你是否常聽到「KPI」這個詞，卻不太確定它的具體含義？KPI（關鍵績效指標）是衡量個人、團隊或企業目標達成的重要指標，但KPI該怎麼制定？與OKR又有何差異？下面就讓我們一次詳細說明KPI是什麼意思，並提供3大領域的實用範例，助你輕鬆上手，打造屬於自己的成功指標！
關鍵績效指標（KPI）是什麼意思？
KPI為Key Performance Indicator的縮寫，中文為「關鍵績效指標」，是用來衡量特定目標達成與否的量化指標，無論是企業評估營運表現、行銷團隊追蹤廣告成效，還是個人檢視工作成果，KPI都能派上用場。如：電商可能用「網站轉換率」來衡量銷售成效；活動企劃則能用「參與人數」來評估成功與否等。
（monday.com的KPI儀表板示意圖）
通常在需要有明確目標、追蹤進展或優化策略時，即可搭配制定KPI來協助推進規劃，如：年度計畫、專案執行或績效考核等。而好的KPI應具備：
– 具體性（明確定義指標）
– 可衡量性（能用數據量化）
– 相關性（與目標直接相關）
等元素，才能幫助你聚焦核心目標，避免資源浪費。
KPI與OKR差在哪？
除了KPI之外，你可能也聽過「OKR」，OKR為Objectives and Key Results的縮寫，中文為「目標與關鍵成果」，是一種目標管理框架，用於幫助團隊或個人設定具挑戰性的目標，並透過可衡量的關鍵成果追蹤進展。簡單來說，OKR強調「做什麼」（Objective）以及「如何衡量成功」（Key Results），相較於KPI專注於量化績效，OKR更注重激發創新與靈活性，適用於快速變化的環境。
| KPI | OKR | |
|---|---|---|
| 定義 | 關鍵績效指標，專注於量化特定目標的表現 | 目標與關鍵成果，結合質化目標與量化成果的管理框架 |
| 目的 | 追蹤與衡量既定目標的進展，確保達成預期成果 | 設定具挑戰性的目標，激勵創新並推動團隊成長 |
| 使用時機 | 長期追蹤或績效考核 | 快速迭代或創新專案 |
| 靈活度 | 較固定，通常與既有流程綁定 | 較靈活，鼓勵調整目標以適應變化 |
| 簡易範例 | 行銷團隊的KPI：每月新增1,000名潛在客戶 | 行銷團隊的OKR：以「擴大市場影響力」為目標，達成「社群互動率提升30%的成果 |
選擇制定KPI或OKR取決於你的需求，若需穩定追蹤績效，較適合用KPI；若想推動成長與突破，OKR則是更好的工具。
為什麼KPI很重要？KPI能幫你做到什麼？
然而為什麼推薦可制定KPI？KPI不僅提供明確方向，還能將抽象目標轉化為可衡量的成果，無論是對於提升業績、優化流程還是檢視個人表現，都能發揮有效影響作用，且制定好明確的KPI，可帶來下列4大好處：
1. 提供清晰目標，聚焦資源分配
制定KPI主要會設定具體且可衡量的目標，即可讓團隊或個人清楚了解努力的方向。舉例來說：行銷團隊設定「每月網站流量增長15%」的KPI，就能集中資源於SEO優化或廣告投放，避免無效的分散投入，不僅可提升達標效率，還能確保資源用在刀刃上，減少浪費。且透過定期追蹤，也可快速發現哪些策略有效、哪些需要調整，從而優化整體表現。
2. 量化進展，以數據驅動決策
KPI以數據為基礎，即可客觀評估進度與成果。如：業務團隊用「成交率提升10%」作為KPI，就能清楚掌握銷售策略的效果，同時消除主觀臆斷，幫助管理者依據真實數據制定決策。
3. 統一團隊目標，提升工作動力
明確的KPI能激發團隊或個人的積極性，清楚理解該達成的目標在哪，才能更有努力的動力，並朝正確的方向前進。且當KPI達成時，能感受到大大的成就感；即使未達標，也能透過數據分析找到改進方向，持續成長，提供正向循環，以提升士氣與合作效率。
4. 洞察現況，預測並優化未來績效
KPI的量化數據可讓管理者快速了解營運狀況並挖掘潛在問題，如：分析「客戶流失率」KPI，可發現服務環節的不足，進而調整策略。同時，參考歷史KPI數據（如前一季的銷售表現或上個年度同一季的表現），即可預估未來趨勢並設定具體目標，有助於制定更精準的策略，以提升整體績效與競爭力。
如何制定KPI？用SMART原則訂出KPI
那KPI應該怎麼制定？如果對於KPI的制定方式還不是很熟悉，建議可參考「SMART原則」來幫助你訂出確切的目標！SMART原則是一種目標設定的框架，由5個核心元素組成：Specific（具體）、Measurable（可衡量）、Achievable（可達成）、Relevant（相關性）、Time-bound（時限性）。將其應用於KPI制定，即可確保指標明確且聚焦，避免設定出模糊或不切實際的目標。
| SMART元素 | 如何應用於KPI制定 | 範例 |
|---|---|---|
| Specific （具體） | 清楚定義要達成的內容，確保KPI聚焦於特定領域，避免模糊 | 制定「將網站每月流量提升20%」明確目標，而非僅為「增加流量」 |
| Measurable （可衡量） | 以數字量化目標，並提供可追蹤的指標，評估進度 | 「獲得500個新潛在客戶」，而非「吸引更多客戶」 |
| Achievable （可達成） | 考量資源與能力，設定具挑戰性但可實現的KPI，才能激勵而不挫敗 | 「3個月內完成80%產品更新」，而非「1個月內完成全部」 |
| Relevant （相關性） | 目標與整體策略或優先事項一致，確保KPI對業務或個人目標有直接貢獻 | 「提高客戶滿意度評分至90分」，與提升服務品質的目標相關 |
| Time-bound （時限性） | 設定明確的截止日期或時間範圍，為KPI提供時間規範，促進行動 | 「在Q3結束前達成10%營收增長」，而非僅有「提升營收」 |
3個領域KPI制定範例
🔺 行銷領域
在行銷領域，KPI通常聚焦於提升品牌曝光或潛在客戶轉換，如：電商網站可設定「在N個月內將網站自然流量提升XX%」的KPI，符合具體（聚焦自然流量）、可衡量（XX%增長）、可達成（透過SEO與內容行銷實現）、相關性（與品牌成長目標一致）且有時限（N個月）。而為達成此KPI，行銷團隊即可透過投入資源優化關鍵字、發布高質量部落格文章或改善網站用戶體驗，且定期追蹤GA4數據等方式，朝確切目標前進並檢視進展。
🔺 業務領域
業務領域的KPI通常與銷售額直接相關，如：可將KPI設定為「在Q2結束前將新客戶成交率提升XX%」，明確針對提升新客戶成交率做出目標訂定，且可透過培訓與妥善利用CRM工具等方式來達成，並與業務增長相關且有確切期限，讓團隊可藉由改善銷售話術或追蹤客戶互動數據等管道來積極實現。
🔺 活動相關
活動企劃的KPI通常較著重於參與度或影響力，如：若舉辦一場線上研討會，可將KPI設定為「吸引500名參與者，並達成85%滿意度評分」，將目標以數字具體化，且設定之目標可透過推廣與分享優質內容實現，讓企劃團隊可藉由社群媒體推廣、優化報名流程，並在活動後收集反饋，確保達成參與和滿意度的雙重目標。
KPI這麼萬能，有缺點嗎？
雖然KPI可有效追蹤進度與推動目標達成，但也並非完美無缺，若使用不當，也可能帶來反效果，影響團隊士氣或策略方向，舉例來說：
🚨 過於聚焦數字，忽略品質
KPI通常以量化數據為核心，但若只追求數字表現，可能會忽略掉無法量化的價值。如：若行銷團隊一昧追求「網站點擊量」，卻忽略內容品質或用戶體驗，長期下來可能損害品牌形象。
🚨 與獎金綁定，誘發不當行為
若KPI直接與獎金或績效獎勵綁定，員工可能為了達成數字目標而不擇手段，卻無法帶來實質效益。如：銷售人員為達成「成交量」KPI，可能採取激進推銷或提供過度折扣，短期內數字好看，但卻會損害客戶信任或公司利潤，長期以來可能造成品牌價值下降。
🚨 缺乏靈活性，難以適應變化
KPI通常與固定目標綁定，若市場或環境快速變化（如：新競爭者出現），過於僵化的KPI可能無法及時調整，導致資源浪費或錯失新機會。
想要透過KPI管理團隊？試試monday work management！
制定合適的KPI可讓個人或團隊更明確理解工作目標，但要小心避免過於追求數字，或設定不合理的指標，以免適得其反。而要實現個人或企業目標，即需透過良好的工作管理，才能一步步達到理想成果，若還沒有找到適合自己的一套工作系統，不妨試試monday work management，從設定目標到引導專案、流程，皆提供直覺的視覺化操作頁面，讓你可輕鬆管理日常工作與各專案進度，幫助你提升工作效率，進而順利達到KPI！
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