber se temos os recursos certos ou se o estilo de trabalho está mudando. Queríamos alcançar esse nível de controle, e ter todas as informações em um só lugar permite uma tomada de decisão rápida, economizando tempo.”
O acesso aos dados permite que a SUNO gerencie os resultados operacionais, tanto para eles quanto para seus clientes. “Você conhece melhor os clientes - quem são os que pedem mais trabalhos ou pedem mais edições. No final do mês, esses insights nos ajudam nas decisões operacionais e executivas”, acrescenta D’Abril.
“Acreditamos que pequenas mudanças podem trazer muitos resultados. Então, quando buscamos 100% de eficiência, fazemos isso passo a passo - melhoramos 20% em um departamento, 10% em outro. Olhando para o quadro completo, é muito”, diz Gabriolli.
Antes de usar a plataforma, os relatórios gerados por cada equipe não eram semelhantes - portanto, não podiam ser comparados. Agora, as informações são precisas e unificadas, permitindo que a agência saiba quanto de receita uma conta trouxe para a empresa, se a execução está ocorrendo conforme o planejado, encontrando assim o caminho para crescer.
“Relatórios precisam ter usabilidade”, diz Gabriolli. “Eles podem nos mostrar como é a capacidade de cada departamento e como estamos distribuindo; qual é a complexidade do trabalho, para saber se temos os recursos certos ou se o estilo de trabalho está mudando. Queríamos alcançar esse nível de controle, e ter todas as informações em um só lugar permite uma tomada de decisão rápida, economizando tempo.”
O acesso aos dados permite que a SUNO gerencie os resultados operacionais, tanto para eles quanto para seus clientes. “Você conhece melhor os clientes - quem são os que pedem mais trabalhos ou pedem mais edições. No final do mês, esses insights nos ajudam nas decisões operacionais e executivas”, acrescenta D’Abril.
“Acreditamos que pequenas mudanças podem trazer muitos resultados. Então, quando buscamos 100% de eficiência, fazemos isso passo a passo - melhoramos 20% em um departamento, 10% em outro. Olhando para o quadro completo, é muito”, diz Gabriolli.
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