用 AI 強化設施服務管理：正是時候

設施管理有時候就像同時拋接好幾顆球——一個不小心就會掉在地上。設施管理經理每天要應付的事情數不清：從追蹤服務工單、維護大樓設備，到管理外包承包商、清潔團隊、餐飲人員等等，全都得同時進行。

如果還靠人工方式處理，難免會亂成一團：工單被遺忘、設備一直壞著沒修，甚至還可能釀成緊急事件。這也是為什麼公司需要設施服務管理軟體，來幫忙把大小事都掌握好——小到派人去處理一間堵塞的廁所，大到規劃大型活動的安檢和清理。

在這篇文章裡，我們會聊聊設施服務管理到底需要什麼，並深入看看 monday service 這類 AI 驅動的軟體，如何幫助團隊把繁雜的設施服務管理流程變得更順暢、更有效率。

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什麼是設施服務管理？

簡單來說，設施服務管理就是幫各種場域安排、規劃需要的服務，像是安全維護、設備保養、資源調配、清潔，甚至人員管理。

它的核心目的，是確保空間一直維持在最佳狀態，讓使用這些設施的人能專心工作或活動，不必分心處理雜事。

「設施」的範圍很廣，舉幾個例子：

• 辦公大樓或工作場所
• 大學校園或其他教育環境
• 體育場館
• 醫療院所
• 公開場所，例如博物館、商場等

由於涵蓋面向繁雜，設施管理人員必須要能全面掌握各種任務。責任範圍從小到大都有，沒有合適的工具與軟體很難兼顧。因此，要做好設施服務管理，靠正確的系統來簡化流程，是不可或缺的一步。

設施服務管理的類型解析

設施管理經理每天面對的需求五花八門，因此要挑選合適的管理工具，首先得弄清楚需求屬於哪一類。大致來說，設施服務管理可以分成四大類，每類都有不同性質的工作。

硬體相關服務（Hard services）

這類服務主要圍繞在「建築本身的維護與運作」。簡單說，就是那些少了就會影響建築正常運作的系統，例如：

• 電力系統
• 管線工程（水電管路）
• 暖通空調（HVAC）
• 大樓安全與警報系統
• 消防設施

軟性服務（Soft services）

這類服務跟建築結構沒什麼關係，而是直接影響人在裡頭的舒適感和使用體驗。常見的有：

• 清潔服務
• 餐飲外送或餐廳支援
• 室內設計與裝修
• 郵件與包裹管理
• 綠化與園藝維護
• 垃圾與資源回收

不動產相關服務（Real estate services）

顧名思義，就是針對空間基礎設施的管理，範圍很廣，像是：

• 空間規劃與分配
• 購買物業
• 房地產租賃
• 建築工程專案
• 辦公空間設計
• 辦公家具採購

工作場所服務（Workplace services）

這部分重點是營造一個能讓工作運作更順利的環境，例如：

• 打造更具包容性的工作空間
• 鼓勵團隊合作與交流
• 規劃工作區的使用方式
• 設計能提升員工幸福感與滿意度的空間
• 提供活動支援服務

設施管理的角色與責任

設施管理工作包山包海，光靠人力處理很快就會失控。在考慮該用什麼工具或軟體之前，最好先釐清團隊的職責，再挑選能符合需求的平台。以下是設施管理團隊最常見的幾項任務：

• 編列預算：設施管理經理要替各種支出做規劃，像日常維護、大型修繕、外包服務等，並提交給高層審核。
• 日常營運：每天都要處理修繕與保養、供應商協調、清潔，還要確保大樓物品齊備，讓使用者住得舒適、用得安心。
• 承包商協調：有些維修要找外包，設施管理團隊就得管好排程、付款與溝通，確保一切順利。
• 緊急應變計畫：不論是消防還是安全事件，設施管理團隊都得制定應急方案，並確保能有效執行。
• 清潔管理：設施管理經理同時要監督清潔人員，包括清潔時程安排、衛生維護、清潔用品補給，以及垃圾管理。
• 活動與會議支援：大樓內若有活動或大型會議，設施管理團隊得安排布置、安保、清潔與人力，確保活動順利完成。

這些只是冰山一角。要是全靠人工來追蹤，很容易遺漏或出錯。這就是為什麼企業需要導入像 monday service 這樣的設施管理軟體，把所有流程組織起來，管理起來更有效率。

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為什麼要用設施服務管理軟體？

設施管理的事情多到數不清，如果沒有一套好用的工具，要全靠人工追蹤幾乎是不可能的事。設施管理經理需要一個「不會漏掉任何細節」的幫手。想像一下，如果消防系統沒維護好，不只可能導致設備損壞，甚至會危及到大樓裡的人。這就是設施服務管理軟體存在的價值。它能帶來的好處包括：

• 專案管理更清楚：維護進度一目了然，什麼需要立刻處理，馬上掌握。
• 服務請求不再亂：不同部門的需求集中管理，還能依照優先順序排好。
• 緊急應變更有效：所有重要文件集中存放，方便規劃、溝通並快速執行。
• 進度更新透明：隨時把維護狀況回報給提出需求的人或部門。
• 避免重複出錯：透過歷史數據來預測問題，提前安排維護計畫。
• AI 幫忙排程：根據預測的需求量，智慧分配人力和資源，效率更高。

用 AI 與自動化，讓設施服務管理更聰明

在設施服務管理領域，並不是所有服務軟體都一樣好用。工作內容繁瑣又細節滿滿，最有效率的做法，就是挑選一套具備 AI 與自動化功能的系統，幫助團隊減少重複性的人工作業。以下幾點說明 AI 與自動化能帶來哪些實際幫助：

預測性維護

透過 AI 驅動的設施服務管理軟體，團隊可以利用歷史數據來排定維護時程，甚至在設備出狀況之前就預先偵測到問題，避免突發的停機與高額維修費用。

IoT 裝置整合

把來自 IoT 感測器的數據串接進系統後，AI 就能協助追蹤 HVAC 空調、照明以及其他公用設施的能耗狀況，不只提升能源效率，也能有效降低開銷。

自動化流程管理

AI 可以自動建立工單，分派任務給特定部門或人員，並即時追蹤處理進度，確保每個需求都能快速回應，不必再仰賴人工逐一跟進。

想讓工作更省時省力？透過 monday.com 的自動化功能，你可以減少繁瑣的人工操作，讓流程更順暢。只要花一點時間，在 monday academy 的短課程裡就能學會。現在就參加 monday’s automations 101 course。

智能洞察與分析

透過 AI 對趨勢、數據與使用模式的整理，團隊能清楚掌握設備和空間的利用情況，進一步提升資源配置效率、優化場地運用、改善預算規劃，並讓資產壽命更長。

AI 生成內容

借助生成式 AI，設施管理團隊可以快速產出客製化的訊息（像是電子郵件），甚至自動生成長篇文件的一部分，例如緊急應變計畫或公司內部需要分享的報告，大幅節省時間與人力。

用 monday service，全面掌握設施服務管理

對設施管理團隊來說，最理想的工具就是一個既有彈性、操作直觀，又能夠處理繁雜日常工作的強大平台。monday service 正是這樣的解決方案 —— 它提供簡單易用的工單系統，並結合服務管理與 AI 功能，讓團隊工作更有效率。

作為一個全方位平台，monday service 善用 AI 幫助團隊處理服務請求和進件工單，從組織、優化到自動化一手包辦。它以 monday.com Work OS 為基礎，成為設施管理團隊不可或缺的幫手，既能追蹤所有服務，也能讓流程更流暢。

接下來，我們來看看 monday service 的幾項重點功能，如何讓設施管理更輕鬆。

工單自動化，節省寶貴時間

利用自動化功能處理服務請求工單，能替團隊大幅減少人工操作，讓人把時間專注在更重要的工作上。

透過 monday service 的 AI 功能，你可以讓工單自動完成分類、優先順序判斷與分派作業。這樣一來，不僅能減少繁瑣的人工處理，每個服務請求也都能直達對口部門，讓團隊更專注於任務完成。

依需求靈活擴展設施管理服務流程

根據團隊規模與需求，隨時調整並擴充工作流程，讓管理保持高效率與彈性。

你可以建立客製化的無程式碼自動化與流程，並在需要擴展服務範圍，或有新成員加入負責不同設施職務時，快速複製並套用，省時又高效。

用進階儀表板即時掌握設施動態

藉由進階數據儀表板，隨時追蹤並分析設施服務管理的運作趨勢，幫助團隊更快做出正確決策。

隨時監控設施服務的營運狀況與表現，利用視覺化介面快速看出各種趨勢，例如哪些工單問題最常發生，幫助你及早鎖定需要優先維護或特別注意的地方。

建立 AI 智能知識庫

透過 AI 打造智慧化的知識庫，讓團隊能快速存取、共享並運用資訊，提升解決問題的效率。

透過 AI，你可以快速生成並推薦內容，把操作指南與說明文章放進知識庫，協助設施管理團隊找到方向；也能建立完整的維護手冊與緊急應變資料庫，讓整個組織成員隨時存取與共享。

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設施服務管理的未來

AI 與自動化在未來將扮演更關鍵的角色，幫助設施服務管理更高效、更即時。隨著企業廣泛導入智慧裝置，甚至打造整棟智慧建築，設施管理團隊將能依靠即時監控與預測分析，讓建築管理更智慧。使用像 monday service 這樣的先進軟體，團隊不僅能掌握最新的 AI 功能與技術，還能全面提升處理設施需求與服務的效率與品質。