流程圖製作全攻略！流程圖符號說明與製作範例一次看

想讓工作流程一目了然，流程圖就是其中一種有效工具，無論是整理複雜專案、優化業務流程，還是與團隊溝通，製作一張清楚的流程圖即可化繁為簡。但流程圖該怎麼製作？各種符號又各別代表什麼意義？下面就讓本文帶你認識流程圖的符號定義與優勢，並提供製作範例，讓你能快速了解並上手！

什麼是流程圖？

流程圖（Flowchart）是一種以圖形方式呈現工作流程的工具，透過簡單的符號與線條，將複雜的步驟或決策過程視覺化，可應用於專案管理、系統設計、業務優化等領域，幫助使用者快速理解流程的起點、步驟與終點。

其核心在於清晰與簡潔，通常包含長方形/矩形、菱形及箭頭等符號。透過流程圖，團隊能更快速發現流程中的冗餘，或可能遇到的瓶頸，以提升效率並提前準備應對策略。因此，不論是想梳理工作細節、與團隊溝通想法，或是優化流程，皆可藉由製作流程圖達到提升效率與快速完成目標！

為什麼需要畫流程圖？流程圖3個優點

製作流程圖不僅是將工作流程以簡易且視覺化的方式呈現，還可帶來下列3個主要優勢：

1. 將流程標準化

流程圖能將複雜的工作步驟轉換為淺顯易懂的圖片，讓每個參與者可更快速理解統一的執行流程。如：在客服部門，可將「處理客訴」步驟製作成流程圖，從接收問題到解決方案皆列出標準化流程，以確保處理問題時的一致性，也更方便新人快速上手，降低培訓成本。

此外，當企業擴編，或需跨部門協作時，流程圖也能確保所有團隊遵循相同標準，減少混亂並提高整體運作效率。

2. 檢核當前流程問題

由於流程圖以特定的符號取代冗長的文字，因此可讓你更好閱讀，不僅清楚看見每個步驟，也可更輕鬆發現流程中的問題，如：哪些步驟可能有重疊、哪些步驟耗時過長等。透過視覺化檢視，讓團隊能發覺問題並提出改進方案。

3. 提高溝通與執行效率

透過製作流程圖的方式，將抽象的想法轉為具體圖形，可幫助團隊成員更好理解任務順序與責任分工，進而達到加速決策與溝通過程，且確保執行時每個環節順暢銜接，提升整體工作效率。

流程圖常見符號說明

流程圖中的每個符號皆有其固定的意義，而最常見與常用的符號有下列5種：

符號	意義及用途
橢圓形	表示流程的起點或終點，通常用於標示流程的開頭與結尾
長方形/矩形	表示流程中的具體動作或任務，如：「發送電子郵件」或「審核文件」等
平行四邊形	表示資料的輸入或輸出，如：「接收客戶資料」或「生成報告」等
菱形	表示需要做出選擇的節點，通常有「是/否」或多個分支選項，如：「是否通過審核？」等
箭頭	連接各符號，指示流程的順序與流動方向，確保步驟間的邏輯清晰

4個步驟製作流程圖

想要製作簡易的流程圖其實並不複雜，只要跟著下列4步驟，即可畫出清晰的流程圖！

STEP 1：分析當前工作細項

要製作流程圖，就要先拆解並列出所有相關任務、動作和決策點，確保不遺漏任何細節。如：若要製作「訂單處理流程圖」，可能會需要記錄「接收訂單」、「檢查庫存」、「確認付款」等步驟，可先參考現有文件，並重新梳理細項，才能更方便後續統整。

STEP 2：統整任務順序

將分析的細項按邏輯順序排列，並確定每個步驟的先後關係和因果連結。如：「檢查庫存」應在「確認付款」之前，同時標記需要決策的節點，如「庫存是否足夠？」並列出可能的結果（是/否）。可先畫出簡單草圖，幫助確保順序清晰，避免繞迴圈或不必要的重複，以提升流程效率。

STEP 3：繪製流程圖

確認各項任務之間的順序後，即可根據任務順序，選用適當的符號開始繪製流程圖。繪製時，建議盡量保持圖表簡潔，避免過多文字或複雜分支。

STEP 4：確認流程

完成後，與相關團隊一同審核流程圖，確保內容完整、可行且符合實際需求，必要時需進行調整，並再次確認。當確定流程圖皆無誤時，即可作為SOP或培訓資料，確保全員遵循統一標準。

2個流程圖製作範例

產品開發流程圖

若要製作產品開發的流程圖，可從「Ideation（構思）」開始，經過「Research（研究）」與「New Product（新產品）」階段，並進入「Prototype（原型製作）」的決策點。

若原型通過（Yes），則進入「Design（設計）」與「Implementation（實作）」階段，最後到「Testing（測試）」。若未通過（No），則進入「Review（審查）」與「Refinement（改進）」階段，循環改進直到達標，以呈現產品開發的迭代過程。

工作流程圖

而若是用於定義團隊的標準化工作流程，不僅可適用於管理每個人的工作任務，幫助團隊明確分工與順序，也可藉此發現潛在瓶頸。如：紅色菱形的決策點可設定為「是否完成審核」，根據結果分配後續任務，以確保流程順暢，並提升執行效率。

流程圖有哪些類型？

當應用於不同情況時，所繪製的流程圖細節也會略有差異，故有多種不同類型的流程圖。一般來說，較常見的有以下5種：

基本流程圖

基本流程圖是最簡單的類型，使用標準符號（如：矩形、菱形）展示流程步驟與決策點，適合梳理簡單任務，如：規劃會議流程、定義簡易的標準化工作模式等。

高階流程圖（High-level map）

高階流程圖則聚焦於整體架構與核心步驟，故通常會簡化細節，多用於展示大型專案的概覽，如：企業運營流程中，僅呈現「研發」、「生產」、「銷售」等主要階段，方便高層快速理解。

泳道圖（Swimlane map）

（圖片來源：SAM︱InReach Solutions）

泳道圖也稱作「跨職能流程圖」，在製作時，會按部門或角色劃分「泳道」，明確各方的責任與以及關聯性。如：訂單處理過程中，客服、銷售人員與倉庫人員會各佔一泳道，清楚顯示誰負責哪個步驟。

SIPOC圖

（圖片來源：Halden Zimmermann）

SIPOC為供應商（Suppliers）、輸入（Inputs）、過程（Process）、輸出（Outputs）、客戶（Customers）的字首簡稱，是用於梳理流程圖的5大要素，因此通常較適合在繪製詳細流程圖前，先將SIPOC圖產出。

業務流程圖（BPMN）

（圖片來源：TMS）

BPMN為Business Process Model and Notation的簡稱，是標準化的業務流程圖，適用於複雜的業務流程，如：銀行貸款審批流程，使用BPMN詳細展示申請、審核與批准的步驟。

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