專案進度時程表怎麼做？4技巧教你打造高效時程表與專案進度表！

專案進度時程表該怎麼排？如果你對於專案管理還很陌生，那就讓我們來告訴你進度表的重要性與設計技巧！無論是新手還是資深專案經理，專案管理的「進度」一直是很重要的課題，而只要有一個好的專案進度時程表，就能幫助你更有效率地掌握每項任務的進展。下面就讓我們藉由本篇文章帶你看看如何打造一個高效的專案時程表吧！

為什麼每個專案都需要「時程表」與「專案進度表」？

專案進度時程表顧名思義，就是要讓人可一眼看出專案進度與時程安排的表格，其目的在於讓整個團隊都能清楚專案的各項任務進展到哪個階段、有哪些需要協作的部分，以及每項任務的時程安排，才能讓團隊成員皆更了解自己的角色，以及該如何分工合作。因此，專案進度時程表通常會列出下列4大項目：

• 專案主要內容、項目數量
• 各項任務的開始與結束時間
• 各項任務的負責人或小組
• 專案中各項里程碑（重要目標或事件）

等資訊，讓每個人都能掌握專案進度，並確保每個任務都能按時完成。

3種專案可視化方式，哪種最適合你的專案時程？

那專案進度時程表可以用哪些方式呈現？下面整理了3種常見的專案可視化方式，並比較其差異與優缺點，幫助你找到合適的專案呈現方式。

1. 甘特圖

甘特圖（Gantt Chart）是一種橫條圖，可清楚展示專案進度與任務時間安排，主要以時間軸為基礎，並可顯示各項任務的時程安排、相互關係，甚至標示出專案里程碑等，以幫助團隊掌握專案全貌。

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2. 流程圖

流程圖（Flowchart）則是用來描述專案執行的流程與順序，並以各種圖形與箭頭來表示專案的各項任務與相互關係，將複雜的步驟或決策過程視覺化，以幫助團隊成員快速了解專案執行的起點、步驟與終點。

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3. 行事曆

而行事曆則是以日曆的形式呈現專案的時程安排，並可在每個日期中標註出專案的各項任務與重要時刻，幫助團隊掌握每週或每月的工作計畫。

甘特圖 vs. 流程圖 vs. 行事曆

4技巧打造高效又一目瞭然的專案時程表！

但想要做出可讓人一目瞭然的專案進度表該怎麼做比較好？下面就讓我們來教你4大技巧！

✔ 合理分配、標註明確

在規劃專案時程進度表時，建議先將專案的各項任務拆解清楚，才能更有利於合理分配每項任務的時程，確保專案順利進行。此外，也可用顏色或符號來標註每個任務的重要性、緊急程度，或完成狀態，幫助大家快速了解當前進度與專案重點。

✔ 定期檢查，即時更新

專案時程表並不是一成不變的，因此需定期檢查其進度，並根據狀況即時更新，以確保團隊成員可隨時掌握專案現況，並按計畫進行。

✔ 確保資訊透明，團隊成員可即時查看

一個專案要順利進行，團隊合作相當重要，因此需保持資訊透明，才能有利於成員間的協作、溝通，甚至是工作銜接。故在規劃專案時程表時，除了清楚顯示專案進度外，也需確保團隊成員都能即時查看該表的變更與更新項目，以利隨時掌握專案狀況，並調整各自的工作計畫。

✔ 訂定定期溝通、討論專案進度的機制

除了定期檢查時程表外，也建議團隊可定期討論專案進度，並根據實際情況調整時程表，才能確保專案能夠順利進行、按時完成。

建立專案進度表時，最常忽略的3個陷阱

有推薦的規劃技巧，相對也有大家容易會忽略的誤區，因此以下我們也列出大多數人在建立專案進度表時容易出現的常見問題，並為你一一提供解法！

⚠️ 時程規劃不合理

在建立專案時程表時，若未仔細確認，可能會出現時程規劃不合理的情況。可能源自於低估某些任務所需的時間；或是忽略了任務之間的相互關係與依賴性，導致專案時程安排不當等，此時就須要透過專業的專案管理能力，除了注意任務之間的相互關係外，也要妥善地分配每項任務的資源、執行順序與時程，才可確保專案順利進行。

⚠️ 未考慮資源分配

如前一點所提到，除了時程規劃外，資源分配也是專案時程安排中的一個重要因素。若未合理分配資源，可能會導致某些任務無法按時完成，進而影響整體專案的進度。因此，在建立專案時程表時，需同時考慮資源的分配，才能讓專案執行不卡關。

⚠️ 忽略風險管理

此外，專案時程安排也需考慮到可能的風險與突發事件，並預留一定的緩衝時間，以應對可能的變數。然而，很多人在建立專案時程表時，常常會忽略這一點，導致專案進度受到影響。因此，在規劃專案時程時，務必需將風險管理考量進去，以避免遇到問題時難以妥善處理，進而大幅影響專案進度。

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